Adotar um sistema de gestão de subvenções de alta qualidade é essencial para otimizar o processo de financiamento, facilitando a vida de organizações sem fins lucrativos e doadores ao simplificar as propostas de subvenção.
O financiamento por meio de subvenções é a principal fonte de recursos para organizações sem fins lucrativos. Estes fundos são cruciais para diversas finalidades, como despesas operacionais, custos iniciais, salários de funcionários e aquisição de novas tecnologias.
No entanto, o ciclo completo de descoberta de subvenções, processamento e preenchimento de candidaturas pode ser complexo e demandar muito tempo.
É neste cenário que um sistema de gestão de subvenções se torna indispensável.
Exploraremos alguns dos melhores softwares de gestão de subvenções disponíveis para organizações sem fins lucrativos, auxiliando na escolha da solução mais adequada às suas necessidades.
O Que É Um Software de Gestão de Subvenções?
Um software de gestão de subvenções simplifica e administra todo o processo de atribuição e gestão de recursos. Desde a descoberta, priorização, elaboração em conformidade com as regulamentações, acompanhamento financeiro, até a conclusão da concessão, este software auxilia as organizações sem fins lucrativos em cada fase.
Este software é uma ferramenta valiosa para as organizações, pois centraliza todas as propostas de financiamento e permite gerir eficazmente cada etapa do processo. Essas plataformas ajudam as organizações a monitorizar o progresso e a ampliar o seu portfólio de subvenções.
Os softwares modernos de gestão de subvenções oferecem funcionalidades avançadas, como a pesquisa de diferentes tipos de subvenções, a sua recolha e, posteriormente, a apresentação de candidaturas. Eles também incorporam funcionalidades de softwares de captação de recursos sem fins lucrativos, simplificando a identificação de oportunidades de subvenções abertas que correspondam aos critérios da sua organização.
O software oferece as ferramentas necessárias para orientá-lo em todo o processo, incluindo a preparação e obtenção da concessão desejada. Há diversas opções de softwares de gestão de subvenções disponíveis online, tanto de forma independente quanto como parte de pacotes de softwares de captação de recursos sem fins lucrativos, facilitando a sua escolha.
Vantagens de um Software de Gestão de Subvenções
As vantagens do software de gestão de subvenções incluem:
#1. Oportunidade de Encontrar Mais Subvenções
O software de gestão de subvenções pode apresentar todas as subvenções disponíveis, eliminando a necessidade de pesquisa manual e mostrando apenas as bolsas relevantes que atendem aos seus critérios.
#2. Processo Otimizado
Organizações sem fins lucrativos beneficiam-se imensamente de softwares de gestão de subvenções, pois estes simplificam todo o processo de candidatura. Eles armazenam todos os documentos, ativos e modelos, permitindo reutilizá-los ou adaptá-los de acordo com os requisitos de cada subvenção. Isso acelera o processo, poupando tempo na solicitação de subsídios.
#3. Minimização de Problemas de Prazo
Gerenciar manualmente os prazos de solicitação de subvenções pode ser desafiador, resultando em perda de prazos por parte das organizações. Com um software de gestão de subvenções, isso se torna menos frequente, pois ele oferece alertas e ajuda na priorização do processo.
#4. Aumento das Chances de Sucesso
A implementação de um software de gestão de subvenções aumenta significativamente as chances de sucesso nas candidaturas. Este software identifica os pontos fortes e fracos das propostas, indicando o que precisa ser melhorado.
#5. Melhoria da Comunicação da Equipe
Quando as organizações sem fins lucrativos integram este software, a comunicação entre os candidatos a doações e os doadores melhora, permitindo a colaboração e o acompanhamento de todas as atividades. Através de um sistema centralizado, as tarefas podem ser atribuídas a diferentes membros da equipe, facilitando o acesso e a gestão.
Como Funciona o Software de Gestão de Subvenções?
O software de gestão de subvenções funciona de maneira eficiente, auxiliando em cada etapa do processo de gestão de subvenções.
Fonte: Gauri
- Descoberta de subvenções: O primeiro passo é a identificação de financiadores e subvenções que correspondam às necessidades e aos critérios da organização.
- Identificação do financiador: O software facilita a pesquisa e a identificação do financiador ideal para a sua organização sem fins lucrativos. Durante este período, o sistema também permite o acompanhamento financeiro do doador.
- Gestão de subvenções: Uma vez concluída a fase de descoberta, o software auxilia na gestão das oportunidades de concessão e no seu rastreamento, respeitando as diretrizes do doador.
- Avaliação do resultado: No final, o software auxilia na avaliação do resultado da candidatura e destaca os pontos que necessitam de revisão. Durante o processo, o software emite alertas sobre os prazos e outras novidades, contribuindo para a manutenção do ritmo através da automação.
A seguir, examinaremos os recursos essenciais a serem considerados na escolha de um sistema de gestão de subvenções.
Recursos a Considerar Antes de Escolher Um Sistema de Gestão de Subvenções
Para garantir que um sistema de gestão de subvenções ofereça os melhores resultados, é fundamental que ele possua características essenciais como:
- Descoberta de subvenções: O sistema deve procurar automaticamente diversas fontes de subvenções e notificar sobre novas oportunidades.
- Solicitação de subvenção: Deve facilitar o envio de solicitações aos doadores.
- Relatórios e rastreamento: Essencial para acompanhar o processo de candidatura e analisar o seu status.
- Redação de propostas: O software deve incluir uma ferramenta que facilite a criação de propostas, com todas as informações necessárias.
- Gestão de riscos e monitoramento de conformidade: Importante para monitorar a conformidade e gerir questões de não conformidade com os procedimentos legais.
- Lembrete de prazos: O software deve emitir lembretes regulares sobre os prazos do processo de concessão.
- Relatórios financeiros: Deve analisar a porcentagem de aceitação de subsídios e o valor que será recebido do fornecedor.
Agora, vamos explorar alguns dos melhores softwares de gestão de subvenções disponíveis para organizações sem fins lucrativos.
Salesforce
Salesforce oferece um sistema de gestão de bolsas de alta qualidade, capaz de auxiliar em todas as etapas do processo. Os Outbound Fund Modules servem como a base deste sistema, facilitando o acompanhamento, a gestão e a entrega de programas de financiamento de doadores.
Através da sua gestão eficaz, ele conecta organizações sem fins lucrativos a fornecedores de subvenções, simplificando o processo de candidatura, além de auxiliar na conclusão de cada etapa com a devida diligência e melhorar a experiência do beneficiário. A conclusão da devida diligência é fundamental para que os doadores compreendam se a organização sem fins lucrativos é um bom investimento.
A Salesforce projetou seu sistema de gestão de concessões para oferecer todos os recursos necessários à gestão de concessões. A plataforma integrada permite a conexão com a equipe, os financiadores e os legisladores. O software também permite a procura por soluções que ajudem a sua integração com o CRM.
Workday
Popular entre organizações sem fins lucrativos em todo o mundo, Workday fornece uma abordagem simplificada à gestão de concessões através de sua plataforma.
O software oferece uma interface bem definida, com uma visão completa da receita de subsídios por trimestre, saldo de prémios, termos e condições e outros fatores, garantindo que todos os requisitos são cumpridos. O painel permite também obter uma visão geral do esforço de cada membro da equipe em relação ao projeto, dando-lhe a autoridade para atribuir salários com base no trabalho realizado.
É possível gerir facilmente todas as conformidades da concessão, atendendo aos requisitos do concedente em termos de contas, faturamento, relatórios e conformidade. O software também pode mitigar os riscos associados à não conformidade e eliminar erros de relatórios.
Além de oferecer recursos cruciais, o Workday disponibiliza as ferramentas necessárias para melhorar o processo de gestão de bolsas.
Good Grants
Good Grants é uma plataforma online de gestão de subsídios que ajuda a economizar tempo e recursos ao otimizar o processo de concessão de subsídios.
Desde o planejamento inicial, avaliação do subsídio e gestão de candidaturas, até ao envio final e distribuição de fundos, o Good Grants auxilia em todas as etapas. Inclui ferramentas como gestão de aplicações, triagem de elegibilidade e gestão de contratos para aumentar as chances de obtenção de uma concessão.
O painel de gestão do Good Grant fornece uma visão geral em tempo real de tudo o que está acontecendo e permite acompanhar o processo do envio ao progresso. Inclui recursos como filtro + pesquisa, transmissão de comunicação por e-mail, notificação por e-mail acionada e gestão de conteúdo.
O Good Grant também utiliza a detecção inteligente de plágio para garantir a originalidade e gerenciar aplicações duplicadas de forma inteligente. Com relatórios de subsídios disponíveis, o controlo do processo de financiamento torna-se mais fácil.
Replicon
Se procura um sistema de gestão de subsídios eficaz, projetado especificamente para organizações sem fins lucrativos, experimente o Replicon. Um dos principais destaques deste software é o seu sistema de gestão simplificado, que permite criar uma segregação multinível de todas as tarefas e extrair as informações necessárias sobre a concessão.
Obtém-se uma visão centralizada de todo o trabalho a partir da origem do financiamento, permitindo armazenar detalhes do fundo e aceder facilmente aos mesmos. Permite ainda acompanhar os gastos dos fundos em tempo real.
O painel intuitivo permite também configurar folhas de horas e despesas para acompanhar as horas de voluntariado, de acordo com os requisitos. Os recursos abrangentes de relatórios do Replicon permitem monitorizar as horas de voluntariado em relação às fontes de subsídios, garantindo que os fundos são gastos adequadamente.
Clockify
Clockify é um software de gestão de subsídios gratuito que permite realizar o rastreamento e a gestão de subsídios de forma eficiente. Grandes organizações como HP, Sony, Disney, Toyota e Amazon utilizam este software, apesar de ser gratuito.
Este sistema possui uma interface abrangente onde é possível rastrear elementos essenciais como folhas de horas de beneficiários, projetos e resultados. A interface fornece uma visão de todas as despesas através de faturas emitidas pela sua equipa.
O Clockify permite monitorizar a utilização de recursos e definir o tempo estimado e o orçamento para concessões e entregas. Permite ainda prever o progresso da subvenção com base nas atribuições e nos fundos, mantendo os requisitos em dia.
Instrumentl
Otimize o seu processo de concessão através da plataforma intuitiva do Instrumentl. Ele utiliza algoritmos de correspondência avançados para encontrar oportunidades de subvenções ativas e adequadas aos projetos de subvenção específicos da sua organização, poupando tempo em pesquisas aprofundadas.
Este sistema oferece um painel centralizado, que facilita o acesso aos critérios de elegibilidade, valores de subsídios, relatórios 990 e outros detalhes. Com estas informações, pode-se pesquisar e determinar os financiadores que melhor se adequam aos requisitos do seu projeto.
Com o Instrumentl, os prazos nunca serão um problema, pois ele permite acompanhar todas as oportunidades de financiamento num só lugar, exibindo as tarefas necessárias. A ferramenta permite a criação de relatórios personalizados para mostrar as conquistas de financiamento e pipelines de concessões para as equipes e superiores, promovendo a transparência.
Este software de gestão de concessões oferece quatro planos: Básico, Padrão, Profissional e Personalizado, com preços a partir de 179 dólares por mês.
Optimy
Ao começar a usar Optimy para a gestão das suas doações, elimina-se a necessidade de procurar alternativas para agilizar os seus programas de doações. Permite poupar horas de trabalho manual ao automatizar a maior parte do trabalho administrativo, para que se possa concentrar em aspetos importantes da gestão de concessões.
Esta solução altamente configurável permite padronizar o seu processo de concessão de subsídios e garantir uma maior confiabilidade. Este software ajuda a reduzir erros humanos e outros problemas comuns associados a processos manuais e ferramentas tradicionais.
O Optimy pode automatizar as tarefas recorrentes e permite acompanhar eficientemente as alocações de financiamento para projetos, garantindo que tudo esteja dentro do previsto. Ele oferece permissões com base na função para cada funcionário, o que é essencial para a avaliação do beneficiário e para a segurança dos dados.
Através da interface única do Optimy, pode-se recolher candidaturas de voluntariado, patrocínio e diversos programas de impacto social. Também será possível acompanhar todos os pagamentos de doações através da gestão de orçamento e garantir que sejam gastos de forma criteriosa.
Blackbaud
Considerado um software de doação líder para financiadores, Blackbaud é um sistema de doações meticulosamente construído, que pode melhorar as operações e as atividades filantrópicas da sua organização sem fins lucrativos.
O Blackbaud elimina tarefas manuais repetitivas, automatizando todo o processo de concessão de doações e simplificando-o. É um software único que pode atender a qualquer tipo de organização sem fins lucrativos e que possui escalabilidade.
Este sistema de gestão de concessões pode ser facilmente integrado na sua plataforma de CSR, permitindo uma decisão informada sobre os candidatos a subsídios, ao avaliar a sua ligação à organização.
Qualquer membro da sua equipe com as devidas permissões pode iniciar sessão facilmente na aplicação através de qualquer dispositivo e gerenciar o fluxo de trabalho da concessão. Também oferece a ferramenta GrantsConnect, que inclui um gestor de relatórios ad-hoc para obter uma visão completa das suas propostas.
OmniStar
Melhore a responsabilidade, a eficiência e a acessibilidade da gestão de subsídios com a plataforma de gestão de concessões OmniStar. Desde o envio e revisão até à execução e encerramento, o OmniStar automatiza todos os passos e garante uma gestão simplificada de concessões.
As candidaturas são complicadas para todos os candidatos a bolsas, mas este software simplifica o processo, permitindo que sejam tomadas decisões informadas. Ao ajudar na configuração do projeto e automatizar processos que exigem muito tempo, o OmniStar lida com as tarefas difíceis e permite que se concentre nos projetos de financiamento.
A plataforma SaaS desenvolvida especificamente pela OmniStar auxilia na gestão de fundos e orçamento, garantindo a sua distribuição adequada. Como concedente, é possível programar pagamentos e avaliar o progresso do beneficiário, com base no acordo de doação.
Sage
Sage é um software de gestão de subsídios renomado, projetado para atender organizações sem fins lucrativos e permitir que obtenham sucesso, simplificando todos os processos. Permite abandonar processos enfadonhos e repetitivos, automatizando cada etapa da concessão com rapidez e precisão.
Através desta plataforma, pode-se facilmente reportar e contabilizar o orçamento de acordo com a doação. O recurso inovador de rastreamento de subsídios auxilia na recolha de todas as cobranças precisas para relatórios e faturamento, além de ajudar a faturar custos indiretos, com base na taxa aprovada.
O Sage também auxilia no acompanhamento dos esforços dos funcionários e no seu reembolso de acordo com a concessão, através do recurso Sage Intacct. O Sage ajuda também no cumprimento dos prazos, através da colaboração com outros membros da equipe e do acompanhamento dos planos de orçamento de forma integrada.
Através de registros e relatórios centralizados, este software permite manter a conformidade e que os auditores obtenham um registro claro de todas as despesas num único local.
Considerações Finais
Encontrar o melhor software de gestão de subsídios para organizações sem fins lucrativos pode ser uma tarefa complexa, dada a grande variedade de opções disponíveis no mercado.
As informações acima servem como guia para simplificar a sua pesquisa. Todas as ferramentas mencionadas possuem recursos e funcionalidades valiosas para otimizar o processo de concessão de doações, aumentando as chances de obter uma aprovação rápida para a sua solicitação de financiamento.
Por fim, escolha o sistema de gestão de subsídios que melhor se adapta às necessidades específicas da sua organização sem fins lucrativos.
A seguir, explore o melhor software de gestão de doadores para angariação de fundos.