O rastreamento de despesas é essencialmente o ato de registrar para onde seu dinheiro está indo.
Com que frequência você monitora seus gastos?
Você faz isso por hora, diariamente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente? No início, pode parecer uma tarefa árdua, mas com o tempo você perceberá a importância desse processo.
Cuidar das nossas finanças é crucial, e essa jornada geralmente começa na faculdade, ou até mesmo antes para algumas pessoas. Hoje em dia, uma simples conta médica pode levar indivíduos à beira da falência.
O acompanhamento das despesas em bases mensais e anuais é uma prática recomendada tanto para empreendedores quanto para indivíduos.
A relevância do rastreamento de despesas
- Aprimorar hábitos de consumo: O rastreamento de gastos ajuda a identificar, restringir ou eliminar hábitos de consumo desnecessários. Além disso, direciona seu dinheiro para onde realmente importa.
- Prevenir gastos excessivos: Ao monitorar suas despesas, você evitará gastos impulsivos, sendo compelido a criar um orçamento mensal. Gastar dentro de um orçamento definido por você é uma estratégia benéfica a longo prazo.
- Gerenciar as finanças: Se você vive constantemente endividado, é provável que não esteja monitorando seus gastos. O controle de despesas permite que você direcione seus recursos para atividades produtivas.
Imagine que você foi fazer compras com amigos no fim de semana. Você acabou comprando itens que não precisava, simplesmente por pressão social. Em vez disso, você poderia ter investido esse dinheiro em si mesmo, comprando um livro de autoajuda ou se inscrevendo em algum curso de seu interesse.
Por que o rastreamento de despesas é crucial para as empresas?
É fundamental que proprietários de pequenas e médias empresas acompanhem seus gastos. Além disso, separar custos pessoais de custos empresariais é indispensável, pois a empresa é uma entidade independente. Seu negócio é uma paixão, e deve ser tratado como tal:
- Proteção contra problemas: Sua empresa tem direito a proteção jurídica, o que não se aplica a você como indivíduo. Misturar despesas mina essa proteção, tornando você pessoalmente responsável caso um cliente mova uma ação judicial. Se isso ocorrer, seus bens podem ser ameaçados.
- Preparação para a época de impostos: Não haverá mais necessidade de procurar recibos perdidos em gavetas ou carros. Além disso, se você viajar a negócios, poderá deduzir parte das despesas relacionadas. Certos custos empresariais não são tributáveis e podem ser classificados como despesas de reuniões de negócios. O trabalho do seu contador também será facilitado, pois diferenciar itens tributáveis de não tributáveis será mais direto.
- Facilidade na contabilidade de lucros: Você poderá apresentar seus lucros com precisão sempre que solicitado, sem ter que adivinhar. Isso ajudará a manter o orçamento da empresa atualizado, refletindo adequadamente os gastos.
Uma forma eficaz de acompanhar os gastos empresariais é utilizando aplicativos de rastreamento de despesas. Esses aplicativos auxiliam no registro preciso e oportuno dos seus gastos através do monitoramento de recibos e faturas. Alguns aplicativos se conectam diretamente às suas contas bancárias e cartões de crédito, economizando tempo e evitando a necessidade de inserir dados manualmente.
Vamos agora analisar alguns dos melhores aplicativos de rastreamento de despesas para sua empresa.
Divvy
Divvy é uma solução abrangente de gestão de despesas para empresas. A plataforma oferece recursos exclusivos que a tornam uma escolha ideal para qualquer negócio. Com o Crédito Empresarial, você pode acessar financiamento de qualquer porte. Basta solicitar uma linha de crédito em poucos minutos e começar a gastar com os cartões Divvy.
O gerenciamento de despesas se torna muito mais simples porque você pode categorizar todas as compras feitas com os cartões Divvy em poucos cliques. Isso elimina a necessidade de relatórios de despesas manuais na empresa. Após criar o orçamento para sua empresa através do Divvy, você pode obter rastreamento e controle em tempo real para uma gestão total dos orçamentos.
A melhor parte desse software de rastreamento de despesas é que ele é totalmente gratuito, sem taxas ocultas. Além disso, você pode obter quantos cartões físicos e virtuais forem necessários para seus funcionários. As recompensas do Divvy pelos seus gastos são mais um incentivo para escolher esta plataforma.
Diga adeus aos relatórios de despesas tradicionais e abrace este sistema avançado de rastreamento de despesas.
Pleo
Pleo é uma fintech que gerencia despesas empresariais através dos cartões Pleo, tanto de crédito quanto de débito. Você pode organizar suas despesas com apenas alguns cliques.
Você pode integrar o Pleo com outras ferramentas contábeis. Ele permite que você defina limites de gastos, personalize-os a qualquer momento e sugere as melhores práticas de gastos. Além disso, assim que um pagamento é feito com seu cartão Pleo, você recebe uma notificação e a despesa é automaticamente adicionada.
Pleo é um aplicativo indispensável para pequenas e médias empresas e possui três planos de preços diferentes. Pleo alivia o fardo de tarefas diárias tediosas, permitindo que você se concentre em seus negócios.
FreshBooks
FreshBooks é um aplicativo de rastreamento de despesas empresariais que ajuda pequenas e médias empresas. Sua conta é atualizada diariamente através da conexão com sua conta bancária e cartão de crédito.
Ele possui um recurso que extrai dados relevantes de fotos que você carrega de qualquer fatura ou recibo. Você também pode armazenar seus recibos dentro do Freshbooks. Assim, você terá tudo organizado durante a época de declaração de impostos. Em um projeto, sua equipe pode registrar seus gastos e você pode acompanhar as despesas também.
O aplicativo ajuda você a acompanhar a quantidade de trabalho feito durante o dia, de qualquer lugar. Você só precisa se concentrar em seus negócios, pois tudo é automatizado.
O preço dos diferentes planos é acessível, mas o aplicativo é benéfico a longo prazo, independentemente do preço.
Zoho
Zoho é um dos melhores aplicativos de rastreamento de despesas. Sua interface é muito agradável para o cliente, oferecendo uma variedade de soluções. O Zoho garante que você não tenha recibos não rastreados, armazenando-os digitalmente. Você também pode encaminhar seus recibos automaticamente por e-mail. Mesmo que sua empresa esteja operando no exterior, o Zoho permite que você insira suas despesas em diferentes moedas.
Aqui, você pode criar uma página de despesas personalizada e permitir que seus funcionários dividam as despesas. Se sua empresa envolve viagens frequentes, suas despesas com quilometragem podem ser rastreadas com precisão através do Zoho. Assim, você pode controlar seus custos.
O aplicativo é compatível com qualquer plataforma, incluindo Android e iOS. O Zoho oferece uma versão de avaliação gratuita de 14 dias para novos usuários.
Mint
Você pode visualizar todas as suas informações financeiras através do Mint. O Mint oferece soluções personalizadas, otimizando sua experiência de gastos e rastreamento de despesas.
Todos os seus pagamentos de contas e despesas mensais podem ser integrados ao Mint, juntamente com outros aplicativos. Isso garante que você não perca nada e acompanhe exatamente para onde seu dinheiro está indo.
O aplicativo permite que você estabeleça seu orçamento e envia notificações oportunas em caso de gastos excessivos, garantindo que você permaneça dentro do seu limite. Também oferece recomendações de como economizar dinheiro e alcançar seus objetivos financeiros mais rapidamente.
O processo de abertura de conta é seguro e está disponível em todos os dispositivos.
Expensify
Expensify permite que seus usuários registrem um número ilimitado de recibos. Ao sincronizar suas contas com o Expensify, você terá menos trabalho durante a temporada de impostos. Você também pode definir taxas de impostos personalizadas para uma política de despesas específica.
O upload manual de suas despesas está ultrapassado. Aqui, todas as suas contas e recibos são digitalizados automaticamente com apenas um clique. Se você estiver cansado de todos esses processos, você pode optar por um cartão Expensify em vez de usar recibos.
Você pode experimentar a versão gratuita, pois ela é fácil de usar e oferece uma direção clara para gerenciar os gastos do seu negócio. Ela ajuda você a rastrear os custos enquanto você está em trânsito, em casa ou no escritório.
Bench
O aplicativo Bench atua como seu contador virtual. No Bench, software e expertise humana trabalham juntos. O foco principal é em pequenas empresas e empreendedores que precisam preparar demonstrações financeiras para seus negócios.
Uma equipe de especialistas dedica-se a cuidar de tudo, e você só será contatado se algo for necessário. A escrituração contábil é feita mensalmente, garantindo que você e sua empresa estejam financeiramente preparados para os impostos. A equipe de especialistas é rápida e confiável.
O aplicativo permite que você se concentre apenas em seus negócios, sem se preocupar com as questões fiscais. É um dos principais softwares em uso. Os preços são acessíveis e uma versão de teste também é oferecida inicialmente para que você possa entender melhor o aplicativo.
Shoeboxed
Shoeboxed é um aplicativo que oferece serviços de digitalização para seus usuários. Seu objetivo é digitalizar recibos físicos, reduzindo erros humanos. Ele também suporta a integração com vários aplicativos, facilitando o fluxo de trabalho.
O aplicativo gerencia declarações fiscais, armazenamento de recibos e contas digitalizadas, além de gerar relatórios de despesas. Manter documentos essenciais em um arquivo é útil quando necessário com urgência.
Utilizando este aplicativo, você pode criar uma lista online para sua equipe e mantê-la atualizada. É compatível com as plataformas Android e iOS. Seu recurso preciso de rastreamento de quilometragem é útil quando você está em uma viagem com orçamento limitado.
Dext
Dext é um aplicativo de rastreamento de despesas empresariais que prioriza a redução da papelada e torna suas contas digitais.
O Dext extrai dados essenciais e os armazena em sua memória após o upload de contas, recibos ou faturas. Ele tem uma precisão superior a 95% ao arquivar documentos, economizando seu tempo e esforço, e proporcionando mais tempo para você expandir seus negócios.
Envie seus dados de qualquer lugar e dispositivo. Ele oferece e requer mais de 30 integrações para otimizar seu fluxo de trabalho. O design do aplicativo é simples e fácil de entender. Você pode começar seu teste gratuito agora, seja você uma pequena empresa ou um aspirante a empreendedor.
Concur
Concur auxilia seu crescimento como profissional de negócios, pois o aplicativo está em constante evolução e adiciona novos recursos. Ao personalizar as configurações de acordo com suas necessidades, você pode adaptar o aplicativo às suas preferências.
Você pode calcular o ROI da sua empresa com alta precisão. O painel é acessível, permitindo que você visualize todos os seus gastos em uma única página. Você pode fazer alterações nos seus orçamentos e controlá-los a qualquer hora, em qualquer lugar.
Você também pode assistir a uma demonstração do funcionamento do aplicativo, que é bastante simples. O Concur permite que você tome decisões financeiras com base em dados sólidos. Ele é uma ferramenta valiosa para pequenos empresários e startups.
Certify
Certify oferece insights significativos sobre gerenciamento de despesas. Esta ferramenta facilita a criação e o gerenciamento de relatórios, além de fazer reembolsos. Basta enviar uma foto de suas despesas e o relatório é gerado automaticamente.
É ideal para empresas globais, pois está disponível em mais de 60 idiomas e 140 moedas. Você pode integrar seus cartões de crédito e políticas comerciais ao aplicativo e personalizar cada aspecto de acordo com seu orçamento.
O aplicativo também suporta integrações com vários outros aplicativos, para que seu trabalho não seja interrompido. O aplicativo é compatível com todos os dispositivos e tem um desempenho perfeito e alta satisfação do usuário.
MMC Receipt
MMC Receipt é um aplicativo de rastreamento de despesas e digitalização de recibos. Ele digitaliza rapidamente contas e recibos em diversas moedas com alta precisão de dados.
Não há limite para o upload de recibos e o número de usuários. Você não precisa se preocupar com espaço de armazenamento, pois o aplicativo oferece armazenamento em nuvem ilimitado.
A configuração do recurso de aprovação em vários estágios impulsiona seus negócios. Ele avalia se os dados capturados estão prontos para exportação, auxiliando na tomada de decisões.
Você também pode experimentar a versão demo para entender melhor os recursos do aplicativo e aproveitar sua versão gratuita.
Everlance
Everlance prioriza o gerenciamento de negócios para proprietários de empresas, automatizando o máximo de tarefas possível. Com um simples toque na tela, você pode classificar e gerenciar suas despesas. Personalize seus gastos pessoais e empresariais nessa plataforma e fique livre de dores de cabeça durante a temporada de impostos.
A transferência de dados é segura e o armazenamento em nuvem é fácil de organizar. Conecte vários cartões comerciais de uma só vez para economizar tempo e esforço no gerenciamento de despesas. As sugestões relacionadas a deduções fiscais são o destaque. Você pode economizar em impostos através do fornecimento de informações oportunas e corretas.
A equipe de suporte ao cliente está disponível sete dias por semana para qualquer dúvida. Você pode optar pela versão gratuita para experimentar e usufruir de diversos recursos. Além disso, você pode criar seu próprio modelo personalizado para atender às suas necessidades.
Wave
Wave se dedica a nutrir pequenas empresas e alcançar seu potencial máximo. Ele oferece um software de alta tecnologia, fácil de usar e seguro para gerenciar suas despesas.
Ele também permite que você acompanhe seus lucros e perdas em tempo real, mantendo você preparado para a temporada de impostos. O software é gratuito para uso ilimitado, sem restrições ou taxas ocultas.
Tudo que você precisa para acessar o aplicativo é uma conexão com a internet. Ele é compatível com todos os dispositivos e relativamente fácil de usar. A troca de dados de diferentes aplicativos e sites é acessível remotamente.
Veryfi
Veryfi ajuda as pequenas empresas a crescer mais rapidamente do que nunca. O aplicativo atende a um propósito para seus clientes e tem potencial de crescimento inexplorado.
Aqui, você pode estimar seus custos de projeto ou despesas empresariais antes do início do projeto. Os dados são inseridos automaticamente no aplicativo, eliminando a necessidade de trabalho manual. Você pode visualizar o relatório mensal a qualquer hora, em qualquer lugar, pois ele está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Está disponível em todos os dispositivos e plataformas. Você pode sincronizar seu e-mail com o Veryfi para facilitar a busca de contas e recibos. Ele possui uma ampla gama de integrações com outros aplicativos, e está sendo utilizado em vários setores.
Conclusão
Os dias de procurar um bom contador para sua empresa visando a declaração de impostos ficaram no passado. Tudo que você precisa agora é de um aplicativo de rastreamento de despesas comerciais. No entanto, é essencial escolher o aplicativo certo para garantir o crescimento e o gerenciamento eficiente de custos da sua empresa. O uso desses aplicativos permitirá que você tenha mais tempo, esforço e energia para você e sua família.
Aqui estão algumas ferramentas que podem auxiliar no gerenciamento de recursos e no gerenciamento do Active Directory e do Office 365 para sua empresa.