A Essência da Gestão de Instalações
A gestão de instalações representa um pilar fundamental em qualquer organização, concentrando-se na prestação eficiente e eficaz de serviços de apoio, especialmente aqueles ligados a imóveis e edifícios. Em essência, trata-se de garantir que a infraestrutura física de uma empresa opere de forma otimizada.
Esta área de gestão abrange a funcionalidade, a segurança e a sustentabilidade de edifícios, terrenos, infraestruturas e todos os ativos imobiliários. Ao fazê-lo, ela proporciona um ambiente de trabalho seguro e produtivo.
A gestão de instalações funciona como um integrador, unindo pessoas, espaços e processos dentro do ambiente construído. Este sistema coeso visa melhorar a qualidade de vida das pessoas e impulsionar a produtividade do negócio principal, criando um ecossistema de trabalho harmonioso e eficaz.
Recursos Notáveis de Software de Gestão de Instalações
| Software | Recursos Principais |
| Manutenção | Manutenção móvel, alertas, insights |
| Accruent | Logs de auditoria, soluções |
| MRI | Otimização do local de trabalho em tempo real, controle de dados |
| FacilityForce | Relatórios, tarefas, soluções integradas de instalações |
| Asset Panda | Aplicativo móvel, rastreamento de ativos |
| eMaint | Peças de reposição, painel, acesso móvel |
| Maxpanda | CMMS baseado em nuvem, gestão de ativos |
| MaintainX | Ordens de serviço digitais, logs |
| Maintenance Care | Planejamento de capital, rastreamento de energia |
A Importância da Gestão de Instalações
A gestão de instalações é crucial para garantir um ambiente de trabalho seguro e confortável. Todos os colaboradores precisam de um local de trabalho onde se sintam protegidos. Um ambiente higiénico e seguro promove o bem-estar, o entusiasmo e a produtividade dos funcionários. Aqui estão algumas razões pelas quais a gestão de instalações é indispensável para as empresas:
- Gestão das Tarefas Diárias: Os gestores de instalações coordenam, organizam e gerem o espaço de escritório de uma organização. Trabalham em conjunto com supervisores e contratados para evitar interrupções e minimizar qualquer impacto negativo nas atividades diárias. Eles asseguram que os funcionários tenham as ferramentas e equipamentos necessários para desempenhar as suas funções com eficiência, impulsionando a produtividade geral.
- Planejamento Estratégico: Um planejamento estratégico adequado orienta a empresa a longo prazo, permitindo uma avaliação contínua do progresso. Um gestor de instalações estabelece objetivos claros, como redução de custos e aumento da produtividade. Este plano estratégico oferece uma visão clara do “onde estamos e onde queremos chegar”.
- Implementação de Procedimentos de Segurança: A gestão de instalações realiza avaliações de risco e implementa os procedimentos de segurança e saúde necessários para mitigar perigos no local de trabalho. Isto garante que a organização opere sem problemas e que se evitem danos a funcionários, visitantes e outros membros da empresa.
- Manutenção do Edifício e Instalações: A segurança, manutenção e reparação do edifício são tarefas essenciais da gestão de instalações. Estas ações impedem o acesso não autorizado, garantem que o edifício seja bem mantido e que os reparos necessários sejam efetuados prontamente. A eliminação e gestão de resíduos também são funções essenciais para manter a limpeza e higiene.
Um gerente, supervisor e trabalhador dialogando sobre resultados de produção e novas estratégias no espaço industrial de uma fábrica.
Benefícios da Gestão de Instalações
1. Prolongamento da Vida Útil de Edifícios e Equipamentos: Embora edifícios, equipamentos e outras ferramentas de negócio não durem para sempre, a manutenção regular garante a sua durabilidade. A equipa de gestão de instalações responsabiliza-se por esta tarefa, assegurando que os ativos sejam bem cuidados e possam ser utilizados de forma consistente.
2. Otimização do Espaço: As empresas utilizam o seu espaço para diversos fins, e a equipa de gestão de instalações é responsável por garantir a melhor utilização possível. Eles analisam o espaço disponível e determinam como ele pode ser aproveitado para melhores resultados. Os gestores também se adaptam às necessidades da empresa, como decidir sobre a necessidade de mudar para outro local ou ajustar a estrutura da empresa para uma melhor utilização.
O Que é um Software de Gestão de Instalações?
Um software de gestão de instalações é uma ferramenta vital para os gestores, auxiliando-os na manutenção eficiente do local de trabalho. Este sistema permite que a organização gerencie todo o seu programa de reparo e manutenção, economizando tempo e dinheiro através de uma gestão mais eficiente de edifícios, ativos e recursos.
O software mantém um registo atualizado de todos os ativos, gere um portefólio extenso de imóveis, rastreia detalhes de informações de construção e equipamento, gere reparações e manutenção para garantir que os ativos estejam em boas condições de funcionamento. Ele também fornece um mecanismo para o fornecimento de peças e materiais, otimiza as ordens de serviço e o agendamento de recursos, melhora o atendimento e o processo de solicitação de trabalhos, otimiza o uso do espaço físico e maximiza a vida útil dos ativos, entre outros.
Gerir e coordenar um grande conjunto de edifícios e equipamentos é uma tarefa complexa. No entanto, o software de gestão de instalações mantém um registo em tempo real e utiliza todos os espaços de forma eficiente para maximizar a produtividade e a rentabilidade da empresa.
Benefícios do Software de Gestão de Instalações
Conceito gráfico de brainstorming de estratégia de negócios
Aqui estão alguns dos benefícios do software de gestão de instalações para as organizações:
- Gestão de Propriedades: O software de gestão de instalações lida com várias operações simultaneamente. Ter todas as informações relacionadas com alugueres, utilitários e mais num único local poupa tempo e garante que os pagamentos sejam notificados e as alterações de tarifas sejam abordadas. Estas informações ajudam na comparação de dados de propriedades, revelando oportunidades de poupança.
- Rastreamento e Gestão de Ativos: O software garante que todos os ativos operem de forma otimizada. Ele facilita a criação de registos de ativos precisos e abrangentes num curto espaço de tempo, permitindo que os engenheiros saibam sempre a localização de um ativo, suas especificações e informações sobre o seu desempenho ao longo do tempo.
- Gestão de Projetos: O software monitora os projetos em andamento para garantir que sejam concluídos dentro dos prazos e orçamentos. Ele oferece um layout simples de tarefas, destacando cada marco do projeto até a conclusão, juntamente com todas as tarefas planeadas e reativas associadas. Isso permite que os utilizadores acompanhem o progresso e identifiquem proativamente os motivos de quaisquer atrasos.
- Ambiente Seguro para os Funcionários: O software garante um ambiente de trabalho seguro, confortável e eficiente para os funcionários da organização através da gestão da temperatura, humidade, iluminação e qualidade do ar. Um ambiente interno confortável e saudável aumenta a produtividade da empresa, uma vez que os funcionários se podem concentrar nas suas tarefas sem distrações.
- Melhores Decisões de Negócios: O software de gestão de instalações fornece dados e insights que ajudam as empresas a identificar áreas de melhoria e otimização. Isto inclui a identificação de oportunidades para poupança de custos, melhor compreensão do desempenho dos funcionários, planeamento de manutenção e reparações de ativos e muito mais.
A seguir estão alguns dos melhores softwares de gestão de instalações disponíveis no mercado:
Manutenção
Manutenção é uma empresa orientada para serviços que simplifica a vida dos departamentos de gestão de instalações e ativos. O software foi desenvolvido para facilitar o trabalho dos técnicos e gestores da sua organização.
Características:
- Este software aumenta a transparência para gestores e engenheiros, permitindo que eles acompanhem os registos e gerenciem alertas através dos seus smartphones.
- Reduz o tempo de inatividade do equipamento em 26% e os custos de manutenção através de inspeções periódicas, o que garante que as organizações mantenham os mais altos padrões de segurança.
- Simplifica as solicitações de manutenção com a capacidade de enviar e rastrear pedidos de trabalho ilimitados de um dispositivo móvel, desktop num portal online específico da empresa ou e-mail.
- Fornece notificações instantâneas sobre o trabalho nos smartphones dos funcionários e permite que os gestores priorizem o trabalho, garantindo que as reparações essenciais sejam feitas primeiro.
Preços💵:
A Manutenção oferece um período de avaliação gratuita de 14 dias e três planos pagos. O plano inicial é para iniciantes, o plano profissional é projetado para satisfazer todas as necessidades do seu negócio, e o plano Business Plus está disponível para preços personalizados.
Accruent
Accruent ajuda as empresas a tomar decisões informadas, obter excelência operacional e promover o crescimento do negócio através da gestão do ciclo de vida da ordem de serviço, integrando processos de manutenção e automatizando processos de manutenção preventiva.
Possui uma equipa de gestores experientes que já auxiliaram mais de 10.000 organizações em mais de 150 países em todo o mundo.
Características:
- O painel de controlo prático e os relatórios do software Accruent ajudam a equipa a extrair informações essenciais e KPIs para identificar necessidades de manutenção preventiva, gerenciar KPIs e otimizar processos e desempenho.
- O software permite registos pesquisáveis de ordens de serviço e gera logs de auditoria para simplificar a conformidade com auditorias regulamentares, geográficas e setoriais.
Preços💵:
A plataforma oferece três soluções de software com diferentes planos de preços: Accruent Observe para Gestão de Energia, o plano profissional Accruent EMS FLEX e o plano empresarial. O plano profissional Accruent Maintenance também é orientado para profissionais, oferecendo um complemento móvel e um preço personalizado para o plano empresarial.
FM:Sistema
FM:Sistemas transforma a experiência no local de trabalho, permitindo que as organizações reúnam funcionários em espaços excepcionais e saudáveis que melhoram a produtividade. Eles fornecem insights práticos para otimizar todos os aspetos de seu portfólio imobiliário. A FM Systems conta com a confiança de mais de 1.200 clientes em mais de 80 países em todo o mundo.
Características:
- Os utilizadores podem usar as instalações como ativos estratégicos, gerindo dados e processos em todo o portfólio.
- Cria um local de trabalho alternativo onde os utilizadores podem acompanhar o que está a acontecer nas instalações em tempo real e otimizar a utilização para poupar custos a longo prazo.
- Este aplicativo móvel garante que a tecnologia de instalações esteja disponível para funcionários e outros membros em qualquer momento e lugar.
Preços💵:
Entre em contato ou solicite uma demonstração para entender o plano de preços com base nas necessidades da sua empresa.
MRI
Fundada em 1971, a MRI é líder no fornecimento de aplicações inovadoras de software imobiliário, com soluções flexíveis e revolucionárias. A empresa possui um ecossistema aberto e conectado que atende às necessidades únicas do setor imobiliário, desde a gestão e contabilidade de propriedades até a modelagem e análise de investimentos para os mercados comerciais e residenciais globais.
Características:
- As soluções CAFM da MRI garantem conectividade através da funcionalidade de Building Information Modeling (BIM) e Internet of Things (IoT), proporcionando o poder e a inovação para assumir o controlo, aproveitar dados valiosos e tomar decisões informadas que revolucionam a forma como os utilizadores trabalham.
- Fornece sistemas de relatórios altamente visuais num único local para aumentar a visibilidade das operações e o perfil da sua operação de gestão de instalações.
- Permite que os utilizadores gerenciem os recursos disponíveis e maximizem o tempo da equipa através de uma única plataforma.
Preços💵:
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FacilityForce
FacilityForce foi criado para resolver os desafios que as agências governamentais e organizações comerciais enfrentam. É o único software que oferece Planejamento de Recursos de Instalações (FRP), um software IWMS totalmente integrado ao seu ERP.
Esta é uma solução abrangente para aumentar a eficiência em operações e manutenção, planeamento e utilização do espaço, planeamento estratégico e melhorias de capital, gestão imobiliária e de arrendamento e para cobrança retroativa de energia e utilitários.
Características:
- A FacilityForce oferece soluções completas para gestão de instalações, incluindo:
- Gestão de ativos baseada em mapas com a potência integrada do Esri ArcGIS.
- Rastreamento abrangente dos custos e métricas de desempenho da sua organização.
- Utilização de ferramentas padronizadas para otimizar os processos e trocar dados com outros sistemas.
- Lida com todos os aspetos, desde a colocação em funcionamento de ativos até manutenção preventiva e corretiva, avaliações de condições, identificação de deficiências, planeamento de capital, projetos de melhoria e muito mais.
Preços💵:
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Asset Panda
A Asset Panda conta com uma equipa de pensadores criativos com a missão de fornecer as melhores soluções de rastreamento de ativos. Com este software, os clientes podem recuperar o controlo dos ativos de sua organização e aplicar economias substanciais em seus colaboradores, comunidades e outros empreendimentos.
A empresa oferece soluções para desafios globais através de soluções inteligentes e excelente apoio ao cliente.
Características:
- O software inclui uma aplicação móvel compatível com dispositivos móveis e iOS.
- O software oferece a funcionalidade de leitura de códigos de barras simples para cada equipamento que pode digitalizar diretamente do seu smartphone.
- Acompanha o histórico de ativos e melhora a responsabilidade e previsão com trilhas de auditoria abrangentes para cada ativo.
- Envia notificações personalizadas aos utilizadores, melhorando o cumprimento dos cronogramas de manutenção, mantendo todos atualizados automaticamente.
Preços💵:
Entre em contato com eles para obter uma cotação personalizada para atender às necessidades e requisitos de sua empresa.
eMaint
A eMaint é um Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizada (CMMS) com um excelente software para ordens de serviço, agendamento de PM, gestão de ativos, inventário de peças sobressalentes e monitorização de condições, entre outros.
Características:
- Os utilizadores podem rastrear facilmente o nível de stock e quais peças sobressalentes os equipamentos precisam, permitindo que os gestores atribuam tarefas aos engenheiros rapidamente. Também podem gerenciar peças sobressalentes, monitorizar o stock e melhorar o tempo de reparo.
- O software tem um aplicativo para smartphone que conecta as equipas em qualquer lugar, seja no chão de fábrica, no campo ou offline.
- O painel da eMaint é fácil de utilizar, e os utilizadores podem identificar oportunidades de crescimento e demonstrar o sucesso de liderança.
Preços💵:
- O software oferece três planos de preços pagos. O plano de equipa e o plano profissional podem ser pagos mensalmente, enquanto o plano empresarial oferece preços personalizados.
Leia também: O melhor software CMMS em 2023.
Maxpanda
A Maxpanda é um CMMS baseado em nuvem com diversas ferramentas organizacionais, como gestão de ativos, gestão de inventário e gestão preventiva. O software envia notificações sobre atualizações do pacote de contabilidade e fluxo de custos.
Permite o envio de solicitações de trabalho através de qualquer navegador, e depois que a solicitação é aprovada pelo administrador, ela é convertida para uma ordem de trabalho.
Características:
- A gestão de ordens de serviço atribui as tarefas aos engenheiros de acordo com as necessidades do cliente.
- A Maxpanda permite carregar dados através de planilhas, com a capacidade de adicionar edifícios, locais, ativos, peças e compartimentos ilimitados em segundos.
- Permite que os utilizadores rastreiem facilmente os ativos, incluindo a sua localização, condição e histórico de manutenção. Isto ajuda os utilizadores a tomarem decisões informadas sobre substituição e manutenção de ativos.
- A Maxpanda ajuda na gestão de ordens de serviço com status, custos e datas de conclusão para garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento.
Preços💵:
A Maxpanda oferece quatro planos pagos com vários recursos, todos com um período de avaliação gratuito de 7 dias. Os planos são: Plano inicial, Plano aprimorado, Plano padrão e Plano profissional. Também oferece um Plano Enterprise com preços personalizados.
MaintainX
Fundada em outubro de 2018 por uma equipa de São Francisco, a MaintainX dedica-se a oferecer às empresas a melhor solução para manutenção e operações. Este software móvel digitaliza procedimentos em papel, ordens de serviço, registros de inspeção e listas de verificação de auditoria.
Características:
- Os utilizadores podem criar ordens de serviço, atribuindo tarefas aos técnicos para resolver os pedidos de manutenção de máquinas, ativos e outros equipamentos.
- Permite o histórico de trabalhos pesquisável com registos de manutenção abrangentes e trilhas de auditoria para responsabilizar a equipa.
- O software digital minimiza a burocracia, pois pode encontrar todos os dados num único local.
Preços💵:
A plataforma oferece quatro planos: Gratuito, Essencial, Premium e Empresarial (preços personalizados).
Maintenance Care
Fundada em 2003 por um grupo de entusiastas de tecnologia, a Maintenance Care é um software líder no fornecimento de soluções de gestão de instalações de software de manutenção nos Estados Unidos e Canadá.
Foi concebido para otimizar as ordens de serviço, facilitar o rastreamento de ativos e manter as equipas de manutenção organizadas.
Características:
- Facilita o planeamento de capital através do CMMS da Maintenance Care, envolvendo a monitorização sistemática de ativos para determinar o momento ideal para reparações ou substituições.
- O CMMS rastreia continuamente o uso de energia, o que pode ser crucial para manter os custos baixos, identificar irregularidades e atingir os objetivos de eficiência.
- As ordens de serviço num sistema CMMS são preenchidas online e enviadas para uma fila de avaliação, minimizando a papelada. Os utilizadores podem priorizar e rastrear tudo sem papel, o que é mais eficiente.
Preços💵:
A plataforma oferece três planos: Edição gratuita, Edição de ordem de trabalho e Edição empresarial.
Conclusão
O software de gestão de instalações oferece inúmeros benefícios para as organizações, como redução de custos, gestão de ativos e outros, que impactam diretamente a produtividade.
Este software alivia a carga dos gestores, eliminando a necessidade de preencher formulários extensos para a gestão de ativos. Consulte o software listado no artigo e escolha o que melhor se adapta às suas necessidades.
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