O Excel é a ferramenta de manipulação de dados favorita dos analfabetos (e das mulheres). Os alfabetizados, ou seja, aqueles que sabem codificar, não precisam se preocupar muito com colunas, linhas e a fórmula correta e sua sintaxe, porque esses assistentes têm seus próprios dispositivos. Para todos os outros, praticamente qualquer pessoa em uma posição de gestão, o Excel é uma ferramenta de trabalho essencial. Apesar disso, muitas pessoas, especialmente aquelas que estão começando a trabalhar, costumam se sentir intimidadas por isso. Na realidade, se você aprender o Excel bem o suficiente, poderá usá-lo para manter registros com base no tempo que são atualizados automaticamente, usá-lo para armazenar estoque e até mesmo conduzir pesquisas. Dito isso, aqui estão cinco funções básicas do Excel que todo iniciante precisa saber.
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Preenchimento automático de séries e fórmulas de preenchimento automático
A inserção de dados, especialmente um longo conjunto de dados, consome muito tempo, com uma excelente chance de ocorrer um erro humano. É por isso que, sempre que possível, o Excel prevê o texto que você está tentando inserir e oferece a opção de preenchê-lo para você.
Por exemplo, você deseja inserir números de série ou números de ID de funcionário que seguem uma sequência. Em vez de inseri-los manualmente, você pode inserir os primeiros três ou quatro números, selecionar as células com os números inseridos. Traga o cursor para o canto inferior direito da última célula e espere que ele se transforme em um sinal de adição preto. Arraste-o para fora e você poderá ver o valor que cada célula terá. O Excel incrementará automaticamente o valor para você. Esse truque é melhor usado com fórmulas porque a fórmula será atualizada automaticamente para ler as células correspondentes em uma linha, em vez de ter um valor absoluto que as fórmulas copiadas / coladas teriam.
Preenchimento Automático
Este truque deve ser aprendido enquanto você insere os dados. O Excel pode preencher automaticamente os dados em uma célula se os dados que você está inserindo tiverem sido inseridos em uma célula anterior na mesma coluna. Basta clicar em Enter e preencher.
Classificação Alfabética Inteligente
O Excel pode classificar os dados em ordem alfabética, mas um iniciante pode hesitar em usar a opção de classificação porque os dados nas colunas adjacentes estão relacionados a eles e a reordenação dos dados perturbará o relacionamento. Por exemplo, você tem nomes, departamentos, endereços, números de telefone e grupos sanguíneos, todos em suas próprias colunas. Você deseja classificar os nomes em ordem alfabética, mas ainda deseja que as células adjacentes leiam o endereço, número de telefone e grupo sanguíneo corretos para aquele indivíduo.
Você pode ir em frente e usar a opção Classificar de A a Z porque o Excel perguntará se você deseja expandir a seleção para incluir dados em colunas adjacentes. Isso permite classificar uma coluna em ordem alfabética e fazer com que os dados correspondentes em outras colunas se classifiquem respectivamente. Essa classificação inteligente funciona para qualquer tipo de regra que você usar.
Transformando Dados de Linha em Dados de Coluna
Muitas vezes, os dados nem mesmo estão no layout correto para que alguém comece a analisá-los. O formato em que foi coletado não foi criado com nenhum propósito específico em mente e você pode frequentemente descobrir que precisa transferir dados de uma linha para uma coluna ou vice-versa. Em vez de copiar e colar cada valor individual, você pode usar uma função Colar especial chamada Transpor para fazer exatamente isso.
Selecione e copie a coluna que deseja colar como uma linha. Selecione a primeira célula da linha para a qual deseja copiar os dados. Clique na pequena seta sob o botão Colar e selecione Colar especial. Na caixa de opção que aparece, marque a opção ‘Transpor’ e clique em OK.
Separe o nome e o sobrenome
O Excel 2013 tem uma função de preenchimento automático muito inteligente que funciona entre colunas. Veja o exemplo muito comum de uma coluna que contém nomes e sobrenomes. Você pode querer separar o nome e o sobrenome e, em versões mais antigas do Excel, isso significava usar a função concatenar de uma maneira muito inteligente / complicada.
Com o Excel 2013, tudo o que você precisa fazer é começar a digitar o primeiro nome na próxima coluna. Faça isso para as primeiras duas ou três entradas e o Excel aprenderá quais são seus critérios de separação e listará os dados de todos os valores correspondentes na coluna para você. Tudo que você precisa fazer é pressionar Enter. Isso funciona para praticamente qualquer tipo de dados.
Você conhece um truque do Excel que usa com frequência no trabalho ou que elimina o trabalho redundante? Compartilhe conosco nos comentários.