Gerenciamento Eficaz de Recursos Humanos com um Software HRIS
Em ambientes de trabalho com grande número de funcionários, o setor de RH enfrenta o desafio de administrar informações complexas para decisões estratégicas. Essa tarefa, muitas vezes exaustiva, consome tempo valioso que poderia ser dedicado a outras funções cruciais. A implementação de um Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) pode representar um investimento valioso para otimizar o gerenciamento de dados dos colaboradores e aumentar a eficiência geral.
Neste artigo, vamos explorar o conceito de software HRIS, seus diversos tipos e apresentar oito opções de software que podem auxiliar nas atividades de RH.
O que é um Software HRIS?
Um Sistema de Informação de Recursos Humanos, ou HRIS, é uma ferramenta que digitaliza os processos e atividades do departamento de RH. Essencialmente, é um software que simplifica tarefas como gestão de dados de funcionários, contabilidade e folha de pagamento.
Ao automatizar essas funções, o HRIS permite que o RH tome decisões mais embasadas, concentrando-se na análise de dados em vez de em sua coleta e organização. Isso resulta em uma operação mais eficiente e integrada para toda a organização.
A maioria dos softwares HRIS oferece recursos abrangentes para gerenciar todas as etapas do processo de RH.
Benefícios de um Software HRIS
Processos Automatizados para Maior Agilidade
O HRIS automatiza tarefas rotineiras de RH, como controle de licenças, frequência e folha de pagamento. Essa automatização é particularmente útil para empresas com grandes equipes, economizando tempo e esforço.
Recrutamento, Avaliação e Integração Simplificados
Um software HRIS pode analisar rapidamente inúmeros currículos para identificar os melhores candidatos para cada vaga. Isso otimiza o processo de recrutamento, eliminando a necessidade de revisar cada currículo manualmente. Além disso, o HRIS também pode gerenciar grande parte do processo de integração.
Melhora a Comunicação e a Colaboração Interna
O HRIS também atua como um canal de comunicação entre os funcionários e o RH. Os colaboradores podem acessar seus dados de frequência, contracheques e avaliações de desempenho, além de solicitar licenças ou promoções diretamente pelo sistema.
Relatórios e Análises Detalhadas
O sistema HRIS monitora as métricas de desempenho dos funcionários, gerando relatórios semanais, mensais, trimestrais e anuais para análise aprofundada.
Tomadas de Decisão Mais Rápidas e Precisas
Com os dados e relatórios fornecidos pelo HRIS, o RH pode tomar decisões mais assertivas sobre a gestão de pessoal.
Integração com Outras Ferramentas
Um HRIS pode ser integrado a outros softwares utilizados pela empresa. A integração com sistemas de gestão de projetos é uma prática comum, permitindo que o RH acompanhe o trabalho realizado por cada funcionário e gere avaliações mais precisas.
Agora que você conhece os benefícios, vamos explorar os critérios para escolher o software HRIS ideal para sua empresa.
Como Escolher o Software HRIS Adequado?
Compreenda Suas Necessidades
O primeiro passo é entender quais são suas necessidades específicas. Existem vários tipos de softwares HRIS, cada um com suas funcionalidades. Comece avaliando quais tarefas você deseja automatizar e qual o tamanho da equipe que você precisará gerenciar.
Consulte Outros Departamentos
É importante consultar os gestores de outros departamentos, o suporte de TI e a equipe de RH. Essa colaboração pode fornecer insights valiosos sobre o que cada área precisa e quais funcionalidades o HRIS deve oferecer.
Estabeleça um Orçamento
Os custos do software HRIS variam de acordo com seus recursos e pacotes oferecidos. Definir um orçamento de acordo com suas necessidades e o retorno esperado do investimento ajuda a refinar sua lista de opções.
Converse com os Fornecedores
Depois de selecionar alguns softwares que atendem às suas necessidades, entre em contato com os fornecedores. Agende reuniões para discutir o funcionamento do sistema e entender cada recurso em detalhe.
Participe de Demonstrações
Aproveite as demonstrações gratuitas para ter uma experiência prática com o software. Isso pode ser decisivo para avaliar a complexidade e a funcionalidade de cada sistema.
Considerando esses fatores, você poderá escolher um software HRIS que se adapte perfeitamente à sua organização.
A seguir, apresentamos uma lista de alguns dos melhores softwares HRIS disponíveis:
Freshteam
Freshteam HRIS é uma ferramenta eficaz para gestão de funcionários, abrangendo processos como integração, desligamento, gerenciamento de informações e controle de presença.
Características
- Permite configurar o sistema para integração e armazenar documentos de funcionários de forma eficiente.
- Oferece representação de dados analíticos e relatórios para pipelines de candidatos e alterações na força de trabalho.
- Possui portal de autoatendimento para que os funcionários registrem horas de trabalho, ausências, etc.
O Freshteam HRIS é ideal para gerenciar informações de funcionários e força de trabalho. Uma avaliação gratuita de 21 dias permite que você teste o software antes de se comprometer.
Rippling
Rippling é um HRIS abrangente que oferece uma ampla gama de funcionalidades para o departamento de RH.
Características
- Integra-se com Slack, Zoom, Google Workspace, etc.
- Facilita o gerenciamento de mudanças de funcionários, tarefas de integração e desligamento.
- Gerencia tarefas de compensação, como folha de pagamento e dedução automática de impostos.
- Administra benefícios dos funcionários, como seguro de saúde.
- Monitora tempo e frequência dos funcionários.
- Inclui sistema de gerenciamento de aprendizado para treinamento de produtos, código de conduta, etc.
Rippling é uma solução completa, porém com um custo mais elevado.
Zoho People
Zoho People é um HRIS que rastreia dados e desempenho de funcionários, com funcionalidades como LMS, análise e recursos de personalização, além de funções essenciais de RH.
Características
- Oferece recursos para gestão de funcionários, como coleta e armazenamento de informações pessoais e classificação da força de trabalho.
- Possui funções para controlar presença e gerenciar licenças.
- Facilita a documentação durante a integração de novos funcionários.
- Inclui um LMS corporativo com diversos sistemas de treinamento.
- Permite fluxos de trabalho personalizáveis e um sistema de autoatendimento para todos os funcionários.
- Integra-se com Zoho Payroll para gerenciar remuneração e benefícios.
O Zoho People HRIS é ideal para gestão de funcionários. Para recursos de folha de pagamento, é necessário adquirir o Zoho Payroll, o que aumenta o custo.
ADP
ADP é um HRIS que oferece funcionalidades como gestão de tempo, folha de pagamento, benefícios, seguros, serviços de conformidade e terceirização de RH.
Características
- Oferece processamento de folha de pagamento eficiente com depósitos rápidos e integração com softwares de negócios.
- Permite gestão automatizada da força de trabalho com soluções de controle de tempo e frequência.
- Facilita o recrutamento e integração com serviços de triagem.
- Oferece terceirização de RH para tarefas essenciais.
- Fornece serviços de conformidade, como impostos e verificação de funcionários.
O ADP é uma excelente opção para pequenas empresas que não têm uma equipe de RH grande. O serviço de terceirização também é útil para startups.
Bamboo HR
Bamboo HR é um HRIS que visa otimizar o sistema de informações de RH, organizando todos os dados de forma segura. Oferece recursos para relatórios, análises e personalização.
Características
- Permite a coleta e gestão de dados com visualização e modificações em tempo real.
- Gera relatórios para análises detalhadas.
- Oferece personalização para acesso fácil a documentos.
O Bamboo HR é ideal para empresas que precisam de gestão de dados de RH, relatórios e armazenamento seguro.
Zenefits
Zenefits é um HRIS projetado para integração facilitada, gestão de funcionários, rastreamento de PTO e análise de desempenho.
Características
- Oferece processos simplificados para gerenciar benefícios de funcionários, como assistência médica e compensação de deslocamento.
- Possui processamento de folha de pagamento rápido e fácil.
- Facilita o auto-onboarding de novos funcionários com documentação simplificada.
- Garante conformidade e rastreamento de prazos.
O Zenefits HRIS está disponível em três pacotes diferentes, adequados a diferentes necessidades organizacionais.
Natural HR
Natural HR é uma solução HRIS completa para organizações de médio porte, simplificando tarefas de RH.
Características
- Gerenciamento facilitado de funcionários com coleta e armazenamento de dados precisos.
- Inclui recursos para rastreamento de tempo, como entradas, saídas e horas extras.
- Gerenciamento automatizado de folha de pagamento com depósitos e alterações salariais em tempo hábil.
- Análises de desempenho detalhadas.
- Fornece insights sobre gestão de fluxo de trabalho e mudanças.
- Gerencia benefícios de funcionários de forma eficaz.
O Natural HR é uma solução completa para as necessidades de RH de empresas de médio porte.
Paycor
Paycor é um HRIS para gerenciamento da força de trabalho e sistemas de informação de funcionários.
Características
- Possui sistema de registro de ponto móvel para marcação de horas de trabalho.
- Permite acompanhar e avaliar o desempenho dos funcionários, criar avaliações e gerenciar transferências.
- Os funcionários podem solicitar licenças de forma rápida.
- Novos funcionários podem enviar suas informações pessoais antes da integração.
- Oferece insights sobre remuneração, força de trabalho e diferenciação de departamentos.
Paycor é um HRIS com funcionalidades mais limitadas, voltado para a gestão da força de trabalho e informações dos funcionários.
Como o Software HRIS Difere de Outros Softwares de RH?
A distinção entre os diferentes softwares de RH pode ser confusa. À medida que esses softwares se tornam mais abrangentes, suas diferenças se tornam menos evidentes.
Existem três tipos principais de software de RH:
#1. HRIS – Sistema de Informação de Recursos Humanos
O HRIS é o mais comum dos três e é um software de RH básico. Ele gerencia informações de funcionários, inclui políticas e auxilia em diferentes processos. Suas funcionalidades incluem recrutamento, controle de presença, fluxos de trabalho, rastreamento de pessoal, administração, treinamento e desenvolvimento.
#2. HCM – Gestão do Capital Humano
O HCM realiza tudo o que um HRIS faz e adiciona recursos extras, como gerenciamento de talentos, remuneração, aprendizado, desenvolvimento, planejamento de sucessão e carreira. Também inclui gerenciamento de processos de integração, rastreamento de desempenho e controle de posição.
#3. HRMS – Sistema de Gestão de Recursos Humanos
O HRMS é o sistema mais abrangente, oferecendo todos os recursos de um HRIS e um HCM. Ele adiciona recursos como cálculo automático de impostos, processamento de salários, gerenciamento de tempo e mão de obra para acompanhar projetos e melhorar a produtividade.
No entanto, as empresas de software de RH estão constantemente adicionando recursos, o que torna o uso de cada ferramenta cada vez mais intercambiável.
Voltando ao HRIS, vamos explorar os diferentes tipos:
Tipos de Software HRIS
Os cinco tipos principais de HRIS oferecem funcionalidades básicas como gestão de funcionários, automação, autoatendimento e bancos de dados centralizados. Cada tipo também possui funcionalidades exclusivas.
#1. HRIS Operacional
O HRIS operacional é ideal para coleta e geração de relatórios de dados e recursos. Ele pode manter registros de funcionários, detalhes de cargos e informações de avaliação de desempenho.
Os gerentes de RH podem usar um HRIS operacional para gerenciar desempenho, promoções, contratações, mudanças internas e avaliações.
#2. HRIS Tático
O HRIS tático se concentra na tomada de decisões mais amplas que podem impactar a organização.
Ele oferece funções gerais como treinamento, recrutamento e remuneração, além de alocação de recursos, desenvolvimento e análise de cargos. Também lida com dados externos, como relatórios da análise da concorrência e informações governamentais.
#3. HRIS Estratégico
O HRIS estratégico auxilia na análise da empresa para a criação de estratégias.
Esses softwares auxiliam no planejamento da força de trabalho, no mapeamento de áreas com necessidades futuras e na definição de metas de força de trabalho, analisando o orçamento e as tendências de mercado. São ideais para empresas que desejam crescer e expandir sua força de trabalho.
#4. HRIS Abrangente
O HRIS abrangente inclui todas as funcionalidades dos tipos acima. As organizações que precisam de funções operacionais, táticas e estratégicas podem usar este software para otimizar a gestão.
Inclui recursos como gerenciamento de informações de funcionários, recrutamento, análise de desempenho e cálculo de vagas. É uma plataforma completa para gestores de RH, embora tenha um custo mais elevado.
#5. HRIS de Função Limitada
O HRIS de função limitada é altamente personalizado e focado em tarefas de RH específicas. Geralmente, possui uma única função com um sistema completo para essa função. É uma solução ideal para pequenas organizações com requisitos específicos.
Conclusão
Um HRIS pode revolucionar a forma como as empresas gerenciam seus funcionários. Com as ferramentas e funções adequadas, o RH pode manter os funcionários satisfeitos e obter os melhores resultados para a organização. No entanto, é essencial entender suas necessidades antes de escolher um software. Leve em consideração os pontos discutidos neste artigo para tomar uma decisão de compra informada.