O software de documentação de processos é essencial para as empresas, pois fornece um roteiro estruturado para que as empresas simplifiquem suas operações. Documentar o processo é um componente essencial do gerenciamento de projetos, pois responde a uma questão importante – Como as coisas serão feitas?
Anteriormente, os gerentes de projeto dependiam da abordagem manual para criar documentação de processos, mas agora eles podem mudar para ferramentas completas de documentação de processos que agilizam habilmente todo o processo.
Neste guia, listamos o software de documentação de processos mais confiável disponível, mas primeiro, vamos entender melhor a ideia de documentação de processos. Mas antes de começarmos, aqui está uma tabela útil apresentando o software de documentação de processos que listamos.
Título
Descrição
Explorar
Escriba
Ferramenta de IA para documentação fácil de processos com capturas de tela.
Miró
Documentação e mapeamento de processos escaláveis com integrações.
Documento360
Processos de negócios simplificados e gerenciamento de mudanças.
Rua do Processo
Modelos de arrastar e soltar, listas de verificação padronizadas.
Heflo
Suporte BPMN 2.0, download/exportação, editor WYSIWYG.
Modelos avançados, colaboração em tempo real, arrastar e soltar.
FluxoShare
Rastreamento dinâmico, captura de tela, exportação em diversos formatos.
ProProfs
Importação de Word/PDF, ajuda contextual, multimídia.
Então, como funciona o software de documentos de processo? Simplificando, um documento de processo é um guia detalhado que explica como realizar uma tarefa. Por exemplo, explica o procedimento completo de transferência de seus dados de servidores legados para o meio de armazenamento em nuvem.
Um documento de processo pode ter a forma de um fluxograma, um tutorial ou simplesmente uma política. Isto implica que a documentação do processo é a atividade de registrar ou documentar o processo passo a passo de execução de uma tarefa.
A documentação do processo é benéfica para os membros da equipe, novos ingressantes e até mesmo para os clientes quando eles precisam entender como realizar um determinado trabalho.
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Como você documenta um processo?
O procedimento de documentação do processo é dividido nas seguintes etapas:
- Escolha o processo que você deve documentar e verifique sua finalidade e escopo.
- Descreva os limites do processo e forneça respostas a perguntas como o que inicia o processo e quando o processo é concluído.
- Mencione os resultados do processo e as ações que precisam ser executadas a partir de então.
- Especifique o software e o equipamento necessários para executar o processo. Isso pode variar de plataformas de codificação a servidores e espaço de armazenamento em nuvem.
- Pense em como o processo funcionará. Você pode criar um processo passo a passo desde o estágio inicial até o final.
- Liste os nomes das partes interessadas, tomadores de decisão e funcionários que desempenham um papel na documentação do processo.
- Agora, transfira todos os detalhes para o sistema de documentação do processo e certifique-se de não perder nada.
Depois de resolver o problema acima, chegamos à parte mais simples, pois você não pode compartilhá-lo com os membros da equipe, que poderão acessá-lo facilmente mais tarde.
Importância de documentar os processos de negócios
Documentar os processos de negócios oferece inúmeros benefícios a longo prazo. Alguns dos mais notáveis são os seguintes:
- Processo de negócios coerente – Elimine a ambiguidade dos processos para que os funcionários possam entregar o resultado desejado.
- Reduza erros operacionais – Remova as ineficiências das operações comerciais para melhorar a cultura de trabalho.
- Cumprir a conformidade legal – Evite responsabilidades legais no futuro se um procedimento for mal conduzido sem conhecimento.
- Gestão de mudanças – Garanta que os funcionários possam se adaptar facilmente às mudanças feitas nos processos de negócios existentes.
- Minimize o tempo de treinamento – Reduza o tempo de integração dos novos contratados, garantindo que eles aprendam rápido.
- Atribuir tarefas – Certifique-se de que cada funcionário tenha um conjunto definido de responsabilidades para que o fluxo de trabalho do negócio não seja interrompido.
Quando o processo já está colocado em formato processual, fica mais fácil para os colaboradores saberem quais são os passos a serem seguidos.
O que é software de documentação de processos de negócios?
Sem dúvida, a documentação de processos é uma tarefa complexa e há chances de erros humanos se feita manualmente. Esta definição do problema levou à introdução de um software de documentação de processos, que agiliza o processo comercial de criação de documentos, eliminando a margem para erros. Abaixo estão alguns dos prováveis benefícios que o software de documentação de processos tem a oferecer.
- As ferramentas online permitem que os membros da equipe acessem todos os documentos do processo de negócios de um local centralizado.
- Os recursos de armazenamento em nuvem permitem acessar a documentação do processo em qualquer lugar, ao contrário do documento manual, que só está disponível offline.
- O software permite que você gerencie, atualize e colabore em tempo real.
- Também é possível acessar análises de usuários, o que ajuda ainda mais a aprimorar a base de conhecimento e a tomar decisões informadas.
Além disso, encontrar informações é mais fácil, pois a ferramenta de busca online facilita a busca rápida pela informação ou guia que você necessita.
Recursos a serem procurados
Ao escolher um software de documentação de processos para o seu negócio, verifique os seguintes recursos:
- Você deve certificar-se de que o software oferece uma experiência de usuário agradável para pessoas não familiarizadas com essas ferramentas.
- Estas plataformas devem ser capazes de representar visualmente diferentes tipos de dados e também devem suportar links e outras formas de mídia.
- Certifique-se de que o recurso de documentação do processo permite que os membros da equipe colaborem em tempo real.
- Deve ser possível exportar o documento do processo em diversos formatos ou carregá-lo diretamente em diferentes plataformas.
- O software deve suportar a integração com uma ou mais ferramentas relacionadas aos negócios atualmente usadas pela sua organização para permitir a reutilização de informações.
Dito isto, vamos verificar alguns dos melhores softwares de documentação de processos que testamos e gostaríamos de recomendar.
Escriba
Se você costuma responder perguntas repetidas sobre a conclusão de tarefas, temos uma solução para você! Encontrar Escribaum método rápido e fácil de documentar e compartilhar processos relacionados aos negócios em segundos.
Características:
- Incentive os funcionários e os novos contratados a compreender rapidamente o processo.
- Fortalecer os programas de treinamento automatizando a documentação de processos e criação de POPs.
- Obtenha consistência em todos os processos organizacionais com conteúdo de treinamento sob demanda.
- Automatize o processo de criação do guia de treinamento para atualizar as centrais de ajuda e a base de conhecimento.
Scribe é uma ferramenta baseada em IA para converter rapidamente processos digitais em um guia passo a passo sem investir muito esforço. Tudo o que você precisa fazer é habilitar o gravador Scribe e percorrer todo o processo. E eis! Você tem seu guia passo a passo criado automaticamente, junto com as capturas de tela relevantes anexadas!
Miró
Marcas como Dell, Cisco e Deloitte contam com Miró, um software de mapeamento e documentação de processos fácil de usar que permite mapear informações críticas relacionadas aos negócios. Facilmente escalonável, a plataforma permite que os membros da equipe se conectem e otimizem os processos de negócios usando ferramentas de mapeamento integradas.
Características
- Incorpore processos de negócios e mapas Steam em ferramentas como Confluence, Coda e Notion.
- Integração Jira para revisar o processo de negócios, mapear as jornadas do cliente e rastrear ações específicas.
- Diferentes pacotes para gerenciamento de projetos, mapeamento da jornada do cliente e mapeamento de processos de negócios.
- Importe facilmente mapas de processos de plataformas como Microsoft Visio, Draw.io e Lucidchart.
- Rica biblioteca de modelos para oferecer a melhor experiência aos seus clientes e atender às suas necessidades.
Miro oferece ferramentas como fluxogramas, diagramas BPMN, mapeamento de fluxo de valor e raias, que ajudam a analisar cenários específicos e melhorar a utilização de recursos.
Dessa forma, você pode visualizar os planos de negócios e comunicar de forma eficaz a estratégia e a transformação aos membros da equipe.
Documento360
Confira Documento360, que ajuda a transmitir melhores experiências de cliente a mais de 10.000 usuários em mais de 80 países. Oferecendo procedimentos operacionais padrão, a plataforma permite agilizar os diversos processos de negócio para um melhor entendimento de seus colaboradores.
Características:
- Processo operacional para fornecer uma compreensão clara dos processos de negócios aprovados e para divulgar as funções e responsabilidades dos funcionários.
- Gerenciamento de mudanças para uma transição perfeita de processos de negócios obsoletos para processos totalmente novos.
- Módulo de treinamento de funcionários para garantir que os novos funcionários possam adquirir o conhecimento de forma eficiente e melhorar suas capacidades.
Com o Document360, você pode garantir que os processos de negócios sejam claros e consistentes, o que melhorará indiretamente a produtividade em toda a sua organização.
Rua do Processo
Projetado para equipes conscientes, Rua do Processo é um software popular de documentação de processos que garante aumentar o desempenho de sua equipe. Esta ferramenta intuitiva é útil quando você precisa documentar todos os principais processos organizacionais para que todos os funcionários permaneçam na mesma página.
Características:
- Editor de arrastar e soltar para criar e atualizar os modelos em minutos.
- Listas de verificação padronizadas com recursos como interrupção de tarefas, aprovações e datas de vencimento dinâmicas para rastrear cada processo adequadamente.
- O recurso de atualização automática para atualizar as listas de verificação assim que as alterações forem feitas.
- Uma plataforma centralizada permite fácil colaboração e pesquisa de documentos.
- Experiência de usuário simplificada para oferecer um processo de treinamento mais rápido.
As empresas podem escolher o Process Street para documentar todos os tipos de processos de negócios, como fluxo de trabalho Git, configuração de novos clientes, integração de funcionários, tarefas diárias e semanais, triagem de candidatos, geração de faturas e processos de auditoria interna.
Heflo
Apresentando um layout moderno e projetado profissionalmente, Heflo é uma ferramenta de documentação de processos de negócios que permite executar os processos de forma que os documentos sejam gerados automaticamente. Graças ao Heflo, a colaboração em tempo real para projetar o processo de negócios agora é possível com apenas alguns cliques.
Características:
- Suporte para notação BPMN 2.0.
- Baixe a documentação como uma imagem ou exporte-a para uma plataforma diferente.
- Editor WYSIWYG para formatação de textos e designs.
- Categorize processos em bibliotecas de consulta e processe a documentação em cabeçalhos de itens para identificação adequada.
- Defina regras de negócio e integrações e realize otimizações dentro do novo ciclo de BPM.
Você tem liberdade para modelar, analisar, mapear, otimizar, automatizar e documentar os processos de negócios e baixá-los em diversos formatos como PDF, Word, HTML e Excel ou exportá-los em BPMN. Com o recurso de armazenamento em nuvem do Heflo é possível acessar a documentação do processo de qualquer lugar e a qualquer hora.
Criativamente
Criativamente, uma plataforma de gerenciamento de trabalho oferece modelos de documentação de processos para agilizar o processo de documentação de processos de negócios. Isso ajuda a listar os processos de negócios executados sistematicamente em sua organização.
Características:
- Biblioteca rica de modelos personalizáveis para representar diferentes processos, fluxos de trabalho de equipe, raias e muito mais.
- Ferramentas de arrastar e soltar para descrever facilmente processos de documentação complexos.
- Importe relatórios, capturas de tela e imagens necessárias para criar um documento de processo abrangente.
- Exporte todos os tipos de dados de diferentes plataformas para fácil recuperação e análise.
- Vincule formas para construir estruturas de navegação dentro e entre espaços de trabalho para remover inconsistências.
Possuindo recursos de documentação atraentes, o software oferece bibliotecas de formas ricas e ferramentas de diagramação, como fluxogramas, mapas de fluxo de valor, BPMN, mapas de processos, mapas de atividades e muito mais. Com o Creately, é possível a colaboração em tempo real, necessária para apoiar o fluxo de trabalho da equipe multifuncional durante o processo de documentação.
FluxoShare
Escolher FluxoShare para criar documentação e demonstrações de processos interessantes para todos os aplicativos usados pela sua organização. Mais de 1.000 empresas já criaram guias detalhados para organizar sessões de treinamento interativas para seus funcionários usando esta ferramenta.
Características:
- Mecanismo de rastreamento dinâmico para capturar todas as ações e formar automaticamente um guia.
- Capture telas e ações, como cliques do mouse e atalhos.
- Desfoque todos os dados confidenciais usando a ferramenta integrada.
- Gere automaticamente descrições de texto, incluindo nomes de elementos – botões, menus, guias, etc.
- Corte capturas de tela e imagens em massa para evitar tarefas redundantes.
- Exporte para formatos como PDF, PPTX, DOCX, HTML, Demonstração Interativa, PNG, RPA, SCORM, xAPI, etc.
O FlowShare não apenas reduzirá o tempo e os erros que ocorrem devido a processos manuais, mas também permitirá que sua organização adapte um procedimento de documentação padrão. O aplicativo permite alterar rapidamente a documentação existente sem precisar recuperá-la novamente.
ProProfs
Preferido pela Dell, Sony, Cisco e outras corporações notáveis, ProProfs é um software de documentação de processos que permite importar arquivos para criar documentos rapidamente e, se necessário, criar documentação diretamente do zero.
Características
- Importe o conteúdo de documentos do Word ou PDFs diretamente para o documento
- Ajuda sensível ao contexto para uma compreensão holística do jargão técnico
- Inclui dicas de ferramentas, pop-ups e caixas de luz para fornecer informações adicionais
- Adicione imagens, vídeos e infográficos para uma melhor explicação do processo de negócios
- Rica biblioteca de fontes, designs e temas para estética e branding.
A plataforma ProProfs permite adicionar imagens e vídeos para uma melhor explicação dos processos aos seus funcionários e clientes. É equipado com o editor WYSIWYG que permite escolher entre uma variedade de opções de estilo e formatação de texto.
Últimas palavras
Documentar os diversos processos em andamento em sua organização é vital para evitar inconsistências na execução das operações e apresentar um roteiro para seus funcionários e clientes. Mas o mais importante é escolher o melhor software para criar a documentação da sua empresa, pois com o software de gerenciamento de processos certo, você verá um maior crescimento do negócio.
As plataformas listadas neste guia foram experimentadas e testadas por nós e provaram ser bastante úteis. Porém, a escolha ideal para sua organização dependerá exclusivamente de suas necessidades individuais.
A seguir, software de automação de documentos para economizar horas de trabalho.