Encontre alguns dos melhores modelos do Smartsheet que ajudam a gerenciar projetos e fluxos de trabalho de negócios em diferentes setores.
O Smartsheet é um dos líderes em gerenciamento de projetos, trabalho e colaboração em pequenas e médias empresas. De acordo com um relatório recente da Datanyze, a participação de mercado do Smartsheet no setor de gerenciamento de projetos e aplicativos colaborativos no local de trabalho é de 5,28%.
Portanto, é altamente óbvio que um número moderado de empresas está usando o Smartsheet para gerenciar tarefas e projetos. Se você também gosta dessa ferramenta e deseja reduzir seu tempo no gerenciamento de negócios, pode usar os modelos do Smartsheet.
Continue lendo para descobrir alguns modelos profissionais e incríveis do Smartsheet que ajudarão você a começar a gerenciar projetos ou trabalhos em poucos minutos.
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O que são modelos do Smartsheet?
Os modelos são quadros do Smartsheet de gerenciamento de trabalho ou projeto prontos para uso que você pode usar em casos de negócios semelhantes. Há muitos modelos na biblioteca de conteúdo do Smartsheet. Você não achará difícil encontrar um modelo que corresponda ao seu negócio ou setor.
Os modelos vêm com todos os campos necessários em uma folha de gerenciamento de projetos. Por exemplo, um plano de evento e orçamento vêm com o seguinte:
- Colunas para Nome da Tarefa, Atribuída, Andamento, Em Risco, Data de Vencimento, Quantidade, Orçamento, Notas, etc.
- Tarefas e subtarefas
- Várias visualizações, como gráficos de Gantt, visualização de cartão, visualização de calendário, etc.
Agora, tudo o que você precisa fazer é alterar o campo de tarefas e subtarefas para iniciar seu projeto de gerenciamento de eventos.
Você obtém acesso gratuito a todos os modelos do Smartsheet quando obtém uma assinatura paga. Além disso, a equipe de desenvolvimento do Smartsheet continua adicionando novos modelos regularmente.
Por que você precisa de modelos do Smartsheet?
A principal razão para usar modelos de gerenciamento de projeto ou trabalho no Smartsheet é iniciar o projeto o mais rápido possível. Existem alguns outros motivos que você pode encontrar abaixo:
Como acessar os modelos do Smartsheet
Agora você deve estar super interessado em usar modelos. Mas você está achando difícil encontrar os modelos que está procurando. Não se preocupe! Siga as etapas abaixo para aprender a navegar com os modelos do Smartsheet:
Inscreva-se no Smartsheet
Se você não tiver uma conta, inscreva-se em uma seguindo as etapas abaixo mencionadas. O Smartsheet é gratuito por 30 dias.
- Clique no botão Experimente o Smartsheet gratuitamente.
- Além do ‘Não tem uma conta?’ diálogo, clique em Criar um.
- Digite seu e-mail ou inscreva-se com uma conta Google/Microsoft.
Entrar no Smartsheet
Se você já tiver uma conta, siga estas etapas:
- Visite o portal de login do aplicativo Web Smartsheet.
- Coloque seu email e senha.
- Aperte o botão Entrar.
- Se você se inscreveu anteriormente com uma conta do Google, Apple ou Microsoft, escolha a opção apropriada para login rápido.
Obter modelos do Smartsheet
- Depois de fazer login no Smartsheet, você será direcionado para a guia Início.
- Para explorar os modelos do Smartsheet, você pode visitar a guia Centro de Soluções ou o botão Criar na guia Início.
- Enquanto estiver na guia Início, clique na opção Criar localizada no canto superior direito do aplicativo da web.
- Um menu de contexto será aberto com opções como Planilha, Formulário, Relatório, Procurar modelos, etc.
- Clique em Procurar modelos.
- Você está agora no Centro de Soluções e deve ver a tela Browse All Solutions.
- Clique em Ver mais modelos ou Ver mais conjuntos de modelos, dependendo de sua escolha. Conjuntos de modelos contêm mais ativos de trabalho, como painéis, relatórios, formulários etc.
- Agora você obtém uma lista completa de modelos do Smartsheet.
- Você pode restringir a lista clicando em opções de filtragem como Clientes e Clientes, Finanças e Contabilidade, Recursos Humanos, TI etc., no painel de navegação abaixo da coluna Centro de Soluções.
Melhores modelos de Smartsheet para diferentes indústrias
Marketing digital
O modelo de Plano de Marketing Digital Integrado é adequado para equipes de marketing que atendem a vários pedidos de suporte e criativos de outras equipes de negócios. Assim, você pode usar o quadro Smartsheet imediatamente para iniciar uma campanha de marketing digital integrada.
A planilha possui fórmulas avançadas de planilha, automação de fluxo de trabalho e recursos personalizados de formatação de texto. Isso não é tudo! Ele também inclui um planejamento detalhado do caminho do projeto, detalhes granulares dos planos de marketing e um resumo executivo para gerentes.
Você pode alternar facilmente para a visualização do gráfico de Gantt no modo de Grade, pois o modelo inclui as colunas de Conclusão e Duração necessárias. Há uma coluna Flag que você pode usar para destacar uma fase do projeto. Sem mencionar a coluna Orçamento/Gasto que permite que você gerencie os gastos de marketing.
Retalho
O setor de varejo luta com a otimização de estoque. Assim, o Smartsheet oferece um quadro automatizado de Controle de Estoque de Estoque que pode agilizar as seguintes atividades de negócios de varejo:
- Otimização da produtividade no departamento de estoque
- Equilibrar vendas, pedidos e estoques
- Identificando a data correta de reabastecimento
- Reduza os gastos em excesso de estoque
- Obtenha detalhes do fornecedor instantaneamente
O modelo de Controle de Estoque de Estoque possui um campo de entrada de dados no lado direito e detalhes fixos no lado esquerdo. Algumas colunas padrão úteis são Departamento, Status do novo pedido, Nome do item, Valor do estoque, etc.
Você pode automatizar seu gerenciamento de inventário com o modelo de gerenciamento de inventário de código de barras. Ele vem com uma coluna exclusiva para códigos de barras do produto. Você pode usar códigos de barras ou sincronizar a planilha com uma ferramenta de ERP para rastrear o número de várias mercadorias em seu armazém.
Construção e Engenharia
Sua empresa de construção pode se beneficiar muito se você usar os seguintes modelos do Smartsheet em seus respectivos casos de uso:
- Modelo de Rastreador de Documentação de Construção
- Modelo de Cronograma de Equipamento
- Modelo de Orçamento de Construção
- Cronograma de Construção com Modelo de Gantt
Por exemplo, o modelo de cronograma de construção é particularmente útil para planejar, acompanhar e visualizar seu projeto de construção. Você pode copiar o modelo e renomeá-lo para usar o mesmo modelo para vários projetos de construção.
O modelo é compatível com dispositivos móveis e aplicativos da web. Assim, engenheiros de campo e supervisores podem atualizar as colunas necessárias para as tarefas. Existem colunas de status predefinidas, como Data de início, Data de término, Atribuído a, Status, % Concluído, Duração, Notas, etc.
A coluna Nome da Tarefa vem com a maioria das tarefas e subtarefas de construção. Por exemplo, existem tarefas como Encanamento, Isolamento, Armários, etc. Se você expandir as tarefas, você encontrará subtarefas como Trabalho de Terra, Desbaste, Morcegos, Blow-In, Banho Mestre, Cozinha, Porão e assim por diante.
Entretenimento e Hospitalidade
O setor de hospitalidade e entretenimento precisa rastrear com precisão os gastos, a responsabilidade das tarefas, a participação dos convidados, a emissão de ingressos, o mapeamento dos ingressos para a receita, o mapeamento do consumo de refeições com os hóspedes em tempo real e assim por diante.
Para atender às suas necessidades acima, aqui estão as placas do Smartsheet que serão úteis:
- Modelo de orçamento e lançamento de evento
- Modelo de Gala de Angariação de Fundos
- Modelo de Hotel e Passes da Equipe do Evento
- Modelo de Plano de Tarefa de Evento
Por exemplo, o formato Event Staff Hotel & Passes é perfeito para gerenciar acomodações de hotel para sua equipe ou clientes que participam de um evento de entretenimento.
O quadro do projeto tem colunas de dados vitais, como Tipo de passagem, Custo de passagem, Estimativa de custo do hotel, Nome do hotel, Check-in, Check-out, Cartão de crédito, Taxa, etc.
Finanças e Serviços Financeiros
Você precisará de captura de dados precisa e recursos de auditoria mais fáceis em seus projetos de serviços financeiros. Os seguintes modelos do Smartsheet podem atender à maioria dos seus requisitos neste setor de negócios:
- Modelo de Lista de Verificação do Projeto IPO
- Modelo de Cronograma de Amortização de Empréstimo
- Modelo Financeiro de Fim de Mês
Vamos considerar que você está planejando abrir o capital por meio de ofertas de IPO. É um grande projeto para qualquer empresa que queira arrecadar dinheiro do mercado de ações através da venda de ações. Use o quadro do Smartsheet para planejar tudo sobre o IPO, mesmo que você não conheça todas as etapas.
Sua coluna de Trabalho Preparatório já descreve todas as tarefas que você precisa concluir. Por exemplo:
- Declarações financeiras
- Prepare-se para a devida diligência
- Preparação para Classe Dupla
- EIP e ESPP
- Preparação S-1
- Período de revisão da SEC
- Finalizar e arquivar publicamente S-1
Outros campos de coluna importantes que você precisa são Data de início, Data de vencimento, Semanas T-Menos, Dependências, Duração, Atribuído a, etc.
Fabricação
Suas fábricas exigem várias matérias-primas, equipamentos, receitas de produtos, diretrizes de desenvolvimento de produtos e muito mais. Você pode acompanhar tudo isso com eficiência nas planilhas de gerenciamento de projetos disponíveis no Smartsheet. Por exemplo, você precisa do seguinte:
- Registro de Relatório de Incidentes com Modelo de Formulário
- Aprovação de novo produto com modelo de formulário
- Modelo de Cronograma de Desenvolvimento de Novo Produto
- Modelo de Cronograma de Manutenção de Máquina
O formato do cronograma de manutenção da máquina é uma lista de verificação simples que você pode imprimir ou acompanhar digitalmente. Ele descreve a maioria dos campos que você precisa rastrear, como Condição da máquina, Nome da máquina, Local, Data da última manutenção, Data da próxima manutenção, Cadência de manutenção, Atribuído ao técnico da máquina e Observações.
Recursos Humanos
O Smartsheet tem, de longe, alguns modelos extremamente úteis para agências de recrutamento. As empresas que mantêm sua equipe de funcionários também podem usar esses quadros do Smartsheet. Alguns ótimos exemplos são:
- Diretório de informações do funcionário
- Lista de Verificação de Revisão do Funcionário
- Formulário de Candidatura a Emprego
- Rastreador de Candidatos a Emprego
- Rastreador de currículo do candidato com formulário
- Documentação de rescisão de funcionário
- Processo de entrevista com Gantt
- Lista de Verificação de Nova Contratação
- Cartão de ponto com aprovação automatizada
Por exemplo, você precisa contratar 10 funcionários para sua equipe de marketing. Você precisa usar o modelo Processo de entrevista com Gantt neste cenário.
Esta planilha consiste em todas as fases que você pode esperar em um processo de contratação. Por exemplo, a fase de pré-entrevista, a fase de entrevista do candidato, a fase de seleção do candidato e a fase de contratação.
O quadro do projeto mostra automaticamente um gráfico de Gantt no painel de navegação do lado direito e a visualização Calendário nas colunas superiores. Assim, os gerentes de RH podem revisar todo o status do projeto observando o painel do gráfico de Gantt.
Sem fins lucrativos
Os seguintes modelos do Smartsheet são realmente adequados para organizações sem fins lucrativos e não governamentais (ONGs):
- Plano de marketing de eventos sem fins lucrativos
- Submissões da equipe de campo com formulário
- Gestão de doadores
- Lista de voluntários
O processo de contabilidade sem fins lucrativos é crucial para manter seu status de isenção de impostos nos EUA e no Reino Unido. Assim, você precisa rastrear os dados dos doadores, como valores de doação, nome, endereço, ID fiscal, etc.
Assim, você pode usar o formato Gestão de Doadores do Smartsheet. Ele vem com campos de dados padrão que você pode precisar.
Por exemplo, ano da doação, nome do doador, e-mail, número de telefone, endereço, região, nome do fundo etc., os cabeçalhos das colunas estão lá por padrão. Como os quadros do Smartsheet são baseados em planilhas, você pode importar facilmente esses dados para vários softwares de contabilidade para organizações sem fins lucrativos.
Contabilidade
O Smartsheet possui uma vasta coleção de modelos para agências de contabilidade e empresas. Alguns formatos notáveis à sua disposição são:
- Demonstrativo de fluxo de caixa
- Balanço patrimonial
- Declaração de renda
- Fim do mês financeiro
- Preparação de imposto anual
Pequenas, médias e startups podem facilmente economizar milhares de dólares usando esses formatos. A manutenção desses modelos do Smartsheet permitirá que você cumpra os regulamentos contábeis sem pagar a uma agência externa.
Alternativas aos modelos do Smartsheet
Você explorou as enormes coleções de modelos do Smartsheet. Agora, veja os seguintes aplicativos de gerenciamento de projetos que também oferecem modelos:
Modelos da monday.com
A monday.com tem uma elaborada biblioteca de modelos para diferentes casos de negócios. Depois de acessar sua biblioteca de modelos, você verá as categorias de modelos em destaque, como Marketing, Gerenciamento de projetos, Design, Vendas e CRM, RH e Desenvolvimento de software. No entanto, você pode obter mais modelos selecionando categorias de negócios no painel de navegação do lado esquerdo.
Modelos de clique
A biblioteca de modelos do ClickUp mostra os modelos usados com frequência diretamente na página inicial do modelo. Estes são de nichos de negócios como Design, Criatividade, Engenharia, Finanças, Produto, Contabilidade, etc. Há também dois níveis de filtros na barra lateral esquerda. Esses filtros são Níveis e Casos de Uso. Você pode encontrar um modelo adequado modificando os filtros.
Conclusão
Os modelos são ótimos recursos para iniciar novos projetos sem suposições ou erros humanos. Portanto, a maioria dos aplicativos de gerenciamento de projetos oferece modelos prontos. O Smartsheet não é diferente e oferece modelos gratuitos para uso pessoal ou comercial sem necessidade de licenciamento.
O artigo, até agora, explicou alguns modelos de gerenciamento de projetos e negócios excelentes do Smartsheet. Você deve encontrar um quadro do Smartsheet acima relacionado ao seu negócio. Comece a utilizar os modelos imediatamente ou personalize para tornar a folha de modelo sua.
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