Dizem por aí: “Tempo é dinheiro”.
E eu concordo plenamente!
Num mundo cada vez mais acelerado e competitivo, cada instante é valioso. Isso se aplica a todas as áreas, seja na vida pessoal ou profissional. A maneira como você gerencia seu tempo tem um impacto significativo em diversos aspectos da sua jornada.
A boa gestão do tempo é crucial até mesmo na administração de uma empresa ou organização. Uma gestão eficaz pode influenciar diretamente o sucesso de uma organização. Afinal, quanto mais produtiva uma equipe, maior o potencial de ganhos.
Por isso, organizações modernas dedicam grande atenção à gestão e utilização adequada do tempo. Elas têm buscado formas de monitorar o tempo que um funcionário leva para realizar uma tarefa específica.
Por que o controle de tempo dos funcionários é essencial?
O controle de tempo é um aliado da produtividade, pois mede a eficiência de uma pessoa ao executar seu trabalho. Com base nesses dados, os gestores podem otimizar processos e reduzir custos, visando maximizar os lucros.
Um estudo da Harvard Business Review revelou que a economia dos EUA perde cerca de 50 milhões de horas por dia devido a atividades de baixa produtividade, o que equivale a US$ 7,4 bilhões em perdas.
Essa perda de tempo pode ser causada por diversas distrações, como redes sociais, conversas informais, leitura de notícias, entre outras. O controle de tempo também está ligado à Lei de Parkinson, que afirma que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua realização.
É provável que você já tenha vivenciado essa situação. Por exemplo, se você der dois dias para um funcionário realizar uma tarefa de 5 horas, ele provavelmente levará os dois dias inteiros para concluí-la. Isso ocorre porque as pessoas tendem a acreditar que precisam de mais tempo para realizar uma atividade e, mesmo que pudessem fazê-la mais rapidamente, continuam ajustando o ritmo até o prazo final.
O controle de tempo também se tornou fundamental, especialmente quando se gerencia uma equipe remota. Nesse cenário, não é possível supervisionar todos os funcionários de perto, e interrupções como videochamadas e telefonemas podem causar ainda mais distrações.
Qual seria, então, a solução?
Uma ferramenta de controle de tempo é a solução ideal para esses problemas, auxiliando na manutenção da produtividade.
O que é um software de controle de tempo?
É um programa de computador que rastreia o tempo que um funcionário leva para realizar uma tarefa específica, gerando relatórios e estatísticas.
O objetivo principal desse software é aumentar a produtividade e monitorar o tempo desperdiçado. Essa prática, que antes era comum no setor de serviços, agora se expandiu para empresas de todos os portes e segmentos.
Atualmente, grandes empresas, agências e até mesmo freelancers utilizam softwares de controle de tempo para se manterem produtivos durante o expediente.
Como o software de controle de tempo ajuda?
O controle do tempo permite comparar o tempo real gasto em uma tarefa com o tempo originalmente planejado. Ao identificar os fatores que influenciam o desempenho, é possível trabalhar para aprimorá-lo.
Entenda quando, onde e como o tempo está sendo usado ⁉️
Um software de controle de tempo oferece uma visão completa de quando, onde e como seus funcionários estão usando seu tempo. Ao identificar alguma discrepância, você pode conversar com eles, definir prioridades e oferecer suporte nas áreas onde eles precisam.
Aumente os lucros 📈
Ao rastrear o tempo com precisão e monitorar como e onde seus recursos são utilizados, você consegue entender o que está gerando resultados e o que não está. Com base nessa análise, você pode monitorar e planejar o orçamento do projeto, priorizando as tarefas.
Com base no tempo estimado para concluir uma tarefa, os gestores podem definir os preços para seus clientes. O controle de tempo ajuda os funcionários a se manterem focados e produtivos durante a execução das tarefas. Ele também auxilia a determinar quanto tempo deve ser dedicado a cada atividade, evitando o trabalho aleatório sem objetivos claros.
Comunique o progresso 🚧
Todos erram ou perdem o ritmo de vez em quando; afinal, somos humanos. Se um funcionário não conseguir concluir uma tarefa no prazo ou levar mais tempo do que o previsto, ele pode comunicar essa situação aos seus gestores por meio do rastreamento do tempo, antes do prazo final.
Incentiva a disciplina
O controle de tempo gera um senso de responsabilidade e incentiva a disciplina. Assim, você se sente motivado a concluir uma tarefa dentro de um prazo determinado, evitando a procrastinação.
Agora, vamos conhecer alguns dos melhores softwares de controle de tempo disponíveis no mercado, que podem ajudar sua equipe a se manter produtiva, otimizar seus projetos e concluí-los dentro do prazo.
DeskTime
Aumente a produtividade de suas equipes e monitore o progresso dos seus projetos com um aplicativo de controle de tempo seguro e simples – DeskTime.
Esse software facilita o gerenciamento de projetos e faturas, além de agendar folgas e férias em um só lugar. O DeskTime também simplifica o acompanhamento de licenças médicas e atividades diárias, permitindo entender melhor o fluxo de trabalho.
Você pode personalizar relatórios, enviá-los aos seus clientes para maior transparência e baixá-los quando necessário. Ele oferece integração com aplicativos como Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab e muitos outros.
O DeskTime garante a segurança dos dados, seguindo os padrões do setor por meio de criptografia, firewalls, certificação de data center sob ISO 27001 9001, proteção de login e senha, e armazenamento de dados em servidores Tier-3.
Outros recursos incluem:
- Capturas de tela automáticas e rastreador de taxa de atividade
- Rastreamento de URL e aplicativo
- Cálculo de custo
- Rastreamento de título de documento
- Acompanhamento do projeto
Além disso, o DeskTime oferece suporte dedicado por e-mail e chat.
Bonsai
(Olá) Bonsai é um conjunto de ferramentas para profissionais autônomos, incluindo um excelente sistema de controle de tempo.
Com essa ferramenta, você pode definir uma taxa horária personalizada para diferentes projetos e faturar as horas dos seus clientes com apenas um clique. Também é possível arredondar o tempo para facilitar os cálculos.
O Bonsai se destaca quando você controla o tempo de toda a sua equipe. Nesse caso, você tem acesso a um quadro de horários resumido com o total de horas trabalhadas e o valor faturável.
Outro ponto positivo é que o Bonsai é multiplataforma, funcionando em macOS, iOS, Android e como extensão do navegador Chrome.
Não há uma versão gratuita permanente, mas você pode aproveitar uma avaliação gratuita de 14 dias com todos os recursos.
As assinaturas não se limitam ao controle de tempo e oferecem diversas ferramentas integradas para faturamento, contabilidade, gerenciamento de tarefas, planejamento tributário e muito mais.
RescueTime
A premiada ferramenta de controle de tempo RescueTime ajuda você a “resgatar” seu tempo precioso e transformá-lo em horas produtivas.
O RescueTime rastreia o tempo automaticamente, sem necessidade de inserir dados manualmente. Ele solicita que você adicione o rastreamento de tempo offline com apenas um clique, pois nem tudo ocorre online. Assim, mesmo quando você está fora do escritório, consegue ter uma visão completa do que está acontecendo.
Use o FocusTime para bloquear aplicativos e sites que causam distrações durante o horário de trabalho. O RescueTime se integra a aplicativos úteis como Google Calendar, Slack e centenas de outros. Funciona perfeitamente em macOS, Windows, Android, iOS e Chrome.
Você pode experimentar esse software gratuitamente por 14 dias para verificar como ele pode ajudá-lo.
Teamdeck
Monitore o trabalho da sua equipe por meio de planilhas de horas e software de controle de tempo – Teamdeck. Ele permite que você acompanhe as horas faturáveis nos diferentes departamentos da sua organização e em diversos projetos. Além disso, ele permite comparar os cronogramas de um projeto com as planilhas de horas dos funcionários e identificar eventuais inconsistências antes de discutir o orçamento.
O Teamdeck permite monitorar o desempenho da sua equipe e comparar as estimativas com os resultados reais. Com as informações disponíveis, você pode criar relatórios a partir das planilhas de horas, calculando os KPIs.
O Teamdeck também é útil para acompanhar seus resultados e gerenciar a carga de trabalho da equipe com facilidade. É uma ferramenta excelente para agências criativas, empresas de software, equipes de produtos, operações e finanças.
O software é gratuito para até dois membros. Para equipes maiores, o custo é de $ 3,99/membro/mês. Faça um teste gratuito de 7 dias para entender como ele pode otimizar seus processos e economizar tempo.
Timecamp
O software de controle de tempo poderoso e simples Timecamp é ideal para diversos setores, empresas e profissionais.
Esqueça o microgerenciamento e alinhe-se com seus funcionários, utilizando o Timecamp. Com esse software, eles podem monitorar suas atividades e trabalhar de acordo com suas responsabilidades, sabendo que podem ser responsabilizados por qualquer tempo perdido.
Ele pode analisar nomes de domínio de aplicativos automaticamente e organizá-los em diferentes categorias. Relatórios detalhados auxiliam na medição da lucratividade e no acompanhamento dos orçamentos. O recurso de faturamento permite marcar o tempo rastreado como faturável ou não faturável, acelerando o processo.
Acabe com o controle de presença manual e as planilhas de horas, pois essa ferramenta automatiza essas atividades com apenas um clique. O Timecamp se integra a mais de 100 aplicativos, incluindo Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar, Xero e muitos outros.
Aproveite o Timecamp por apenas US$ 5,25/mês, com cobrança anual.
Time Doctor
Não, não estamos falando do Senhor do Tempo, Doctor Who!
Time Doctor é um software de controle de tempo que ajuda a melhorar a produtividade e o foco da sua equipe instantaneamente. Relatórios diários e planilhas de horas mostram as métricas de todo o dia, auxiliando você a entender o quão produtivo você foi ao longo do dia. Você pode definir uma meta e tentar superá-la.
O painel intuitivo facilita o acompanhamento do tempo, permitindo visualizar tarefas, clientes e distrações que consomem seu tempo. O Time Doctor é totalmente personalizável, para que você possa usar apenas os recursos necessários e desativar outros quando não precisar.
Acompanhe o uso de aplicativos e programas, bem como o tempo que os funcionários passam em sites específicos. Você saberá imediatamente se alguém está passando muito tempo no YouTube ou no Facebook. Com o Time Doctor, também é possível fazer capturas de tela dos monitores dos funcionários para identificar distrações, ineficiências e evitar o desperdício de tempo.
Você também pode classificar os clientes, permitindo que eles acessem relatórios de tarefas e capturas de tela para acompanhar o progresso. Calcule automaticamente a folha de pagamento com base em horas trabalhadas ou salários fixos, além de gerenciar os pagamentos dos funcionários e o faturamento dos clientes. O software é compatível com Windows, Android, Mac, Linux, iPhone e Chrome.
Integre-o ao GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho e muitos outros. Outro recurso interessante é que ele fornece pop-ups e alertas quando os funcionários estão usando muitos aplicativos não relacionados ao trabalho ou ficam ociosos por muito tempo. Você também pode acompanhar a frequência para identificar atrasos e monitorar o tempo de intervalo.
O Time Doctor está disponível por apenas $ 10/mês. Se você não achá-lo útil, cancele a qualquer momento, pois não há contratos.
Harvest
O controle de tempo é facilitado com a interface amigável do Harvest. Fundado em 2006, hoje mais de 50 mil empresas em todo o mundo confiam nesse software.
O Harvest agrupa os dados brutos das planilhas de horas em um resumo, onde você pode verificar o desempenho da sua equipe. Use esses relatórios visuais com respostas para perguntas importantes e mantenha seus projetos e tarefas sob controle.
Transforme seus custos e tempo faturável em faturas profissionais, encaminhe-as para os clientes e receba pagamentos online sem problemas. O Forecast é um aplicativo irmão do Harvest, que permite programar o tempo para ser usado no futuro. Você pode usar essas informações no Harvest e gerenciar melhor seus projetos.
Aproveite um teste de 30 dias totalmente funcional para avaliar a eficácia do software.
Toggl
Toggl é um dos softwares de controle de tempo mais simples do mercado, que ajuda você a concluir suas tarefas dentro do prazo.
Basta um clique para começar a registrar novas horas e continuar acompanhando as tarefas anteriores. Se você esquecer de iniciar o rastreador de tempo, os aplicativos Toggl Desktop e o botão Toggle irão lembrá-lo. Eles também ajudam quando você esquece de parar o cronômetro, detectando o tempo ocioso.
O Toggl se integra a mais de 100 aplicativos populares. Ele permite que você insira o tempo manualmente após o término de uma semana ou dia, e também é possível transformar eventos do calendário em registros de tempo.
Filtre as informações de controle de tempo para obter dados específicos quando necessário. Você pode exportar relatórios para diferentes formatos de arquivo, incluindo PDF, CSV e Excel. O painel do projeto é claro e fácil de entender, com dados visuais que permitem identificar problemas no início e corrigi-los.
Atribua taxas faturáveis diretamente a todos os seus projetos, garantindo que você seja pago de forma justa. Não importa o dispositivo que você esteja usando, o Toggl sincroniza seus dados em tempo real. Inicie e pare o tempo no seu navegador, celular ou laptop com facilidade.
TMetric
Liberte-se de relatórios de tempo tediosos e escolha TMetric como o aplicativo de planilhas de horas da sua organização. Ele tem mais de 20 anos de experiência oferecendo serviços de excelência para empresas em todo o mundo.
O TMetric pode rastrear suas tarefas com precisão e analisar a produtividade. Defina um orçamento para tarefas, monitore os custos de desenvolvimento e tenha uma visão clara dos seus ganhos.
Não se preocupe em gerenciar funcionários, seja no escritório ou remotamente. O TMetric permite monitorar os dias de trabalho, frequência, horas trabalhadas, horas extras, níveis de atividade, horas faturáveis, etc. Crie faturas profissionais e precisas.
Integre o TMetric aos aplicativos que você usa com frequência. Você pode usar um plano gratuito do TMetric para rastrear sua equipe de até 5 membros ou optar por planos pagos com mais recursos.
BeeBole
BeeBole oferece um controle de tempo flexível e fácil de usar, ideal para todos os tipos de negócios. Ele permite rastrear o tempo mensalmente, semanalmente ou diariamente e gerenciar feriados e ausências.
Você pode bloquear lançamentos, usá-lo de qualquer lugar, pois o software está disponível em diversos navegadores e dispositivos. Integre o BeeBole com softwares de faturamento e ERP por meio de sua API. Ele também oferece integração com o Office 365 e o Google Suite por meio de seu aplicativo de planilha de horas do Google.
Tenha mais controle por meio do fluxo de aprovação, acesso gerencial e lembretes automáticos. O painel é personalizável, onde é possível gerar relatórios de frequência, horas faturáveis, orçamento, lucro e margem. Exporte, audite e imprima os dados quando necessário.
Para segurança, o BeeBole utiliza criptografia de 256 bits, backups diários, senhas com hash, trilhas de auditoria e locais de servidor restritos para proteger os dados do cliente.
O aplicativo BeeBole Timesheet tem aprovação DCAA e é compatível com GDPR. Ele está disponível em diversos idiomas, incluindo inglês, francês, espanhol, alemão, italiano, holandês, polonês e português. Eles garantem 99,9% de tempo de atividade para melhor atendê-lo e oferecem um teste gratuito de 30 dias.
Workpuls
Monitore sua produtividade escolhendo Workpuls.
Gerencie seus projetos com facilidade e acesse todos os dados do projeto em um quadro Kanban claro. Receba notificações sobre quais sites e aplicativos os funcionários estão usando com frequência durante os projetos. Ele também oferece capturas de tela para comprovar o trabalho realizado.
Acompanhe os funcionários em tempo real, registre a frequência automaticamente e analise a produtividade com a ajuda de relatórios detalhados. A ferramenta permite acessar dados com até 2 anos de antiguidade. Você pode optar por receber relatórios mensalmente, semanalmente ou diariamente por e-mail.
O Workpuls permite o lançamento manual de horas, a classificação da produtividade de sites e aplicativos e o gerenciamento preciso das contas para garantir a lucratividade. Dê aos seus clientes acesso aos dados dos projetos para que possam acompanhar o progresso.
Você pode optar por armazenar seus dados na nuvem ou localmente. A Workpuls utiliza a infraestrutura robusta do Google Cloud para armazenar seus dados e aumentar a segurança.
Hubstaff
Concentre-se na produtividade com o controle de tempo dos funcionários através do Hubstaff.
Ele oferece um painel completo que você pode usar para detalhar as horas dos funcionários, gerenciar o tempo com facilidade e visualizar planilhas de horas detalhadas. Veja o que seus funcionários estão fazendo usando o GPS do Hubstaff, bem como os rastreadores de tempo de geofencing. Você pode configurar aplicativos móveis para Android e iOS para fazer login e logout automaticamente.
Você também pode enviar lembretes para suas equipes quando elas acessam sites improdutivos. O Hubstaff oferece capturas de tela opcionais para que você possa visualizar os monitores dos funcionários. Ele permite registrar a localização e o horário de trabalho de cada membro da equipe para garantir que tudo esteja sendo feito corretamente.
Acompanhe as taxas e horas de pagamento para remunerar o trabalho e defina o máximo de horas ou orçamento para receber alertas caso atinja os limites.
Clockify
O aplicativo de planilha de horas e rastreador de tempo minimalista – Clockify é eficaz para mantê-lo produtivo ao longo do dia.
Este é um software gratuito que você pode usar sempre, com número ilimitado de usuários, rastreamento e projetos. É possível usá-lo no computador e no celular sem problemas. Inicie e pare o cronômetro quando quiser e insira as horas manualmente.
Faça login em sua planilha de horas semanal em um minuto, visualize o tempo/atividade total em um dia, adicione atividades rapidamente e insira notas para mais informações. O painel permite visualizar as principais atividades, destacando onde os membros da equipe passaram a maior parte do tempo. Os gráficos visuais permitem visualizar o dinheiro e o tempo gasto, junto com o status do seu trabalho em tempo real.
Filtre os relatórios por usuário, atividade e dia; exporte relatórios por meio de Excel, CSV ou PDF; e compartilhe-os com seus clientes por meio de um link. Convide sua equipe para registrar a participação, conceda permissões adicionais e defina suas taxas por usuário.
Timely
Automatize o controle de tempo e a tomada de notas com Timely para maior precisão.
Grave seu trabalho junto com o tempo gasto em diferentes aplicativos. Em seguida, deixe a IA elaborar as planilhas de horas com alta precisão. O agendamento sincronizado e o painel em tempo real mantêm o trabalho de cada membro da equipe visível.
Obtenha uma rápida visão geral das horas registradas, horas perdidas, atividades semanais e capacidade, ao longo do tempo e muito mais. Gerencie projetos com facilidade, visualizando e programando os recursos do projeto a partir de um único espaço inteligente.
Você pode acompanhar os orçamentos e gerar um relatório para ver como as pessoas estão usando seu tempo no projeto. O Timely não utiliza capturas de tela invasivas para proteger seus dados. Ele oferece diversas integrações e permite o rastreamento de localização.
TrackingTime
TrackingTime é um aplicativo de planilhas de horas fácil de usar que ajuda você a registrar o total de horas trabalhadas e visualizar o status dos seus projetos em tempo real para que você possa medir a produtividade.
Ele oferece flexibilidade superior para orçamento de projetos, folha de pagamento, cobrança de clientes, análise de trabalho e muito mais. O TrackingTime é compatível com diversos aplicativos, como Todoist, Smartsheet, Trello, Microsoft Teams e muito mais.
Dicas extras para envolver as equipes no controle de tempo
- Nunca deixe os funcionários no escuro; explique a eles antecipadamente a necessidade de controlar o tempo e seus benefícios para eles e para a empresa.
- Torne o processo flexível e fácil para eles, para que não se sintam sobrecarregados. Automatize o processo com uma ferramenta fácil de usar e intuitiva.
- Defina diretrizes claras, sem confusão. A conclusão da tarefa é importante, mas concluí-la corretamente é ainda mais.
- Todos na equipe devem seguir as mesmas diretrizes, sejam funcionários ou gestores. Quando os funcionários veem que os gestores também estão monitorando seu tempo, eles não consideram a prática invasiva e a valorizam.
- Colete feedback sobre a experiência geral do controle de tempo. Entenda seus problemas, ajude-os e aceite sugestões relevantes.
Conclusão
Gerenciar o tempo não é uma tarefa fácil. Exige dedicação, persistência e um objetivo claro. Com um software de controle de tempo, você pode facilitar um pouco a vida dos membros de sua equipe, para que eles possam ser mais produtivos e disciplinados, o que, no final, beneficia todos na equipe.