O acompanhamento de gastos consiste em registrar detalhadamente para onde seu dinheiro está sendo direcionado.
Com que regularidade você monitora suas finanças?
Seja a cada hora, diariamente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente, pode parecer trabalhoso no início, mas com o tempo você perceberá a importância dessa prática.
Cuidar de nossos recursos financeiros é crucial, e esse processo pode começar já nos tempos da faculdade, ou até mesmo antes. Atualmente, uma simples despesa médica pode levar alguém à beira da ruína financeira.
Para empresários e indivíduos, o método mais recomendado é o monitoramento de despesas mensais e anuais.
A Importância do Monitoramento de Gastos
- Fortalecimento de Hábitos Financeiros: O acompanhamento de seus gastos auxilia na identificação, limitação ou eliminação de hábitos financeiros prejudiciais. Isso, por sua vez, ajuda a alocar seu dinheiro para onde realmente importa.
- Prevenção de Gastos Excessivos: Ao monitorar seus gastos, você é levado a criar um orçamento mensal, evitando assim gastos descontrolados. Seguir um orçamento é fundamental para o sucesso financeiro a longo prazo.
- Controle Financeiro: Se você está constantemente endividado, é provável que não esteja monitorando suas finanças de perto. O controle de gastos permite direcionar seu dinheiro para investimentos mais produtivos.
Imagine a seguinte situação: você saiu para fazer compras com amigos no fim de semana e acabou adquirindo coisas que não precisava, apenas por pressão social. Em vez disso, esse dinheiro poderia ter sido investido em você mesmo, através da compra de um livro de desenvolvimento pessoal ou inscrição em um curso que lhe agradasse.
Por que Empresas Devem Focar no Monitoramento de Gastos?
É crucial que proprietários de pequenas e médias empresas acompanhem suas despesas. Além disso, manter as contas pessoais e empresariais separadas é essencial, pois a empresa é uma entidade independente. Seu negócio deve ser tratado como uma paixão, e por isso:
- Proteção Jurídica: Sua empresa tem direito a proteção legal que você, como indivíduo, não possui. Ao misturar despesas, você contradiz essa proteção e se responsabiliza legalmente em caso de processos judiciais. Seus bens pessoais podem ser colocados em risco.
- Preparação para Impostos: Você não precisará procurar por recibos e contas em lugares aleatórios. Além disso, despesas de viagens de negócios podem ser deduzidas e alguns custos operacionais são isentos de impostos, facilitando o trabalho de seus contadores.
- Cálculo de Lucros: Você poderá determinar seus lucros com precisão, sem estimativas, e manter o orçamento da empresa atualizado.
Uma forma de monitorar as despesas comerciais é utilizar aplicativos de controle de gastos, que auxiliam no registro adequado de despesas, recibos e contas. Alguns aplicativos se conectam diretamente a contas bancárias e cartões de crédito, otimizando o processo e poupando tempo.
A seguir, apresentamos alguns dos melhores aplicativos de controle de despesas para sua empresa.
Zoho Expense
O Zoho oferece um dos melhores aplicativos para controle de gastos, com interface amigável e diversas soluções. O Zoho garante que nenhum recibo seja perdido, pois eles são armazenados digitalmente. Você também pode encaminhar seus recibos por e-mail. O Zoho permite inserir despesas em diferentes moedas, mesmo se sua empresa atuar no exterior.
É possível criar páginas de despesas personalizadas e permitir que funcionários compartilhem despesas. Se sua empresa envolve viagens frequentes, o Zoho também monitora os gastos com quilometragem com precisão, ajudando a controlar esses custos.
O aplicativo é compatível com Android e iOS e oferece uma versão de teste gratuita por 14 dias para novos usuários.
Wallester
O Wallester é uma plataforma popular de rastreamento de gastos corporativos. Ele oferece uma solução completa para todas as necessidades de gastos empresariais, como monitoramento, registro, compartilhamento de métodos de pagamento e configuração de novos métodos.
Você pode emitir novos cartões virtuais para seus funcionários usarem em gastos empresariais. O sistema de notificação mantém você atualizado em tempo real sobre as atividades financeiras.
Além disso, é possível autorizar pequenos saques, substituindo o cofre de caixa, que é inseguro e pouco prático.
Como gestor, você pode tomar decisões sobre compras em tempo real, desativando cartões quando necessário. Também é possível criar cartões virtuais para projetos específicos e conceder acesso a diferentes membros da equipe.
O desenvolvedor também está trabalhando em um novo recurso de rastreamento e upload de comprovantes de despesas. Este sistema lembrará os funcionários de enviar regularmente recibos e faturas.
O Wallester funciona online, através de navegadores e celulares, e oferece testes gratuitos. Experimente para verificar se esta é a ferramenta ideal para monitorar as despesas da sua empresa.
Precoro
Empresas que buscam total visibilidade de seus gastos podem contar com o Precoro. Este software de gestão de despesas fornece informações sobre custos operacionais e garante a utilização adequada do orçamento.
O Precoro automatiza o fluxo de aprovação, economizando tempo e aumentando a eficiência. O acompanhamento de faturas, recibos e reembolsos torna-se mais simples. É possível integrar o Precoro com ferramentas de contabilidade para sincronização de dados bidirecional.
O software permite criar regras de gastos, evitando que você exceda seu orçamento. O painel em tempo real facilita a visualização dos gastos gerais e as empresas podem gerar relatórios detalhados por categorias.
Para um fluxo de trabalho contínuo, o Precoro pode ser integrado com o QuickBooks, Xero, NetSuite, Amazon Business Punch-in e Slack. O modelo de preços é transparente e inclui um período de teste gratuito de 14 dias.
Divvy
Divvy é uma solução completa de gestão de despesas para sua empresa. A plataforma oferece recursos únicos, adequados para todos os tipos de negócios. Com o Business Credit, é possível obter acesso a financiamentos de qualquer tamanho. Solicite uma linha de crédito em minutos e comece a usar os cartões Divvy.
O gerenciamento de despesas se torna fácil, pois as compras feitas com cartões Divvy podem ser categorizadas com apenas alguns cliques. Não há necessidade de relatórios de despesas manuais.
Após criar o orçamento para sua empresa no Divvy, você pode obter monitoramento em tempo real para ter controle total sobre as finanças.
O melhor deste software é que ele é totalmente gratuito, sem taxas escondidas. Além disso, você pode obter quantos cartões físicos e virtuais forem necessários para seus funcionários. As recompensas oferecidas pelo Divvy são outro motivo para escolher esta plataforma.
Dê adeus aos relatórios de despesas tradicionais e adote este sistema de monitoramento de gastos.
Pleo
Pleo é uma startup fintech que gerencia as despesas das empresas com cartões Pleo (crédito e débito). Você pode organizar seus gastos com apenas alguns cliques na tela.
O Pleo pode ser integrado com outras ferramentas de contabilidade. Ele permite definir limites de gastos, personalizá-los e sugere as melhores práticas de gestão financeira. Assim que um pagamento é feito com seu cartão Pleo, você recebe uma notificação e a despesa é automaticamente registrada.
O Pleo é um aplicativo essencial para pequenas e médias empresas e oferece três planos de preços diferentes. Ele alivia a carga do trabalho diário e permite que você se concentre em seus negócios.
FreshBooks
O FreshBooks é um aplicativo de rastreamento de despesas que auxilia pequenas e médias empresas. Sua conta é atualizada diariamente, conectando sua conta bancária e cartão de crédito.
O aplicativo extrai os dados necessários de imagens de faturas e recibos. Você pode armazenar recibos dentro do FreshBooks, facilitando a declaração de impostos. Ao trabalhar em um projeto, sua equipe pode calcular os gastos e suas despesas podem ser monitoradas.
Ele ajuda você a acompanhar o trabalho realizado durante o dia, de qualquer lugar. Você pode se concentrar no crescimento do seu negócio, pois tudo é automatizado.
Os preços são acessíveis para os diferentes planos e o aplicativo se mostra útil a longo prazo, independentemente do valor.
Mint
Com o Mint, você consegue ter uma visão geral de sua vida financeira. O Mint oferece soluções personalizadas para gastos e acompanhamento de despesas.
Todos os pagamentos e despesas mensais podem ser integrados ao Mint, juntamente com outros aplicativos. Ele permite que você não perca nenhuma transação e acompanhe onde seu dinheiro está sendo gasto.
O aplicativo permite que você defina seu orçamento e garante que ele seja seguido, enviando notificações caso haja excesso de gastos. Ele também oferece sugestões sobre como economizar dinheiro e atingir suas metas financeiras mais rapidamente.
O processo de abertura de conta é seguro e está disponível em todos os dispositivos.
Expensify
O Expensify permite que seus usuários mantenham um registro ilimitado de recebimentos. Ao sincronizar suas contas com o Expensify, você terá menos trabalho durante a temporada de impostos. É possível definir taxas de impostos personalizadas para uma política de despesas específica.
O carregamento manual de despesas é coisa do passado. Aqui, todas as suas contas e recibos são digitalizados automaticamente com apenas um clique. Se você não quer se preocupar com os processos, pode usar um cartão Expensify, em vez de recibos.
A versão gratuita é fácil de usar e ajuda a direcionar seus gastos empresariais. Ele auxilia no controle de custos, seja em casa, no escritório ou em viagens.
Bench
O aplicativo Bench funciona como seu contador virtual. No Bench, o software e o trabalho humano estão combinados. O foco principal são pequenas empresas e empreendedores que precisam de relatórios financeiros para seus negócios.
Uma equipe de especialistas se encarrega de tudo e você só é contatado se algo for necessário. A escrituração é feita mensalmente e deixa você e sua empresa preparados financeiramente para os impostos. A equipe de especialistas é rápida e confiável.
O aplicativo permite que você se concentre na gestão de seu negócio, sem se preocupar com regimes tributários. É um dos principais softwares em uso. Os preços são acessíveis e há uma versão de teste para entender melhor o funcionamento.
Shoeboxed
O Shoeboxed é um aplicativo que oferece serviços de digitalização para recibos, reduzindo erros humanos. Ele também permite a integração com outros aplicativos para facilitar o fluxo de trabalho.
O aplicativo organiza registros fiscais, armazena recibos e contas digitalizadas e fornece relatórios de despesas. Manter documentos essenciais digitalizados facilita o acesso quando necessário.
Com este aplicativo, você pode criar uma lista online de sua equipe e mantê-la atualizada. É compatível com Android e iOS. Seu recurso de rastreamento de quilometragem é útil quando você está viajando a trabalho.
Dext
O Dext é um aplicativo que incentiva você a eliminar o uso de papel, reduzindo a burocracia. Ele facilita o manuseio de documentos financeiros ao digitalizar suas contas.
O Dext extrai dados importantes e os armazena em sua memória ao carregar contas, recibos e faturas. Ele tem mais de 95% de precisão ao preencher documentos, economizando tempo e esforço, permitindo que você se concentre no crescimento do seu negócio.
Carregue seus dados de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. Ele oferece mais de 30 integrações para manter o fluxo de trabalho. O aplicativo é fácil de usar. Se você é um pequeno empresário ou um aspirante a empreendedor, você pode testá-lo gratuitamente.
Concur
O Concur ajuda você a crescer profissionalmente, pois o aplicativo está em constante atualização e ganha novos recursos. Alterando as configurações de acordo com suas necessidades, o aplicativo se adapta às suas preferências.
Você pode calcular o ROI do seu negócio com alta precisão. O painel permite visualizar todos os gastos em uma única página. Você pode alterar seus orçamentos e controlá-los de qualquer lugar.
O Concur permite que você tome decisões financeiras baseadas em dados sólidos. Ele é muito útil para proprietários de pequenas empresas e startups.
Certify
O Certify fornece ótimas informações sobre a gestão de despesas. Esta ferramenta é fácil de criar relatórios e realizar reembolsos. Basta enviar uma foto de suas despesas e o relatório é gerado automaticamente.
É ideal para empresas globais, pois está disponível em mais de 60 idiomas e 140 moedas. Você pode integrar seus cartões de crédito e políticas empresariais com o aplicativo e personalizar cada item de acordo com seu orçamento.
Ele também permite integrações com outros aplicativos para que seu trabalho não seja interrompido. O aplicativo é compatível com todos os dispositivos e possui desempenho contínuo e alta satisfação do usuário.
MMC Receipt
O MMC Receipt é um aplicativo de rastreamento de despesas e digitalização de recibos. Ele verifica contas e recibos em diversas moedas, com alta precisão de dados.
Não há limite para upload de recibos e número de usuários. O aplicativo possui armazenamento ilimitado na nuvem, permitindo que você armazene informações sem restrições.
A configuração do recurso de aprovação em vários estágios dá um impulso adicional ao seu negócio. Ele avalia se os dados capturados estão prontos para exportação, auxiliando na tomada de decisões. Você pode consultar a versão de demonstração para entender os recursos do aplicativo e experimentar sua versão gratuita.
Everlance
O Everlance tornou o gerenciamento de negócios mais fácil ao automatizar o máximo de tarefas possíveis. Com um único clique na tela, você pode organizar e gerenciar suas despesas. Personalize seus gastos pessoais e empresariais nesta plataforma, evitando complicações na época de impostos.
A transferência de dados é segura e organizar o armazenamento na nuvem é fácil. Conecte vários cartões de uma só vez para economizar tempo e esforço no gerenciamento de despesas. Sugestões de deduções fiscais são o grande diferencial. Você pode economizar em seus impostos fornecendo informações precisas e no tempo certo.
A equipe de suporte está à disposição sete dias por semana para qualquer dúvida. Você pode escolher a versão gratuita para experimentar os recursos, ou criar um modelo personalizado de acordo com suas necessidades.
Wave
O Wave se concentra em ajudar pequenas empresas a atingir seu potencial máximo. Ele oferece software de alta tecnologia, fácil de usar e seguro para gerenciar seus gastos.
Ele também permite acompanhar lucros e perdas em tempo real e o mantém preparado para a temporada de impostos. O software é gratuito para uso ilimitado, sem taxas escondidas.
A única coisa que você precisa para acessar o aplicativo é uma conexão com a internet. Ele é compatível com todos os dispositivos e é relativamente fácil de usar. A troca de dados de diferentes aplicativos e sites pode ser acessada remotamente.
Veryfi
O Veryfi ajuda pequenas empresas a crescerem mais rapidamente. O aplicativo atende a diversas necessidades e tem um potencial de crescimento inexplorado.
Com ele, você pode estimar os custos do seu projeto ou despesas comerciais antes de iniciá-lo. Os dados são inseridos automaticamente no aplicativo, dispensando trabalho manual. Você pode visualizar o relatório mensal a qualquer momento, pois ele está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Ele está disponível em todos os dispositivos e plataformas. Você pode sincronizar seu e-mail com o Veryfi para facilitar a busca de contas e recibos. Ele possui uma ampla gama de integrações e é utilizado em diversas áreas.
Conclusão
Acabou a época em que era necessário contratar um contador para preencher as declarações fiscais. Tudo o que você precisa é de um aplicativo de monitoramento de gastos empresariais. No entanto, escolher o aplicativo certo para sua empresa crescer e gerenciar custos de forma eficiente é igualmente essencial. O uso desses aplicativos em sua empresa deixará você com tempo, esforço e energia para você e sua família.
Confira algumas ferramentas para auxiliar no gerenciamento de recursos e gerenciamento do Active Directory e do Office 365 para sua empresa.