Adotar uma plataforma UCaaS eficaz pode trazer benefícios significativos para sua empresa, tanto no presente quanto no futuro, proporcionando uma vantagem tecnológica duradoura.
Soluções como UCaaS têm ganhado destaque devido à sua flexibilidade, praticidade, escalabilidade, otimização de custos e outras vantagens que oferecem às empresas modernas, que enfrentam um ambiente competitivo acirrado.
Essas soluções demonstraram ser cruciais em momentos desafiadores, como a recente pandemia, quando os funcionários tiveram que se adaptar ao trabalho remoto.
Disponibilizar ferramentas e recursos avançados para o trabalho remoto resulta em maior produtividade, processos simplificados e, consequentemente, sucesso.
Neste artigo, vamos explorar o conceito de UCaaS e apresentar as melhores plataformas disponíveis para otimizar a comunicação em sua empresa.
O que é UCaaS?
Comunicação Unificada como Serviço (UCaaS) é um modelo de entrega baseado em nuvem para serviços de comunicação empresarial. Ele permite que empresas de todos os tamanhos, desde grandes corporações até pequenas e médias empresas, acessem serviços de comunicação unificada pela nuvem.
UCaaS faz parte do conjunto de soluções “Tudo como Serviço” (XaaS), juntamente com SaaS, PaaS, IaaS e outras. Além disso, integra-se aos esforços de transformação digital, impulsionando a adoção de serviços em nuvem em diversos setores globalmente. Ele suporta seis funções primárias de comunicação:
- Telefonia empresarial
- Mensagens unificadas
- Mobilidade
- Mensagens instantâneas e informações de presença para equipes e indivíduos
- Soluções de reunião, incluindo videoconferência, áudio e conferência web
- Processos habilitados para comunicação, como colaboração em fluxos de trabalho, plataformas de comunicação e centrais de contato
Por ser um serviço baseado em nuvem, empresas de todos os portes podem adotá-lo facilmente, desfrutando de vantagens como escalabilidade simples, configuração descomplicada, economia de custos e muito mais.
Como Funciona o UCaaS?
A infraestrutura UCaaS, hospedada na nuvem, é fornecida, operada e mantida por um provedor de serviços. Isso dispensa os clientes de configurar qualquer infraestrutura para começar. Algumas características incluem:
- Arquitetura multi-inquilino, com clientes distintos compartilhando uma infraestrutura de comunicação unificada comum, como data centers, recursos computacionais, racks, equipamentos, redes e blades
- Um portal web de autoatendimento para provisionar, gerenciar e monitorar o uso e o desempenho
- Serviços licenciados por meio de cobrança recorrente, seja mensal ou por assinatura
O UCaaS simplifica serviços e soluções de comunicação em toda a organização, oferecendo recursos como chat, SMS, videoconferência e central de contato, tudo via internet. Isso elimina a necessidade de hardware VolP adicional para fornecer serviços aos clientes. Os provedores UCaaS cuidam da configuração de back-end, telefonia, funcionalidades e segurança.
Para entender o funcionamento do UCaaS, é essencial abordar o VolP (Voice-over-Internet Protocol), que possibilita a funcionalidade de voz do UCaaS. O VoIP converte som em pacotes de dados e os transmite para um provedor de serviços de telefonia baseado em nuvem. Notificações de correio de voz e números de telefone operam através do Protocolo de Iniciação de Sessão (SIP).
O UCaaS aproveita ao máximo o VolP, simplificando o processo e permitindo que sua equipe faça chamadas com facilidade e trabalhe remotamente, utilizando aplicativos instalados em seus dispositivos móveis e computadores.
Além disso, os data centers UCaaS podem suportar condições climáticas adversas e flutuações de energia, garantindo a continuidade e escalabilidade dos negócios, o que seria caro e difícil para as empresas gerenciar por conta própria.
Adicionalmente, os serviços UC são operados sem esforço através de aplicativos de colaboração, mensagens e vídeo. Tudo é projetado para reduzir a complexidade e proporcionar comunicações unificadas e fluidas em sua organização, seja no local ou remotamente.
Componentes UCaaS em Detalhe
UCaaS integra diversas ferramentas de comunicação, audioconferência e telefonia, além de recursos para compartilhamento de arquivos, troca de e-mails e videoconferência.
Uma plataforma UCaaS ideal deve oferecer todos esses recursos, juntamente com uma interface intuitiva para fácil navegação e maior produtividade. Deve também incluir um contact center integrado, comunicações integradas, chat, vídeo e voz.
Os principais componentes do UCaaS são:
Telefone ou Sistema Telefônico
As plataformas UCaaS incluem um sistema de telefonia de qualidade com recursos como encaminhamento de chamadas, roteamento, gravação, bloqueio de ID, atendimento automático, correio de voz e gerenciamento de chamadas. Estas soluções utilizam a internet para operar, e versões avançadas podem incorporar IA para melhorar a eficiência e gerar insights de dados valiosos.
Videoconferência
A videoconferência tornou-se essencial para as empresas modernas, especialmente após a pandemia de COVID-19. Os funcionários podem trabalhar de qualquer lugar e, se houver necessidade de uma reunião ou discussão importante, essa modalidade de comunicação é excelente, independentemente da localização dos participantes.
As soluções UCaaS podem oferecer chamadas de vídeo e áudio individuais ou com múltiplos participantes, permitindo reuniões de escritório, webinars, apresentações e bate-papos, fomentando a colaboração, independentemente das distâncias.
E-mail e Mensagens Instantâneas
Com mensagens instantâneas, os membros da equipe podem se comunicar facilmente em tempo real, ideal para informações rápidas, lembretes e comunicações regulares. É também um excelente recurso para fornecer suporte ao cliente, por ser prático, eficaz e não intrusivo.
O e-mail continua sendo uma forma de comunicação eficaz e profissional para as empresas. Ao combinar e-mails com outros canais de comunicação, é possível otimizar o fluxo de trabalho e oferecer aos funcionários e clientes sua forma de comunicação preferida.
Ferramentas de Colaboração
As plataformas UCaaS incluem diversas ferramentas de colaboração para melhorar o trabalho em equipe e a comunicação, com recursos como agendamento rápido, compartilhamento de tela e arquivos, gravação, coaching, além do gerenciamento de projetos, clientes e funcionários.
Baseado em Nuvem e Cliente
UCaaS é baseado em nuvem, o que significa que todas as plataformas e serviços são hospedados na nuvem ou internet pelo provedor de serviços em seus data centers. Isso permite que você acesse os serviços de qualquer lugar, utilizando qualquer dispositivo e trabalhando remotamente.
Benefícios do UCaaS para Empresas e Trabalhadores Remotos
Conforme já mencionado, o UCaaS oferece diversos benefícios, tanto para empresas quanto para usuários, incluindo trabalhadores remotos. Alguns desses benefícios incluem:
Escalabilidade
O UCaaS possibilita ajustar os recursos e softwares de sua empresa facilmente, aumentando ou diminuindo sua capacidade com base nas suas necessidades. É possível adicionar ou remover usuários instantaneamente sem necessidade de planejamento prévio. Essa escalabilidade é um desafio em soluções locais, exigindo investimentos significativos em infraestrutura para ser suportada. Com UCaaS, essa mudança ocorre com apenas um clique.
Flexibilidade e Acessibilidade
As soluções UCaaS são facilmente acessíveis para qualquer pessoa, de qualquer lugar, permitindo que os funcionários trabalhem de casa ou de qualquer outro local que desejarem, o que é ótimo para trabalhadores remotos. Como os aplicativos e soluções UCaaS são implementados pela internet ou nuvem, você pode acessar todas as ferramentas de comunicação em qualquer dispositivo, seja smartphone, laptop, desktop ou tablet.
Economia de Custos
O UCaaS é oferecido aos clientes como uma solução por assinatura. Você paga um valor fixo em um período determinado e tem acesso a todos os recursos e ferramentas de comunicação em um único lugar, sem necessidade de instalar hardware ou software caros ou arcar com custos de manutenção.
O único investimento necessário é em seus sistemas e em uma boa banda larga para acessar as soluções UCaaS. Todos os serviços e recursos são definidos pelo plano escolhido, protegendo você contra despesas ou flutuações de comunicação imprevisíveis. Isso ajuda a gerenciar os custos de negócios e, ao mesmo tempo, melhorar o retorno sobre o investimento.
Com UCaaS, você economiza em contas telefônicas com uma taxa mensal fixa para chamadas ilimitadas e não há custos iniciais. Os recursos avançados de UCaaS já estão inclusos na assinatura escolhida, sem custos adicionais. Além disso, você não precisa gastar com uma equipe de TI para monitoramento e manutenção, pois tudo é gerenciado pelo provedor de serviços.
Economia de Tempo
Cada segundo é valioso no mundo dos negócios, e oportunidades interessantes podem surgir a qualquer momento. É importante estar sempre preparado.
Mas e se você gastar tempo e recursos construindo tudo do zero internamente, incluindo manutenção, segurança, conformidade e funcionalidade? Sua atividade principal e seus negócios podem ser afetados, principalmente se você tiver poucos funcionários ou orçamento limitado.
A adoção do UCaaS oferece um serviço livre das dores de cabeça de gerenciamento e manutenção. Você pode deixar tudo a cargo do provedor de serviços.
Colaboração e Produtividade
Ferramentas de comunicação poderosas, disponibilizadas na nuvem, auxiliam todos os funcionários, principalmente os remotos, a colaborar de forma eficaz. Isso promove uma cultura de trabalho saudável, conectando a todos e permitindo o compartilhamento de ideias, mantendo todos na mesma página, sejam funcionários do mesmo departamento ou de diferentes.
Além disso, o UCaaS aumenta a produtividade dos funcionários, tornando as informações acessíveis por meio de uma solução em nuvem e promovendo comunicação e colaboração eficazes entre funcionários e clientes.
De acordo com a Cisco, 75% dos usuários experimentaram um aumento de produtividade ao usar UCaaS enquanto trabalhavam em diferentes locais da empresa.
Além dos pontos mencionados, o uso de plataformas UCaaS oferece outros benefícios, como:
- Redundância integrada de soluções de voz para maior confiabilidade
- Gerenciamento e relatórios de uso facilitados
- Experiência simplificada para funcionários e usuários com ferramentas já existentes
- Um único ponto de contato para solução de problemas com o provedor UCaaS
- Segurança e conformidade com regulamentos como HIPAA, PCI-DSS, SOC, etc.
Termos Importantes do UCaaS
Teletrabalho
Teletrabalho é um termo usado no ambiente empresarial moderno que indica que os funcionários podem realizar suas tarefas, sejam elas simples ou complexas, fora do local de trabalho tradicional, como um escritório. As pessoas podem se conectar utilizando ferramentas de telecomunicações, como chamadas telefônicas e videoconferências, colaborando de qualquer lugar do mundo, desde que tenham uma conexão estável com a internet.
Escritório Virtual
Um escritório virtual é um ambiente onde um indivíduo pode concluir suas tarefas remotamente, utilizando dispositivos como smartphones, computadores e tablets para acessar recursos, sites, arquivos e ferramentas do escritório. Este espaço pode ser configurado para parecer profissional e moderno, incluindo uma cadeira confortável, mesa e outros itens essenciais para trabalhar.
Local de Trabalho Colaborativo
Um espaço de trabalho colaborativo é um ambiente que se concentra na colaboração entre os funcionários, visando reduzir a complexidade, eliminar lacunas de comunicação e promover um ambiente de trabalho saudável. Nesse ambiente, os funcionários sentem-se parte da organização e são incentivados a dar o seu melhor, seja trabalhando no escritório ou remotamente.
Se você está buscando a melhor plataforma UCaaS, veja algumas recomendações:
Vonage
O Vonage oferece comunicações unificadas com um único aplicativo, integrando mensagens, voz, redes sociais, fax e vídeo. A plataforma inclui mais de 50 recursos, escalabilidade, presença global, maior conectividade, produtividade, 99,999% de tempo de atividade e qualidade de serviço (QoS).
Principais características:
- Reuniões Vonage: uma ferramenta de colaboração de vídeo intuitiva para toda a organização
- Portal de administração para gerenciar sistemas telefônicos
- Aplicativos móveis e de desktop para manter ferramentas e equipes conectadas
- Caixa de entrada comercial para capturar e resolver problemas mais rapidamente utilizando SMS, Facebook Messenger e MMS
- Um assistente virtual de IA para oferecer autoatendimento ao cliente habilitado por voz
- App Center para integrar aplicativos de alto valor que melhoram a produtividade e a experiência do usuário
- Bloqueio de identificador de chamadas
- Campo de lâmpada de ocupado para identificar quais telefones estão em uso
- Call Announce para informar o motivo da chamada e a conferência de chamada
O Vonage é fácil de configurar, rápido para escalar e simples de adotar, permitindo que funcionários interajam com clientes e colegas virtualmente, a qualquer hora e em qualquer lugar.
Zoom
O Zoom unifica reuniões, bate-papo e voz em uma única solução, oferecendo flexibilidade na comunicação e facilitando a colaboração.
Principais características:
- Reuniões: áudio e vídeo HD seguros, soluções de colaboração integradas e integração de calendário
- Bate-papo: conexão instantânea com clientes e funcionários, agendamento e realização de chamadas telefônicas e reuniões ad-hoc, acompanhamento de tarefas e compartilhamento de arquivos
- Telefone: uso do telefone Zoom para transformar uma chamada em vídeo e utilização do telefone VolP na nuvem em laptops, celulares, desktops e tablets
- Webinars de vídeo: webinars escaláveis para até 50 mil pessoas, incluindo mais de 100 participantes de vídeo com qualidade de áudio e vídeo superior, além de personalização de configuração, transmissão ao vivo e registro
- Salas Zoom: salas de conferência para colaboração remota ou no escritório
- Segurança: criptografia AES-GCM de 256 bits e outros recursos de segurança na reunião
- Plataformas suportadas: macOS, Windows, Linux, Android OS e iOS
Com o Zoom, você tem qualidade em chamadas, comunicações em nuvem seguras e criptografadas, mensagens rápidas e uma tecnologia simplificada.
Nextiva
A Nextiva simplifica a comunicação, permitindo a conexão de sistemas telefônicos com aplicativos de negócios, automação e IA em uma única plataforma para ajudar a gerenciar seus negócios de forma eficaz.
Principais características:
- Automação para realizar atividades de comunicação repetitivas como respostas automáticas, envio de e-mails, realização de pesquisas e economia de tempo
- Análise para obter informações detalhadas sobre negócios e clientes
- Ferramentas integradas robustas para impulsionar as equipes de serviço e vendas
- Cloud PBX com roteamento de chamadas
- Chamadas telefônicas em alta definição
- Compartilhamento de tela
- Integrações de CRM
- Recursos avançados incluem registro de chamadas, gravação, filas, transferências, encaminhamento, ID, música em espera e atendedores automáticos
A Nextiva permite interagir com clientes e funcionários em diversas plataformas de comunicação como telefone, e-mail, vídeo, texto e redes sociais.
Microsoft Teams
Utilize a plataforma Microsoft Teams para conectar pessoas no trabalho, em casa e na escola.
Principais características:
- Suporte para todos os dispositivos, de desktops e laptops a smartphones e tablets
- Criptografia de dados para arquivos, chamadas, bate-papos e reuniões
- Compartilhamento de arquivos, pesquisa e automação de tarefas
- Armazenamento em nuvem
- Hospedagem de webinars, inscrições, compromissos com clientes, etc.
- Ferramentas de relatórios
- Integração com ferramentas como Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint, etc.
O Teams conecta você com colegas, amigos e familiares, acessando recursos compartilhados em qualquer lugar para aprender e inovar por meio de chamadas, compartilhamento de vídeos e bate-papo.
Dialpad
O Dialpad permite que você converse, se reúna e envie mensagens para seus clientes e funcionários, oferecendo um espaço de trabalho para criar relacionamentos significativos. Não importa onde estejam suas equipes e clientes, ele acompanha você, unificando as comunicações.
A plataforma oferece recursos e integrações e continua inovando para trazer melhores soluções.
Principais características:
- Videoconferências com tecnologia de IA, divulgação de vendas e contact center
- Disponível em mais de 70 países com números locais e gratuitos
- SLA de tempo de atividade de quase 100%
- Opção de coletar CSAT em todas as chamadas do cliente
- Reconhecimento de fala e Processamento de Linguagem Natural (NLP) integrados
- Mais de 74 integrações disponíveis
- Teste GRATUITO por 14 dias
Você pode contar com essa plataforma de nível empresarial para todas as suas necessidades de comunicação, independentemente do tipo e tamanho do seu negócio.
GoTo
O GoTo oferece uma solução simples para manter você conectado com seus colegas, clientes e outras pessoas importantes. Este sistema telefônico baseado em nuvem é seguro e projetado para trabalho remoto e flexível.
Principais características:
- Um editor visual de arrastar e soltar para fácil configuração
- Cloud PBX e chamadas internacionais
- Roteamento de chamadas, videoconferência em HD, atendimento automático, diretório de árvore telefônica, etc.
- Portabilidade de números atuais ou adição de um número gratuito
- Planos de discagem personalizáveis e roteamento de chamadas
- Fluxo de trabalho simplificado do contact center
- 99,999% de tempo de atividade, arquitetura de nuvem distribuída e baixo uso de banda larga
O GoTo é compatível com todos os dispositivos e permite alternar facilmente entre aplicativos de desktop, telefone fixo ou aplicativo móvel.
Conclusão: Por que o UCaaS é vital para o futuro?
Investir na plataforma UCaaS certa proporcionará uma comunicação mais eficiente em sua organização, tanto entre funcionários quanto com seus clientes. Além disso, garantirá maior escalabilidade, confiabilidade, flexibilidade e retorno sobre o investimento.
De acordo com um relatório da IDC de 2021, o mercado de UCaaS atingiu US$ 47,2 bilhões em 2020. Considerando seu crescimento e aumento de uso ao longo dos anos, espera-se que continue sendo relevante por muitos anos. Portanto, escolha a melhor plataforma UCaaS e aproveite todos os benefícios para o seu negócio.