Um sistema de gestão de despesas proporciona controlo, transparência, conformidade e documentação, auxiliando as empresas a diminuir custos, evitar gastos supérfluos e efetuar pagamentos a fornecedores ou funcionários dentro do prazo.
As empresas estabelecem orçamentos para diversas atividades, como seguros, aquisição de equipamentos e reposição de stock. Contudo, fugas no orçamento prejudicam as margens de lucro quando as despesas não são supervisionadas.
Adicionalmente, à medida que o negócio se expande, estes problemas também aumentam, colocando em risco a rentabilidade da empresa. Consequentemente, organizações de todas as dimensões utilizam ferramentas de gestão de despesas para monitorizar o fluxo de saída de dinheiro e mantê-lo dentro dos limites orçamentais.
O que é Gestão de Despesas?
A gestão de despesas consiste no processo de administração de todas as compras e pagamentos a fornecedores. O principal objetivo é contabilizar cada euro que sai da conta da empresa e assegurar o melhor valor possível.
As políticas de gestão de despesas devem automatizar e integrar todas as atividades relacionadas aos gastos, desde a origem até a liquidação ao fornecedor. Esta prática detalhada deve garantir que as aquisições ocorram conforme o planejado pelas partes interessadas do negócio. Além disso, garante o pagamento a fornecedores, contratados e outros terceiros através de um processo de conformidade contratual.
Importância da Gestão de Despesas
As atividades típicas de gestão de despesas oferecem os seguintes benefícios:
- Eficiência operacional, através da automatização de processos de controlo de gastos e despesas que são propensos a erros e morosos se realizados manualmente.
- Redução de riscos e custos, já que a ferramenta fornece informações sobre o produto adquirido, o nome do fornecedor e o custo associado.
- Maior colaboração entre os recursos da empresa e terceiros, seguindo um processo padrão de gestão de despesas combinado com uma aplicação digital.
- Melhorias contínuas na produtividade, liberando os funcionários de tarefas rotineiras e permitindo que se dediquem a atividades que geram receita para a empresa.
As seguintes ferramentas são as mais eficazes para gestão de despesas, permitindo monitorizar todos os gastos e obter o melhor valor pelo dinheiro investido:
Airbase
Airbase é uma ferramenta abrangente de gestão de despesas adequada para diversos tipos de empresas, desde startups a grandes corporações. Oferece soluções avançadas para controlo, auditoria e supervisão de gastos.
Por exemplo, o módulo de gestão de recibos garante conformidade, anexação fácil de recibos, envio de e-mails dedicados, partilha de recibos de outros dispositivos. Inclui também notificações de fraude e partilha encriptada de detalhes de cartões virtuais.
Spendesk
Spendesk possui funcionalidades úteis e intuitivas, incluindo integrações e reconhecimento ótico de caracteres (OCR). Com esta ferramenta, a sua empresa pode automatizar despesas recorrentes. Além disso, é capaz de combinar declarações de despesas com as faturas correspondentes, economizando tempo.
O Spendesk também é uma ferramenta flexível, adaptável às abordagens de gestão de despesas de cada empresa. Por exemplo, é possível atribuir cartões de débito para gastos específicos a cada funcionário. Além disso, pode atribuir cartões de crédito virtuais para uso único.
Adicionalmente, oferece notificações push para validar pagamentos, integração com ferramentas de contabilidade, uma visão geral atualizada das despesas e um painel completo de resumo de gastos.
Coupa
Coupa é outra ferramenta popular para gestão de despesas corporativas (BSM) com acesso na nuvem. É capaz de gerir gastos em diversas áreas de negócios, como pagamentos, cadeias de abastecimento, compras e tesouraria. Dispõe de três pilares de ferramentas para uma gestão eficaz dos gastos.
O primeiro pilar, “Aplicações”, abrange todos os módulos essenciais, como compras, faturas, despesas, pagamentos, gestão de contratos, fornecimento estratégico e análise de gastos.
O segundo pilar, a plataforma BSM, concentra-se na privacidade do usuário, perfil, segurança de dados e integrações. Inclui um núcleo conectado, acesso na nuvem, integrações e interface gráfica do usuário (GUI).
Por último, o terceiro pilar é a comunidade empresarial Coupa, que oferece recursos como uma rede de negócios aberta, vantagem Coupa e Inteligência Artificial (IA) da comunidade.
Emburse
Emburse disponibiliza ferramentas abrangentes para gestão de despesas, desde startups a grandes multinacionais. As suas soluções incluem gestão de despesas, contas a pagar, automatização de compras, sistema de pagamento simplificado, auditoria, gestão de viagens e painéis de dados.
A Emburse oferece cartões virtuais emitidos diretamente na plataforma, através da ferramenta Emburse Spend. Estes cartões virtuais integram-se facilmente com o software utilizado pelas equipas de contabilidade e contas a pagar, incluindo Emburse Chrome River, Emburse Certify ou outros produtos da empresa. Produtos como o Emburse Go auxiliam os gestores de viagens a monitorizar os seus viajantes e despesas.
Um dos maiores trunfos da Emburse é a sua abordagem modular para a gestão de despesas, adaptada ao tamanho da empresa. O Emburse Tallie é ideal para pequenas e médias empresas. O Emburse Certify funciona bem para empresas sediadas nos EUA. O Emburse Chrome River é recomendado para grandes empresas com operações em diferentes locais. Empresas como Microsoft, Nike e Estee Lauder utilizam o software da Emburse.
Mesh Payments
Mesh Payments é outro software que pode utilizar para evitar fugas de gastos. Em primeiro lugar, a funcionalidade “Spend Insights” fornece informações valiosas no momento certo. Ao visualizar um item de gasto, a aplicação móvel apresenta automaticamente oportunidades de poupança, previsões de gastos com base na taxa atual, entre outros.
Em segundo lugar, o módulo de “Controlo de Gastos” envia alertas de pedido de pagamento em tempo real, permite limitar gastos, cancelar subscrições a partir de uma interface central e bloquear pagamentos a fornecedores com um só clique. Outros recursos notáveis são a otimização de gastos, relatórios em tempo real e fluxo de trabalho de pagamento automatizado.
Ramp
Ramp dividiu o seu sistema de gestão de despesas em quatro módulos principais: Iniciar, Escalar, Simplificar e Poupar. O módulo “Iniciar” oferece acesso a ferramentas para gerir vários cartões, pagamentos de contas (ACH/cheques/cartões), rastreamento de despesas em tempo real e contabilidade precisa de gastos.
O módulo “Escalar” permite aplicar políticas de negócio em relação a gastos e despesas. Por exemplo, pode utilizar políticas de despesas para definir regras e controlos de gastos para impor estas diretrizes.
O módulo “Simplificar” oferece vários fluxos de trabalho (integração, colaboração e contabilidade) para automatizar a gestão de despesas e integrá-la (mais de 1.000 integrações) com outras ferramentas de negócio. Por fim, o módulo “Poupar” visa atender às necessidades de correspondência de recibos, categorização de despesas, análise de preços e insights de poupança.
Brex
Brex foca-se em acelerar as finanças das operações de negócio e garantir o cumprimento das políticas de gastos e despesas da empresa. Ao permitir que os funcionários submetam despesas precisas e que a equipa de contabilidade audite as despesas sem dificuldade, a Brex promove uma cultura de disciplina financeira na empresa e entre os seus colaboradores.
Atualmente, a Brex oferece diversas soluções de gestão de despesas corporativas, como cartões de crédito, contas empresariais, rastreamento de despesas e integrações. Está também a incorporar a funcionalidade de gestão de despesas na assinatura Brex Empower.
Workday
Workday, a conhecida ferramenta de gestão de capital humano, passou também a oferecer formas simples e estratégicas de gerir os gastos da empresa. Apresenta uma interface gráfica de utilizador intuitiva, simples e eficiente para a gestão de despesas a partir de uma plataforma centralizada.
A interface do utilizador tem três separadores principais: “Source to Pay”, “Inventário” e “KPIs”. O módulo “Source to Pay” fornece informações valiosas sobre os gastos com fornecedores, gastos geridos vs. não geridos, desempenho de fornecedores, processamento de faturas, etc. O sistema é acessível a partir de qualquer dispositivo com ligação à internet.
PayEm
PayEm foca-se na automatização avançada na área de gestão de despesas da sua empresa. Reúne assinaturas de fornecedores e SaaS para funcionários num só lugar, eliminando a necessidade de software separado para diferentes categorias de gastos.
No PayEm, pode criar e emitir cartões de crédito virtuais para diferentes fornecedores terceirizados e atribuir um ponto de contacto para gestão de despesas. Também pode aplicar a mesma estratégia às subscrições de software.
Adicionalmente, o PayEm garante a máxima autoridade no controlo de gastos, permitindo evitar gastos excessivos em subscrições de software, através da remoção de aplicações desnecessárias ou de contas de ex-funcionários.
TeamPay
TeamPay, uma aplicação baseada na nuvem, permite que as equipas financeiras visualizem todos os gastos de diferentes áreas do negócio. As partes interessadas da empresa também têm acesso a uma visão em tempo real dos gastos diários, podendo impor limites de gastos rapidamente, caso seja necessário.
A plataforma oferece também uma interface de utilizador conversacional para que os funcionários possam obter assistência em tempo real da equipa financeira para esclarecer dúvidas sobre o processo de compra ou obter aprovações de transações. Além disso, não precisa de esperar pela fatura do mês seguinte para entender como os seus funcionários estão a gastar. Terá dados em tempo real sobre os gastos atuais.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE é também um nome popular para atividades “Source-to-Pay”, que reúne todos os gastos de diferentes áreas num só lugar, facilitando a supervisão dos gastos da empresa. A sua aplicação permite gerir despesas diretas e indiretas numa só ferramenta.
Oferece análises e insights de dados avançados, combinando Inteligência Artificial e Automação Robótica de Processos (RPA). Assim, pode obter dados práticos para reestruturar o processo de gestão de despesas, criando, por exemplo, um catálogo de compras para toda a empresa.
RealPage
RealPage ajuda a otimizar custos e a produtividade, ao gerir fornecedores, faturas e compras nesta ferramenta. Não se trata apenas de um simples sistema de rastreamento de gastos.
Reúne dados de gastos e ganhos de todos os portfólios de negócios da sua empresa e oferece informações para compras inteligentes. Além disso, automatiza todos os pedidos de compra (POs) e os seus processos de aprovação, com dados em tempo real para um painel central para supervisão e análise de gastos.
Concur Expense
Concur Expense é uma solução de gestão de despesas da SAP, a reconhecida desenvolvedora de software ERP para operações de negócio. O produto auxilia na integração e automatização da gestão de despesas, ligando várias transações “Source-to-Pay”.
A ferramenta é vantajosa tanto para o empregado como para o empregador. Por exemplo, os funcionários que trabalham no exterior podem enviar os seus comprovativos de despesas através do telemóvel. O sistema inteligente da Concur verifica automaticamente a despesa e envia uma notificação para que possa aprovar o gasto mais rapidamente.
Considerações Finais
Ao utilizar um software de gestão de despesas, pode colmatar as falhas que drenam dinheiro sem que se aperceba e reforçar a margem de lucro da sua empresa. Poderá também necessitar de uma das melhores ferramentas de rastreamento de despesas, caso a sua empresa necessite de reembolsar pagamentos efetuados por funcionários ou fornecedores.