Os contratos representam a principal fonte de receita de qualquer empresa, e um software de gestão de contratos assegura que esse fluxo seja eficiente e oportuno.
No cenário empresarial atual, a gestão de contratos está se transformando em um processo totalmente digital. A época de redigir, finalizar, assinar e enviar documentos fisicamente ficou no passado. Atualmente, equipes financeiras, de vendas e de suporte ao cliente utilizam ferramentas automatizadas para gerar centenas de contratos diariamente.
Se você ainda não explorou as vantagens de um aplicativo de gestão de contratos, este é o momento certo. Apresentamos uma lista abrangente de aplicativos para gestão de contratos, facilitando sua escolha.
Qual a finalidade de um software de gestão de contratos?
Os aplicativos de gestão de contratos simplificam o processo, desde as negociações iniciais até a assinatura final. Interessante, não é? Abaixo, detalhamos alguns propósitos essenciais:
Redução do tempo de elaboração do contrato
Normalmente, a finalização de um rascunho de contrato pode levar até quatro semanas. Com um sistema de gestão de contratos eficaz, você pode impressionar seus superiores, produzindo contratos de alta qualidade em questão de minutos.
Aumento da precisão dos contratos
Erros em um contrato podem comprometer um negócio promissor e abalar a confiança na sua empresa. Ao usar ferramentas de contrato automatizadas, você minimiza esses riscos. Essas ferramentas aproveitam dados de contratos anteriores para preencher automaticamente campos e informações importantes.
Basta realizar alguns ajustes e modificações nos dados preenchidos para manter o contrato atualizado e preciso.
Automação de processos cruciais
O processo contratual envolve diversas etapas, como negociação, criação, elaboração de propostas, atualizações, renovações e lembretes para assinatura. Com um software de gestão de contratos, você pode automatizar todas essas fases, poupando tempo e reduzindo o uso de papel.
Habilitação de assinaturas eletrônicas
A equipe de vendas e suporte pode agilizar o processo de assinatura de contratos através de assinaturas eletrônicas, evitando a necessidade de encontros presenciais. A assinatura digital de documentos é mais rápida e conveniente.
Agora que você compreende os benefícios dos aplicativos de gestão de contratos, vamos conhecer alguns processos comuns de gestão.
PandaDoc
O PandaDoc é um software robusto e amplamente utilizado para gestão de contratos, oferecendo funcionalidades que vão além da simples criação de documentos. Ele permite personalizar, negociar e incluir assinaturas eletrônicas em contratos complexos, mantendo as conversas fluidas e acompanhando o seu ritmo de trabalho.
A plataforma conta com uma vasta biblioteca de modelos de contratos personalizáveis, que podem ser modificados com um editor de arrastar e soltar e compartilhados com seus clientes instantaneamente. Além disso, a biblioteca de cláusulas pré-aprovadas permite gerar contratos precisos para diversas finalidades.
Recursos notáveis do PandaDoc:
- Notificações em tempo real
- Processamento de pagamentos integrado
- Aplicativo móvel para Android e iOS
- Número ilimitado de documentos e usuários
- Integração com CRM para importação de dados de clientes
O PandaDoc automatiza tarefas como aprovação, assinatura de pedidos e permissões de usuário personalizadas, agilizando o processo de gestão de contratos. Membros da equipe também podem comentar no documento ou utilizar o chat integrado para manter a comunicação.
Zoho Contracts
O Zoho Contracts é um software completo que visa otimizar o ciclo de vida do contrato. Ele auxilia empresas a melhorar a eficiência em todos os aspectos da gestão de contratos, aumentando a conformidade e mitigando riscos. Este aplicativo atende a todas as necessidades relacionadas a contratos, desde a criação, aprovação, negociação até a assinatura.
Principais recursos do Zoho Contracts:
- Assinaturas com validade legal
- Itens de ação para lembretes
- Funções de usuário e permissões de acesso predefinidas
- Criptografia de dados e data centers privados
- Repositório central para documentos
O assistente de criação de contratos permite gerar novos contratos rapidamente, utilizando modelos pré-definidos ou criando modelos personalizados. Recursos como um editor de documentos integrado, controle de alterações e comentários facilitam a colaboração entre os envolvidos.
Adicionalmente, a plataforma permite criar fluxos de aprovação, obter dados analíticos valiosos, acompanhar o histórico do contrato, visualizar alterações e gerenciar obrigações contratuais.
ContractWorks
Se você procura um software de gestão de contratos simples e rápido de configurar, o ContractWorks é uma excelente opção. Ele aumenta a visibilidade dos seus contratos e minimiza o risco de perder prazos de renovação.
Recursos notáveis do ContractWorks:
- Relatórios personalizados e programados abrangendo diversos aspectos
- Alertas e notificações ilimitadas para contratos importantes
- Tags de IA para pesquisa e navegação facilitada
- Ferramentas de IA para rastrear dados chave
- Interface intuitiva e gerente de implementação dedicado
Este aplicativo permite adicionar um número ilimitado de usuários, independente do plano escolhido. Com a funcionalidade OCI e a pesquisa avançada, você pode encontrar rapidamente os detalhes de contrato necessários.
Além disso, você pode armazenar todos os contratos em um repositório seguro e escalável. A assinatura eletrônica integrada permite enviar, assinar e arquivar contratos de qualquer local.
Concord
Concord é uma plataforma abrangente para todos os processos de contrato, permitindo gerenciar a redação, aprovação, assinatura eletrônica e armazenamento de contratos, com controle total sobre o ciclo de vida.
A plataforma oferece funcionalidades como negociação externa, busca de contratos, gestão de alertas de prazos e geração de relatórios. Facilita a edição colaborativa de documentos, comentários e comunicação com colegas e fornecedores.
Principais recursos do Concord:
- Automação de tarefas com integração avançada
- Insights com comparação de campos
- Alertas por e-mail para renovação ou prazos
- Assinaturas ilimitadas com validade jurídica
- Roteamento e aprovação automática de documentos
O Concord oferece integração com diversas aplicações, facilitando seu fluxo de trabalho, através do Zapier ou de sua API REST e webhooks. Permite a integração com Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms e outros.
DocuSign CLM
O DocuSign CLM é uma escolha acertada para pequenas empresas, oferecendo um software de gestão de contratos acessível. Ele ajuda a organizar o processo de criação de acordos personalizados, automatizar o trabalho e identificar tendências, riscos e oportunidades.
Você pode criar contratos rapidamente, utilizando modelos, bibliotecas de cláusulas, um editor de arrastar e soltar e regras condicionais. Também permite controle de versão e roteamento de contratos para revisão interna e externa.
Principais recursos do DocuSign CLM:
- Automação de tarefas e fluxo de trabalho complexo
- Padronização de processos para economia de tempo
- Eliminação de gargalos para um trabalho eficiente
- Inteligência de negócios com revisões rápidas e informações de tendências
- Colaboração facilitada entre membros da equipe
Além disso, o DocuSign CLM permite armazenar contratos em um repositório central, gerenciar obrigações, pesquisar contratos com filtros e outras funcionalidades. O aplicativo possui mais de 100 etapas de fluxo de trabalho pré-configuradas que podem ser utilizadas para gerar, revisar, aprovar e armazenar contratos.
Contract Hound
Se você costuma perder o controle dos seus contratos importantes, o Contract Hound pode ajudar. Este software simples de gestão de contratos permite encontrar, armazenar e organizar facilmente todos os seus contratos.
Recursos notáveis do Contract Hound:
- Armazenamento e organização de documentos em um banco de dados pesquisável
- Adição gratuita de usuários ilimitados para visualizar um contrato
- Assinatura e aprovação seguras através de integrações
- Equipe de suporte para auxiliar
- Sistema de armazenamento de backup seguro
Você pode definir lembretes e notificações para datas de expiração e renovação do contrato. É possível conceder permissão de leitura ou edição para seus colegas na plataforma. O Contract Hound também auxilia na revisão e assinatura de contratos, gestão de concessões e acompanhamento de alterações.
CMx
O CMx é uma ferramenta completa para todas as suas tarefas de gestão de contratos, disponível tanto na nuvem quanto localmente. A plataforma permite que empresas acessem dados valiosos do ciclo de vida do contrato, incluindo acordos legais e documentos relacionados.
Você pode criar contratos de forma simples, importando cláusulas aprovadas do MS Word através do recurso de arrastar e soltar. Além disso, todas as versões do contrato ficam armazenadas no repositório central.
Principais atributos do CMx:
- Análise avançada com dados acionáveis, relatórios personalizados e programados
- Autenticação multifator, segurança multi-inquilino, certificado SSL
- Dados criptografados armazenados em data centers seguros
- Fluxos de trabalho para revisão e aprovação de contratos
- Configuração simples e permissões refinadas
O CMx oferece integração com diversos editores, aplicativos e plataformas de SSO, como Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 e Azure Active Directory.
Evisort
Se você está em busca de um software de gestão de contratos adequado para o crescimento do seu negócio, o Evisort pode ser a opção ideal. Esta ferramenta utiliza inteligência artificial para reduzir a carga de trabalho, enviar alertas de expiração de contratos, agilizar a pesquisa e diminuir o tempo de transação.
Principais recursos do Evisort:
- Automação de contratos para aumentar a produtividade
- Processos de aprovação transparentes para garantir a conformidade
- Alertas automatizados e notificações de gatilho
- Análise avançada de contratos e geração de relatórios
- Integração sem código e gestão de acesso
A Plataforma de Inteligência de Contratos do Evisort simplifica a gestão de contratos, otimizando fluxos de trabalho e permitindo que a equipe se concentre em tarefas estratégicas para fechar negócios com mais rapidez. A plataforma é compatível com aplicações como Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box e Salesforce.
Recursos essenciais de uma ferramenta de gestão de contratos
Um software de gestão de contratos eficaz deve possuir as seguintes funcionalidades:
Modelos de contrato
O aplicativo deve oferecer modelos de contrato comuns usados frequentemente pelas empresas e permitir converter contratos existentes em modelos para uso futuro.
Repositório central de conteúdo do contrato
Deve existir um banco de dados para o conteúdo que será usado com frequência nos contratos, com a possibilidade de personalização dos campos conforme necessário.
Controle de acesso baseado em função
Diferentes usuários, como representantes de vendas, atendentes, suporte ao cliente, redatores de contratos, assistentes de gerentes e proprietários de empresas, devem ter níveis de acesso distintos no processo.
Armazenamento seguro e criptografado
Um software de gestão de contratos robusto deve utilizar autenticação e protocolos de criptografia para proteger os contratos contra ameaças.
OCR, IA, PDF e impressão
O software deve incluir um programa OCR caso seja necessário adicionar conteúdo de contratos físicos. Uma IA pode processar os dados para criar PDFs limpos e profissionais.
A opção de impressão também é importante, já que cópias impressas podem ser necessárias em alguns casos.
Painel
Um painel que exiba diversas métricas da equipe de processamento de contratos auxilia gerentes, diretores financeiros e a liderança a tomar decisões estratégicas.
Um software de gestão de contratos eficiente deve apresentar um painel com contratos pendentes, em rascunho, em andamento, enviados para aprovação e novas propostas.
Assinatura eletrônica integrada
Ao adquirir um software de gestão de contratos, certifique-se de que ele inclua a funcionalidade de assinatura eletrônica. Caso contrário, será necessário adquirir um aplicativo adicional, o que pode atrasar o processo de contratação.
Fluxo de processo de contrato
O aplicativo deve oferecer um fluxo de trabalho intuitivo para processamento de contratos. Por exemplo, o representante de campo inicia o contrato, a equipe de vendas verifica os elementos e encaminha para os gerentes. Após a finalização dos preços e termos, o contrato é enviado para a liderança. Tudo isso deve ocorrer dentro do aplicativo.
Monitoramento de administrador
Recursos avançados de visualização devem estar disponíveis para gerentes, executivos financeiros, liderança e proprietários da empresa, garantindo que tudo esteja alinhado com as políticas da empresa.
Qual o processo padrão de gestão de contratos?
O processo de gestão de contratos geralmente envolve seis etapas. Vamos analisar cada estágio do ciclo de vida:
Criação
A primeira etapa é a criação do acordo, que pode ser feita a partir de um modelo ou iniciada do zero.
Colaboração
Contratos são documentos importantes que geralmente exigem colaboração interna. Diversas equipes contribuem para finalizar um contrato em nome da empresa.
Edição
A versão inicial de um contrato raramente é a final. É preciso realizar várias edições e alterações para chegar à versão final.
Assinatura
Após a conclusão da redação, o contrato precisa ser assinado. Atualmente, as assinaturas eletrônicas estão cada vez mais populares.
Rastreamento
É importante rastrear as obrigações e o cumprimento de um contrato.
Armazenamento
Todos os contratos devem ser armazenados em um repositório centralizado, seguro e pesquisável, permitindo que os usuários classifiquem e encontrem documentos rapidamente.
Relatórios
É importante obter relatórios de análise personalizados com informações relevantes para auxiliar na tomada de decisões.
Renovação
Muitos contratos precisam ser renovados após um período determinado. É crucial manter o controle das datas de vencimento de renovação.
Livros populares para aprender gestão de contratos
Gestão de Contratos: Competência Essencial de Negócios
Elaboração e Negociação de Contratos
Princípios da Gestão de Contratos
Gestão de Contratos: Segredos para o Sucesso
Considerações finais
Neste artigo, exploramos oito ferramentas de gestão de contratos que estão transformando o mundo dos negócios. A escolha da opção ideal dependerá das suas necessidades, volume de trabalho e orçamento. Experimente as versões de teste e escolha a ferramenta que melhor atende às suas expectativas.
Você também pode se interessar em saber mais sobre como comprar e vender negócios online.