Sistemas de monitoramento de frequência de colaboradores transformaram rapidamente os métodos tradicionais, dada a sua facilidade de gestão, acessíveis em qualquer momento e local.
O tempo em que era necessário manter registros em papel ou planilhas eletrônicas para controlar a assiduidade dos colaboradores ficou para trás. Agora, os funcionários podem registrar seu ponto online, sem a necessidade de intervenções físicas, e os gestores podem acompanhar os movimentos da sua equipe em tempo real, através de seus dispositivos móveis. Esta mudança traz benefícios tanto para os colaboradores quanto para a gestão.
Vamos explorar como os aplicativos de controle de frequência são ferramentas eficazes na gestão do fluxo de trabalho dentro de uma organização.
Flexibilidade
Em certas ocasiões, os colaboradores podem precisar trabalhar fora do escritório, seja em regime de teletrabalho ou participando de reuniões externas. Monitorar as atividades dos colaboradores fora do ambiente de trabalho pode ser um desafio. O sistema permite aos funcionários registrar suas horas de trabalho e aos gestores controlar os horários com mais facilidade.
Precisão
A utilização desses aplicativos reduz os erros manuais, garantindo um registro de tempo preciso.
Produtividade
O software de controle de frequência otimiza o tempo administrativo, automatizando o acompanhamento da assiduidade dos funcionários. Ele elimina a necessidade de lidar com tarefas repetitivas, como o gerenciamento de documentos em papel e cartões de ponto.
Relatórios de presença
Os relatórios de cada tarefa concluída ou atribuída no aplicativo são acessíveis, proporcionando uma visão centralizada dos dados, o que facilita a avaliação do desempenho e do histórico dos colaboradores.
Integração
O sistema pode ser integrado a diversos hardwares, como leitores biométricos. As políticas de controle de frequência são personalizáveis, para atender às necessidades específicas de cada organização.
Acompanhamento em tempo real
Os aplicativos de controle de frequência geralmente operam na nuvem, o que permite monitorar a localização da equipe em tempo real.
A seguir, exploraremos algumas das melhores ferramentas de controle de frequência disponíveis no mercado.
Clockify
Clockify oferece um software de controle de horas que permite às equipes monitorar o tempo dedicado a diferentes projetos. O acesso à plataforma é ilimitado, e o melhor de tudo, é gratuito. Os dados são sincronizados automaticamente online e acessíveis através de diversos tipos de dispositivos.
Características
Controle de Tempo: Permite rastrear, de forma manual ou automática, o tempo dedicado às tarefas. O programa monitora o tempo através de um cronômetro, no modo timer. O usuário pode também inserir manualmente as horas de trabalho.
Gestão de Folha de Ponto: Facilita a criação de relatórios semanais, permitindo controlar o tempo total dedicado a cada dia e atividade. É possível criar planos de tarefas e acompanhar o tempo gasto em cada uma delas.
Gerenciamento de Projetos e Equipes: Com este recurso, é possível identificar onde a equipe dedica a maior parte do seu tempo. Também permite compartilhar ou baixar relatórios em formato PDF, Excel ou CSV.
Zoho People
Zoho People apresenta uma solução eficaz que auxilia na coordenação das tarefas administrativas de RH em uma empresa. Inclui gerenciamento de banco de dados de funcionários, gestão de horas e licenças, gestão de desempenho, gestão de viagens e geração de recibos de pagamento.
Características
Gestão de Licenças: Permite registrar e controlar todos os tipos de licenças, como licenças para treinamento, férias e licenças médicas. Também oferece análises sobre padrões de folhas para otimizar a eficiência dos funcionários.
Gestão de Presença: Permite monitorar os horários de entrada e saída dos funcionários em qualquer lugar através de um aplicativo baseado em nuvem. Inclui função de rastreamento por geolocalização, possibilitando check-ins e check-outs em dispositivos móveis. Os gestores podem definir restrições de IP para controlar onde e quando os funcionários registram seus pontos.
Rastreador de Tempo: Oferece um rastreador de tempo que permite às empresas monitorar as tarefas e a localização dos funcionários. Possibilita a avaliação da eficiência da equipe e o aumento da sua produtividade geral.
Avaliação de Desempenho: Auxilia na avaliação das competências e do desempenho dos funcionários. O sistema também facilita o processo de avaliação de desempenho para garantir que seja conduzido de forma eficaz.
Jibble
Jibble é um aplicativo baseado em nuvem que oferece recursos fáceis de gestão de tempo, funcionários e controle de frequência. Possui uma interface amigável que simplifica o rastreamento de tempo no Slack e no Microsoft Teams.
Características
- Utiliza reconhecimento facial para desbloquear o aplicativo.
- Monitora a localização e as horas de trabalho dos funcionários através de GPS.
- Permite o uso de códigos PIN para controle de entrada e saída, minimizando erros humanos.
O aplicativo oferece um plano gratuito que permite o uso por um número ilimitado de usuários. Os planos pagos começam em $2 por usuário mensalmente.
QuickBooks
QuickBooks apresenta um sistema de tempo e frequência ideal para empresas com trabalhadores remotos ou externos, ou equipes de serviço de campo. Empresas com funcionários em constante movimento necessitam de um sistema automatizado para controlar suas horas de trabalho fora do ambiente do escritório.
QuickBooks é uma solução baseada na nuvem, acessível via navegador web ou aplicativo móvel, que permite aos funcionários registrar seus horários de trabalho, consultar mudanças de agendamento e solicitar folgas.
Empresas com equipes remotas precisam de sistemas para monitorar seus funcionários e garantir que estejam no local correto no momento certo. QuickBooks oferece rastreamento GPS ao vivo. Permite também definir cercas geográficas para que os funcionários façam check-in e check-out apenas em áreas designadas.
QuickBooks oferece aos gestores a capacidade de criar agendamentos para os funcionários com base em projetos ou turnos. Permite a comunicação com os funcionários, garantindo que todos estejam alinhados. O software possibilita aprovar ou rejeitar pedidos de folga, enviar lembretes para check-in ou check-out e alterar os códigos de trabalho.
QuickBooks oferece funcionalidades de rastreamento de trabalho mais abrangentes do que muitos dos seus concorrentes. Permite acompanhar o progresso dos projetos e comparar as estimativas de projeto com os custos reais, além de enviar mensagens e acompanhar o status e os custos do projeto.
O sistema pode ser integrado a softwares de terceiros, transferindo os dados de controle de tempo dos funcionários para softwares de folha de pagamento e contabilidade.
Buddy Punch
Buddy Punch oferece diversas funcionalidades de controle de tempo e frequência, auxiliando as empresas a manterem a conformidade com suas políticas internas e as leis trabalhistas. Por exemplo, oferece cálculos automáticos de horas extras, intervalos automáticos, registros de check-out, além de imagens de webcam no registro de ponto. Essas ferramentas ajudam a limitar o registro fraudulento de ponto, garantindo a precisão dos registros de tempo e pagamento.
É possível garantir que os funcionários cumpram as regras ao restringir o registro de ponto a datas ou horários específicos. Além disso, é possível bloquear endereços IP e dispositivos específicos. Para funcionários remotos, o sistema oferece monitoramento por GPS e geofencing, garantindo o registro de ponto nos locais corretos.
Buddy Punch otimiza os registros de tempo e frequência utilizando fluxos de trabalho de aprovação, permissões de gestores e fluxos de trabalho de aprovação. O sistema também integra-se com softwares de folha de pagamento e contabilidade para simplificar processos e reduzir erros administrativos.
Buddy Punch disponibiliza diversos relatórios sob demanda com dados de frequência e tempo. O software também oferece alarmes, lembretes e notificações para manter todos atualizados sobre a frequência dos funcionários.
TrackSmart
TrackSmart é uma solução ideal para pequenas empresas de diversos setores, com até 100 funcionários.
O sistema oferece uma forma eficiente para as empresas controlarem licenças de funcionários, horas de trabalho e outros dias de folga. É uma solução amigável, baseada na web, que abrange funcionalidades como calendários de controle de presença e planilhas de horas para funcionários.
Inclui todas as funcionalidades dos formulários em papel, mas oferece relatórios automatizados, solicitações de licença e ferramentas de aprovação.
Características
- Gestão de Ausências
- Gerenciamento de Calendário
- Rastreamento FMLA
- Controle de horas extras
- Portal de autoatendimento
- Quadros de horários
- Controle de férias/licenças
Os planos anuais começam em um mínimo de $169 por ano. Testes gratuitos também estão disponíveis. É baseado na nuvem e ideal para proprietários, profissionais de RH e gestores. Auxilia as empresas a controlarem as horas extras.
factoHR
factoHR é um fornecedor líder mundial em gestão de força de trabalho, atendendo a mais de 1.000 clientes e 1 milhão de funcionários em todo o mundo. A empresa busca oferecer o mais alto nível de suporte aos seus clientes, acreditando que um relacionamento com o cliente a longo prazo é a forma mais eficaz de expandir seus negócios.
Características
Seu recurso de controle de frequência oferece funcionalidades como a coleta automática de dados em tempo real e o cálculo de políticas de atraso, adiantamento e horas extras. Outros recursos incluem:
- Integração biométrica
- Check-in/out via web
- Gestão de licenças
- Gestão de quadro de horários
factoHR é resultado de mais de 20 anos de experiência e possui clientes de diversos setores. A empresa foi reconhecida como o melhor fornecedor de software de RH do ano pelo World HRD Congress por oferecer a melhor solução para as necessidades básicas e essenciais de empresas de diferentes áreas de negócio.
MyAttendance Tracker
MyAttendance Tracker auxilia no acompanhamento da frequência de alunos em diversos dispositivos, permitindo personalizar os termos utilizados.
Características
Caderno de notas integrado: Permite incluir avaliações totalmente personalizáveis para cada aula, mantendo todas as notas no mesmo sistema de frequência.
Comunicação professor/pais: Permite notificar automaticamente os pais sobre faltas, alterações nas notas ou problemas de comportamento. É possível enviar mensagens individuais ou para a turma via texto e e-mail.
Painéis de notas: Apresenta informações sobre o que acontece em cada aula e com os alunos através de métricas nos painéis, com informações sobre as aulas e notas. Permite obter relatórios personalizados com informações detalhadas sobre o desempenho dos alunos.
Compatível com todos os dispositivos: O processo de gravação de todos os dados pode ser realizado facilmente, com alguns toques no tablet ou celular. O aplicativo funciona bem tanto em smartphones como em telas maiores.
Acompanhamento do progresso do aluno: Cada aula possui sua página de visão geral, onde é possível criar e acompanhar as avaliações, verificar o progresso da turma, adicionar ou remover alunos e fazer anotações para revisão.
Task Hours
Com Task Hours é possível cadastrar funcionários na sua equipe e eles podem baixar aplicativos para desktop, realizar login e acompanhar as suas atividades. Permite criar hierarquias de relatórios para melhorar o controle em todos os níveis da empresa.
Características
Rastreamento de tempo automatizado: Com o Task Hours, o rastreamento do tempo no cliente desktop e a geração da folha de horas é automática. Não é necessário preencher formulários longos ou planilhas manualmente, permitindo que as equipes foquem nas suas tarefas principais.
Captura de tela automatizada: Monitora atividades através da captura de tela automatizada. O sistema grava telas apenas quando ações estão sendo realizadas, funcionando mesmo offline. Não há registro de horas de computador pessoal, mantendo a privacidade do usuário.
Quadros de horários manuais: Os membros da equipe podem registrar o tempo manualmente caso não utilizem o cliente Task Hours durante suas tarefas. Permite verificar e aprovar os tempos registrados.
Análise Inteligente: A análise inteligente do Task Hours auxilia na identificação do comportamento dos funcionários e zonas de produtividade, um recurso essencial na tomada de decisões relacionadas com RH.
Relatórios robustos: Relatórios flexíveis permitem rastrear e analisar a eficiência e desempenho da equipe, identificando quem contribui mais para a expansão dos negócios.
Notificações inteligentes: O sistema notifica sobre tarefas iniciadas, concluídas ou interrompidas. O Task Hours lembra automaticamente os membros da equipe de utilizar o sistema. Receba planilhas de horas diárias na sua caixa de entrada.
Suporte ao vivo: A equipe de suporte ao vivo oferece respostas sobre as funcionalidades do Task Hours. Em caso de dúvidas sobre recursos, entre em contato com o suporte e receba respostas em minutos. Suporte por e-mail disponível nos fins de semana.
Timenotes
Timenotes é um aplicativo de rastreamento de presença inteligente e fácil, que auxilia no rastreamento da presença e do trabalho dos seus funcionários. Elimina a necessidade de planilhas em papel, registrando e armazenando informações automaticamente.
Como funciona? Quando os membros da equipe registram seu ponto, eles selecionam a tarefa e preenchem as informações necessárias. Após concluir, o usuário poderá acessar logs de trabalho nos relatórios e exportá-los para o formato desejado.
Permite acompanhar o controle de frequência e licenças dos funcionários, identificar quem trabalhou em cada tarefa, avaliar lucros gerados, e controlar os salários devidos aos funcionários.
Características
Personalizável: Devido às opções de personalização, o Timenotes pode ser ajustado precisamente para atender às necessidades da sua empresa e dos seus funcionários.
Relatórios e Painéis: Crie filtros e selecione intervalos de tempo específicos para baixar arquivos em formato Excel, PDF e CSV. Gere relatórios para faturar clientes, para folha de pagamento ou para gestão, com alguns cliques.
Controle de folgas: Monitore os períodos de férias da sua equipe, confirmando solicitações de ausência, para ter a certeza de que os funcionários estão cumprindo seus horários.
Rastreamento em tempo real: Acompanhe os registros de trabalho e atividades em tempo real com apenas alguns cliques.
Considerações finais
A criação de uma cultura onde a equipe se sinta valorizada e apoiada depende da compreensão da gestão da força de trabalho e dos seus processos. É necessário avaliar o desempenho dos funcionários, gerir as tarefas diárias e obter o tipo de observação que ajuda a construir um plano de ação.
O software de controle de presença pode auxiliar neste processo, fornecendo as ferramentas necessárias para fortalecer a cultura da empresa e guiar a organização para o futuro.
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