O Microsoft SharePoint é reconhecido como uma plataforma para a gestão de conteúdo, documentos e colaboração. No entanto, se busca uma solução superior, existem alternativas ao SharePoint que vale a pena explorar.
O SharePoint tem evoluído no campo da colaboração e gestão de conteúdo. Inicialmente, era adotado por grandes empresas que podiam arcar com os custos de uma assinatura SharePoint Classic ou Office 365.
A popularização da computação em nuvem e o crescimento do modelo SaaS mudaram o cenário. Atualmente, empresas de todos os tamanhos têm acesso a aplicativos para gestão de trabalho e conteúdo. O SharePoint não é mais a única opção para intranets ou colaboração.
Abaixo, apresentamos algumas alternativas populares ao SharePoint, caso esteja à procura de uma melhor gestão de conteúdo na nuvem e uma plataforma de trabalho colaborativo.
Por que considerar alternativas ao SharePoint?
A principal razão para buscar alternativas ao SharePoint é a transição da Microsoft para o SharePoint moderno e a potencial descontinuação das versões clássicas (SharePoint 2013, 2016 e 2019) 👋. Conforme discutido em Microsoft Learn, essa mudança pode ocorrer após 2026, embora o software possa continuar funcional.
Caso a Microsoft descontinue o SharePoint Classic, não haverá atualizações ou suporte. No entanto, se sua equipe de TI possuir expertise em SharePoint, ainda poderá utilizá-lo após o fim do suporte em 2026.
Portanto, é prudente iniciar a busca por uma ferramenta alternativa para colaboração em equipe e compartilhamento de documentos com antecedência. Assim, terá mais tempo para tomar uma decisão bem-informada, escolhendo um software que simplifique o trabalho, especialmente para equipes remotas.
Outras razões para procurar uma alternativa ao SharePoint
#1. A implementação de uma intranet SharePoint, sistema de gestão de conteúdo e interfaces de colaboração exige especialistas ou agências, o que implica custos adicionais 💵!
#2. O SharePoint é oferecido gratuitamente com o Microsoft 365 Business Basic e outros planos superiores. Mesmo o plano básico custa US$ 6/usuário/mês, com cobrança anual. Para pequenas empresas ou com orçamentos limitados, pode haver opções mais acessíveis.
#3. Muitos buscam uma solução intuitiva que todos os colaboradores possam usar sem precisar de um longo período de aprendizado, algo que o SharePoint exige.
#4. Navegar entre as versões clássica e moderna do SharePoint pode ser complexo. Há casos de pessoas que precisavam anotar a localização de documentos, listas, configurações e bibliotecas.
#5. Apesar dos esforços da Microsoft em modernizar o SharePoint, a interface ainda apresenta falhas. Botões, o painel superior ou o logotipo da empresa podem não aparecer até que a página seja atualizada diversas vezes.
#6. As opções de personalização são limitadas pelas restrições da Microsoft. Se necessita de um aplicativo de colaboração com automações complexas, o SharePoint pode não ser ideal.
#7. O desempenho do SharePoint depende do Power Automate para automação, que exige habilidades avançadas. As alternativas costumam utilizar uma abordagem mais simples (IFTTT), mais fácil de implementar.
Recursos importantes ao escolher uma alternativa
Ao avaliar alternativas ao SharePoint, certifique-se de que a ferramenta de colaboração possua os seguintes recursos:
#1. Colaboração facilitada no aplicativo com acesso baseado em função para documentos, arquivos, fluxos de trabalho e projetos.
#2. Links compartilháveis para colaboração interna e externa.
#3. Links públicos para áreas de trabalho e painéis, que não exigem contas na mesma plataforma.
#4. Integração simples com outros aplicativos de negócios para ampliar as funcionalidades.
#5. A ferramenta deve oferecer modelos pré-definidos de conteúdo e gestão de trabalho.
#6. O aplicativo deve ser flexível, permitindo que os usuários criem bibliotecas de conteúdo personalizadas, fluxos de trabalho e painéis de projeto.
#7. Opções de pesquisa de conteúdo baseada em metadados.
#8. A possibilidade de criar uma base de conhecimento é um diferencial.
Agora que conhece as razões para buscar uma alternativa ao SharePoint, vamos explorar algumas opções de aplicativos para colaboração e gestão de conteúdo que podem oferecer um desempenho superior.
Recursos notáveis do produto Confluence: Colaboração de conteúdo e documentação, ideal para trabalho remoto. Google Workspace: Conjunto de ferramentas para empresas com diversos aplicativos integrados. MangoApps: Alternativa acessível ao SharePoint com recursos pré-configurados. Box: Criação de conteúdo colaborativo com aplicações seguras. Helpjuice: Ferramenta para construir bases de conhecimento com integração de atendimento ao cliente. Jostle: Plataforma de sucesso do funcionário com intranet intuitiva. Document360: Plataforma para criar bases de conhecimento online. Workplace: Plataforma de comunicação empresarial, colaboração e intranet. ONLYOFFICE: Pacote de escritório colaborativo com edição de documentos em tempo real.
Confluence
Confluence é um software de documentação e colaboração da Atlassian, uma alternativa eficaz ao SharePoint para equipes que buscam facilitar o trabalho remoto. Seu foco principal é a criação e gestão de conteúdo.
Facilita a criação e organização de documentos, atas de reunião, planos de projeto, códigos de software e wireframes de design.
O Confluence é intuitivo, podendo ser usado por colaboradores em dispositivos móveis e computadores sem necessidade de um grande esforço de aprendizagem.
O aplicativo em nuvem possibilita a colaboração em tempo real, permitindo que as equipes editem e revisem conteúdo em conjunto. Além disso, páginas, quadros brancos e espaços compartilhados são acessíveis como uma aplicação web, sem a necessidade de criar uma conta.
Oferece diversas integrações com outras ferramentas populares, como Salesforce, Invision, Box, Slack e Teams, aumentando sua versatilidade.
O Confluence também oferece suporte a controle de versão, rastreando todas as alterações e revisões. Assim, é possível reverter para a última versão válida caso seja necessário.
Preços do Confluence: A partir de US$ 5,75/usuário/mês | Plano gratuito também disponível.
Leia também: Confluence Vs. SharePoint.
Google Workspace
O Google Workspace é um conjunto de ferramentas de trabalho que oferece uma variedade de aplicativos para projetos técnicos e criativos.
Entre os principais aplicativos para criação, compartilhamento e armazenamento de conteúdo estão Gmail, Meet, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search e Apps Script.
É possível expandir a assinatura do Google Workspace com Voice, hardware Meet e AppSheet, a ferramenta do Google para criar aplicativos web compartilháveis sem a necessidade de codificação.
Para gestão e segurança, os administradores podem usar aplicativos como Admin, Endpoint, Work Insights e Vault.
Quase todos os aplicativos do Google para criação de textos, imagens, páginas web e apresentações oferecem controle de versão, permitindo restaurar versões antigas quando necessário.
Preços do Google Workspace: A partir de US$ 6/usuário/mês/faturamento anual | Plano gratuito disponível.
Leia também: Google Workspace Individual: tudo o que você precisa saber.
MangoApps
MangoApps é uma alternativa acessível ao SharePoint, oferecendo diversos recursos semelhantes.
Inclui sites de intranet, bases de conhecimento, portais de comunicação com funcionários, sistema de aprendizagem e desenvolvimento (LMS), portal de feedback, sites de engajamento e portais de autoatendimento para clientes.
Além dos recursos pré-configurados, oferece ferramentas para criar fluxos de trabalho personalizados com wikis, listas de tarefas, gestão de projetos, páginas e APIs abertas, sem custos adicionais.
Com o MangoApps, você e seus colaboradores podem iniciar projetos e bibliotecas de conteúdo em poucas horas após a inscrição. Possui uma curva de aprendizado mais curta comparada ao SharePoint.
Preços do MangoApps: A partir de US$ 12/usuário/mês | Avaliação gratuita de 14 dias disponível.
Box
Box é uma plataforma de conteúdo para empresas que buscam colaboração na criação de conteúdo usando quadros brancos digitais como o Box Canvas. Além disso, a ferramenta Box Relay permite criar processos de aprovação e consumo de conteúdo.
O Box é utilizado com sucesso em diversos setores, incluindo finanças, ciências biológicas, governo, saúde, varejo, organizações sem fins lucrativos, mídia, entretenimento, educação e serviços profissionais.
Os recursos de gestão de conteúdo e colaboração do Box podem ser usados em departamentos como RH, Jurídico, Vendas, Marketing e Finanças.
O Box prioriza a segurança cibernética e a privacidade dos dados, possuindo certificações de conformidade para armazenamento de dados, como GxP, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP e DSS.
Preço do Box: A partir de US$ 20/usuário/mês | Plano gratuito disponível.
Helpjuice
Helpjuice permite criar bases de conhecimento online que se integram a softwares de atendimento ao cliente, como o Freshdesk.
A plataforma oferece recursos como criação e formatação de conteúdo, relatórios e análises, personalizações, caixa de pesquisa e integrações com aplicativos de negócios.
A ferramenta de criação de conteúdo oferece diversas opções para edição, como formatação de texto, imagens, vídeos e respostas interativas. É possível configurar a lógica para exibir artigos de ajuda com base nas ações do usuário.
A colaboração no conteúdo ocorre em tempo real, compartilhando links com outros editores. Há um sistema de controle de versão para restaurar conteúdo excluído. O portal da base de conhecimento é personalizável para práticas de SEO, facilitando a descoberta de artigos no Google.
Preços do Helpjuice: A partir de US$ 30/usuário/mês (mínimo de 4 usuários) | Avaliação gratuita de 14 dias disponível.
Jostle
Jostle é uma plataforma de sucesso do funcionário baseada na nuvem, oferecendo uma experiência de intranet intuitiva. Ao contrário da complexidade do SharePoint, o Jostle tem uma interface simples e visualmente atraente.
Recursos como feeds de notícias, ferramentas de reconhecimento e fóruns de discussão incentivam um senso de comunidade. Os colaboradores podem compartilhar ideias e se conectar com colegas usando as ferramentas de rede social.
Com um organograma e um diretório, é fácil encontrar e se conectar com os colegas.
O Jostle integra-se com Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube e WordPress.
Preços do Jostle: A partir de US$ 75/pessoa/mês | Plano gratuito também disponível.
Document360
Document360 é uma plataforma para criar bases de conhecimento online, úteis para SOPs de equipes e documentação para clientes.
Permite criar, organizar e publicar artigos e documentação de forma intuitiva e pesquisável. Usuários iniciantes podem escrever e editar artigos facilmente. O controle de versão do Document360 auxilia no rastreamento de alterações e gerenciamento do histórico dos documentos.
Além disso, oferece modelos personalizáveis, análises e relatórios, suporte multilíngua e integração.
Preços do Document360: A partir de US$ 149/projeto/mês | Plano gratuito também disponível.
Workplace
Workplace by Meta é uma plataforma de comunicação e colaboração empresarial, uma alternativa ao SharePoint com funcionalidades de intranet. Sua Knowledge Library permite criar, armazenar e compartilhar arquivos de forma organizada.
É possível controlar as permissões de acesso aos arquivos, garantindo que apenas pessoas autorizadas acessem informações confidenciais. A ferramenta de pesquisa facilita a localização de arquivos.
O Workplace integra-se com SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet e TaskList. Também oferece recursos como grupos, vídeo ao vivo, feed de notícias, centro de segurança e insights.
Preços do Workplace: A partir de US$ 4/pessoa/mês.
ONLYOFFICE
Para startups que consideram o SharePoint caro, ONLYOFFICE oferece um plano gratuito para criar, editar e gerenciar diversos tipos de arquivos, como documentos, planilhas e apresentações.
Vários usuários podem trabalhar no mesmo documento em tempo real, com as alterações visíveis para todos instantaneamente.
Possui recursos de gerenciamento de documentos como rastreamento de histórico, controle de versão e comentários, facilitando a organização e categorização dos arquivos.
A integração com serviços de armazenamento em nuvem como Box, Dropbox, OneDrive e Google Drive permite armazenar e acessar arquivos. Também integra-se com SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Tradutor, Zoom e AWS.
O ONLYOFFICE protege dados confidenciais com recursos de segurança e permite que administradores gerenciem as permissões de acesso.
Preços do ONLYOFFICE: A partir de US$ 8/usuário/mês.
Conclusão
Conheça os melhores aplicativos de conteúdo e colaboração que podem substituir seus projetos e bibliotecas de conteúdo do SharePoint. Estas ferramentas SaaS oferecem planos de preços escaláveis, permitindo que comece com um pequeno investimento e escale conforme o crescimento do seu negócio.
Se não possui uma ferramenta de gestão de conteúdo, trabalho e projeto, é aconselhável avaliar as alternativas ao SharePoint antes de adquirir uma assinatura do Microsoft 365.
Se já possui uma assinatura do Microsoft 365, a migração para as alternativas pode ser feita gradualmente, sem interromper as operações da empresa.
Próximo tópico: o melhor CMS headless de código aberto para desenvolvimento de aplicativos.