A realização de autenticações notariais frequentemente se apresenta como um passo crucial na trajetória rumo ao êxito em diversas áreas da vida. Seja na aquisição de um imóvel, no processo de adoção, na celebração de um matrimônio ou na elaboração de um testamento, a assistência de um notário pode ser indispensável para a finalização da documentação necessária.
Um recente relatório da Associação Nacional de Notários revelou que, em 2021, o número de notários nos Estados Unidos ultrapassou a marca de 4,4 milhões.
Nos últimos anos, os serviços notariais online têm experimentado um uso crescente. O mesmo padrão de qualidade no serviço pode ser encontrado tanto na modalidade online quanto na presencial. Ao procurar os melhores serviços notariais online, diversas opções estão à sua disposição.
Realizamos um estudo aprofundado para identificar as empresas mais confiáveis neste setor. Avaliamos aspectos como histórico, reputação, plataforma, procedimentos e estrutura de preços de cada provedor.
Apresentamos a seguir algumas das maneiras mais seguras de obter documentos autenticados sem sair do conforto de sua casa. Antes de explorarmos as ferramentas disponíveis, vamos revisar alguns conceitos básicos.
O que é Software Notarial (e-notários)?
O software de e-notário oferece as funcionalidades necessárias para que notários públicos, advogados e outros profissionais que necessitam assinar documentos eletrônicos o façam de forma segura. Esta ferramenta é essencial para qualquer pessoa que trabalhe com documentos digitais.
O software de e-notário proporciona maior segurança e praticidade para empresas e indivíduos que demandam serviços de autenticação notarial. Além disso, o programa simplifica a identificação dos documentos pendentes de autenticação, bem como a verificação de quem possui permissão para acessar informações confidenciais.
Empresas e profissionais que precisam da assistência de um notário recorrem ao software de e-notário. Uma ampla variedade de documentos pode ser legalizada por meio dos serviços notariais eletrônicos, incluindo escrituras de propriedade, apólices de seguro e declarações juramentadas.
Se você busca autenticar um documento, o software de e-notário representa uma alternativa mais eficiente e econômica em comparação com os métodos tradicionais.
Além disso, contribui para evitar que dados confidenciais sejam comprometidos. Alguns sistemas de e-notário, como aqueles que utilizam videoconferência, possibilitam a autenticação de documentos à distância.
Determinados softwares de e-notário incluem registros diários eletrônicos integrados, otimizando o trabalho do notário. Em muitos casos, o software de e-notário funciona em conjunto com programas de assinatura eletrônica, gestão de contratos e videoconferência, ou adiciona funcionalidades a eles.
Para que um produto seja classificado como e-votary, ele deve ser capaz de:
- Permitir que notários e outras partes assinem documentos utilizando tecnologia de assinatura digital ou eletrônica.
- Oferecer autenticação e outras medidas de segurança para garantir a integridade do processo.
- Emitir um selo eletrônico, válido em processos judiciais, juntamente com um certificado notarial específico para o notário em questão.
- Facilitar a realização de videoconferências para a autenticação remota de documentos.
Benefícios do Software E-Notário
Embora haja inúmeros benefícios a serem mencionados, destacamos os quatro mais significativos:
Concluindo, o software notarial online não aprovará documentos que não sejam confiáveis. A autenticação eletrônica remota, que se utiliza de conferências de áudio e vídeo ao vivo, permitirá assinar documentos de qualquer lugar do mundo.
Você leva vantagem sobre os demais porque essa tecnologia torna mais fácil e rápido o contato das pessoas com você. Além disso, é simples também!
O que torna o software notarial on-line uma escolha ideal?
A combinação de autenticação multifatorial, análise de credenciais e autenticação baseada em chave dinâmica cria uma rede de segurança tripla para autenticações online realizadas remotamente.
Ao escolher um programa de reconhecimento de firma online, outros fatores importantes também devem ser considerados. Apresentamos algumas questões que podem ser úteis na busca por empresas que oferecem software para reconhecimento de firma online remoto.
- A afiliação a associações notariais é um requisito para a realização dessas verificações por parte dos notários?
- O software atende às regras da HIPAA?
- O sistema garante que todos os notários possuam as credenciais adequadas e atuem em localidades onde a autenticação online à distância seja legalmente permitida?
A Associação Nacional de Notários conduz verificações anuais de antecedentes de seus membros. As ferramentas notariais disponíveis devem ter respostas para todas essas perguntas.
Os serviços notariais online operam 24 horas por dia, sete dias por semana, utilizando uma plataforma segura que agiliza os processos empresariais e diminui o tempo gasto em tarefas manuais.
As empresas podem utilizar essa plataforma para oferecer aos seus clientes um método rápido e digital para obter documentos importantes autenticados. O processo inicia-se com o envio de um documento eletrônico pelo cliente.
Em seguida, o cliente utiliza um documento de identidade oficial com foto para comprovar sua identidade. Posteriormente, por meio de uma conexão de vídeo segura, o cliente interage com um notário licenciado. Finalmente, o documento autenticado é disponibilizado para download.
É surpreendente o poder dessas tecnologias e a variedade de aplicações possíveis. Por isso, é crucial escolher um software de reconhecimento de firma online que facilite e assegure a autenticação de documentos para seus clientes.
Cartório Pandadoc
Com o PandaDoc Notary, autenticar um documento é tão simples quanto assiná-lo eletronicamente. As empresas utilizam a autenticação online principalmente quando não é possível o encontro presencial (por exemplo, quando o signatário está hospitalizado ou fora do estado).
O PandaDoc Notary possibilita que as empresas movam o processo de reconhecimento de firma online, economizando tempo e recursos em comparação com a autenticação tradicional presencial. Além disso, um único programa é suficiente para conduzir todo o processo de autenticação.
O PandaDoc Notary autentica e armazena documentos utilizando segurança à prova de alterações e criptografia de ponta, proporcionando tranquilidade ao usuário quanto à proteção de suas informações.
O PandaDoc Notary emprega diferentes mecanismos para garantir a veracidade da identidade do signatário e mantém um registro detalhado de todas as atividades notariais, em conformidade com as leis estaduais. Isso auxilia na redução de fraudes e riscos, garantindo que as assinaturas sejam sempre legais e aplicáveis por lei.
Assinatura Segura
Secured Signing é uma ferramenta de assinatura eletrônica segura e confiável para empresas que priorizam a segurança e a legalidade dos processos de assinatura. Clientes e funcionários irão apreciar a velocidade e facilidade com que a ferramenta pode ser utilizada.
A ferramenta oferece recursos avançados para proteger documentos, assinaturas e operações da empresa. As assinaturas digitais geradas pelo Secured Signing são mais do que simples rabiscos em uma página com um carimbo de data/hora. A plataforma é de fácil utilização e a configuração não demanda muito tempo.
Tanto clientes quanto funcionários aprovam a ferramenta. A eliminação da necessidade de digitalizar, assinar, escanear e, posteriormente, perder documentos em papel, gera economia de tempo para ambos. O criador de formulários totalmente adaptável simplificará os formulários digitais para os procedimentos da sua empresa.
Os recursos avançados de Assinatura Digital do Secured Signing, que verificam a identidade do signatário, a integridade do documento, o carimbo de hora da assinatura e a integridade dos dados a serem verificados, garantem a validade e a vinculação legal de documentos comerciais.
A equipe do Secured Signing trabalha continuamente para desenvolver soluções únicas e inovadoras para envolver os usuários, adicionando novos recursos e aprimorando a plataforma para facilitar os processos.
DocuSign
DocuSign é um serviço de assinatura eletrônica baseado na nuvem, que permite que empresas de qualquer porte se comuniquem, assinem e gerenciem contratos a qualquer momento e em qualquer dispositivo.
A plataforma de assinaturas digitais conta com a confiança de mais de 250.000 empresas em 188 países, facilitando a assinatura de diversos documentos, como autorizações escolares, contratos corporativos, acordos e aprovações.
Os usuários do DocuSign podem enviar documentos por e-mail e assiná-los em vários idiomas diferentes. O serviço também oferece um aplicativo móvel compatível com dispositivos Android, iOS e Windows.
O DocuSign eNotary digitaliza o processo de autenticação de documentos, incluindo o envio, a assinatura e a autenticação por notários. Ele permite que um notário público assine um documento eletrônico como testemunha. A plataforma também oferece um período de avaliação gratuita de 30 dias.
O plano Pessoal tem um custo inicial de $10 por mês por usuário, o plano Standard custa a partir de $25 por mês por usuário, e o plano Premium está disponível a partir de $40 por mês por usuário.
SignNiX
O software Remote Online Notarization (RON) da SIGNiX oferece maior segurança em relação aos métodos tradicionais de autenticação de documentos. Em vez de usar documentos em papel, o software utiliza informações criptografadas em documentos digitais que não podem ser alterados.
O SigNiX permite verificar identidades, efetuar assinaturas digitais, gravar vídeos, fazer cópias de documentos notariais e manter um diário eletrônico seguro. O software oferece todas as funcionalidades necessárias para autenticar documentos eletronicamente e de forma segura.
Como a solução de autenticação online remota é baseada na nuvem, os notários não precisam de equipamentos especiais. Qualquer pessoa pode participar de um reconhecimento de firma a partir de qualquer dispositivo com um navegador da web, quando for conveniente.
A plataforma de assinatura digital SIGNiX, utilizada pelo eNotaryDoX, garante que cada assinatura, e não apenas o documento final, seja criptograficamente selada com evidência legal incorporada ao documento autenticado. Isso garante que ninguém possa alterar o documento após a autenticação por um notário.
Legitimar
O Legitify permite que os clientes autentiquem documentos online, remotamente e de qualquer lugar, por meio de uma solução baseada em inteligência artificial (IA), que utiliza autenticação de áudio e vídeo. Isso evita a necessidade de deslocamento físico a um cartório.
Atualmente, a plataforma oferece um serviço com pagamento por uso, com uma taxa de conveniência/sessão notarial de 35€. A empresa planeja lançar em breve planos de assinatura e Enterprise.
Com o Legitify, você pode enviar seu documento, agendar uma consulta online, conhecer o notário em uma videochamada e ter seu documento autenticado antes do final da sessão!
A plataforma completa do Legitify assegura que o procedimento de reconhecimento de firma online seja seguro e esteja de acordo com as normas de segurança mais recentes estabelecidas pelo setor.
Cartório LMI
O LMI Notary Service fez uma parceria com o Notary Hub, que oferece o software RON necessário para a autenticação de documentos online. A plataforma fornece todo o suporte necessário para se tornar um notário público, incluindo materiais educativos, títulos e acesso a um notário remoto online. Para proteger o notário, a plataforma também oferece seguro de erros e omissões notariais.
A plataforma oferece também o desenvolvimento de habilidades essenciais para o trabalho de notário, como a realização de reconhecimento de firma online remoto. Atualmente, o serviço opera nos Estados Unidos nos estados de New Hampshire, Rhode Island, Nova Jersey, Maryland, Vermont, Massachusetts, Connecticut, Delaware e no Distrito de Columbia.
Conclusão
Para se tornar um notário eletrônico, basta ativar sua conta. Se não tem certeza se o seu estado permite que os notários comissionados façam atos notariais online eletrônicos ou remotos, você pode consultar os sites e verificar as informações. Também é possível verificar as taxas de comissão e selecionar a opção que melhor se adapta às suas necessidades.
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