O software para gestão de Associações de Proprietários (HOA) é uma solução inteligente para administrar condomínios, associações residenciais e comunidades habitacionais.
Gerenciar uma comunidade de proprietários ou uma associação residencial não é uma tarefa simples. Frequentemente, os gestores de HOA, os proprietários e os membros do conselho se veem sobrecarregados com tarefas acumuladas, solicitações de serviço pendentes e, consequentemente, toda a comunidade acaba sendo afetada.
É nesse contexto que o software de gestão de HOA se destaca, digitalizando todos os dados, tarefas e pedidos de serviço da associação. Com apenas alguns cliques, o operador pode gerenciar toda a comunidade a partir de um computador.
Continue lendo para aprofundar seus conhecimentos sobre softwares de gerenciamento de HOA e conhecer algumas das opções mais populares disponíveis.
O que é um Software HOA?
Um software de gestão de HOA, ou ferramenta para associações de proprietários, é um conjunto de aplicativos projetado para auxiliar o pessoal de gestão de HOA, gerentes de propriedade e membros do conselho. As ferramentas de HOA permitem digitalizar toda a operação, possibilitando a gestão de comunidades, de pequenas a grandes, por meio de um tablet ou laptop.
A maioria dos aplicativos de associações de proprietários são ferramentas de CRM completas. Uma ferramenta padrão pode incluir:
- Base de dados online de contratos
- Criador de websites
- Gerador de tickets de solicitação de serviço
- Gerenciamento de solicitações de serviço
- E-mail para HOA
- Chat ao vivo
- Gateways de pagamento
- Agendamento de eventos
- Gestão de financiamentos
- Notificações e lembretes
Um software HOA pode ter foco em regulamentos, operações ou administração. No entanto, ferramentas de gestão de HOA “tudo-em-um” atendem a quase todos os requisitos. Assim, as ferramentas multifuncionais são mais econômicas em comparação com softwares HOA com funções individuais.
Principais Características de um Software HOA
Pode ser desafiador começar a pesquisar por aplicativos de gerenciamento de HOA no Google. As ferramentas variam significativamente em termos de funcionalidades, recursos e módulos de serviço. No entanto, antes de investir em um software HOA, é fundamental considerar as seguintes funcionalidades:
Sistema de Pagamento
O módulo de pagamento deve oferecer suporte a diversas modalidades, incluindo pagamentos online, cartão de débito, cartão de crédito, cheque e IVR. Além disso, uma vez que um membro realize o pagamento de suas cotas, deve haver um sistema eficaz de rastreamento, registro e confirmação desses pagamentos.
Base de Dados de Residentes
A base de dados de membros da comunidade é o núcleo de qualquer aplicativo de gerenciamento de HOA. Nela, são armazenadas todas as informações sobre associados, moradores, proprietários, administradores de imóveis, locatários, funcionários de serviços, seguranças, entre outros.
Além disso, a operação deve ser intuitiva, dispensando a necessidade de um especialista em banco de dados MySQL para realizar consultas ou editar registros. É necessário haver uma interface gráfica amigável com campos automáticos para a fácil inserção dos dados. Para a recuperação de dados, deve existir uma lista suspensa simples para seleção.
Portal do Residente
Deve haver um portal onde os membros da comunidade possam acessar seus perfis. Por meio desse portal, eles poderão atualizar seus registros, de acordo com as regras e regulamentos da HOA.
No portal, também é possível hospedar conteúdo exclusivo para os membros. Adicionalmente, você pode permitir que os membros se comuniquem por e-mail, chat e fóruns.
Acompanhamento e Relatórios Financeiros
Monitorar o fluxo de entrada e saída de dinheiro é crucial para qualquer comunidade HOA. A ferramenta deve possibilitar a criação de campos distintos para receitas e despesas. Além disso, deve haver um painel de visão geral para que se possa obter uma visão em tempo real do saldo do caixa, do status do estoque, etc.
Ademais, você precisará de uma ferramenta que gere relatórios com um único clique para criar relatórios mensais, trimestrais e anuais e publicá-los online no site da HOA para garantir a transparência. Esses relatórios financeiros também serão úteis para obter o status de organização sem fins lucrativos, quando a ferramenta HOA for utilizada em conjunto com qualquer software de contabilidade sem fins lucrativos.
Comunicações e Conversas
Um módulo de comunicação específico deve conter funcionalidades como notificações push, e-mails, mensagens de texto, gerenciamento de contatos e compartilhamento seguro de informações.
Além disso, o módulo de comunicações deve registrar todas as conversas para fins de auditoria futura.
Agendamento e Gestão de Eventos
É vantajoso ter funcionalidades de agendamento e gestão de eventos em seu software HOA. Esses recursos auxiliam na organização de eventos como festas, celebrações, entre outros.
Os Benefícios do Software HOA
- Os aplicativos de gerenciamento de HOA podem simplificar toda a documentação, pagamentos, solicitações de serviço, rastreamento de tickets de serviço, envio de lembretes de pagamento, gerenciamento de livros financeiros e outros processos.
- Os gestores de propriedades podem contratar funcionários de meio período como operadores de software e reduzir a equipe de operações da HOA para economizar recursos.
- É possível digitalizar facilmente todos os dados e documentos em um único local. Esses dados estarão disponíveis para auditoria sempre que necessário.
- Em vez de proteger documentos físicos com chave e cadeado, os dados podem ser armazenados na ferramenta HOA, seja localmente ou na nuvem, com criptografia robusta.
- O software aprimora os relatórios financeiros, de incidentes e de segurança para qualquer operação da HOA.
- O software pode revolucionar a forma como os moradores se comunicam, mantendo todos informados sobre os acontecimentos da comunidade.
A seguir, apresentamos alguns softwares HOA populares e confiáveis para gerenciar suas comunidades residenciais de forma eficiente:
PayHOA
O PayHOA garante funcionalidades completas e gestão 100% online de HOAs, independentemente da sua localização. O software é adequado para todos os tipos de comunidades residenciais, incluindo pequenas, médias e grandes associações, bem como diversas comunidades.
Esta ferramenta de gestão de associações de residentes inclui módulos separados para finanças, gestão financeira, comunicação, documentos e solicitações. Além disso, oferece as seguintes funcionalidades adicionais:
- Criação e hospedagem de websites personalizados para colocar sua HOA online.
- Lockbox para digitalização de cheques e envio para centros de processamento.
- Um livro eletrônico para rastrear todos os cheques processados pelo Lockbox.
A ferramenta está disponível para um período de teste de 30 dias, sem necessidade de cartão de crédito. Se o aplicativo for satisfatório, você pode se inscrever de acordo com o número de unidades que precisa gerenciar. Ele possui um plano de assinatura flexível para 0 a 50 unidades, 51 a 150 unidades e até 301 a 500 unidades.
ADDA
O ADDA é outro sistema abrangente de gestão de sociedades residenciais que oferece soluções para cobrança, contabilidade, comunicação, suporte técnico e segurança. Para projetar um sistema de gestão de HOA completo, é necessário adquirir três módulos diferentes do ADDA. São eles:
- ADDA ERP
- ADDA Gatekeeper
- ADDA Clube
O ADDA também oferece um aplicativo móvel, o Apartment SuperApp, para facilitar o acesso à HOA por parte dos gestores de propriedade, moradores e equipe de serviço.
O ADDA ERP é voltado principalmente para help desk, comunicação com a comunidade, contabilidade, gerenciamento de despesas, pagamentos, faturamento, relatórios administrativos, ativos da HOA e gestão de estoque.
Por outro lado, o ADDA Gatekeeper é utilizado para a gestão de visitantes, gestão da equipe de serviço, mudanças, controle de veículos, integração de segurança e serviços de emergência.
O ADDA Clubhouse é ideal para a gestão de serviços recreativos da comunidade, como reservas online de locais, gestão de acesso a eventos e contabilidade de contas do clube.
Rentec Direct
O Rentec Direct é um software de gestão de propriedades com recursos integrados para a gestão de HOA. Seus serviços principais são voltados para gestores de propriedades, proprietários e triagem de inquilinos. Uma assinatura padrão deste aplicativo HOA oferece os seguintes serviços:
- Um website profissional para a comunidade residente ou necessidades de aluguel
- Sistema de contabilidade completo, incluindo bancos, propriedades e inquilinos
- Realização de triagem de antecedentes dos inquilinos antes da assinatura dos contratos
- Portal de pagamento online para inquilinos
- Gerenciamento de documentos imobiliários baseado em nuvem
Seu sistema de assinatura oferece dois produtos: Rentec Pro e Rentec PM.
O Rentec Pro é indicado para quem administra seus imóveis. Se você é membro do conselho da HOA, pode utilizar essa ferramenta e designar um operador para gerenciar todas as tarefas operacionais e administrativas.
Por outro lado, o Rentec PM é voltado para gestores de propriedades que administram diversos proprietários e seus ativos. Ele inclui todas as funcionalidades do Rentec Pro e, adicionalmente, oferece o aplicativo móvel do Portal do Proprietário e serviços de gestão e relatórios de contas de confiança.
Buildium
O Buildium é uma plataforma unificada de gestão de propriedades que se destaca pela sua simplicidade. Seus principais recursos incluem:
- Operações de negócios
- Locação
- Contabilidade e pagamentos
- Marketing
- Desempenho dos negócios
Dependendo das opções escolhidas, os recursos podem variar ligeiramente. No entanto, de modo geral, a assinatura Essential, adequada para a gestão de HOA, oferece as seguintes funcionalidades:
- Website de administração de imóveis
- Solicitações de manutenção
- Arquivamento eletrônico de 1099
- Centro do residente
- Pagamentos online
- Portfólio para gestores de propriedade
- Triagem de inquilinos
O software HOA não é destinado apenas a sociedades residenciais. Ele também pode ser utilizado para gerenciar portfólios como Residências Estudantis, Habitação Acessível, Propriedades Comerciais e Associações Comunitárias.
Smartwebs
O Smartwebs é mais um fornecedor de aplicativos de gestão de HOA que oferece diversas soluções. Dependendo das necessidades da sua associação de moradores, você pode optar por uma ferramenta de gestão, uma ferramenta de contabilidade ou um software completo.
O SmartBooks é o software de contabilidade HOA do Smartwebs. Ele automatiza tarefas demoradas de cobrança de pagamentos, oferecendo pagamentos recorrentes online, processamento de cobrança, lembretes de pagamento, entre outros recursos. Também inclui um sistema de pagamento de fornecedores.
A ferramenta Smartwebs Management oferece todas as funcionalidades padrão para operações não financeiras de HOAs de qualquer tamanho. Suas funcionalidades incluem gestão de violações, arquitetura, ordens de serviço, comunicações e SmartPortals.
No entanto, se você busca um aplicativo completo para gerenciar todos os aspectos da sua HOA, pode optar pela Smartwebs One Platform com a assinatura All-In-One.
Yardi Breeze
O Breeze é uma ferramenta de gestão de HOA da Yardi Systems que se destaca pela sua simplicidade. A ferramenta oferece diferentes funcionalidades para diversos tipos de ativos imobiliários. As classes de ativos suportadas pelo Breeze incluem:
- Comunidades residenciais
- Espaços comerciais
- Habitação a preços acessíveis
- Instalações de autoarmazenamento
- Associações residenciais
- Habitação manufaturada
- PHA
A ferramenta “Associações Residenciais” pode ser utilizada para todas as operações e necessidades administrativas da HOA. Suas principais características são:
- Gestão de propriedades
- Acompanhamento da comunidade
- Manutenção
- Contabilidade
- Cobrança de taxas
- Contas a pagar
- Configuração e suporte
- Complementos
O software de Associações Residenciais está disponível apenas com a assinatura Breeze Premier, que possui uma taxa de pagamento por unidade por mês, com um compromisso mínimo de pagamento mensal.
Monthli
Se você procura por aplicativos HOA em rápido crescimento no setor, o Monthli deve ser uma das suas principais escolhas. O software HOA é totalmente gratuito. Se você busca economizar custos operacionais e administrativos de suas sociedades residenciais, essa ferramenta pode ser a ideal.
O software inclui recursos exclusivos para gestão de HOA, como:
- Módulo de listas para integração de membros da comunidade
- Comunicações com ferramentas e preferências de moderação
- Sistema de gerenciamento de documentos e entrega de correspondência física
- Fluxo de trabalho de emissão de tickets para solicitações de serviço
- Notificações e lembretes
- Agendamento e gestão de eventos
Embora a ferramenta seja gratuita, ela oferece serviços pagos opcionais, como seguros e fornecedores de reparo terceirizados, para gerar receita.
Condo Control
O Condo Control é outro software HOA de fácil utilização, que pode ser usado de forma independente por membros do conselho, gestores de propriedades e moradores. Isso permite que as HOAs economizem recursos com equipe administrativa. Além disso, como tudo funciona digitalmente no Condo Control, há uma redução de gastos com documentos em papel.
O Condo Control possui funcionalidades dedicadas para diversas entidades imobiliárias, como condomínios e cooperativas, HOAs e comunidades, empresas de gestão, gestão de segurança e gestão de instalações.
Para HOAs de menor porte, é possível assinar o plano Condo Control Core. Por outro lado, para HOAs maiores e de alto perfil, que necessitam de segurança adicional, concierge, manutenção de registros e comunicações, recomenda-se o plano Premium.
AppFolio
O AppFolio Property Management moderniza sua HOA com soluções robustas de proptech. Ele permite que os moradores gerenciem sua associação sem contratar contabilidade externa ou equipe de gestão de propriedade. A ferramenta também é adequada para grandes associações comunitárias e agências de gestão de propriedades comerciais.
O software AppFolio HOA possui todas as funcionalidades necessárias, eliminando a necessidade de adquirir outros softwares para auxiliar na gestão da HOA. A ferramenta pode lidar com comunicações, tickets de serviço de reparo de habitação, contabilidade, relatórios, leasing, marketing e gestão.
Concierge Plus
O Concierge Plus facilita a vida das empresas de segurança e dos gestores de propriedades. Este software HOA oferece novas maneiras de deixar os moradores e os conselhos dos condomínios satisfeitos, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade das operações diárias da HOA.
A ferramenta está disponível para diversas classes de ativos imobiliários, como condomínios, HOAs, residências multifamiliares e empresas de gestão de imóveis.
O aplicativo de gestão de HOA foi dividido em três módulos: Gerenciar, Comunicar e Integrar. Apesar de a ferramenta apresentar centenas de recursos, o preço não é público. Para obter uma cotação personalizada, é preciso agendar uma avaliação ou demonstração.
Conclusão
As razões para investir em um software HOA são inúmeras. Essas ferramentas permitem que proprietários, moradores e gestores de propriedades se conectem de maneira eficiente. Além de auxiliar no alcance dos objetivos de gestão da comunidade residencial, o software também permite economizar recursos financeiros.
Antes de adquirir um software HOA, vale a pena analisar as ferramentas mencionadas acima. Elas representam algumas das principais opções do mercado e oferecem recursos padrão para administrar uma associação de proprietários de forma prática.
Serviços de terraplanagem e construção são dois aspectos desafiadores que as associações de moradores precisam lidar com frequência. Por isso, também pode ser interessante conferir ferramentas de CRM para construção e softwares de estimativa de terraplanagem para futuros projetos de renovação.