A Importância e as Ferramentas de Documentação de Processos
Para empresas que buscam otimizar suas operações, o software de documentação de processos é fundamental. Ele oferece um guia estruturado que simplifica a maneira como as tarefas são realizadas. A documentação de processos, um elemento central do gerenciamento de projetos, responde à questão essencial: “Como vamos executar este trabalho?”
Antigamente, a criação da documentação de processos era uma tarefa manual para gestores de projeto. Contudo, agora, eles dispõem de ferramentas abrangentes que automatizam todo o processo de forma eficaz.
Neste guia, apresentamos um conjunto de softwares de documentação de processos confiáveis. Antes de mergulharmos na lista, vamos detalhar o conceito de documentação de processos. Para iniciar, veja a tabela com os softwares que selecionamos:
| Título | Descrição |
| Escriba | Ferramenta de IA para documentação de processos facilitada com capturas de tela. |
| Miró | Mapeamento e documentação de processos escaláveis com várias integrações. |
| Documento360 | Simplificação de processos de negócios e gestão de mudanças. |
| Rua do Processo | Modelos com sistema de arrastar e soltar, e listas de verificação padronizadas. |
| Heflo | Suporte BPMN 2.0, opções de download/exportação e editor WYSIWYG. |
| Criativamente | Modelos avançados, colaboração em tempo real, funcionalidade de arrastar e soltar. |
| FluxoShare | Rastreamento dinâmico, captura de tela e exportação em diversos formatos. |
| ProProfs | Importação de arquivos Word/PDF, ajuda contextual e suporte multimídia. |
Como funciona um software de documentação de processos? Essencialmente, um documento de processo é um manual detalhado que descreve como uma tarefa é realizada. Por exemplo, ele explica o procedimento completo para transferir dados de servidores antigos para um sistema de armazenamento em nuvem.
Um documento de processo pode assumir diversas formas, como um fluxograma, um tutorial ou uma política. A documentação de processos é o ato de registrar ou documentar cada etapa envolvida na execução de uma tarefa.
Essa documentação é útil para membros da equipe, novos funcionários e até clientes que necessitam entender como realizar uma tarefa específica.
Como Documentar um Processo?
O processo de documentação pode ser dividido nas seguintes fases:
- Defina o processo a ser documentado, seu propósito e abrangência.
- Determine os limites do processo, como seu início e conclusão.
- Indique os resultados do processo e as ações subsequentes necessárias.
- Especifique os softwares e equipamentos indispensáveis para realizar o processo.
- Crie um guia passo a passo do processo, do início ao fim.
- Liste os responsáveis, tomadores de decisão e outros participantes do processo.
- Transfira todos os detalhes para a ferramenta de documentação, sem omitir nenhuma informação.
Após estas etapas, basta compartilhar o documento com os membros da equipe para fácil acesso.
A Relevância da Documentação de Processos de Negócios
A documentação de processos de negócios traz diversos benefícios a longo prazo, incluindo:
- Consistência: Elimina a ambiguidade nos processos, garantindo que os funcionários entreguem os resultados esperados.
- Redução de Erros: Melhora a cultura de trabalho ao remover ineficiências nas operações.
- Conformidade Legal: Protege a empresa de responsabilidades legais decorrentes de procedimentos mal conduzidos.
- Gestão de Mudanças: Facilita a adaptação dos funcionários a novas mudanças nos processos.
- Treinamento Eficaz: Reduz o tempo de integração de novos funcionários, garantindo um aprendizado rápido.
- Atribuição Clara: Garante que cada funcionário tenha responsabilidades definidas, otimizando o fluxo de trabalho.
Com processos bem documentados, os colaboradores sabem exatamente quais passos seguir.
O que é Software de Documentação de Processos de Negócios?
A documentação manual de processos pode ser complexa e suscetível a erros. Por isso, o software de documentação de processos foi desenvolvido para automatizar a criação de documentos, minimizando a probabilidade de erros. Entre os benefícios do uso desse tipo de software, destacam-se:
- Acesso Centralizado: Permite que membros da equipe acessem documentos de processos em um local central.
- Acessibilidade Remota: Permite o acesso à documentação em qualquer lugar, ao contrário de documentos manuais que só estão disponíveis offline.
- Gerenciamento em Tempo Real: Possibilita o gerenciamento, atualização e colaboração em tempo real.
- Análises: Fornece análises de uso, auxiliando na tomada de decisões informadas.
Adicionalmente, a busca por informações torna-se mais simples, pois as ferramentas de busca online facilitam a localização rápida de guias ou informações específicas.
Recursos Importantes em Softwares de Documentação de Processos
Ao escolher um software de documentação de processos, considere os seguintes recursos:
- Facilidade de Uso: Certifique-se de que o software seja intuitivo para usuários sem experiência prévia.
- Visualização de Dados: O software deve permitir a representação visual de diferentes tipos de dados e suportar links e outros formatos de mídia.
- Colaboração em Tempo Real: Deve possibilitar que equipes colaborem em tempo real na documentação.
- Exportação Flexível: O documento de processo deve poder ser exportado em vários formatos ou compartilhado em diferentes plataformas.
- Integração: O software deve se integrar a outras ferramentas de negócios usadas pela sua empresa para otimizar a utilização de informações.
Com isso em mente, vamos analisar alguns dos melhores softwares de documentação de processos que testamos e recomendamos.
Escriba
Se você frequentemente responde a perguntas repetitivas sobre como realizar tarefas, o Escriba pode ser a solução! É uma ferramenta rápida e fácil para documentar e compartilhar processos de negócios em segundos.
Recursos:
- Facilita o entendimento rápido do processo por funcionários e novos contratados.
- Automatiza a criação de documentação de processos e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs).
- Garante a consistência nos processos organizacionais com conteúdo de treinamento sob demanda.
- Automatiza a criação de guias de treinamento para bases de conhecimento e centrais de ajuda.
O Scribe utiliza inteligência artificial para transformar rapidamente processos digitais em guias passo a passo. Basta ativar o gravador e executar o processo para ter um guia automaticamente criado, com capturas de tela relevantes anexadas.
Miró
Empresas como Dell, Cisco e Deloitte utilizam o Miró, um software de mapeamento e documentação de processos que permite organizar informações essenciais. É uma plataforma escalável que possibilita a conexão entre membros da equipe e a otimização de processos de negócios com ferramentas de mapeamento integradas.
Recursos:
- Integra processos de negócios e mapas Steam com ferramentas como Confluence, Coda e Notion.
- Integração com Jira para revisão de processos, mapeamento da jornada do cliente e rastreamento de ações.
- Vários planos para gerenciamento de projetos, mapeamento da jornada do cliente e mapeamento de processos de negócios.
- Importação de mapas de processos de plataformas como Microsoft Visio, Draw.io e Lucidchart.
- Biblioteca de modelos para otimizar a experiência do cliente e atender a diferentes necessidades.
O Miró oferece ferramentas como fluxogramas, diagramas BPMN, mapeamento de fluxo de valor e raias, que auxiliam na análise de cenários e na otimização de recursos.
Com o Miró, é possível visualizar planos de negócios e comunicar a estratégia e a transformação de forma eficaz aos membros da equipe.
Documento360
O Documento360 é uma ferramenta que auxilia na criação de melhores experiências para mais de 10.000 usuários em 80 países. Ele oferece procedimentos operacionais padrão que simplificam os diversos processos de negócios, facilitando o entendimento de seus colaboradores.
Recursos:
- Processo operacional para entendimento claro dos processos de negócios aprovados.
- Divulgação das funções e responsabilidades dos funcionários.
- Gestão de mudanças para a transição de processos antigos para novos processos.
- Módulo de treinamento de funcionários para a aquisição de conhecimento e melhoria de capacidades.
Com o Document360, os processos de negócios se tornam claros e consistentes, resultando em maior produtividade em toda a organização.
Rua do Processo
O Rua do Processo, um software de documentação de processos projetado para equipes conscientes, aumenta o desempenho da equipe. Documente os principais processos organizacionais para que todos os funcionários estejam na mesma página com esta ferramenta intuitiva.
Recursos:
- Editor de arrastar e soltar para criar e atualizar modelos em minutos.
- Listas de verificação padronizadas com recursos como interrupção de tarefas, aprovações e prazos dinâmicos.
- Atualização automática de listas de verificação após a realização de alterações.
- Plataforma centralizada para fácil colaboração e pesquisa de documentos.
- Experiência de usuário simplificada para um processo de treinamento mais rápido.
O Rua do Processo é ideal para documentar diversos tipos de processos, incluindo fluxo de trabalho Git, configuração de novos clientes, integração de funcionários, tarefas diárias e semanais, triagem de candidatos, geração de faturas e processos de auditoria interna.
Heflo
Com um layout moderno e profissional, o Heflo é uma ferramenta que permite executar processos com geração automática de documentos. Com o Heflo, a colaboração em tempo real para projetar processos de negócios torna-se possível com poucos cliques.
Recursos:
- Suporte para notação BPMN 2.0.
- Download de documentos como imagem ou exportação para outras plataformas.
- Editor WYSIWYG para formatação de textos e layouts.
- Categorização de processos em bibliotecas e documentação em cabeçalhos para fácil identificação.
- Definição de regras de negócios e integrações e otimizações dentro do ciclo BPM.
Com Heflo, você tem a liberdade de modelar, analisar, mapear, otimizar, automatizar e documentar processos de negócios, e baixá-los em formatos como PDF, Word, HTML e Excel ou exportá-los em BPMN. O armazenamento em nuvem permite o acesso aos documentos de qualquer lugar e a qualquer momento.
Criativamente
A plataforma de gerenciamento de trabalho Criativamente oferece modelos de documentação para otimizar o processo de documentação de processos de negócios e organizar sistematicamente os processos de negócios executados em sua organização.
Recursos:
- Biblioteca de modelos personalizáveis para representar diferentes processos, fluxos de trabalho de equipe e muito mais.
- Ferramentas de arrastar e soltar para facilitar a descrição de processos complexos.
- Importação de relatórios, capturas de tela e imagens para criar documentos de processo abrangentes.
- Exportação de dados de diferentes plataformas para fácil recuperação e análise.
- Vinculação de formas para criar estruturas de navegação dentro e entre espaços de trabalho.
O Criativamente possui recursos atraentes e oferece bibliotecas de formas e ferramentas de diagramação, como fluxogramas, mapas de fluxo de valor, BPMN, mapas de processos e de atividades. A colaboração em tempo real é possível e necessária para o trabalho da equipe.
FluxoShare
Escolha o FluxoShare para criar documentação e demonstrações de processos interativos para todos os aplicativos usados por sua organização. Mais de 1.000 empresas já criaram guias detalhados para sessões de treinamento interativas usando esta ferramenta.
Recursos:
- Rastreamento dinâmico para capturar todas as ações e formar automaticamente um guia.
- Captura de telas e ações como cliques do mouse e atalhos.
- Desfoque de dados confidenciais com ferramenta integrada.
- Geração automática de descrições de texto com nomes de elementos como botões e menus.
- Corte de capturas de tela e imagens em massa.
- Exportação para formatos como PDF, PPTX, DOCX, HTML, Demonstração Interativa, PNG, RPA, SCORM, xAPI, etc.
O FlowShare reduz o tempo e os erros causados por processos manuais e permite que sua organização adote um processo de documentação padrão. É possível alterar a documentação existente rapidamente, sem precisar recriá-la.
ProProfs
O ProProfs, usado pela Dell, Sony, Cisco e outras empresas, é um software de documentação que permite a importação de arquivos para criação rápida de documentos ou a criação de documentos do zero, se necessário.
Recursos:
- Importação de conteúdo de documentos do Word ou PDFs.
- Ajuda sensível ao contexto para entendimento do jargão técnico.
- Inclusão de dicas de ferramentas, pop-ups e caixas de luz para fornecer informações adicionais.
- Adição de imagens, vídeos e infográficos para melhor explicação do processo.
- Biblioteca de fontes, designs e temas para estética e branding.
A plataforma ProProfs permite a adição de imagens e vídeos para melhor explicar os processos a funcionários e clientes. O editor WYSIWYG possibilita a escolha entre opções de estilo e formatação de texto.
Considerações Finais
A documentação dos processos de sua organização é essencial para evitar inconsistências na execução e fornecer um guia para funcionários e clientes. A escolha do software ideal para documentar os processos é vital, pois o software de gerenciamento de processos certo pode impulsionar o crescimento do seu negócio.
As plataformas listadas neste guia foram testadas e mostraram-se eficazes. No entanto, a escolha ideal para sua organização dependerá das necessidades individuais de cada empresa.
Em seguida, exploraremos softwares de automação de documentos para economizar horas de trabalho.