Seja você um profissional autônomo que presta serviços a diversas empresas ou uma organização que planeja oferecer crédito aos seus clientes, a emissão de faturas é indispensável. Elaborar uma fatura personalizada no Excel é um processo simples e rápido, permitindo que você envie seus documentos e receba pagamentos sem demora.
Utilizando um Modelo de Fatura
A criação de uma fatura básica no Excel é relativamente direta. Com a construção de algumas tabelas, a definição de regras e a inserção de informações cruciais, você estará pronto para começar. Alternativamente, existem inúmeros sites que disponibilizam modelos de fatura gratuitos, elaborados por contadores experientes. Você pode utilizá-los ou mesmo fazer o download de um para se inspirar na criação do seu próprio modelo.
O Excel também oferece uma biblioteca própria de modelos de faturas que você pode usar. Para acessá-los, abra o Excel e clique na guia “Arquivo”.
Em seguida, selecione “Novo” e digite “Fatura” na barra de pesquisa.
Ao pressionar Enter, uma variedade de modelos de faturas surgirá na tela.
Explore os modelos disponíveis até encontrar um que atenda às suas preferências.
Criando uma Fatura Simples no Excel do Zero
Para construir uma fatura simples no Excel, é fundamental compreender quais informações são necessárias. Para facilitar, vamos criar uma fatura com apenas os dados essenciais para receber pagamentos. Eis o que precisaremos:
Informações do Vendedor:
Nome
Endereço
Número de Telefone
Informações do Comprador:
Nome da Empresa
Endereço
Data da Fatura
Número da Fatura
Descrição do Item (serviço ou produto vendido)
Preço do Item (produto ou serviço individual)
Valor Total Devido
Método de Pagamento
Vamos começar.
Primeiramente, abra uma planilha do Excel em branco. O primeiro passo é remover as linhas de grade, deixando a planilha limpa para trabalhar. Para isso, vá na guia “Exibir” e desmarque a opção “Linhas de Grade” na seção “Mostrar”.
Agora, vamos ajustar o tamanho de algumas colunas e linhas. Isso proporcionará espaço extra para informações mais extensas, como a descrição dos itens. Para redimensionar, clique e arraste.
Por padrão, as linhas têm uma altura de 20 pixels e as colunas uma largura de 64 pixels. Veja como recomendamos configurar suas linhas e colunas para um layout otimizado:
Linhas:
Linha 1: 45 pixels
Colunas:
Coluna A: 385 pixels
Coluna B: 175 pixels
Coluna C: 125 pixels
A linha 1 exibirá seu nome e a palavra “Fatura”. Queremos que essa informação seja imediatamente visível para o destinatário, por isso, reservamos espaço extra para aumentar o tamanho da fonte e garantir que ela chame a atenção.
A coluna A conterá a maior parte das informações importantes (e potencialmente longas) da fatura, incluindo dados do comprador e do vendedor, a descrição dos itens e o método de pagamento. A coluna B armazenará as datas específicas dos itens, não necessitando de tanto espaço. Por fim, a coluna C exibirá o número da fatura, a data da fatura, o preço individual de cada item e o valor total devido. Essas informações também são curtas, portanto, não exigem muito espaço.
Ajuste suas linhas e células de acordo com as especificações sugeridas e vamos começar a inserir as informações!
Na coluna A, linha 1, digite seu nome. Aumente o tamanho da fonte (cerca de 18pt) e aplique negrito para que se destaque.
Na coluna B, linha 1, digite “Fatura” para deixar claro o tipo do documento. Recomenda-se uma fonte de 28pt em maiúsculas. Use uma cor clara, se desejar.
Na coluna A, linhas 4, 5 e 6, insira seu endereço e número de telefone.
Na coluna B, linhas 4 e 5, digite “DATA:” e “FATURA:” em negrito, alinhando o texto à direita. A coluna C, linhas 4 e 5, é onde você deverá inserir a data e o número da fatura.
Por último, para as informações básicas, insira o texto “Faturar para:” (em negrito) na coluna A, linha 8. Nas linhas 9, 10 e 11, coloque os dados do destinatário.
Agora, vamos criar uma tabela para listar os itens, as datas de conclusão e os valores. Veja como faremos:
Primeiro, mescle as colunas A e B na linha 14. Isso servirá como cabeçalho para os itens (coluna A, linhas 15-30) e as datas (coluna B, linhas 15-30). Após mesclar as colunas, adicione bordas à célula. Para isso, vá na seção “Fonte” da guia “Página Inicial”, selecione o ícone de borda e escolha o estilo desejado. Usaremos “Todas as Bordas”.
Faça o mesmo para a célula C14. Sinta-se à vontade para sombrear as células, se desejar. Usaremos um cinza claro. Para preencher as células, selecione-as, escolha a seta ao lado do ícone “Cor de Preenchimento” na seção “Fonte” da guia “Página Inicial” e escolha uma cor.
Na primeira célula destacada, digite “DESCRIÇÃO” e centralize o texto. Para C14, digite “QUANTIDADE”, também com alinhamento central. Aplique negrito em ambos. Agora você tem o cabeçalho da tabela.
Vamos garantir que a tabela tenha espaço suficiente para todos os itens. Neste exemplo, usaremos dezesseis linhas. Adicione ou remova conforme a sua necessidade.
Vá até o final da tabela e aplique uma borda inferior nas duas primeiras células da linha.
Em seguida, selecione as células C15-29 e aplique bordas laterais em todas.
Agora, selecione a célula C30 e defina bordas laterais e inferior. Por fim, adicionaremos a seção “Total” à tabela. Destaque a célula C31 e defina bordas em volta de toda a célula. Você também pode usar uma cor para destacá-la. Certifique-se de rotulá-la com “TOTAL” na célula adjacente.
Isso completa a estrutura da nossa tabela. Agora, vamos definir algumas regras e adicionar uma fórmula para finalizar.
Sabemos que as datas de conclusão estarão na coluna B, linhas 15-30. Selecione todas essas células. Em seguida, clique na caixa “Formatar Número” na seção “Número” da guia “Página Inicial”.
Um menu suspenso será aberto. Selecione a opção “Data Abreviada”. Agora, se você inserir um número como 12/26 em qualquer uma dessas células, ele será automaticamente formatado para o formato de data abreviada.
Da mesma forma, se você destacar as células C15-30, onde estarão os valores dos itens, e selecionar a opção “Moeda”, qualquer valor inserido será formatado para refletir o valor monetário.
Para somar automaticamente todos os valores individuais e exibi-los na célula “Soma Total”, selecione a célula (C31 neste exemplo) e insira a seguinte fórmula:
=SUM(C15:C30)
Agora, ao inserir (ou remover) qualquer número nas células de quantidade individual, o valor será automaticamente atualizado na célula de soma.
Isso tornará o seu trabalho mais eficiente no longo prazo.
Em seguida, digite o texto “Forma de Pagamento:” em A34.
As informações que você inserir ao lado são de sua escolha. As formas de pagamento mais comuns são dinheiro, cheque e transferência bancária. Algumas vezes, é necessário aceitar uma ordem de pagamento. Empresas podem preferir depósito direto ou PayPal.
E como toque final, não se esqueça de agradecer ao seu cliente ou consumidor!
Comece a enviar suas faturas e a receber seus pagamentos!