A Importância do Termo de Abertura de Projeto: O Guia Definitivo
Comunicar ideias complexas apenas verbalmente pode gerar mais equívocos do que clareza. Imagine delegar um projeto importante para um colaborador apenas com instruções faladas, em vez de fornecer detalhes precisos por escrito. Instruções verbais aumentam as chances de mal-entendidos e omissão de detalhes cruciais. Contudo, documentar tudo pode ser demorado e exaustivo. É nesse cenário que os modelos de termo de abertura de projeto se tornam indispensáveis.
Um modelo de termo de abertura de projeto é uma estrutura que formaliza o processo de desenvolvimento de um projeto. Ele orienta iniciadores de projetos e equipes de planejamento, fornecendo um roteiro comprovado para um lançamento bem-sucedido. Este método eficiente define as tarefas e metas de cada departamento de maneira clara, minimizando a possibilidade de informações incorretas.
Uma pesquisa conduzida pelo Project Management Institute (PMI) com mais de 5.402 empresas revelou que cerca de 70% dos projetos apresentam resultados negativos devido à gestão inadequada ou, mais especificamente, à falta de um termo de abertura. A pesquisa também indicou que 59% dos projetos poderiam ter sido bem-sucedidos com uma comunicação eficaz, 29% necessitavam de maior responsabilidade e 37% precisavam de metas formalmente definidas.
Um projeto iniciado sem diretrizes adequadamente documentadas tem maior probabilidade de falhar, com consequências em diversas áreas. O termo de abertura de projeto desempenha um papel essencial, desde a concepção do plano até a integração das entregas e a obtenção de resultados lucrativos. Vamos explorar como isso acontece.
Como o Termo de Abertura de Projeto Beneficia Organizações Empresariais?
Seja uma empresa de desenvolvimento de produtos ou uma prestadora de serviços, todas estão constantemente buscando novas ideias para impulsionar o crescimento. Os líderes de projetos são responsáveis por avaliar a viabilidade e o potencial dessas iniciativas inovadoras.
Inúmeros fatores estão envolvidos no início de um projeto, como objetivos, estratégia, recursos e alocação orçamentária. Um plano bem elaborado funciona como um guia para o sucesso, fornecendo uma compreensão clara do resultado esperado em cada etapa.
O termo de abertura de projeto permite que empresas detalhem o trabalho em segmentos específicos, facilitando a compreensão do ponto de vista de todas as partes interessadas. Após a criação de um projeto, os gestores são convidados a analisar possíveis falhas e implementar melhorias. Esses processos sucessivos diminuem significativamente o risco de fracasso do projeto.
Empresas de diversos setores, como desenvolvimento de software, automobilístico, bens de consumo, ou qualquer setor de menor escala, procuram modelos de termo de abertura de projeto personalizados para suas necessidades industriais, que auxiliem no cumprimento dos objetivos do plano.
Qual a Diferença entre Termo de Abertura de Projeto, SoW e Plano de Projeto?
Termo de abertura de projeto, SoW (Statement of Work) ou Declaração de Trabalho e plano de projeto são termos interligados, mas com propósitos e execuções distintos.
A seguir, um quadro que ilustra as diferenças entre eles:
| Parâmetros | Termo de Abertura do Projeto | Declaração de Trabalho (SoW) | Plano do Projeto |
| Responsável | Líder do Projeto | Contratado do Projeto | Gerente de Projeto |
| Cronograma | Durante a fase de planejamento | Após a aprovação do projeto pelo cliente | Após o termo de abertura do projeto |
| Meta Primária | Documentar formalmente o projeto com o processo de conclusão | Descrever recursos e soluções para um resultado desejável | Execução de tarefas com estratégias de implementação |
| Especificações Principais | Objetivo, escopo, riscos, partes interessadas, finanças | Definição de responsabilidade, estimativas, métodos | Duração, alocação de recursos, equipes |
Os termos de abertura de projeto servem para documentar os detalhes e fornecer diretrizes para atingir os objetivos. Por outro lado, o SoW funciona como um acordo formal entre cliente e contratado, abrangendo os aspectos técnicos do projeto. O plano do projeto, por sua vez, orienta as atividades da equipe.
Para complementar, confira também os melhores modelos de planejamento estratégico para otimizar seu próximo movimento de negócios!
Como Elaborar um Modelo de Termo de Abertura de Projeto?
O termo de abertura de projeto tem grande relevância para as partes interessadas. Ele é elaborado com a colaboração da equipe e dos chefes de departamento para fornecer informações detalhadas sobre o projeto e sua importância.
Para criar um termo de abertura eficaz, é necessário seguir um formato sequencial que contemple todos os aspectos relevantes do projeto. Abaixo, um resumo da estrutura básica:
- Detalhe o objetivo principal do projeto, incluindo sua eficácia e especificações. Isso garante que a ideia seja comunicada com clareza à equipe.
- Com base no escopo, nas tendências do mercado e na escala do projeto, justifique a necessidade de uma equipe específica para trabalhar nele.
- Apresente os requisitos e recursos necessários para atingir o melhor resultado.
- Identifique os riscos potenciais que podem ocorrer durante a execução do projeto.
- Liste as partes interessadas que estão envolvidas direta ou indiretamente, do início ao lançamento.
- Inclua uma estimativa de custos para a conclusão do projeto, com um detalhamento das necessidades financeiras em cada fase.
- Estabeleça um prazo para o início do projeto e sua duração média.
Esta carta tem como objetivo transmitir as informações essenciais sobre a ideia do projeto. Empresas frequentemente usam um modelo de termo de abertura de projeto e um plano de gestão de mudanças para não negligenciar aspectos cruciais da gestão de projetos. Vamos explorar seus benefícios:
Benefícios dos Modelos de Termo de Abertura de Projeto
Os modelos de termo de abertura de projeto são elaborados com base em pesquisas e orientações de especialistas, auxiliando os gestores no desenvolvimento de um documento consistente e útil. O objetivo é otimizar o processo de criação do termo, oferecendo um formato eficaz.
- Modelos fornecem informações sobre objetivos, finanças, recursos e viabilidade.
- São soluções econômicas para avaliar se o projeto vale o investimento de tempo e recursos financeiros.
- Permitem que as empresas realoquem recursos entre departamentos conforme necessário.
- Facilitam a comunicação clara dos objetivos do projeto para a equipe, que trabalha de forma sincronizada e com maior compreensão.
A seguir, confira alguns modelos de termo de abertura de projeto oferecidos por empresas confiáveis.
Miró
Miro, uma empresa certificada ISO, oferece mais de 1.000 modelos para diversos fluxos de trabalho e crescimento empresarial. Seus modelos são compatíveis com outras ferramentas e abordam os pontos-chave essenciais para um crescimento consistente.
O modelo é apresentado em formato de células. As três primeiras destinam-se ao Propósito, Escopo e Critérios de Sucesso do projeto. Nas camadas seguintes, podem ser adicionados os nomes dos membros da equipe, partes interessadas e usuários ou beneficiários.
Recursos, restrições e riscos são abordados de forma concisa, e uma linha do tempo no final permite a marcação de fases específicas como marcos críticos. Miro oferece um modelo de página única, destacando pontos cruciais em células específicas, permitindo escolher termos de referência que definam o parâmetro de forma precisa.
PowerSlides
PowerSlides desenvolveu mais de 7.000 modelos profissionais com mais de 30.000 usuários, e marcas como Amazon, Samsung e Microsoft são clientes. Os modelos são personalizáveis, permitindo alterar cores, adicionar ou editar diagramas, mapas, imagens, além de selecionar entre mais de 2.500 ícones vetoriais.
O modelo de termo de abertura do projeto inclui quatro slides principais, com gráficos e tabelas para uma visão analítica. Engenheiros, gerentes de projeto e professores podem utilizá-lo em apresentações no PowerPoint.
Começa com uma visão geral do nome do projeto, objetivo e cronograma, onde também é possível incluir marcos desejados. Um formato tabular é fornecido para detalhar o orçamento necessário. Na tabela seguinte, é possível adicionar os nomes dos funcionários. Para análise de negócios, o PowerSlides permite mencionar os benefícios sob as perspectivas financeira, operacional, de mercado, do cliente e da equipe. Existe também a opção de descrever problemas, analisar custos e dividir as tarefas.
Folha inteligente
Folha inteligente é uma marca confiável que atende a diversas empresas da Fortune 100. Foi reconhecida como uma das 50 melhores empresas de software em 2023 na categoria de produtos de gestão de projetos.
A empresa criou cinco modelos de termo de abertura de projeto significativos, além de um formato simples para uso padrão. O modelo padrão abrange nove campos em formato de tabela para explicar os detalhes do projeto, incluindo métricas, entregas, cronograma, recursos e suposições.
O modelo Seis Sigma é semelhante ao design padrão, com atribuições de nível Seis Sigma pré-preenchidas, visando um crescimento de mercado sustentável e aprimoramento das entregas com controle de resíduos. O modelo Agile possui colunas de avaliação para um planejamento executável e é mais adequado para gerentes de projeto e scrum masters. O modelo de construção é personalizável para selecionar os termos que melhor definem o termo de abertura do projeto com base na obra. O modelo amigável de uma página facilita a impressão e a rápida comunicação das informações do charter. O modelo de caso de negócios do Smartsheet é ideal para obter aprovação das partes interessadas.
GoLeanSixSigma.com
GoLeanSixSigma.com colaborou com diversas empresas e setores para oferecer treinamentos online, cursos de certificação e recursos de gestão de projetos. Mais de 450.000 alunos participaram desses cursos, incluindo clientes como FedEx, Tesla e outras 6.100 empresas.
Os principais elementos do termo de abertura do projeto são: declaração do problema, caso de negócios, meta, cronograma, escopo e equipes. O modelo reúne todos esses parâmetros em uma única página para fornecer uma visão geral do projeto. A seção de cronograma é dividida em colunas de definição, medida, análise, melhoria e controle. O modelo também designa um espaço para os membros da equipe, incluindo seus títulos e tempo de dedicação.
ProjectManagement.com
ProjectManagement.com é uma plataforma online dedicada a fornecer soluções para gerentes de projeto. Oferecem artigos, webinars, modelos, posts de blog e conselhos de especialistas para impulsionar crescimento e produtividade.
O termo de abertura do projeto oferece opções para detalhar o projeto em colunas específicas, seguidas de informações sobre o negócio. O documento de definição do termo de abertura do projeto foi elaborado para auxiliar os gestores com ideias atualizadas. O documento possui 25 elementos essenciais, incluindo resumo do escopo, patrocinadores, critérios de sucesso e processo organizacional. Permite inserir informações sobre desenvolvimento, teste de protótipo, aceitação do usuário e sessões ao vivo.
Para complementar, explore um software de gerenciamento de projetos que simplificará ainda mais sua experiência.
bit.ai
bit.ai é uma plataforma de colaboração de documentos usada globalmente por empresas como Canon e Accenture. Seu modelo de termo de abertura de projeto é centralizado, começando com uma explicação do projeto.
O escopo, critérios de sucesso ou entregas podem ser descritos em marcadores. Há também espaço para informações sobre finanças, marcos e suposições, seguidas de riscos, detalhes da equipe e aprovações. O Bit.ai oferece acesso em tempo real ao modelo, facilitando a ligação entre vários projetos e o envolvimento com as partes interessadas para aprovações ou consultas. Permite integrar mídias sociais, links da web, PDFs, Figma, etc., para uma gestão empresarial eficiente.
Modelo de termo de abertura do projeto
Modelo de termo de abertura do projeto é uma plataforma desenvolvida pela equipe Casual.pm. É um conjunto de ferramentas que orienta os gestores na criação de conteúdo exclusivo para o termo de abertura. No site, há guias, vídeos e amostras disponíveis.
Formatos de modelos de charter para download gratuito estão disponíveis para diferentes projetos, como redesign de sites, investigação de tecnologia, mídias sociais, campanhas de marketing. O template disponibilizado pela Project Charter Template tem espaço para discutir o histórico do projeto e a solução oferecida. Objetivos e escopo são mencionados separadamente. Além disso, é possível descrever as partes interessadas, marcos, orçamento, restrições, suposições e riscos em colunas específicas.
Template.net
Templste.net é um repositório da maior biblioteca online de modelos e ferramentas. É possível escolher entre diversos modelos, como cartões, documentação, formulários, apresentações, de acordo com as necessidades. A plataforma oferece mais de dez modelos simples de termo de abertura para download.
Modelos dedicados para Seis Sigma, equipes, TI, software, melhoria de processos, construção e negócios estão disponíveis. Um dos modelos começa com uma seção para inserir os detalhes do projeto, como nome, patrocinador, autor, data, nome do comitê, data de apresentação. No Templste.net, é possível criar declarações concisas nas seções de descrição, propósito e alinhamento estratégico. Um formulário de tabela é fornecido para informações sobre clientes, partes interessadas, orçamento, escopo, critérios de sucesso, dependências, marcos, recursos e riscos.
Mypm
Mypm é uma empresa especializada em gestão de projetos e prestação de serviços. Possui anos de experiência em trabalhar com organizações para desenvolver propostas governamentais e comerciais. Sua loja online oferece 86 modelos editáveis que atendem às necessidades de crescimento e desenvolvimento organizacional em diversos níveis.
Um modelo de termo de abertura de projeto para download gratuito é disponibilizado para fins profissionais. O modelo apresenta o título do projeto e um índice nas páginas iniciais, enquanto o conteúdo principal inicia com um resumo executivo, propósito, objetivos e outras informações. Seções específicas são fornecidas para descrições de requisitos, escopo, entregas, riscos, suposições e restrições. Com o Mypm, é possível incluir um resumo do cronograma, orçamento, recursos humanos, aquisições e partes interessadas em uma tabela. Finaliza com um formulário de autorização para o patrocinador do projeto.
Arquivo de modelo
Arquivo de modelo é um portal online com uma média de 40 modelos em diversas categorias. Sejam mapas de assentos para sala de aula na categoria de educação, planilhas de orçamento para finanças ou contratos para questões legais, o site oferece uma grande variedade de ferramentas.
A plataforma oferece diversos exemplos de modelos de termo de abertura de projeto, referenciados por empresas e instituições renomadas. Os modelos são focados em capturar todas as informações necessárias sobre o projeto, começando por uma tabela com dados como nome do projeto, patrocinador, gestor e recursos. O Arquivo de Modelos solicita descrições concisas sobre motivos, objetivos, escopo e critérios de sucesso. Inclui também seções para entregáveis do projeto com estrutura, lógica, pesquisa e ferramentas, além de marcos para descrever as diversas fases de progresso e identificar os principais problemas e riscos.
Considerações Finais: Aplicando o Modelo de Termo de Abertura do Projeto
Um termo de abertura do projeto é essencial para o sucesso de um projeto empresarial. Ele fornece uma visão clara e concisa do objetivo, com justificativas para os resultados esperados.
Implementar um modelo pré-definido, ao invés de criar um termo de abertura do projeto do zero, poupa tempo e recursos para a organização. Muitos gerentes de projeto desconhecem a disponibilidade desses modelos ou acreditam que podem criar um por si mesmos, o que acaba resultando em crescimento lento e limitado.
A escolha de um modelo de termo de abertura pode ser complexa, mas é fundamental analisar o tipo de projeto, escala de trabalho, requisitos e outros parâmetros para aproveitar ao máximo este documento.
Para complementar, leia também sobre Melhoria de Processos de Negócios (BPI): O que é e como funciona.