Embora adicionar um aplicativo dedicado para listas de tarefas à sua já extensa lista de ferramentas de produtividade possa parecer atraente, isso também contribui para a desordem e o caos de gerenciar vários aplicativos. Em vez de instalar e aprender a usar um novo aplicativo, você pode aproveitar o que já possui para criar uma lista de tarefas. A seguir, apresentamos algumas maneiras de como isso pode ser feito.
1. Crie e Gerencie Tarefas no Google Calendar
Viver seu dia sem um plano bem elaborado é uma receita para o desastre. Por isso, um calendário é um tipo essencial de aplicativo que você precisa para um dia produtivo, e o Google Calendar é uma das melhores opções disponíveis. Além de agendar eventos e compromissos, e lembrá-lo sobre aniversários e feriados, o Google Calendar também funciona como um gerenciador de tarefas com a integração do Google Tasks. Isso permite que você use o Google Tasks para organizar sua vida de maneira integrada.
Aqui está como criar tarefas ou listas de afazeres no Google Calendar:
Abra Google Calendar no seu computador.
Clique em um espaço vazio em uma data específica e selecione a aba Tarefa na janela pop-up.
Adicione seu título, defina a hora, insira uma descrição e clique emSalvar.
Sua tarefa deve ser exibida no seu calendário. Se não conseguir vê-la, marque a caixa de Tarefas na barra lateral esquerda para exibi-la.
Você também pode criar tarefas na aba Tarefas do Google Calendar—veja como:
Abrir Google Calendar no seu computador.
Clique na aba Tarefas no canto superior direito da sua tela.
Clique em Adicionar uma tarefa.
Adicione um título e descrição da tarefa, além de definir a data e a hora.
Você também pode dividi-la em subtarefas clicando nos três pontos verticais ⋮ e selecionando Adicionar uma sub-tarefa.
2. Crie Listas de Verificação/Lista de Tarefas no Google Docs
As listas de verificação no Google Docs são uma excelente maneira de se manter organizado e acompanhar as tarefas. Diferente de listas numeradas ou com marcadores, as listas de verificação permitem que você marque tarefas concluídas e mantenha um registro visual do seu progresso. Além disso, é uma forma simples de colaborar em uma lista com outras pessoas, tornando-a perfeita para projetos em grupo ou tarefas domésticas compartilhadas.
Aqui está como criar uma lista de verificação no Google Docs:
Acesse Google Docs e abra um documento em branco.
Digite o símbolo @ onde você deseja a caixa de seleção, digite Lista de Verificação e pressione Enter. Alternativamente, clique no ícone de Lista de Verificação na barra de ferramentas para adicionar uma caixa de seleção.
Liste cada item ou tarefa em uma linha e pressione Enter para adicionar uma caixa de seleção na linha seguinte.
Para transformar uma lista de tarefas existente em uma lista de verificação, destaque o texto e clique no ícone de Lista de Verificação na barra de ferramentas.
Para dividir tarefas maiores em subtarefas ou criar uma lista de verificação aninhada, simplesmente coloque o cursor no início da linha/tarefa e pressione Tab para indentar e criar sub-itens.
Marque tarefas concluídas clicando na caixa ao lado da tarefa.
Por fim, você pode inserir uma tabela no Docs para criar uma lista de verificação mais organizada com colunas e linhas que podem ser personalizadas de acordo com suas necessidades.
3. Transforme Emails em Tarefas no Outlook
Se você passa muito tempo se comunicando por e-mails, pode ser fácil perder de vista tarefas importantes mencionadas neles. Felizmente, o Microsoft Outlook oferece um modo rápido e simples de transformar emails em tarefas por meio de sua integração com o Microsoft To Do. Usar sua caixa de entrada do Outlook como um gerenciador de tarefas é uma ótima maneira de se manter organizado e reduzir a sobrecarga de e-mails.
Aqui está como transformar e-mails do Outlook em tarefas usando o Microsoft To Do:
Vá para sua caixa de entrada do Outlook.
A maneira mais rápida de converter e-mails em tarefas é marcando-os. Esses e-mails se tornam tarefas na aba de e-mails marcados do Microsoft To Do. Passe o mouse sobre o e-mail e clique no ícone de Marcações.
Alternativamente, clique com o botão direito no e-mail e selecione Ações avançadas > Criar tarefa. Isso abrirá um painel lateral onde você pode adicionar mais detalhes à tarefa, como uma data de vencimento ou lembrete.
Você pode excluir o e-mail uma vez que é marcado ou transformado em tarefa para desordenar sua caixa de entrada. A tarefa permanecerá na sua lista de afazeres até que você a marque como concluída.
O melhor de tudo é que o Outlook se integra perfeitamente com outras ferramentas da Microsoft como OneNote, Teams e Outlook Calendar, permitindo que você gerencie e atribua tarefas diretamente de sua caixa de entrada sem a necessidade de um aplicativo de lista de afazeres separado.
4. Organize Seus Afazeres no Apple Reminders
Usar o aplicativo ou recurso de lembretes integrado em seus dispositivos é uma das melhores maneiras de adicionar rapidamente as tarefas diárias que você pode esquecer. Se você usa um ou mais dispositivos Apple, o aplicativo Lembretes é uma excelente opção embutida para acompanhar seus afazeres. Assim, em vez de lutar para monitorar vários aplicativos de produtividade, você pode usar o Lembretes para ajudá-lo a se manter organizado.
Aqui estão algumas dicas para aproveitar mais o aplicativo Lembretes do Apple:
Organize seus lembretes (afazeres) em listas. As listas funcionam como pastas e ajudam a manter suas tarefas organizadas por categoria ou projeto. Você pode criar várias listas, como Pessoal, Trabalho, Compras, etc., para encontrar facilmente a tarefa que precisa se concentrar. Abra Lembretes e clique em Adicionar Lista em Minhas Listas.
Crie Seções separadas dentro de uma lista de lembretes específica para diferentes projetos. Por exemplo, na sua lista de Trabalho, você pode ter seções para diferentes clientes ou projetos, como Canal do YouTube, Artigos, ou Campanhas de Marketing. Selecione a lista de lembretes e clique no ícone Adicionar uma nova seção na barra de ferramentas.
Crie tarefas e subtarefas dentro de seções relevantes em uma lista de lembretes. Subtarefas são uma ótima maneira de dividir tarefas maiores em partes menores e mais gerenciáveis. Tudo que você precisa para criar uma sub-tarefa é indentar uma tarefa (lembrete) indo em Editar > Indentar Lembrete.
Use o recurso Visualizar como Colunas para visualizar suas tarefas em uma visão estilo Kanban. Essa visualização ajuda você a ver todas as diferentes seções (colunas) em uma lista de lembretes e as tarefas (lembretes) dentro de cada seção. Vá para o menu Visualizar e selecione como Colunas para mudar para essa visualização.
5. Crie Listas de Verificação no Apple Notes
Embora o aplicativo Notas possa não ser o primeiro aplicativo que vem à mente ao criar listas de tarefas, ele oferece um recurso prático que pode ajudá-lo a acompanhar várias tarefas. Você pode usar listas de verificação no aplicativo Notas para criar uma lista de tarefas e marcá-las conforme você completa cada uma.
Aqui está como criar uma lista de verificação no aplicativo Notas:
Abrir o aplicativo Notas e criar uma nova nota ou abrir uma existente.
Clique no ícone de Lista de Verificação na barra de ferramentas ou clique no menu Formatar e selecione Lista de Verificação para começar sua lista de tarefas.
Você pode criar uma sub-tarefa indentando uma tarefa. Clique em uma linha na lista e pressione Tab para indentar.
Clique no círculo ao lado de um item para marcá-lo como completo.
6. Crie Listas nas Notas Adesivas (Stickies)
Como o nome sugere, Stickies é uma ferramenta que permite criar notas adesivas na sua área de trabalho do Mac. Pense nele como uma versão virtual dos post-its físicos. Você pode usá-lo para anotar lembretes rápidos, afazeres ou listas de compras. E, assim como seu equivalente físico que gruda na sua parede ou mesa, as Stickies permanecem na sua área de trabalho até você fechá-las.
Aqui está como criar uma lista de tarefas nas Stickies:
Abrir o aplicativo Stickies. Você pode acessá-lo no Launchpad ou fazer uma busca no Spotlight.
Criar uma nova nota clicando em Arquivo > Nova Nota ou usando o atalho Command + N.
Digite suas tarefas na nova nota. Uma vez concluído, selecione o texto e pressione Option + Tab no seu teclado para converter o texto em uma lista.
Indente uma lista para criar subtarefas pressionando a tecla Tab.
Infelizmente, não há uma opção embutida para adicionar caixas de seleção nas Stickies. Mas você pode usar o formato de Riscado para marcar tarefas como completas. Selecione a tarefa ou lista, clique no menu Fonte e selecione Riscado.
Fazer o download do último aplicativo de gerenciamento de tarefas ou listas de afazeres com todos os recursos pode não ser sempre a melhor solução. Às vezes, a solução está mais próxima de casa, como os aplicativos e sites que você já está usando.