Use o Smartsheet para automatizar processos, gerenciar projetos e rastrear tarefas

Para gerenciamento moderno de projetos, monitoramento de tarefas, automação de processos e colaboração de locais de trabalho ou escritórios remotos, o Smartsheet é a única ferramenta de que você precisa.

Uma ferramenta dinâmica de gerenciamento de projetos e tarefas é necessária para empresas que operam on-line e desejam crescer rapidamente. No entanto, eles usam várias ferramentas porque a maioria dos softwares de gerenciamento de tarefas se concentra em funcionalidades específicas.

O Smartsheet é uma solução completa que economiza tempo e dinheiro. Leia esta revisão concisa do Smartsheet até o final. Você aprenderá sobre recursos essenciais e como eles se encaixam na prática.

O que é Smartsheet?

Como o próprio nome indica, o Smartsheet é uma ferramenta de planilha modernizada. No entanto, não é apenas para processamento de dados numéricos de negócios. Você também pode gerenciar projetos, rastrear tarefas e automatizar processos de negócios.

Também é popular entre a fraternidade empresarial como uma plataforma de soluções digitais sem código. Sua equipe pode desenvolver soluções de fluxo de trabalho automáticas, como aprovação de documentos, aprovação de conteúdo, atribuição de tarefas e muito mais, sem escrever uma única linha de código.

Mais de 90% das empresas da Fortune 100 usam o Smartsheet para facilitar a colaboração, fluxos de trabalho automatizados, gerenciamento de projetos sem esforço, gerenciamento de conteúdo e trabalho dinâmico.

A ferramenta se adapta a qualquer negócio, desde apenas um projeto até um portfólio de muitos projetos. Dependendo da sua carga de trabalho, você pode escolher seu plano do Smartsheet e expandir, se necessário.

Onde você pode usar o Smartsheet?

Seja trabalhando online ou offline, o Smartsheet é adequado para todos os tipos de negócios. Encontre abaixo uma lista de casos de uso populares:

  • Serviços profissionais
  • Telecomunicações
  • Organizações sem fins lucrativos
  • Desenvolvimento de softwares e produtos
  • Empresas de manufatura
  • Agências de vendas e marketing
  • Suporte e operações de TI
  • Empresa de consultoria em tecnologia
  • Serviços financeiros
  • Pequenas e médias empresas
  • Governo federal
  • Soluções de recursos humanos

Principais recursos do Smartsheet

O Smartsheet tem muitas funcionalidades para transformar o trabalho mundano em um trabalho emocionante. Seus principais recursos incluem soluções pré-criadas, complementos premium e funcionalidades principais. Aqui estão algumas funcionalidades importantes que você precisaria regularmente:

  • Histórico de atividades de tarefas, projetos e WorkApps
  • Anexando arquivos a projetos e tarefas
  • Automação do fluxo de trabalho
  • Gerenciamento de calendário
  • Conectores de aplicativos de terceiros
  • Painéis
  • Método do caminho crítico
  • Assinaturas eletrônicas
  • Fórmulas de planilha
  • Notificações e lembretes
  • Insights de trabalho
  • gráfico de Gantt
  • Controles de retenção de dados
  • Criador de documentos
  • Formulários offline e online

Smartsheet: uma solução completa para projetos e tarefas

O Smartsheet tem todas as ferramentas e funcionalidades que você precisa para gerenciar projetos simples a complexos. Assim, você não precisa de outro software de negócios para trabalhar nas mesmas tarefas. Além disso, você pode conectar aplicativos de negócios existentes com o Smartsheet e controlar todos os dados e tarefas a partir de uma ferramenta centralizada.

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Encontre abaixo os recursos e funcionalidades que tornam o Smartsheet uma solução verdadeiramente completa para quaisquer operações e processos de negócios:

Noções básicas para estruturação de trabalho

Em sua essência, o Smartsheet é uma ferramenta de planilha avançada. Por isso. Ele vem com recursos semelhantes a um aplicativo de planilha padrão. Além dos recursos padrão, existem recursos avançados, como automação, aplicativos personalizados, compartilhamento, publicação e assim por diante.

A ideia é permitir que os usuários personalizem o aplicativo de acordo com suas necessidades de negócios. Alguns dos principais recursos básicos são:

1. Folhas e Linhas

O Sheets é a espinha dorsal de tudo o que você faz no Smartsheet. Se você precisa criar um projeto, WorkApp, fluxo de trabalho automatizado, relatório etc., você precisará de uma planilha. O Smartsheet cria e formata automaticamente a planilha quando você escolhe opções diferentes no menu Criar. Dentro de uma planilha, você encontrará linhas para entrada de dados.

2. Colunas

As colunas permitem que você organize os dados da linha. Você pode adicionar colunas personalizadas dependendo das necessidades do projeto. Um padrão de planilha de gerenciamento de projetos vem com as colunas Nome da tarefa, Início, Término, Duração, Predecessores, Atribuído a, Comentário, %Concluído e Status.

3. Fórmulas

O Smartsheet vem com fórmulas de planilha padrão como SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX, etc. Você encontrará fórmulas mais complexas na lista Todas as funções.

Gerenciamento de Projetos e Gráficos de Gantt

O gerenciamento de projetos no Smartsheet é conveniente, pois usa uma planilha como fonte de dados subjacente para os projetos. Você pode criar um novo projeto no menu Criar do Smartsheet.

Quando você escolhe Projeto no menu Criar, o Smartsheet cria uma nova planilha sob o nome do projeto selecionado.

A nova planilha do projeto é formatada automaticamente para que você possa inserir dados do projeto como Nome da tarefa, Duração, Início, Término, Predecessores, Atribuído a, %Concluído e Status.

Você pode clicar no botão Resumo da planilha na barra de ferramentas do lado direito para adicionar um resumo para o projeto. Em resumo, você pode usar Texto/Número, Lista de contatos, Data, Lista suspensa, Caixa de seleção e Símbolos.

Depois de inserir algumas tarefas e suas datas de início e término, você pode criar um gráfico de Gantt para seu projeto. Na barra de ferramentas superior da planilha, você deverá ver a exibição em grade.

Clique nele e mude para Gantt View para obter um gráfico de Gantt automático.

Fluxos de trabalho automatizados

Se o seu processo de negócios consiste em muitas tarefas manuais e repetitivas, você pode automatizar com eficiência essas tarefas usando fluxos de trabalho automatizados. Criar um fluxo de trabalho automatizado é super fácil no Smartsheet com modelos. Você pode usar essa automação em inúmeros casos, e alguns exemplos importantes são:

  • Notifique um membro da equipe que você atribuiu uma tarefa a ele.
  • Informe a parte interessada que a data de vencimento da tarefa foi alterada.
  • Notifique as partes interessadas e os colaboradores que uma data crítica está se aproximando, como uma reunião de grupo.
  • Mantenha o cronograma do projeto atualizado obtendo o status semanal da tarefa dos membros da equipe do projeto.
  • Permita que o Smartsheet edite automaticamente a planilha dependendo de ações específicas, como alguém fechando uma tarefa ou atualizando o status da tarefa.

Você pode criar um fluxo de trabalho automatizado a partir da planilha do projeto. Procure o botão Automação no canto superior esquerdo de qualquer planilha. Clique nele e selecione Criar fluxo de trabalho a partir de um modelo.

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Compartilhamento e Colaboração

Trabalhar em projetos colaborativos com segurança é um dos melhores recursos do Smartsheet. A ferramenta Compartilhamento e Colaboração traz colaboração de nível empresarial e segurança de dados para seus Projetos, Tarefas, Painéis, Relatórios e WorkApps.

1. Permissões

Ao compartilhar seu conteúdo do Smartsheet com alguém, você pode atribuir permissões diferentes com base em suas funções. Atualmente, o Smartsheet permite cinco níveis de permissão: Administrador, Proprietário, Editor, Comentarista e Visualizador.

2. Formulários

Você pode criar formulários na visualização de planilha para coletar dados sobre projetos. Os usuários do Smartsheet usam o Forms para consolidar dados como:

  • Feedback dos funcionários
  • Feedback do cliente
  • Pedidos de produtos
  • Ordens de tarefas
  • Sugestões de projetos
  • Criação de tickets e coleta de dados

3. Espaços de trabalho

Os espaços de trabalho funcionam como armazenamento em nuvem compartilhado no Smartsheet. Você pode soltar o conteúdo do Smartsheet, como planilhas, relatórios, painéis, WorkApps, etc., em Workspaces. Em seguida, configure as permissões de acesso e compartilhe os Workspaces com os colaboradores. Depois de adicionar conteúdo ao mesmo workspace novamente, os colaboradores terão acesso automático.

Relatórios

Os relatórios do Smartsheet permitem que você compartilhe os dados de alto nível do projeto ou da tarefa com colaboradores e partes interessadas. Você pode consolidar várias planilhas, tarefas ou projetos em um relatório ou criar relatórios individuais.

Os relatórios são úteis quando você filtra os dados da planilha e mostra dados específicos que o público precisa saber. Assim, você pode usar Relatórios para:

  • Apresentando projetos ou tarefas pendentes
  • Apresentação do volume de vendas
  • Relatar realizações de marketing em números
  • Apresentação de relatórios financeiros
  • Informando a utilização de recursos
  • Como relatar o status do inventário

Você pode criar um Relatório autônomo ou um Relatório vinculado ao projeto no menu Criar do Smartsheet. Aqui está como:

  • Escolha Relatório no menu Criar.
  • Selecione Relatório de Linha ou Relatório de Resumo de Folha.
  • O Relatório de Linha ajuda a criar relatórios de cartões, Gantt, calendários e grades de planilha.
  • O Relatório de Resumo de Planilhas é eficaz se você precisar criar uma conta em resumos de várias planilhas de projeto.
  • Selecione o link Relatório recém-criado para começar a adicionar dados.
  • A interface do Smartsheet irá guiá-lo pela primeira vez.

Painéis

Os painéis permitem que você compartilhe relatórios envolventes e intuitivos com colaboradores sem compartilhar planilhas complexas.

As empresas podem usar os painéis do Smartsheet de várias maneiras, como:

  • Métrica de conclusão do projeto para equipes de projeto
  • Painel de desempenho dos funcionários para a equipe de RH
  • Placa de realização financeira para processos financeiros
  • Vendas alcançadas vs. meta para equipes de vendas

Para criar um Painel:

  • Selecione qualquer projeto do Smartsheet Browse.
  • Clique em Criar e escolha Painel/Portal.

  • Digite um nome e clique em OK.
  • Um painel aparecerá abaixo do projeto.
  • Clique nele para acessar a tela de edição.
  • Agora, selecione Adicionar Widget para adicionar dados ao Painel.
  • Você pode escolher entre Métrica, Gráfico, Atalho, Relatório, Imagem, etc.
  • Depois de escolher um Widget, você terá a opção Adicionar Dados.

  • Clique nele e escolha Grid ou Sheet Summary Data na tela Select Data.

Criador de Documentos

As empresas que lidam com vários contratos e documentos personalizados podem se beneficiar desse recurso do Smartsheet. Você pode atualizar instantaneamente os dados da planilha de um projeto ou tarefa do Smartsheet para um formulário PDF preenchível.

  • Selecione as Linhas de uma planilha e clique com o botão direito do mouse e escolha Ações de linha.
  • No novo menu de contexto que aparece, você encontrará Gerar Documentos.
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  • Clique nele para ir para a página de mapeamento do Document Builder.
  • Mapeie documentos PDF preenchíveis uma vez por projeto e crie documentos sempre que quiser.

1. Assinaturas DocuSign

Se um documento precisar de assinaturas de colaboradores, você poderá usar o modelo DocuSign.

2. Personalize e-mails

Esse sub-recurso permite enviar e-mails personalizados aos colaboradores para assinaturas eletrônicas diretamente de qualquer projeto ou planilha de tarefas.

3. Status de rastreamento

Ao mapear um Document Builder, insira o elemento Adicionar uma coluna de rastreamento para rastrear o status de aprovação do documento. Quando o Smartsheet detecta uma alteração no DocuSign, ele atualiza o status na planilha.

Aplicativos de trabalho

Esses aplicativos permitem que você crie aplicativos da Web independentes para o conteúdo do Smartsheets, como painéis, relatórios, planilhas, formulários, Google Docs, Tableau Dashboards etc. Os WorkApps vêm com URLs dedicados para que você possa enviar o URL por mensagem de texto ou e-mail para uma colaboração eficaz. Além disso, você pode definir controles de acesso personalizados no WorkApps.

1. Crie um aplicativo de trabalho

  • Na página inicial do Smartsheet, clique em Criar e selecione WorkApp.
  • Você pode começar do zero ou selecionar um modelo WorkApp.
  • Clique na seção Untitled App na tela WorkApp para inserir um nome.
  • O construtor irá guiá-lo para concluir o WorkApp.

2. Adicionar conteúdo ao WorkApp

  • Se você for o proprietário do conteúdo ou o administrador do Smartsheet, poderá adicionar o conteúdo ao WorkApps.
  • Vá para a página inicial do WorkApps clicando no botão WorkApp no ​​painel do lado esquerdo.
  • Clique no WorkApp de destino e selecione Editar aplicativo.
  • Na seção Páginas na barra de ferramentas à esquerda, escolha Adicionar páginas.

  • Clique em Conteúdo do Smartsheet e localize o conteúdo para adicioná-lo ao WorkApp.

3. Visualize WorkApps

Depois de adicionar a função e o conteúdo ao seu WorkApp, você pode visualizá-lo por função para ver como o aplicativo ficará quando estiver online. Clique no botão Visualizar no canto superior esquerdo da tela do WorkApp e selecione uma função como Equipe do projeto. Você pode clicar em Publicar para finalizar o aplicativo no modo de visualização ou selecionar Sair da visualização para começar a trabalhar no WorkApp.

Conectores de aplicativos de terceiros

Muitos conectores Smartsheet (protocolos ODBC) estão na seção Complementos do Centro de Soluções. No entanto, os seguintes são os mais populares que as empresas de médio e grande porte usam:

1. Conector Jira

Ele permite que você trabalhe em problemas e tickets do Jira diretamente do aplicativo Smartsheet. Você deve assinar o Business, Enterprise ou Smartsheet Advanced para obter este Conector. O Conector é compatível com ternos Jira auto-hospedados e na nuvem. O Smartsheet Admin pode permitir que perfis de usuário atualizem tickets, monitorem o progresso e rastreiem fluxos de trabalho do Jira.

2. Conector do Salesforce

A assinatura do Salesforce Connector para Smartsheet Advance permite que as equipes de vendas, produtos e pedidos busquem dados em tempo real do aplicativo Salesforce. Você pode automatizar processos do Salesforce, como revisão de pipeline, atualizações em massa, previsão, transferência de vendas para serviços e muito mais.

3. Conector do Microsoft Dynamics 365

A sincronização do Microsoft Dynamics 365 está disponível com o Smartsheet Advance. Ele ajuda as empresas voltadas para o cliente a colaborar diretamente com as equipes de vendas, produtos e pedidos no Smartsheet. Conecte sua instância do Microsoft Dynamics 365 uma vez e execute todas as tarefas regulares do Smartsheet.

Conclusão

Você deve procurar uma solução completa sempre que escolher um software de gerenciamento de projetos e tarefas. Caso contrário, você e sua equipe estarão ocupados gerenciando várias ferramentas de negócios em vez de projetos e perdendo produtividade.

O Smartsheet é uma dessas ferramentas que oferece todas as funcionalidades que um negócio dinâmico precisa. Experimente a ferramenta e aplique as funções acima em seu negócio. Veja se você pode testemunhar melhor produtividade, automação e cooperação entre suas equipes.

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