A Importância de um Software de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho Eficaz
Administrar processos empresariais pode ser uma tarefa complexa e árdua. A boa notícia é que o software de gerenciamento de fluxo de trabalho surge como uma ferramenta poderosa, simplificando a gestão e o acompanhamento das atividades.
À medida que sua empresa se expande, a produtividade se torna um pilar fundamental para o sucesso e crescimento. Para alcançar eficiência e produtividade, as empresas estabelecem processos e regras, e nesse cenário, um software de gerenciamento de fluxo de trabalho se destaca como a solução ideal para otimizar a gestão do trabalho.
Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho de alta qualidade possibilita a redução do tempo dedicado ao gerenciamento manual de processos, impulsionando a eficiência e a produtividade. Esse tipo de software é crucial quando sua empresa lida com processos que envolvem diversas áreas, departamentos, pessoas, transportadoras e etapas.
Neste artigo, exploraremos uma seleção dos melhores softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho para refinar a maneira como sua organização lida com os processos de negócios, além de destacar os benefícios de sua utilização.
O que é Automação de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho?
Um software de gerenciamento de fluxo de trabalho é, essencialmente, um sistema de gerenciamento de processos empresariais que auxilia as organizações no mapeamento e automatização de seus processos de negócios.
Essa automação tem o potencial de otimizar a eficiência, reduzir erros, evitar desperdícios de tempo e aprimorar a comunicação entre diferentes setores e equipes.
O software em questão otimiza processos ao automatizar e agilizar as etapas envolvidas, abrangendo desde o encaminhamento de documentos até a aprovação de solicitações de férias ou a gestão de despesas.
Além disso, ele permite que as empresas definam e documentem seus processos, rastreando e monitorando seu progresso, identificando gargalos e áreas de melhoria, e realizando os ajustes necessários para aprimorar o processo como um todo.
Como a Automação de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho Ajuda?
A necessidade de automação do gerenciamento de fluxo de trabalho surge da crescente complexidade e globalização dos negócios.
Com tantas partes móveis e a necessidade de tanta coordenação, a gestão manual de todos os fluxos de trabalho se torna impraticável. A automação entra em cena, oferecendo um repositório central para todas as informações de fluxo de trabalho e ferramentas para monitorar e gerenciar os fluxos de trabalho de forma eficiente.
A automação do gerenciamento de fluxo de trabalho traz uma série de benefícios para as empresas, incluindo:
Melhora a colaboração entre a equipe
A colaboração aprimorada resulta em uma comunicação e coordenação mais eficazes, uma vez que os membros da equipe têm uma visão transparente das tarefas atribuídas e em andamento.
O software também simplifica o processo de conclusão de tarefas, automatizando etapas cruciais e fornecendo uma interface amigável para acompanhar o progresso. Isso facilita o trabalho em equipe, impulsionando a visibilidade.
Além disso, um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho pode melhorar a comunicação ao criar um local central para os membros da equipe compartilharem informações e colaborarem em projetos.
Aumenta a responsabilidade
O software de gerenciamento de fluxo de trabalho assegura que todos estejam cientes de seus papéis e responsabilidades, oferecendo uma visão geral clara e concisa de quem é responsável por cada tarefa.
Ele acompanha o progresso de tarefas e projetos, fornecendo uma visão clara do que foi concluído e do que ainda precisa ser feito. Isso mantém todos focados em seus objetivos.
Um sistema de alertas e lembretes também pode ser configurado, garantindo que nenhuma tarefa ou prazo seja esquecido.
Reduz custos
O software de gerenciamento de fluxo de trabalho auxilia na redução de custos por meio da automatização e simplificação dos processos de negócios. A automatização de tarefas repetitivas e demoradas gera economia nos custos de mão de obra e aumenta a eficiência.
Além disso, ele auxilia na identificação de gargalos e ineficiências nos processos de negócios, permitindo a implementação de correções para reduzir ainda mais os custos.
Reduz o estresse e aumenta a produtividade
Um benefício claro do software de gerenciamento de fluxo de trabalho é a possibilidade de acompanhar tarefas e prazos, garantindo que nenhum prazo seja perdido. Isso economiza tempo e impulsiona a produtividade.
Além disso, reduz o estresse ao oferecer uma visão geral clara das tarefas e prazos futuros.
Ele permite que você planeje seu tempo com mais eficiência e evite assumir muita carga de trabalho. Ao ter visibilidade da sua carga de trabalho, você gerencia melhor seu tempo e evita se sentir sobrecarregado.
Minimiza barreiras
Um software de gerenciamento de fluxo de trabalho é projetado para ajudar as empresas a identificar e superar obstáculos à eficiência. Ele oferece visibilidade em todas as áreas de negócios, desde as tarefas individuais até a visão geral.
Isso permite que as empresas vejam onde podem ser implementadas melhorias e façam os ajustes necessários para garantir um fluxo de trabalho suave e eficiente.
Elimina o microgerenciamento
Quando muitos funcionários estão envolvidos em diferentes tarefas, pode ser difícil monitorar tudo e garantir que todos estejam realizando suas tarefas corretamente.
Com o software de gerenciamento de fluxo de trabalho, você cria um sistema onde cada funcionário tem uma lista de tarefas e pode visualizar facilmente em que está trabalhando a qualquer momento. Isso elimina a necessidade de microgerenciamento e permite que você se concentre em tarefas mais relevantes.
Quais são os recursos importantes que o software de gerenciamento de fluxo de trabalho deve ter?
A escolha do software de gerenciamento de fluxo de trabalho adequado é essencial para direcionar seus negócios no caminho certo. Alguns recursos importantes devem ser considerados ao escolher um software:
Integração com outros aplicativos
Um software de gerenciamento de fluxo de trabalho deve ser capaz de se integrar com outros aplicativos. Essa integração ajuda a automatizar tarefas e processos, combinando-o com aplicativos que já automatizam essas tarefas.
Além disso, a integração com outros aplicativos pode fornecer mais dados e informações ao software, aumentando sua eficiência.
Tecnologia baseada em nuvem
A tecnologia baseada em nuvem se tornou o padrão devido aos seus benefícios, entre eles:
- Maior flexibilidade e acessibilidade.
- Mais segurança em comparação com softwares locais tradicionais.
- Maior escalabilidade.
- Controle de qualidade e flexibilidade aprimorada.
- Informações valiosas.
Esses benefícios fazem do software de fluxo de trabalho baseado em nuvem um elemento crucial em qualquer sistema de software de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Ramos paralelos
Ramos paralelos oferecem maior flexibilidade e eficiência na gestão de tarefas, facilitando o rastreamento e monitoramento do progresso e assegurando que as tarefas sejam concluídas de maneira organizada e oportuna.
Indicadores de SLA
Os indicadores de status de SLA (Service Level Agreement) ajudam a identificar tarefas que estão atrasadas e precisam ser priorizadas.
A presença de indicadores de SLA em seu software de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que você veja tarefas em risco de não serem concluídas dentro do prazo acordado, identifique tarefas que precisam ser escaladas para evitar atrasos e garanta que as tarefas sejam concluídas no prazo por meio de um lembrete visual do prazo.
Relatórios de métricas de KPI
Relatórios baseados em KPI (Key Performance Indicator) são extremamente convenientes e essenciais para dimensionar e administrar um negócio.
Eles fornecem visibilidade do desempenho de um fluxo de trabalho, identificam gargalos e ineficiências, e rastreiam e medem o progresso ao longo do tempo.
Definir e entender os relatórios de métricas de KPI permite que você direcione seus negócios na direção certa e acompanhe o sucesso.
A seguir, apresentamos uma lista dos melhores softwares de automação de gerenciamento de fluxo de trabalho para otimizar processos:
Pipefy
Pipefy é um dos softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho mais usados e intuitivos, permitindo que empresas automatizem e gerenciem seus fluxos de trabalho com facilidade.
É um hub de recursos altamente funcionais para criar, automatizar, supervisionar e adaptar fluxos de trabalho. O Pipefy oferece tudo o que você precisa para escalar seu negócio.
Características do Pipefy
- Pipefy permite sincronizar tarefas em todos os níveis, facilitando a adaptação às mudanças e a medição do sucesso.
- Permite que os usuários criem fluxos de trabalho personalizados, eliminem elementos desnecessários e trabalhem apenas em tarefas importantes.
- Pipefy é adequado para empresas de todos os tipos e tamanhos. Seja uma pequena equipe ou uma grande empresa, o Pipefy tem algo para você!
Pipefy oferece um plano gratuito de gerenciamento de fluxo de trabalho, um plano de negócios para pequenas empresas, um plano corporativo e um plano personalizado para grandes empresas.
Segunda-feira
Segunda-feira é uma ferramenta que facilita o gerenciamento de fluxos de trabalho, projetos e equipes. Ela oferece as ferramentas para organizar o trabalho, incluindo fluxos de trabalho, projetos, gestão de tarefas e tempo, compartilhamento de arquivos, relatórios e é um substituto para o e-mail.
Se você é uma grande empresa com sistemas complexos, a segunda-feira pode ser uma opção ideal para o seu negócio.
Características da segunda-feira?
- Este software se destaca porque fornece um pacote completo para todas as suas necessidades de gerenciamento.
- O software de gerenciamento de fluxo de trabalho da Monday permite definir metas individuais para sua equipe, dando a elas autonomia para fazer seu trabalho sem que você precise gerenciar tudo.
- Ele ajuda você a superar obstáculos com a ajuda da visibilidade importada em seus fluxos de trabalho. As segundas-feiras permitem que você saiba o que está funcionando, o que está em andamento e o que precisa de sua atenção.
Monday oferece planos flexíveis de gerenciamento de fluxo de trabalho para diferentes tipos de negócios. Eles também têm um plano gratuito. E seus planos pagos começam em US$ 8 por mês/usuário e vão até US$ 16 por mês/usuário com personalização disponível.
Wrike
O Wrike permite que as equipes eliminem o estresse de supervisionar tudo manualmente.
Ele possui funcionalidades fáceis de adicionar, uma interface de arrastar e soltar e recursos de fácil personalização. O Wrike permite criar fluxos de trabalho inteligentes, privados e colaborativos, mantendo seus dados armazenados.
Recursos do Wrike?
- Ele permite que você atribua, monitore e revise as tarefas de sua equipe a qualquer hora e em qualquer lugar, de acordo com sua conveniência.
- Fixe listas de tarefas importantes. O Wrike permite alinhar tarefas de acordo com seus níveis de prioridade e permite que você as verifique regularmente.
- Simplifique todos os níveis do processo de gerenciamento de fluxo de trabalho com o poder da IA e libere tempo de sua agenda lotada
O Wrike oferece um plano gratuito. Além disso, eles oferecem quatro planos pagos, que variam de acordo com o porte das empresas. O Wrike também oferece planos personalizados para empresas.
Kintone
Empresas gostam de usar o software de gerenciamento de fluxo de trabalho Kintone por causa da opção de personalização conveniente que esta ferramenta oferece.
O Kintone ajuda você a alcançar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal e ambiente de trabalho, permitindo que eles terceirizem tarefas repetidas para o software e colocando sua energia em partes mais importantes do negócio.
Características do Kintone?
- O Kintone é integrado a vários aplicativos.
- É um kit de ferramentas completo para atender a todas as suas necessidades de gerenciamento.
- Fornece produtividade máxima com a ajuda de 1.000 aplicativos pré-construídos.
Você pode adquirir o plano pago do Kintone, que custa US$ 24 por usuário/mês para todos os tipos e tamanhos de empresas.
Zoho
O Zoho permanece no topo quando se trata de soluções de software de gerenciamento de fluxo de trabalho.
É uma solução completa que vem com vários recursos de gerenciamento úteis.
Para empresas que procuram um software com o melhor custo-benefício, o Zoho é o caminho! Ele oferece um fluxo de trabalho orientado à aprovação, mas sem idas e vindas desnecessárias, visualiza visões gerais do projeto e obtém relatórios acionáveis para trabalhar.
Recursos do software de gerenciamento de fluxo de trabalho Zoho?
- Os serviços de gerenciamento de fluxo de trabalho totalmente personalizáveis da Zoho permitem criar a solução de acordo com suas necessidades.
- O Zoho também ajuda a reduzir o caos e melhorar a eficiência com seus dados sobre pessoas, processos e relatórios.
- Ele pode lidar com aprovações em vários níveis, comunicação de ida e volta e gerenciar tudo sem fazer muito.
No Zoho, você pode escolher um dos dois planos pagos; Padrão e profissional. Você pode adquirir um de acordo com os requisitos do seu negócio.
Kissflow
O Kissflow ajuda as empresas a gerenciar e rastrear processos e fluxos de trabalho. É uma solução simples, intuitiva e fácil de usar que oferece total visibilidade do trabalho.
Gerentes de projeto e equipes podem gerenciar facilmente todo o fluxo de trabalho por meio de um painel altamente colaborativo, perfeito para diferentes tamanhos de equipe.
Características do Kissflow?
- Possui uma interface amigável, tornando mais fácil para iniciantes navegar e utilizar o software para seus negócios.
- Permite o gerenciamento sem código.
- O Kissflow fornece informações em tempo real que ajudam a monitorar e entender o progresso regularmente.
O Kissflow tem três planos pagos para empresas, a partir de US$ 10 por usuário/mês. Eles também oferecem planos de fluxo de trabalho personalizados, de acordo com as necessidades das empresas.
Beslick
O Beslick é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho inteligente que se concentra em ajudar as empresas a simplificar seus fluxos de trabalho.
Essa ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que você obtenha eficiência, precisão e consistência em seus processos. Este software vem com soluções para todos os aspectos dos procedimentos de negócios.
Características do Beslick?
- Ele fornece relatórios visuais e recursos de exportação de dados para avanço contínuo.
- Ele oferece insights mais profundos e visibilidade dos fluxos de trabalho.
O que mais amamos no Beslick é como eles são transparentes e generosos com seus preços.
Beslick oferece um plano pago que custa US$ 10 por usuário/mês e permite fluxos de trabalho e recursos ilimitados.
Aproove
O Aproove é a solução completa para gerenciamento de fluxo de trabalho para todos os objetivos e processos de negócios. Este software permite que as empresas automatizem tarefas rapidamente, eliminem esforços manuais e realizem tarefas em seus termos.
Características do Aproove?
- Ele possui um recurso de formulário personalizado que permite inserir formulários em qualquer lugar entre seus fluxos de trabalho.
- O Aproove fornece um painel muito intuitivo que projeta os dados e ajuda você a acompanhar o sucesso por meio de insights em tempo real.
- Facilita a interação com a equipe e permite a colaboração com todos em um só lugar.
O Aproove tem dois planos. Um é o Clássico, para pequenas e médias empresas. E o outro é o plano Aproove Enterprise, que oferece recursos mais avançados e flexibilidade para empresas de grande porte.
Conclusão
Um software de gerenciamento de fluxo de trabalho com muitos recursos oferece uma vantagem competitiva e torna seu negócio muito mais gerenciável.
O melhor software de gestão de fluxo de trabalho é aquele que possui um preço justo e agrega mais valor ao seu negócio. Antes de escolher qualquer uma das ferramentas mencionadas, tente fazer o teste gratuito primeiro para entender se ela é a certa.
A melhor plataforma de integração e automação de fluxo de trabalho para uso pessoal ou empresarial