A Revolução da Automação nas Contas a Pagar
A automatização das contas a pagar simplifica a gestão de um grande volume de faturas e todas as suas operações financeiras. Cada transação representa uma curta interação entre você e seu fornecedor.
Por vezes, podem surgir dificuldades ao efetuar pagamentos da sua conta empresarial para o fornecedor, devido a diversos fatores. Mesmo quando não há problemas, gerir tantas faturas e monitorizar transações manualmente exige muito tempo e esforço, além do risco sempre presente de erro humano.
Ao automatizar o processo de pagamento da sua empresa através de ferramentas de contas a pagar (AP), você pode planear e acompanhar cada transação de forma mais eficaz, garantindo que nenhum compromisso seja esquecido. As contas a pagar podem ser vistas como um registo dinâmico e conciso das suas transações. Uma ferramenta de automação de contas a pagar avançada foi criada para simplificar a sua vida, automatizando tarefas manuais e auxiliando na gestão do seu negócio sem problemas.
Muitas empresas de sucesso utilizam software de automação de AP, que processa um grande volume de transações entre departamentos de contabilidade e fornecedores.
Vamos começar por compreender o que é o software de automação de contas a pagar e como ele pode ser útil.
O Que É Software de Automação de Contas a Pagar?
O software de automação de contas a pagar é uma ferramenta que gere a sua transação financeira de ponta a ponta. Ao receber faturas e contas, é crucial garantir que todos os valores sejam pagos dentro do prazo estabelecido.
A gestão manual de todos esses processos aumenta a probabilidade de erros e problemas. Consequentemente, a sua reputação pode ser afetada e os fornecedores podem perder a confiança na sua empresa. O software de automação ajuda a pagar as suas faturas em dia a partir da sua conta empresarial através de pagamentos ACH, cartões de crédito ou cheques.
A ferramenta de automação de AP digitaliza o processo de faturas e contas, criando fluxos de trabalho mais eficientes, económicos e rápidos. Desta forma, elimina o envio manual, a emissão de cheques em papel e o armazenamento de recibos físicos.
Por Que as Empresas Utilizam Ferramentas de Automação de Contas a Pagar?
A automação do fluxo de caixa oferece diversos benefícios, incluindo a redução de erros, o aumento da eficiência, o fortalecimento das relações com fornecedores e a melhoria da qualidade do fluxo de trabalho. Vamos analisar como as contas a pagar automatizadas impulsionam o sucesso e a prosperidade do seu negócio.
Simplificação das Transações
O endividamento é um problema tanto para pessoas como para empresas. Ao processar manualmente, algumas faturas podem ser esquecidas. É essencial controlar todas as transações sem perder nenhuma fatura. Desta forma, melhora o seu fluxo de caixa e potencializa o crescimento.
Previsões Financeiras Aprimoradas
O software de AP automatizado gera dados mais precisos do que a gestão manual do fluxo de caixa. Ele coleta dados e fornece informações valiosas para que você compreenda o que está a acontecer no seu ciclo de caixa. Com os insights corretos, pode tomar decisões mais inteligentes para o seu negócio.
Visibilidade do Fluxo de Caixa
O departamento de contas a pagar desempenha um papel crucial na gestão automatizada do fluxo de caixa da empresa. A automação permite melhorar a visibilidade das suas contas e monitorizar o seu software de contas a pagar através dos registos do seu painel de controlo.
Redução das Taxas de Processamento
O fluxo de caixa manual consome muito tempo da sua equipa financeira. A empresa geralmente paga em dia, mas devido ao grande volume de tarefas, os pagamentos podem atrasar, o que resulta em taxas adicionais. O software de automação analisa todos os processos minuciosamente para agilizar o processamento das suas faturas. Além disso, pode poupar em taxas de transação, pois alguns softwares oferecem recompensas por cada pagamento efetuado.
Em resumo, o software de automação de AP poupa tempo, melhora a precisão, aumenta o conhecimento e a transparência, reduz despesas desnecessárias, auxilia na deteção de fraudes, preserva dados de forma económica, simplifica a auditoria, oferece descontos por pagamento antecipado e integra-se com o software de contabilidade já existente.
Em seguida, vamos explorar alguns softwares de AP eficazes que podem oferecer flexibilidade nos pagamentos.
Bill.com
Otimize o seu tempo e elimine a papelada com o Bill.com. Este software oferece uma maneira eficiente de enviar faturas, criar e pagar contas e receber pagamentos. Seja uma pequena empresa, uma empresa de médio porte ou uma grande empresa de contabilidade, o Bill.com oferece uma abordagem aprimorada para receber pagamentos de forma rápida.
Organize o seu processo de contas a pagar e obtenha uma visão completa. Simplifique o processo com automação de ponta a ponta, converta as contas em papel para formato digital e capture todas as faturas do seu e-mail numa única plataforma.
O Bill.com permite personalizar as políticas de aprovação, aprovar contas de qualquer lugar e automatizar os fluxos de trabalho de aprovação com um simples toque. Oferece diversas opções de pagamento, incluindo cartões de crédito, cheques, transferências internacionais e pagamentos eletrónicos.
Visualize todas as informações, desde os pagamentos recebidos até os pagamentos futuros, com um painel de controlo que permite monitorizar todas as estatísticas. Integre diretamente os dados ou sincronize-os bidirecionalmente com o software de contabilidade para eliminar a entrada manual, poupando tempo e esforço.
Comece o seu período de avaliação gratuita e automatize o seu processo de contas a pagar desde o início.
Melio
Simplifique o seu processo de faturas, melhore o seu fluxo de caixa com o Melio e desfrute de um método de pagamento flexível. Escolha pagar com o seu cartão (taxa de 2,9%) ou transferência bancária ACH gratuitamente e elimine a burocracia.
Pode pagar qualquer fatura e despesa empresarial online, e os fornecedores recebem um depósito direto instantâneo na sua conta ou um cheque em papel sem necessidade de se inscrever. Pode processar vários pagamentos de uma só vez, poupando tempo com o Melio e acumulando pontos de recompensa ao pagar com cartão de crédito.
Defina fluxos de trabalho de aprovação para determinar a função e as responsabilidades de todos no que diz respeito às permissões de pagamento. Pague diretamente as suas contas empresariais de qualquer lugar, a qualquer hora e através de qualquer dispositivo. Pode até fazer pagamentos internacionais sem complicações.
Sincronize o seu software de contabilidade com FreshBooks, QuickBooks e outros para simplificar impostos e contabilidade. Adicionalmente, pode dividir as suas contas em vários métodos de pagamento para maior flexibilidade. Basta criar uma conta, fazer upload da conta ou fatura, efetuar o pagamento e escolher como os seus fornecedores serão pagos.
Comece agora a usar o seu tempo para desenvolver estratégias em vez de gerir faturas manualmente.
Tipalti
Revolucione a forma como trabalha com a Tipalti, uma ferramenta inteligente de contas a pagar. A Tipalti aumenta a eficiência e a escalabilidade do seu negócio através de soluções totalmente automatizadas e de ponta a ponta, permitindo que se concentre no crescimento enquanto a Tipalti trata do resto.
O Tipalti foi concebido para dar apoio a todas as fases do seu ciclo de pagamento. Ao utilizar esta ferramenta, pode eliminar 80% do trabalho manual, acelerar o encerramento financeiro em 25% e reduzir os erros de pagamento em 66%. Modernize as suas operações financeiras, libertando as suas equipas da ineficiência causada pelo processamento manual de pagamentos.
Obtenha controlo e visibilidade completos sobre as suas operações e beneficie de maior eficiência em todas as contas. Não precisa adicionar mais recursos; expanda rapidamente com a ferramenta de automação Tipalti AP e fortaleça os seus controles financeiros para reduzir o risco de não conformidade.
A ferramenta oferece informações em tempo real, reduz o seu trabalho manual de faturas e permite optar por uma solução de faturas sem toque, com aprovações avançadas, correspondência de pedidos e tecnologia de aprendizagem automática. Além disso, execute pagamentos através de diversos métodos e moedas em todo o mundo.
Gerencie facilmente as aprovações de pagamento, detete fraudes e efetue pagamentos instantâneos sem problemas. Garanta a conformidade e as operações globais em todas as subsidiárias e entidades com uma visão da sede. O Tipalti também fornece controlos financeiros de nível empresarial e garante a conformidade com os mecanismos fiscais aprovados pela KPMG.
Reduza o risco de pagamento utilizando a ferramenta. Agende uma demonstração para saber mais.
Airbase
Aumente a precisão e economize tempo com a automação contabilística da Airbase. A sua automação abrange todo o ciclo de vida das transações, desde a aprovação até a categorização automática, captura de recibos, criação de faturas e sincronização com o Razão Geral (GL). Também oferece aplicação automatizada da conformidade de recibos.
O Airbase integra-se com Xero, QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, Oracle NetSuite e Sage Intactt, permitindo que sincronize os cartões virtuais com o seu GL automaticamente durante a transação. As restantes transações podem ser facilmente sincronizadas com o GL após um único pagamento.
Pode personalizar as configurações e regras de acordo com as suas preferências. O Airbase recomenda campos para a próxima transação com base no que aprende da primeira transação, tornando-se mais eficiente após cada sincronização. Além disso, a categorização automática atualiza os campos GL das transações com cartões físicos com base nos seus registos anteriores. Também atualiza o campo do razão para a categoria, etiquetas de linha, etiquetas de transação e fornecedor.
Defina as datas de início e término do contrato para calendários de amortização. Se for um utilizador do NetSuite, poderá aproveitar integrações profundas, escolhendo entre diversos modelos de amortização para fluxos complexos. Assim, automatize as suas tarefas de menor valor e comece a focar-se em estratégias de alto valor.
Corpay One
Pague as suas contas empresariais de forma fácil com o Corpay One, que automatiza o processo de pagamento da sua conta empresarial para a conta do fornecedor, eliminando a necessidade de pagamentos manuais. Pode escolher entre pagamentos ACH, cheques, cartões de crédito, etc., ou usar o Corpay Mastercard e expandir o seu fluxo de caixa.
Ao efetuar pagamentos com a ferramenta automatizada de contas a pagar da Corpay One, tem acesso a uma forma mais eficiente de receber, aprovar e rastrear contas. Digitaliza automaticamente todos os documentos, permitindo fazer facilmente o upload de faturas, contas e recibos.
Personalize cada etapa, desde os fluxos de aprovação até a categorização de faturas, com o Corpay One. Integra-se com o QuickBooks Desktop e QuickBooks Online para sincronizar os pagamentos com o sistema de contabilidade, reduzindo entradas manuais e erros.
Ao efetuar pagamentos com o Corpay Mastercard, beneficia de um desconto de 1,5% sem anuidade e um desconto de 1% nas restantes compras. Pode definir controles de despesas personalizados para a sua equipa gratuitamente.
O Corpay One fornece serviços de lavagem de dinheiro e detecção de fraudes para proteger as suas informações. Possui os mais altos padrões de segurança e verificação de identidade para proteger a sua conta e as informações dos fornecedores.
Concur
Automatize o seu processo de contas a pagar com o Concur e simplifique as suas tarefas mais repetitivas. Faça uma breve avaliação para identificar as áreas problemáticas. Após a avaliação, receberá um conjunto de ferramentas com recursos, conselhos e práticas recomendadas.
As contas a pagar envolvem diversas complexidades, mas a solução automatizada de contas a pagar da Concur simplifica os processos. Agora, pode gerir e pagar as suas faturas de forma atempada e organizada para um procedimento de pagamento preciso. Além disso, ajuda a poupar tempo, taxas de fornecedores e recursos, além de reduzir erros humanos, papelada e a perda de faturas.
O Concur utiliza a tecnologia de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) para capturar faturas eletronicamente. Irá obter aplicações móveis e baseadas na web fáceis de usar que o ajudarão a otimizar os processos de pagamento. Também se integra com o seu sistema de contabilidade ou ERP para sincronizar os dados rapidamente.
Pipefy
O Pipefy fornece fluxos de trabalho inteligentes para que as equipas financeiras possam obter melhores resultados. Obtenha visibilidade completa das operações num relance e automatize o seu trabalho com aprovadores, fornecedores e colegas na plataforma em nuvem para um processo financeiro aprimorado.
Gerencie um único fluxo de comunicação com todas as partes interessadas e atualize automaticamente todos os status por e-mail ou portal do cliente. Com o Pipefy, há pouca probabilidade de erros nos seus processos de pagamento.
Integre o Pipefy com as suas ferramentas financeiras, como planilhas e ERP, para obter melhores resultados. Além disso, pode medir, controlar e otimizar os seus números, desde os gastos mensais de cada departamento até o tempo completo do ciclo de PO, com os painéis personalizáveis do Pipefy.
Não há necessidade de escrever uma única linha de código; adapte o Pipefy às suas necessidades e simplifique o processo de contas a pagar. Aumente a eficiência e obtenha melhores resultados ao otimizar o processo financeiro e monitorizar facilmente as suas operações no ecrã.
Não perca mais tempo. Experimente o Pipefy hoje.
Stampli
Assuma o controlo do processamento de faturas e contas com uma plataforma de automação de contas a pagar intuitiva, acionável e inteligente. O Stampli reúne documentos de contas a pagar, comunicações, pagamentos por cheque, pagamentos ACH e cartões de crédito empresariais numa única plataforma.
Permita que o Stampli AP tenha total visibilidade e controlo sobre os seus gastos empresariais. Permita que os departamentos de AP se comuniquem e colaborem de forma eficaz com os fornecedores, partes interessadas e aprovadores envolvidos em aprovações e compras.
Simplifique todos os seus processos financeiros 5 vezes mais rápido. O Stampli usa tecnologia de Inteligência Artificial para automatizar o processamento de faturas de AP e aprender os seus padrões exclusivos para automatizar notificações de aprovação, simplificar a codificação GL, detetar duplicados e muito mais.
Tenha uma visão clara das atividades de cobrança, propriedade e status, com maior responsabilidade e transparência. O Stampli oferece captura de faturas precisa e em tempo real, assim como codificação. Também permite que a sua empresa expanda e acompanhe as mudanças.
A interface intuitiva do Stampli permite gerir os processos de pagamento a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar e a qualquer momento. Possui diversos recursos, como processamento inteligente de AP, segregação de tarefas, visibilidade total, implementação rápida, agnóstico de pagamento e muito mais.
Spendesk
Automatize a alocação de contas de despesas, a extração do IVA e a conciliação de recibos com o Spendesk e reduza o tempo gasto no encerramento mensal. Pode aceder a todas as informações de pagamento num único local, reduzindo o risco de erros.
O Spendesk garante a precisão dos dados e automatiza os processos de pagamento da sua empresa graças às suas opções de OCR e pré-configuração. Não é necessário pedir constantemente recibos à sua equipa financeira. Encontre todos os recibos num único lugar.
Integre o seu software de contabilidade com Datev, Sage, NetSuite, Xero e outros para sincronizar e gerir dados com facilidade. O Spendesk envia lembretes automaticamente à sua equipa para pagamento e recebimento. Pode também mapear as despesas criando as suas próprias regras com as categorias de pagamento do Spendesk para poupar tempo.
Pode preparar e classificar as suas transações, exportá-las para o seu software de contabilidade e verificar as informações através da interface da Caixa de Entrada de Despesas. Deixe que o Spendesk ajude as suas equipas a ter sucesso com as aplicações móveis e baseadas na web.
Está na hora de adotar despesas rastreáveis e inteligentes com o Spendesk. Agende uma demonstração agora e compreenda o impacto na sua organização.
Conclusão
Manter o controlo das suas dívidas é crucial. Ajuda a construir a sua reputação e levar o seu negócio para novos patamares. Deste modo, uma empresa deve gerir as suas contas a pagar de forma eficiente e eficaz. Como a gestão destas tarefas é complexa e demorada, utilizar uma solução de automação de contas a pagar é uma decisão inteligente.
Todas as ferramentas de AP mencionadas acima são notáveis. Elas oferecem uma interface intuitiva, recursos abrangentes e opções de integração, adequando-se a pequenas e grandes empresas. Escolha a melhor ferramenta de AP com base nas suas necessidades.
Agora tem acesso a algumas das melhores soluções de processamento de pagamentos.