Adicionar um novo aplicativo de organização de tarefas à sua coleção de ferramentas de produtividade pode parecer uma boa ideia, mas isso pode acabar gerando mais confusão e dificuldade no gerenciamento de vários aplicativos. Em vez de instalar e aprender a usar um aplicativo novo, você pode utilizar aqueles que já conhece para montar sua lista de tarefas. A seguir, exploraremos algumas formas de fazer isso.
1. Organize Suas Tarefas no Google Calendar
Viver sem um planejamento adequado pode levar ao caos. Um calendário é, portanto, essencial para um dia produtivo, e o Google Calendar é uma das melhores opções disponíveis. Além de programar eventos e compromissos, e lembrá-lo de aniversários e feriados, o Google Calendar também funciona como um organizador de tarefas graças à integração com o Google Tasks. Isso permite que você organize sua vida de forma unificada.
Veja como criar tarefas ou listas de afazeres no Google Calendar:
- Acesse o Google Calendar em seu computador.
- Clique em um espaço vazio em uma data específica e escolha a aba Tarefa na janela que aparecer.
- Adicione um título, defina o horário, insira uma descrição e clique em Salvar.
- Sua tarefa deve aparecer no calendário. Caso não veja, marque a caixa de Tarefas na barra lateral esquerda para torná-la visível.
Você também pode criar tarefas na aba Tarefas do Google Calendar—veja como:
- Abra o Google Calendar no seu computador.
- Clique na aba Tarefas no canto superior direito da tela.
- Clique em Adicionar uma tarefa.
- Adicione o título e a descrição da tarefa, além de definir a data e o horário.
- Você também pode dividi-la em subtarefas clicando nos três pontos verticais ⋮ e selecionando Adicionar uma sub-tarefa.
2. Crie Listas de Verificação no Google Docs
Listas de verificação no Google Docs são excelentes para se manter organizado e acompanhar tarefas. Ao contrário de listas numeradas ou com marcadores, elas permitem marcar as tarefas concluídas e manter um registro visual do progresso. É também uma forma fácil de colaborar em uma lista com outras pessoas, ideal para projetos em equipe ou tarefas domésticas compartilhadas.
Veja como criar uma lista de verificação no Google Docs:
- Acesse o Google Docs e abra um documento novo.
- Digite o símbolo @ onde deseja a caixa de seleção, escreva Lista de Verificação e aperte Enter. Ou clique no ícone de Lista de Verificação na barra de ferramentas.
- Liste cada item ou tarefa em uma linha e aperte Enter para adicionar uma caixa de seleção na linha seguinte.
- Para transformar uma lista já existente em lista de verificação, selecione o texto e clique no ícone de Lista de Verificação na barra de ferramentas.
- Para dividir tarefas maiores em subtarefas, posicione o cursor no início da linha/tarefa e aperte Tab para criar sub-itens.
- Marque as tarefas concluídas clicando na caixa ao lado da tarefa.
Adicionalmente, você pode inserir uma tabela no Docs para criar uma lista de verificação mais organizada, com colunas e linhas personalizáveis.
3. Transforme E-mails em Tarefas no Outlook
Se você se comunica muito por e-mail, pode ser fácil se perder em meio às tarefas importantes mencionadas neles. Felizmente, o Microsoft Outlook oferece uma forma rápida e simples de transformar e-mails em tarefas através da integração com o Microsoft To Do. Utilizar sua caixa de entrada do Outlook como um gerenciador de tarefas é uma ótima forma de se organizar e reduzir o acúmulo de e-mails.
Veja como converter e-mails do Outlook em tarefas usando o Microsoft To Do:
- Acesse sua caixa de entrada do Outlook.
- A maneira mais rápida de transformar e-mails em tarefas é marcá-los. Esses e-mails se tornarão tarefas na aba de e-mails marcados do Microsoft To Do. Passe o mouse sobre o e-mail e clique no ícone de Marcações.
- Como alternativa, clique com o botão direito no e-mail e selecione Ações avançadas > Criar tarefa. Isso abrirá um painel lateral onde você pode adicionar detalhes à tarefa, como data de vencimento ou lembrete.
- Você pode excluir o e-mail após marcá-lo ou transformá-lo em tarefa para limpar sua caixa de entrada. A tarefa permanecerá na sua lista até ser marcada como concluída.
O melhor de tudo é que o Outlook se integra facilmente com outras ferramentas da Microsoft como OneNote, Teams e Outlook Calendar, permitindo que você gerencie e atribua tarefas diretamente da sua caixa de entrada sem precisar de um aplicativo separado.
4. Organize Seus Compromissos no Apple Reminders
Utilizar o aplicativo ou recurso de lembretes integrado em seus dispositivos é uma das formas mais práticas de adicionar rapidamente as tarefas diárias que você não quer esquecer. Se você utiliza um ou mais dispositivos Apple, o aplicativo Lembretes é uma excelente opção para acompanhar suas tarefas. Assim, em vez de ter dificuldade em gerenciar vários aplicativos de produtividade, você pode utilizar o Lembretes para se manter organizado.
A seguir, algumas dicas para aproveitar ao máximo o aplicativo Lembretes da Apple:
- Organize seus lembretes em listas. As listas funcionam como pastas e ajudam a manter suas tarefas organizadas por categoria ou projeto. Crie várias listas, como Pessoal, Trabalho, Compras etc., para encontrar facilmente a tarefa que precisa focar. Abra o Lembretes e clique em Adicionar Lista em Minhas Listas.
- Crie Seções separadas dentro de uma lista de lembretes para diferentes projetos. Por exemplo, na sua lista de Trabalho, você pode ter seções para diferentes clientes ou projetos, como Canal do YouTube, Artigos ou Campanhas de Marketing. Selecione a lista de lembretes e clique no ícone Adicionar uma nova seção na barra de ferramentas.
- Crie tarefas e subtarefas dentro de seções relevantes em uma lista de lembretes. As subtarefas são uma ótima forma de dividir tarefas maiores em partes menores e mais gerenciáveis. Para criar uma subtarefa, basta identar uma tarefa (lembrete) indo em Editar > Indentar Lembrete.
- Use o recurso Visualizar como Colunas para visualizar suas tarefas em um estilo Kanban. Essa visualização ajuda a ver todas as seções (colunas) em uma lista de lembretes e as tarefas (lembretes) dentro de cada seção. Vá para o menu Visualizar e selecione como Colunas para mudar para essa visualização.
5. Crie Listas de Verificação no Apple Notes
Apesar de o aplicativo Notas não ser o primeiro a vir à mente ao criar listas de tarefas, ele oferece um recurso prático que pode ajudar a acompanhar várias tarefas. Use listas de verificação no Notas para montar listas de tarefas e marcá-las conforme as completa.
Veja como criar uma lista de verificação no aplicativo Notas:
- Abra o aplicativo Notas e crie uma nova nota ou abra uma existente.
- Clique no ícone de Lista de Verificação na barra de ferramentas ou clique no menu Formatar e selecione Lista de Verificação para começar sua lista de tarefas.
- Você pode criar uma subtarefa indentando uma tarefa. Clique em uma linha na lista e pressione Tab para identar.
- Clique no círculo ao lado de um item para marcá-lo como completo.
6. Crie Listas nas Notas Adesivas (Stickies)
Como o nome sugere, o Stickies é uma ferramenta que permite criar notas adesivas em sua área de trabalho do Mac. Imagine como uma versão virtual dos post-its físicos. Use para anotar lembretes rápidos, tarefas ou listas de compras. Assim como os post-its, as Stickies permanecem em sua área de trabalho até que você as feche.
Veja como criar uma lista de tarefas no Stickies:
- Abra o aplicativo Stickies. Você pode acessá-lo no Launchpad ou pesquisá-lo no Spotlight.
- Crie uma nova nota clicando em Arquivo > Nova Nota ou usando o atalho Command + N.
- Digite suas tarefas na nova nota. Depois, selecione o texto e pressione Option + Tab no teclado para convertê-lo em uma lista.
- Indente uma lista para criar subtarefas pressionando a tecla Tab.
- Infelizmente, não há uma opção nativa para adicionar caixas de seleção no Stickies. Mas você pode usar o formato de Riscado para marcar tarefas como concluídas. Selecione a tarefa ou lista, clique no menu Fonte e selecione Riscado.
Baixar o mais recente aplicativo de gerenciamento de tarefas e listas de afazeres com todos os recursos nem sempre é a melhor solução. Às vezes, a solução está mais perto do que imaginamos, como nos aplicativos e sites que já utilizamos.