Um dos pilares para o êxito de qualquer negócio é garantir que todos os seus componentes operem de maneira coordenada. Para manter essa sincronia, as empresas necessitam de procedimentos bem definidos, que orientem seus colaboradores na execução de tarefas rotineiras e padronizadas.
Uma organização que carece de documentação e processos claros está mais propensa a enfrentar desafios e problemas com prazos.
Por exemplo, na indústria automobilística, é essencial realizar verificações, testes e ajustes constantes para garantir a máxima eficiência na produção.
É nesse contexto que os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) se destacam.
Não se confunda: POPs não são manuais de funcionários nem fluxos de trabalho. Eles são guias detalhados, passo a passo, para a execução de tarefas, visando aumentar a eficiência e eliminar ambiguidades dentro da organização.
Embora o propósito dos POPs seja consistente, os modelos e etapas podem variar conforme o tamanho da empresa e o setor de atuação. Por isso, elaboramos uma lista com os melhores modelos de POP para empresas de todos os portes.
Por que os POPs são cruciais?
Os POPs são a espinha dorsal de um fluxo de trabalho eficiente em qualquer organização. Um POP bem elaborado serve como um guia permanente para os colaboradores, estabelecendo expectativas claras.
Vamos explorar os benefícios dos POPs:
#1. Integração Otimizada
Muitas organizações utilizam POPs para acelerar e melhorar o processo de integração de novos funcionários. Desde o primeiro dia, os colaboradores têm acesso a procedimentos detalhados para a execução de suas tarefas diárias.
Isso resulta em maior produtividade e auxilia líderes e gestores a avaliarem o desempenho de cada novo integrante da equipe.
#2. Consistência Organizacional Garantida
Um procedimento padronizado assegura a consistência organizacional, mantendo todos os membros da equipe alinhados.
Quando cada colaborador tem clareza sobre a hierarquia, quem reportar e quais etapas seguir, a possibilidade de erros é significativamente reduzida.
#3. Melhor Compreensão das Melhores Práticas
A repetição e revisão de tarefas documentadas promovem um entendimento mais profundo das melhores práticas para as atividades rotineiras de cada departamento.
Apesar de serem apenas sugestões, os POPs podem se transformar em guias valiosos, oferecendo insights sobre como executar uma tarefa de acordo com as expectativas das partes interessadas.
#4. Economia em Treinamentos
Os POPs podem gerar economia substancial para a organização. O custo de treinamento de novos e atuais funcionários pode ser minimizado através da inclusão dos modelos de POP nos materiais de treinamento.
Além disso, mudanças na organização, como aposentadorias, promoções ou desligamentos, não devem afetar o fluxo de trabalho. Os POPs estabelecem um padrão para as tarefas que um funcionário desempenhou, independentemente do tempo.
#5. Qualidade do Trabalho Preservada
Para evitar problemas iniciais, os POPs mostram-se essenciais. Sempre que um funcionário sai e um novo ingressa, os POPs garantem que cada indivíduo seja responsável por suas tarefas e siga o caminho correto para alcançar a máxima eficiência.
Como criar Procedimentos Operacionais Padrão?
A elaboração de POPs detalhados e claros pode demandar tempo e atenção. Há vários fatores a serem considerados ao criar os POPs para sua organização.
A seguir, as etapas envolvidas na criação de um procedimento operacional padrão:
- Identifique o propósito e as tarefas: Defina claramente o objetivo do POP e quais tarefas ele deve cobrir. Caso você não seja o responsável pelo processo diário, envolva as partes interessadas e as funções relacionadas.
- Conheça seu público: Ao iniciar a elaboração da documentação, defina para quem o POP se destina. Se o público necessita de assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana, é fundamental criar um documento de fácil compreensão e utilização.
- Defina a estrutura do POP: O próximo passo é transformar as ideias em realidade. Antes de começar a escrever, selecione uma estrutura, linguagem e tom que se alinhem à sua marca e setor de atuação.
- Escolha o modelo adequado: Apesar de poder começar do zero, existem diversos modelos de POP já criados para diversos setores e nichos. Os modelos agilizam o processo de escrita e garantem o cumprimento de normas padronizadas.
- Mantenha seu POP atualizado: É crucial manter os POPs atualizados, pois os processos mudam com o tempo. Apesar da atualização manual demandar tempo, você pode utilizar softwares ou ferramentas para armazenar e atualizar seus POPs de forma automatizada.
Escrever POPs pode parecer desafiador nas etapas acima. Mas se torna mais fácil quando você tem um modelo pré-fabricado. Abaixo, compartilhamos os modelos de POP (procedimento operacional padrão) mais eficazes para empresas que abrangem diversas áreas de atuação.
Smartsheet
Smartsheet oferece uma vasta gama de modelos de POP, incluindo casos de uso como operações de helpdesk, POPs para hotéis e hóspedes, armazéns e até serviços de limpeza sanitária.
Cada POP é elaborado de acordo com os padrões do setor e com os processos que a maioria das equipes adota para otimizar a eficiência.
O modelo de procedimento operacional padrão de TI do Smartsheet é particularmente útil. Ele define cada etapa e mantém um fluxograma da operação de TI. É um requisito para garantir a conformidade com as regras e regulamentos.
Modelo de operações de TI do Smartsheet
Este modelo, disponível em formato Word, configura lembretes para a execução de tarefas rotineiras, incluindo solução de problemas de documentos, eventos de segurança, procedimentos de configuração e a criação de diagramas de procedimentos e manutenção programada.
ClickUp
Os modelos de POP do ClickUp são intuitivos, fáceis de navegar e incluem todos os detalhes que um POP deve ter. Eles são práticos e podem ser implementados rapidamente em seu procedimento padrão.
Há mais de 15 casos de uso suportados, incluindo vendas, suporte, RH, finanças, TI, design e outros.
Um destaque é o modelo de POP de RH. Ao invés de usar planilhas Excel tradicionais ou atualizações manuais, este modelo cria uma lista de verificação para todas as tarefas, automatizando atividades repetitivas.
Modelo de POP de RH do ClickUp
Este modelo lista todas as responsabilidades do departamento de RH, desde a integração até o recrutamento, desligamento e outras tarefas rotineiras.
Guru
O Guru oferece POPs detalhados, porém fáceis de compreender, para que as equipes otimizem seus processos internos e identifiquem as soluções para os problemas. Os modelos de POP do Guru são facilmente adaptáveis e podem ser utilizados por qualquer pessoa.
O modelo começa com o propósito da tarefa e o contexto da criação do POP. Em seguida, apresenta um guia detalhado de “Como processar”, com um passo a passo bem estruturado.
O Guru inclui diversos modelos de POP, como documentação de produtos, diretrizes de marca, gestão de mudanças, integração de funcionários, etc. Você pode conferir a lista de modelos aqui.
Modelos de procedimento operacional padrão Guru
Scribehow
O modelo padrão do Scribehow é prático e de fácil assimilação. Seu POP assegura a consistência e a qualidade das operações, garantindo que a equipe cumpra os requisitos regulatórios e legais.
Se você busca um modelo simples e intuitivo, o POP do Scribehow é uma excelente opção.
Modelo POP do Scribehow
O modelo começa com o Título, seguido da versão e da data de vigência. O sumário facilita a navegação entre as seções.
Em seguida, os usuários encontram os detalhes das tarefas, como o propósito, o escopo do documento e as responsabilidades. O modelo também inclui o processo de instruções, dividido em subetapas simples.
O Scribehow também detalha as revisões, com data de aprovação e histórico de versões.
Process.st
Process.st é uma plataforma com IA que oferece software POP, além de uma biblioteca extensa de modelos. A plataforma fornece dois tipos de modelos: um para criar seus procedimentos do zero e outro para criar procedimentos manuais.
A estrutura do modelo padrão é mais detalhada e descritiva em comparação com o Scribe. A maioria dos modelos foi criada com base no sistema de gestão de qualidade ISO.
O Process.st oferece mais de 50 modelos gratuitos e para download, que podem ser adicionados à conta ou baixados em formato PDF. Você pode pesquisar os modelos por categorias, como marketing de conteúdo, integração de funcionários e clientes, negócios, construção, segurança, TI, operações, entre outros.
TemplateLAB
TemplateLAB tem uma grande variedade de modelos de POP em formato Word, prontos para download. Eles oferecem modelos para processos de negócios, gestão jurídica, RH e imóveis, além de empresas de arte e mídia.
Esses modelos de POP são facilmente editáveis e não deixam nenhuma tarefa sem supervisão. O que se destaca no TemplateLAB é seu design simples, que consegue cobrir todos os detalhes que você precisa incluir em seu POP.
Por exemplo, o POP para o local de pesquisa aborda as abreviações e definições dos processos envolvidos. A lista de verificação de tarefas rotineiras inclui princípios, amostras, equipamentos, reagentes e soluções, controle de qualidade e gerenciamento de resíduos.
Modelo POP do Templatelab
Jotform
Jotform é um criador de formulários online que oferece diversos modelos para planos de negócios e POPs. O Jotform oferece tudo diretamente em sua página de POP; ou seja, você não precisa baixar e editar os POPs em formato Word ou PDF.
Ao acessar o site, os modelos de POP são apresentados como um questionário que você preenche e envia para revisão. Após a aprovação, os POPs podem ser baixados em formato PDF.
Modelo POP do Jotform
Os elementos personalizáveis são um diferencial do Jotform, permitindo adicionar ou remover itens dos modelos de POP. Você também pode adicionar ou remover páginas para inserir mais detalhes ao POP.
Notion
Notion oferece um modelo detalhado de POP projetado para pequenas empresas. No entanto, não há modelos específicos para cada setor. Há apenas um modelo padrão que pode ser adaptado para sua equipe.
Embora não haja categorização e variedade de modelos, o Notion oferece recursos para criar POPs fáceis de entender e ler.
O modelo inicia com o título do procedimento e a data de criação, juntamente com o departamento responsável. Você pode adicionar o contexto manualmente ou incorporar o link em PDF, Google Drive ou Maps e incluir links para os documentos relevantes.
Você também pode adicionar termos específicos do setor e definir o processo por etapas. As etapas podem ser ilustradas através de vídeos do Loom ou Miro.
Você também pode marcar ou adicionar os nomes dos responsáveis por cada etapa.
Kipwise
Os modelos de POP do Kipwise foram projetados para as equipes de marketing e vendas, operações, suporte ao cliente e RH. Este modelo segue a estrutura padrão da maioria dos modelos.
Ao se inscrever, você pode editar o modelo diretamente na plataforma. O autor pode adicionar ou remover tarefas. Você também pode incluir links relevantes, como links de reuniões, recursos e guias, para simplificar o fluxo de trabalho.
Considerações Finais
Os modelos de POP podem poupar horas de trabalho e dores de cabeça. Modelos flexíveis precisam de ajustes e personalizações para se transformarem em documentações que tornem as tarefas rotineiras mais claras e fáceis de memorizar.
Explore esses modelos gratuitos e escolha o melhor para capacitar sua equipe.
Em seguida, confira os modelos de gerenciamento de projetos do Notion para otimizar ainda mais seu fluxo de trabalho.