Eles dizem – “Tempo é dinheiro”.
E eu não poderia concordar mais!
Neste mundo cada vez mais rápido e competitivo, cada segundo conta. É importante em todos os lugares, seja na vida pessoal ou profissional. Se você pode gerenciar bem o seu tempo, ele decide muitos aspectos importantes da sua vida.
Até se traduz em administrar uma empresa ou organização. A gestão adequada do tempo pode influenciar a taxa de sucesso da sua organização. E porque não; quanto mais produtiva sua equipe puder ser, maior será o potencial de ganhos.
É por isso que as organizações modernas estão prestando muita atenção em gerenciar e utilizar seu tempo adequadamente. Eles estão optando por formas de cronometragem que um funcionário leva para realizar uma tarefa específica para esse assunto.
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Você deve ir para o controle de tempo dos funcionários em primeiro lugar?
Geralmente, o rastreamento de tempo é considerado um parente próximo da produtividade que calcula a eficiência de uma pessoa ao concluir seu trabalho. Os gerentes melhoram as operações e cortam custos com base nessa entrada para maximizar os lucros.
De acordo com um relatório pela Harvard Business Review, a economia dos EUA perde cerca de 50 milhões de horas por dia, o que representa US$ 7,4 bilhões.
O motivo pode ser tantos, pois há muitas distrações por aí, como mídias sociais, conversas casuais com colegas, leitura de notícias e assim por diante. Acredite ou não – o rastreamento do tempo, de fato, obedece à Lei de Parkinson, afirmando que o trabalho se expande com o tempo disponível, que é alocado para sua realização.
Você pode ter experimentado isso em algum momento. Por exemplo, você dá a um funcionário dois dias para concluir uma tarefa de 5 horas e, em seguida, leva os dois dias completos. É porque as pessoas assumem que precisam de mais tempo para a conclusão da tarefa e, mesmo que pudessem fazê-lo mais rapidamente, continuam ajustando o trabalho até o prazo chegar.
Além disso, o controle do tempo também se tornou importante, principalmente quando você tem uma equipe remota para gerenciar. Aqui, você não pode ficar de olho em todos os funcionários e não pode incomodar seus PCs com vídeo ou chamadas telefônicas que os distraem ainda mais.
Qual é a solução então?
Bem, uma ferramenta de rastreamento de tempo é projetada precisamente para resolver esses problemas e pode ajudar a manter a produtividade no lugar.
O que é software de rastreamento de tempo?
Um programa de computador que permite rastrear seu tempo registrando o tempo total que um funcionário gasta para concluir uma tarefa específica. Ele pode fornecer relatórios e estatísticas.
O objetivo principal deste software é aumentar a produtividade e ficar de olho nos desperdícios de tempo. Esse processo de rastreamento do tempo começou principalmente nos setores de serviços e agora se expandiu para empresas de todas as escalas e nichos.
Hoje, grandes empresas, agências e até freelancers começaram a aproveitar o software de rastreamento de tempo para mantê-los produtivos durante o horário de trabalho.
Como isso ajuda?
Se você puder controlar o tempo, poderá medir o tempo real versus o tempo alocado para a conclusão da tarefa. E se você puder medi-lo e encontrar os fatores que influenciam o desempenho, poderá trabalhar nele e melhorá-lo.
Entenda quando, onde e como o tempo está sendo gasto ⁉️
Um software de controle de tempo ajuda você a ter uma visão completa de quando, onde e como seus funcionários estão gastando seu tempo. Se você vir alguma discrepância, pode conversar com eles, definir suas prioridades e ajudá-los onde faltam.
Aumente os lucros 📈
Ao rastrear o tempo com precisão e observar como e onde seus recursos são utilizados, você pode entender o que está valendo a pena e o que não está. Com base nisso, você pode monitorar e planejar os orçamentos do projeto enquanto prioriza as tarefas.
Com base em quantas horas uma tarefa levará para ser concluída, os gerentes podem cotar o preço para seus clientes. O rastreamento de tempo ajuda as pessoas a permanecerem dedicadas e produtivas enquanto trabalham nas tarefas atuais. Eles sempre podem medir quanto tempo deve ser dado a tarefas específicas e planejar adequadamente para alcançá-las, em vez de trabalhar ao acaso sem objetivos claros.
Transmitir progresso 🚧
Qualquer um pode cometer erros ou perder uma batida às vezes; afinal, somos humanos. Portanto, se alguém não conseguir concluir uma tarefa em um determinado tempo ou demorar mais do que o previsto, poderá transmitir essa mensagem a seus gerentes rastreando seu tempo antes do prazo.
Incita a disciplina
Controlar o tempo dá um senso de responsabilidade e incita a disciplina. Assim, você se motiva a concluir uma determinada tarefa dentro de um período estipulado, em vez de procrastinar.
Agora é a hora de dar uma olhada em alguns dos melhores softwares de controle de tempo disponíveis no mercado, que podem ajudar sua equipe a permanecer produtiva, otimizar seus projetos e concluí-los no prazo.
DeskTime
Aumente a produtividade de suas equipes e monitore o progresso de seus projetos com um aplicativo de controle de tempo seguro e simples – DeskTime.
O software ajuda você a gerenciar seus projetos e faturas com facilidade. Você pode agendar folgas e férias com facilidade sob um guarda-chuva. Além disso, o DeskTime facilita o monitoramento de licenças médicas, atividades diárias e ao longo do tempo para entender o fluxo de trabalho.
Você pode personalizar relatórios, enviá-los aos seus clientes para maior transparência e baixá-los quando quiser. Ele suporta integração com aplicativos como Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab e muito mais.
O DeskTime oferece segurança de dados superior seguindo os padrões da indústria por meio de criptografia, firewalls, certificação de data center sob ISO 27001 9001, proteção de login e senha e armazenamento de dados em servidores Tier-3.
Outros recursos incluídos são:
- Capturas de tela automáticas e rastreador de taxa de atividade
- Rastreamento de URL e aplicativo
- Calculo de custo
- Rastreamento de título de documento
- Acompanhamento do projeto
Além disso, eles têm uma equipe de suporte dedicada via e-mail e chat.
Bonsai
(Olá) Bonsai é um conjunto de utilitários para profissionais autônomos, incluindo excelente controle de tempo.
Esta ferramenta permite definir uma taxa por hora personalizada para diferentes projetos e faturar horas para seus clientes com apenas um clique. Além disso, você pode optar por arredondar o tempo para que os cálculos pareçam fáceis.
Mas o Bonsai realmente brilha quando você controla o tempo de toda a sua equipe. Nesse caso, você obtém um quadro de horários de resumo indicando o total de horas e o valor faturável.
Outra coisa boa é que o Bonsai funciona multiplataforma, inclusive no macOS, iOS, Andriod e como extensão do navegador para o Chrome.
Não existe uma versão gratuita para sempre, mas você pode se beneficiar da avaliação gratuita de 14 dias com todos os recursos.
E as assinaturas não o limitarão apenas ao rastreamento de tempo, mas vêm com algumas ferramentas integradas úteis para faturamento, contabilidade, gerenciamento de tarefas, planejamento tributário etc.
Hora do resgate
A premiada ferramenta de rastreamento de tempo da Hora do resgate permite que você literalmente ‘resgate’ seu precioso tempo e o converta em horas produtivas.
O RescueTime rastreia o tempo automaticamente sem nenhuma entrada manual habilitada. Ele solicita que você adicione o rastreamento de tempo offline com 1 clique porque nem tudo ocorre online. Assim, mesmo que você esteja fora, você pode ter uma visão completa do que está acontecendo ao seu redor.
Você pode usar o FocusTime para bloquear aplicativos e sites que distraem durante o horário de trabalho. Integre o RescueTime a aplicativos úteis como Google Calendar, Slack e centenas de outros aplicativos. Funciona perfeitamente com macOS, Windows, Android, iOS e Chrome.
Você pode experimentar este software gratuitamente por 14 dias para ver como ele pode ajudá-lo.
Convés de equipe
Monitore o trabalho de sua equipe por meio de planilhas de horas e software de controle de tempo – Teamdeck. Ele permite que você acompanhe as horas faturáveis nos departamentos da sua organização e em diferentes projetos. Também permite comparar os cronogramas de um projeto com as planilhas de horas do registrador e identificar a parte correta antes de discutir o orçamento.
O Teamdeck permite monitorar o desempenho de sua equipe e comparar os estimados com os reais. Com suas informações disponíveis, você pode facilmente criar relatórios a partir de planilhas de horas calculando KPIs.
Além disso, o Teamdeck é útil para acompanhar seus resultados e gerenciar a carga de trabalho da equipe com facilidade. É uma excelente ferramenta para agências criativas, casas de software, equipes de produtos, OP e finanças.
O software é gratuito para até dois membros. Pague pelas pessoas usando o Teamdeck e adicione mais no futuro à medida que sua equipe cresce em $ 3,99/membro/mês. Faça um teste gratuito de 7 dias com o plano, saiba o que está funcionando com você e economize seu tempo.
Timecamp
O software de rastreamento de tempo poderoso e simples – Timecamp é ideal para vários setores, empresas e profissionais.
Esqueça o microgerenciamento e esteja na mesma página que seus funcionários, capacitando-os com o Timecamp. Usando o software, eles podem monitorar suas atividades e trabalhar de acordo com suas responsabilidades, sabendo que podem ser responsabilizados por perda de tempo.
Ele pode escanear nomes de domínio de aplicativos automaticamente e organizá-los em diferentes categorias. Relatórios perspicazes ajudam você a medir a lucratividade e acompanhar os orçamentos. Seu recurso de faturamento permite marcar o tempo rastreado como não faturável ou faturável e acelera o processo de faturamento.
Acabe com a presença chata e as planilhas de horas, pois essa ferramenta ajuda a automatizar essas atividades com apenas um clique. O Timecamp se integra a mais de 100 aplicativos, incluindo Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar, Xero e muito mais.
Aproveite o Timecamp por apenas US$ 5,25/mês quando cobrado anualmente.
Doutor do Tempo
Não, não estamos falando do Senhor do Tempo, Doctor Who!
Doutor do Tempo é um software de controle de tempo que ajuda a melhorar a produtividade e o foco de sua equipe instantaneamente. Relatórios diários e planilhas de horas mostram métricas para o dia inteiro para ajudá-lo a entender o quão produtivo você permaneceu ao longo do dia. Pelo que parece, você pode definir um alvo sozinho e tentar vencê-lo.
Seu painel intuitivo facilita o rastreamento de tempo, onde você pode ver tarefas, seus clientes e distrações consumindo seu tempo. O Time Doctor é totalmente personalizável, para que você possa usar apenas os recursos necessários e desativar outros recursos quando não precisar deles.
Acompanhe o uso de um aplicativo ou programa específico junto com o tempo que os funcionários passam em determinados sites. Você saberá imediatamente se alguém passa muito tempo no YouTube ou no Facebook. Com o Time Doctor, também é possível fazer capturas de tela dos monitores dos funcionários para que você saiba exatamente o que eles estão fazendo para identificar distrações, ineficiências e evitar desperdícios de tempo.
Além disso, você pode rotular os clientes permitindo que eles acessem relatórios de tarefas e capturas de tela para mapear o progresso. Calcule a folha de pagamento automaticamente com base em horas ou salários fixos, além de gerenciar o pagamento dos funcionários e o faturamento do cliente. O software é compatível com Windows, Android, Mac, Linux, iPhone e Chrome.
Integre-o ao GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho e muito mais. Outro recurso interessante é que ele fornece alertas pop-up e alertas quando os funcionários usam muitos aplicativos não relacionados ao trabalho ou ficam ociosos por muito tempo. Você também pode acompanhar o comparecimento para identificar os atrasados e acompanhar o tempo de intervalo.
Disponível Time Doctor por apenas $ 10/mês. Se você não achar útil, cancele a qualquer momento, pois não há contratos.
Colheita
O rastreamento de tempo é facilitado com a interface amigável do Colheita. Foi estabelecido no ano de 2006 e hoje, mais de 50 mil empresas em todo o mundo confiam neste software.
O Harvest agrupa os dados brutos retirados de planilhas de horas em um resumo onde você pode ver como sua equipe está se saindo. Você pode usar esses relatórios visuais com respostas para perguntas vitais e manter projetos e tarefas sob controle.
Transforme suas despesas e tempo faturável em faturas com aparência profissional, encaminhe-as para os clientes e receba pagamentos on-line sem problemas. A previsão é um aplicativo irmão do Harvest, que permite agendar seu tempo para ser utilizado no futuro. Você pode puxar essas informações para o Harvest e gerenciar melhor seus projetos.
Experimente um teste de 30 dias totalmente funcional para medir a eficácia do software.
Alternar
Alternar é um dos softwares de rastreamento de tempo mais simples do mercado que ajuda você a concluir suas tarefas no prazo.
Tudo o que você precisa é de apenas um clique para começar a inserir novas horas e continuar acompanhando as tarefas anteriores. Caso você tenha esquecido de iniciar o rastreador de tempo, os aplicativos Toggl Desktop e o botão Toggle o lembram. Da mesma forma, também ajuda quando você esquece de parar o cronômetro detectando o tempo ocioso.
O Toggl é capaz de mais de 100 integrações populares. Ele permite que você insira a hora manualmente após o término de uma semana ou dia, e você também pode transformar eventos do calendário em entradas de hora.
Filtre as informações de rastreamento de tempo para poder extrair dados específicos quando necessário. Você pode exportar relatórios para diferentes formatos de arquivo, incluindo PDF, CSV e Excel. Seu painel do projeto é claro e fácil de entender com dados visuais, permitindo identificar problemas no estágio inicial e combatê-los.
Aloque taxas faturáveis diretamente para todos os seus projetos, garantindo que você seja pago de forma justa. Não importa em qual dispositivo você está “alternando”; ele sincroniza seus dados em tempo real. Inicie e pare o tempo em seu navegador, telefone ou laptop com facilidade.
TMetric
Liberte-se de relatórios de tempo chatos e escolha TMetric como o aplicativo de planilha de horas da sua organização. Tem mais de 20 anos de experiência na prestação de serviços de excelência para empresas em todo o mundo.
O TMetric pode rastrear suas tarefas com eficiência a cada minuto enquanto analisa a produtividade em grandes distâncias. Defina um orçamento de tarefas, acompanhe as despesas de desenvolvimento e tenha uma visão clara de seus ganhos.
Não se preocupe ao gerenciar funcionários, tanto no local quanto remotamente. É porque o TMetric permite monitorar dias de trabalho, frequência, horas de trabalho, horas extras, níveis de atividade, horas faturáveis, etc. Crie faturas profissionais e precisas.
Integre o TMetric com aplicativos que você usa com frequência. Você pode usar um plano gratuito do TMetric para rastrear sua equipe composta por até 5 membros ou optar por planos pagos ou mais recursos.
BeeBole
BeeBole oferece um controle de tempo flexível e sem esforço que todos os tipos de negócios podem aproveitar. Eles podem rastrear o tempo mensalmente, semanalmente ou diariamente e gerenciar feriados e ausências.
Você pode bloquear entradas; use-o de qualquer lugar, pois o software está disponível para vários navegadores e dispositivos. Integre o BeeBole com software de faturamento e ERP por meio de sua API. Ele também suporta a integração do Office 365 e do Google Suite usando seu aplicativo de planilha de horas do Google.
Obtenha melhor controle por meio do fluxo de aprovação, acesso gerencial e lembretes automatizados. Seu painel é personalizável, onde você pode gerar relatórios de assiduidade, horas faturáveis, orçamento, lucro e margem. Você pode exportar, auditar e imprimi-los a qualquer momento.
Para segurança, o BeeBole mantém criptografia de 256 bits, backups diários, senhas com hash, trilhas de auditoria e locais de servidor restritivos para proteger os dados do cliente.
O aplicativo BeeBole Timesheet tem aprovação DCAA e é compatível com GDPR. Está disponível em vários idiomas, incluindo inglês, francês, espanhol, alemão, italiano, holandês, polonês e português. Eles garantem 99,9% de tempo de atividade para atendê-lo melhor e estão disponíveis para testá-lo gratuitamente por 30 dias.
Workpuls
Fique de olho na sua produtividade escolhendo Workpuls.
Gerencie seus projetos com facilidade e acesse todos os dados dos projetos a partir de um quadro Kanban claro. Seja notificado sobre quais sites e aplicativos os funcionários usam com frequência durante os projetos. Também ajuda você com capturas de tela para obter provas sobre o trabalho deles.
Acompanhe os funcionários em tempo real, tome o atendimento automaticamente e analise a produtividade com a ajuda de relatórios perspicazes. A ferramenta permite acessar dados com até 2 anos de idade. Você pode optar por receber relatórios mensalmente, semanalmente ou diariamente por e-mail.
Workpuls permitem entrada manual de horas, rotulagem de produtividade para sites e aplicativos e gerenciam contas com precisão para garantir a lucratividade. Capacite seus clientes, permitindo que eles acessem os dados sobre seus projetos para que possam acompanhar o progresso.
Você pode optar por armazenar seus dados na nuvem ou no local. Eles aproveitam a infraestrutura robusta do Google Cloud para armazenar seus dados e aumentar a segurança.
Hubstaff
Concentre-se na produtividade com o acompanhamento do tempo dos funcionários por meio de Hubstaff.
Ele oferece um painel rico em recursos que você pode usar para detalhar as horas dos funcionários, gerenciar o tempo com facilidade e visualizar planilhas de horas detalhadas. Veja o que seus funcionários estão fazendo usando o GPS da Hubstaff, bem como os rastreadores de tempo de geofence. Você pode definir aplicativos móveis Android e iOS para entrar ou sair automaticamente.
Você também pode enviar lembretes para suas equipes quando elas acessarem sites improdutivos. O Hubstaff oferece capturas de tela opcionais para que você possa optar por ver os monitores dos funcionários e permite registrar a localização e o horário de trabalho de cada membro da equipe para garantir que tudo seja feito corretamente.
Acompanhe as taxas e horas de pagamento para pagá-los pelo trabalho e defina o máximo de horas ou orçamento para receber alertas caso você atinja os limites.
Clockify
O aplicativo de planilha de horas e rastreador de tempo minimalista – Clockify é eficiente em mantê-lo produtivo durante todo o dia.
Este é um software gratuito que você pode usar para sempre para usuários, rastreamento e projetos ilimitados. Você pode usá-lo no seu desktop e no celular sem problemas. Inicie e pare o cronômetro quando quiser e insira as horas manualmente.
Faça login em sua planilha de horas semanal em um minuto, veja o tempo/atividade total em um dia, carregue as atividades rapidamente e adicione notas para obter mais informações. Seu painel incrível permite que você veja as principais atividades destacando onde os membros de sua equipe passaram a maior parte do tempo. Os gráficos visuais permitem que você visualize o dinheiro e o tempo gasto junto com o status ao vivo do seu trabalho.
Filtre relatórios por usuário, atividade e dia; exportar relatórios por meio de Excel, CSV ou PDF; e compartilhe-os com seus clientes usando um link. Convide sua equipe para registrar a participação, fornecer permissões adicionais e definir suas taxas por usuário.
Oportuno
Automatize o rastreamento de tempo e a tomada de notas com Oportuno para maior precisão.
Grave seu trabalho junto com o tempo gasto em diferentes aplicativos. Em seguida, deixe a IA elaborar planilhas de horas com alta precisão para você. Seu agendamento sincronizado e painel em tempo real mantêm o trabalho de cada membro da equipe visível.
Obtenha uma rápida revisão de horas registradas, horas perdidas, atividades semanais e capacidade, ao longo do tempo e assim por diante. Gerencie projetos facilmente visualizando e agendando recursos de projeto a partir de um único espaço inteligente.
Você pode acompanhar seus orçamentos e gerar um relatório para ver como as pessoas estão gastando seu tempo no projeto. O Timely não envolve capturas de tela de terceiros ou invasivas para manter seus dados privados. Ele suporta uma ampla gama de integrações e permite o rastreamento de localização.
Tempo de rastreamento
Tempo de rastreamento é um aplicativo de quadro de horários fácil de usar que ajuda você a registrar o total de horas de trabalho e visualizar o status de seus projetos em tempo real para que você possa medir a produtividade.
Ele apresenta flexibilidade superior para orçamento de projetos, folha de pagamento, cobrança de clientes, análise de trabalho e muito mais. TrackingTime é compatível com vários aplicativos perfeitamente como Todoist, Smartsheet, Trello, Microsoft Teams e muito mais.
Dicas de bônus para que as equipes acompanhem seu tempo
- Nunca deixe os funcionários no escuro; seja honesto para explicar a eles antecipadamente a necessidade de controlar o tempo e seus benefícios para si e para a empresa.
- Torne-o flexível e fácil para eles, para que não se sintam exaustos. Automatize o processo usando uma ferramenta fácil de usar e intuitiva para automatizar o processo
- Esboce diretrizes claras sem confusão ou confusão porque a conclusão da tarefa é importante, mas concluí-las corretamente é ainda mais importante.
- Todos em uma equipe devem seguir as mesmas diretrizes; sejam funcionários ou o gerente. Quando veem os gerentes monitorando seu tempo, os funcionários percebem isso como não intrusivo e o consideram uma prática valiosa.
- Colete feedback sobre como a experiência geral de rastreamento de tempo tem sido para eles. Entenda seus pontos problemáticos, ajude-os e aceite sugestões se fizerem sentido.
Conclusão
Gerenciar o tempo não é uma tarefa fácil. Requer dedicação, perseverança e um objetivo alcançável em mente. Usando o software de controle de tempo, você pode tornar as coisas um pouco mais fáceis para os membros de sua equipe para que eles possam ser mais produtivos e disciplinados, o que acaba sendo uma situação vantajosa para todos na equipe.