Software de Escalonamento de Força de Trabalho: Otimize a Gestão da Sua Equipe
O software de escalonamento da força de trabalho é uma solução baseada na nuvem, projetada para simplificar a alocação de turnos entre seus colaboradores, utilizando diversos critérios para otimizar a distribuição.
A complexidade de organizar horários de trabalho para diversos turnos já é um desafio, mas garantir que esses horários sejam compatíveis com restrições como localização, tempo e o número ideal de funcionários para cada tarefa aumenta ainda mais essa dificuldade.
É crucial que o responsável pela criação de horários tenha total clareza sobre a disponibilidade de cada colaborador em dias e horários específicos. A falha nessa coordenação pode comprometer a eficiência da programação, impactando diretamente nas vendas e nos custos com mão de obra.
Essa tarefa, que pode parecer complexa, é essencial para o bom funcionamento de qualquer organização. Para garantir a precisão na execução desta atividade, empresas de todos os portes estão adotando softwares de escalonamento da força de trabalho.
Esses softwares fornecem informações detalhadas sobre as ausências e indisponibilidades dos funcionários, minimizando erros e confusões que podem ocorrer em processos manuais. Assim, a organização da escala de trabalho torna-se mais eficiente e assertiva.
Vejamos alguns benefícios que o software de gestão da força de trabalho pode trazer para sua empresa:
- Gestão Centralizada de Departamentos: Se você enfrenta dificuldades ao coordenar equipes de diversos setores, o software de escalonamento pode ser seu maior aliado.
- Redução de Erros Humanos: O ditado “errar é humano” é verdadeiro. Mesmo com planilhas digitais, erros como a falta de pessoal podem ocorrer. A automação do processo, oferecida pelo software, centraliza informações e evita tais falhas.
- Eliminação de Tarefas Repetitivas: O processo de criar e atribuir turnos é repetitivo. Com o software, você pode criar modelos, reutilizá-los e copiar programações anteriores, poupando tempo valioso.
- Colaboração entre Funcionários: O software baseado em nuvem permite que os funcionários troquem e alterem seus turnos, evitando conflitos.
- Base de Conhecimento: O software pode prever as necessidades de pessoal em períodos de alta demanda, com base em dados históricos.
Impressionante, não? Agora que você conhece o potencial dos softwares de escalonamento para otimizar a eficiência e a produtividade, além de reduzir os custos com mão de obra, vamos apresentar algumas das opções mais populares no mercado.
Breathe Rota
O Rota do Breathe facilita o agendamento da sua equipe, tornando o processo eficiente e intuitivo.
A ferramenta oferece um construtor de escala com sistema de arrastar e soltar, simplificando a atribuição e o compartilhamento de funções.
Você pode salvar modelos de escala para uso futuro e, com aplicativos e notificações baseados em nuvem, manter todos os colaboradores informados.
O Rota também oferece um painel pessoal para que os funcionários aceitem, recusem ou troquem turnos. Além disso, o sistema de registro de ponto automatiza a criação de planilhas de horas.
Você pode experimentar o Breathe Rota com um teste gratuito de 14 dias e verificar como ele pode facilitar a gestão da sua força de trabalho.
Shiftboard
Shiftboard é uma plataforma em nuvem que auxilia empresas no rastreamento de detalhes de escalonamento e gestão da força de trabalho. É focada principalmente em funcionários horistas, onde a programação, interação em tempo real e feedback são cruciais. Além do escalonamento, o Shiftboard inclui controle de tempo e presença, rastreamento de candidatos e ferramentas de integração.
O Shiftboard é conhecido por reduzir os custos com mão de obra e melhorar a produtividade. Sua grande vantagem é a personalização, que permite adaptá-lo às necessidades específicas do seu negócio.
Os principais benefícios do Shiftboard incluem:
- Otimização do Agendamento: Personalize perfis de trabalho, escalas de equipe e regras de negócio para enfrentar desafios de escalonamento. O Shiftboard informa sobre a disponibilidade do funcionário, evitando agendamentos de quem não está disponível.
- Alertas em Tempo Real: O Shiftboard notifica automaticamente os funcionários sobre os turnos atribuídos e envia lembretes automatizados para garantir que não percam seus horários.
- Planejamento de Demanda: Dados históricos bem organizados ajudam a otimizar a escala de trabalho, reduzindo custos e alinhando a escala às demandas dos clientes.
- Acessibilidade: Funcionários podem visualizar e gerenciar seus turnos em qualquer sistema operacional, por meio de navegadores web. Usuários de Android e iPhone também podem usar os aplicativos nativos.
O Shiftboard oferece duas versões do software, uma para empresas focadas em produção e outra para serviços. Seus planos empresariais são altamente escaláveis e atendem a mais de 100.000 trabalhadores.
ScheduleAnywhere
ScheduleAnywhere é uma plataforma online que auxilia gestores a organizar horários de trabalho de funcionários em diferentes departamentos e locais. Permite supervisionar as necessidades de pessoal, acompanhar horas de trabalho, responder a solicitações de folga, atribuir horas extras, notificar sobre os turnos e mais.
Este software atende a diversos setores, como varejo, serviços comerciais, transporte, governo, energia, saúde, segurança pública e aplicação da lei. Os gestores podem atribuir e programar turnos, alterar horários e criar padrões de turno. A possibilidade de agendar vários funcionários e copiar agendas evita a necessidade de inserir dados repetidamente.
Outros benefícios incluem:
- Evita a sobreposição de turnos, protegendo os funcionários de sobrecarga de trabalho.
- Gera relatórios com informações detalhadas sobre funcionários, incluindo localização, horários, departamentos e mais.
- Permite que os funcionários escolham a forma de comunicação para receber notificações de turnos.
- Oferece opções de programação de 1, 7, 14, 28 e 42 dias, com código de cores para identificar licenças e folgas.
- Monitora o treinamento, habilidades e certificações dos funcionários, alertando sobre as datas de vencimento.
O ScheduleAnywhere tem planos a partir de $25 por mês e permite personalizar o plano de acordo com as necessidades da sua empresa.
Humanity
Humanity é um software de escalonamento ideal para pequenas, médias e grandes empresas, facilitando a atribuição de turnos e horários de trabalho. É adaptável aos padrões da sua empresa e compatível com dispositivos móveis, permitindo gerenciar horários de qualquer lugar.
O Humanity inclui recursos como arrastar e soltar, atribuição de turnos com base nas habilidades e níveis de trabalho, benefício tanto para gestores quanto para funcionários. Estes podem trocar turnos e solicitar folgas de qualquer local, além de visualizar suas escalas pelo aplicativo.
Recursos do Humanity:
- Utilizado por mais de 175.000 empresas para gerenciar escalas, horários de turnos e aprovação de folgas.
- Possui relógio de ponto integrado para rastrear horas, calcular presença e gerar planilhas para folha de pagamento.
- O módulo de licença facilita o pedido de folgas pelos trabalhadores, informando sobre a disponibilidade em tempo real.
- Permite importar KPIs para prever padrões de agendamento com base em dados históricos.
A Humanity oferece três planos, a partir de $3 por usuário por mês. O plano empresarial pode ser customizado para grandes empresas.
ZoomShift
Zoomshift é uma plataforma que permite agendar turnos e alocar trabalho para funcionários horistas e freelancers.
Por ser um software baseado em nuvem, permite responder a solicitações de folga, atribuir horas extras e verificar a disponibilidade dos trabalhadores, evitando conflitos e confusões. O ZoomShift notifica os funcionários sobre suas escalas na plataforma de comunicação escolhida e oferece a opção de trocar turnos.
Possui relógio de ponto para rastrear horas de trabalho, identificar atrasos e trabalhos fora da escala, além de criar relatórios de folha de pagamento. Pode ser acessado por navegador web e aplicativos móveis.
Benefícios do ZoomShift:
- Criação fácil de horários de trabalho.
- Modelos de agendamento personalizáveis.
- Aprovação de solicitações de folga.
- Gestão de trocas de turno.
- Monitoramento de horas extras e conflitos.
- Rastreamento de horas de trabalho.
- Notificações de escalas.
- Geração e exportação de relatórios para folha de pagamento.
Os planos começam em $2,50 por usuário por mês para pequenas empresas. Planos premium para médias empresas custam $4 por usuário e planos personalizados estão disponíveis para grandes empresas.
When I Work
When I Work é uma plataforma acessível por navegadores que auxilia na criação, modificação e alocação de horários de trabalho e tarefas. Também permite rastrear horas de trabalho, preencher turnos e gerenciar a presença dos funcionários.
Os gestores podem gerenciar horários e acompanhar horas de trabalho pelos aplicativos móveis. Os funcionários recebem notificações sobre suas escalas e podem solicitar trocas de turnos pelo aplicativo.
A plataforma permite gerenciar pedidos de licença e aprovações, minimizando conflitos e erros. É possível importar dados de funcionários por arquivos CSV. O When I Work integra-se com softwares de folha de pagamento como Gusto, QuickBooks e ADP, facilitando o processo. Permite também o processo de integração de novos funcionários, aprovação de folgas, trocas de turnos e preenchimento de turnos.
O software também permite confirmar turnos, atribuir tarefas e comunicar-se com os funcionários. O When I Work oferece chats privados e em grupo, facilitando a comunicação. Os funcionários podem informar sua disponibilidade, pedir folga e participar de trocas de turno.
O custo do Where I Work é de USD 2 por usuário por mês para pequenas empresas. Empresas maiores podem optar pela versão corporativa customizada.
Sling
Sling é uma plataforma eficiente para escalonamento e colaboração de funcionários, projetada para empresas que empregam trabalhadores em turnos. Ajuda a gerenciar turnos, horas de trabalho, folha de pagamento e outras tarefas.
Seu painel centralizado permite criar modelos de turnos, acessar a disponibilidade dos funcionários e responder a solicitações de folga e troca de turno. O Sling possui relógio de ponto integrado que permite aos funcionários registrar a entrada/saída, acompanhar horas de trabalho e receber notificações sobre atrasos e entradas incompletas. Com um calendário de trabalho compartilhado, os administradores podem alocar turnos e tarefas para funcionários em diferentes locais.
O Sling compreende quatro funções centrais: tarefas, turnos, mensagens e feed de notícias. Os recursos de chat permitem que os funcionários se comuniquem através de postagens, links, vídeos e fotos para discutir trocas de turno e notificar alterações feitas.
A plataforma também possui modelos de turnos que os gestores podem usar para alocar turnos sem criá-los do zero. Esses modelos vêm com filtros integrados como data, cargo e departamento, facilitando a busca por informações específicas. Os funcionários também podem solicitar folgas e trocas de turno através do portal do funcionário.
A versão gratuita do Sling oferece uma boa gama de recursos. Você pode fazer upgrade para as versões premium e business, que custam US$3 e US$4.
Workforce
Workforce é uma solução completa em nuvem que oferece recursos de gestão de escalonamento e atendimento para gestores de RH. Seu editor com sistema de arrastar e soltar permite automatizar a criação de escalas, considerando a localização e disponibilidade dos funcionários.
O software garante o cumprimento das leis e notifica caso o agendamento viole as políticas da empresa ou leis trabalhistas.
A plataforma de escalonamento integra-se com sistemas de RH e software de folha de pagamento como Gusto, ADP, Paychex, Square, Sage e outros. Possui um aplicativo que mantém os funcionários atualizados, além de oferecer outras mídias como SMS e e-mail. Se um funcionário solicitar cancelamento de turno, os gestores podem rapidamente comunicar a vaga para que outros colaboradores troquem seus turnos.
O Workforce permite analisar dados históricos de escalonamento para otimizar seus horários, além de criar modelos para uso futuro. Os recursos de agendamento são oferecidos no plano empresarial, que custa US$4 por usuário por mês. Oferece um período de avaliação gratuito de 14 dias.
Deputy
Deputy é uma plataforma de gestão de RH que oferece recursos integrados de gestão e escalonamento. Seu recurso de escalação permite programar turnos, alocar tarefas e calcular horas extras automaticamente.
O software também rastreia horas de trabalho e presença através do relógio de ponto integrado. Seus recursos de comunicação auxiliam em anúncios gerais e sua solução de gestão da força de trabalho integra-se com plataformas de folha de pagamento, POS e gestão de RH.
O aplicativo móvel e intuitivo do Deputy permite gerenciar turnos de trabalho de qualquer lugar. Além disso, o aplicativo de quiosque para iPad permite que os funcionários registrem a entrada e saída por conta própria.
O Deputy notifica os funcionários sobre suas escalas por meio de seus canais preferidos, como e-mail, SMS ou notificação push. Os funcionários também podem cancelar seus turnos, e os gestores podem alocar outro colaborador em seu lugar.
Benefícios do Deputy:
- Gestão de vários locais de trabalho e departamentos.
- Agilização do processo de geração de folha de pagamento.
- Obtenção da confirmação de aprovação dos turnos pelos funcionários.
- Atribuição de tarefas e acompanhamento de progresso.
- Redução da redundância em horários e planilhas de horas.
- Segurança e proteção de dados.
- Não requer software e hardware especiais.
O software custa USD 2,50 para cada usuário por mês, com faturamento mensal. É possível utilizar a versão de teste por 31 dias.
Conclusão 👨💻
Concluímos nossa análise! Apresentamos alguns dos melhores softwares de escalonamento de força de trabalho disponíveis no mercado. A escolha do software ideal depende das necessidades e particularidades de cada empresa. Não há uma solução única, mas sim uma que se adapte melhor a cada realidade.
Você também pode consultar alguns dos melhores softwares de gestão de recursos.
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