Um guia para gerar e usar código de barras usando o Planilhas Google ou o Excel [+4 Tools]

Quer acompanhar seu estoque de forma eficiente e sem erros? Deseja automatizar o sistema de compras da sua empresa? Você precisa de códigos de barras, e a melhor maneira de criá-los ou gerenciá-los são códigos de barras do Excel e códigos de barras do Google Sheets.

Já se passaram mais de 50 anos desde a concessão da patente de códigos de barras em favor de Norman Joseph Woodland e Bernard Silver. Ainda assim, os códigos de barras são indispensáveis ​​quando você precisa de uma maneira fácil e eficiente de ler dados concisos escritos em produtos de consumo ou ativos de negócios. Na verdade, as empresas de tecnologia estão desenvolvendo novas versões, referenciando as básicas.

Atualmente, as empresas automatizam a criação de códigos de barras, a impressão sob demanda e a decodificação usando aplicativos robustos, como Excel e Planilhas. Continue lendo para saber mais sobre códigos de barras, seu uso e muito mais.

O que é um código de barras?

Um código de barras, composto por barras e espaços, é uma representação legível por máquina de numerais e caracteres.

Usando códigos de barras, as máquinas podem ler para identificar o produto etiquetado de um inventário conectado ou banco de dados de vendas no varejo. Essas imagens contêm linhas pretas e espaços em branco. As linhas podem ter diferentes larguras e formas dependendo da versão do código de barras, padrão, simbologia, etc.

As linhas pretas são geralmente paralelas com espaços em branco pré-programados entre elas. Essa colocação de cores preto e branco pode se assemelhar ao conceito por trás dos Códigos Morse. O fato é que os Códigos Morse foram a base para a invenção da tecnologia de código de barras.

Os códigos de barras geralmente contêm dígitos e alfabetos. O comprimento dos dados depende de sua convenção. Por exemplo, os sistemas de código de barras Industrial 2 de 5 podem ter de 2 a 30 caracteres.

Como funciona o código de barras?

O princípio de funcionamento dos códigos de barras é a forma e a largura das linhas paralelas pretas. A largura diferente das barras pretas geralmente representa os números 1 e 0. Agora, para retratar os números entre 0 e 9, as barras pretas precisam ser sequenciadas de uma maneira especial.

O padrão das barras pretas e seus dados correspondentes dependem da convenção do sistema de código de barras.

Os seguintes são os padrões de código de barras populares:

  • Código Universal do Produto (UPC)
  • Número de artigo europeu (EAN) usado na Europa
  • O código 39 é usado exclusivamente pelo Departamento de Defesa dos EUA
  • O código 128 é exclusivo na indústria B2B
  • PDF417 foi especialmente projetado para cartões de identificação

Esse sequenciamento de barras pretas é um algoritmo pré-planejado salvo em um sistema de compras no varejo, software de rastreamento de estoque etc. Agora, tudo o que você precisa fazer é escanear o código de barras.

Para a digitalização, o equipamento especializado é fixado com luz laser, geralmente vermelha e verde. Dentro do scanner há um conversor de sinal óptico para digital que lê o laser de entrada.

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Quando você pisca o laser em um código de barras, o conversor de sinal varre uma parte refletida do laser. Então, um computador conectado entende o padrão das linhas pretas e espaços brancos e decifra os dados incorporados.

Aplicativos para códigos de barras: Planilhas Google

O Planilhas Google é um aplicativo da Web totalmente gratuito que permite criar códigos de barras em um piscar de olhos. Se você possui uma pequena loja, mercado on-line ou trabalho freelancer e precisa de uma maneira barata de rastreamento de estoque, o sistema de código de barras do Planilhas Google é suficiente para você.

O Planilhas Google vem com as fórmulas, fontes e propriedades de impressão relacionadas para produzir códigos de barras em massa.

Aplicativos para códigos de barras: Microsoft Excel

Vamos considerar que sua empresa usa o pacote Microsoft 365 para todos os tipos de documentação e gerenciamento de conteúdo e você não deseja alternar para um espaço de trabalho diferente. Em seguida, você pode usar convenientemente o Excel para gerar e imprimir qualquer número de códigos de barras que desejar.

O Excel consiste em várias fontes de código de barras, propriedades de impressão e fontes de código de barras para a criação rápida de códigos de barras para qualquer necessidade.

Códigos de barras do Excel

Os códigos de barras do Excel são semelhantes a qualquer outro código de barras que as empresas usam. Mas, neste caso, você converte os dados de destino em um formato de código de barras usando fontes, fórmulas etc., do aplicativo Excel. Muitas empresas fazem sistemas robustos de código de barras com o Excel.

Esse sistema geralmente inclui o seguinte:

  • um banco de dados de produtos e números de rastreamento
  • um código VBA para automatizar a geração do código de barras
  • propriedades de impressão pré-formatadas
  • dados correspondentes ao banco de dados após a leitura do código de barras

Casos de uso de códigos de barras do Excel

Monitoramento de estoque

Armazéns de qualquer negócio geram e colam adesivos de código de barras em itens de estoque. Quando as coisas novas chegam da fábrica ou os itens armazenados vão para os pontos de distribuição, os encarregados do depósito escaneiam os códigos de barras.

Monitoramento de ativos

As empresas criam códigos de barras e marcam seus ativos, como desktops, laptops, telas de TV, mesas, cadeiras, etc. Quando a organização precisa auditar seu inventário de ativos, basta escanear os adesivos de código de barras e comparar os dados com a lista de estoque existente.

Processamento de faturas

As faturas vêm com códigos de barras pré-impressos. Quando a equipe de contas a receber ou a pagar precisa processar a fatura e registrá-la em um livro, eles podem escanear o código de barras.

Canal de varejo

Nas mercearias, os lojistas usam códigos de barras para criar faturas rapidamente, rastrear o estoque e evitar o roubo de produtos.

Rastreamento de e-mail

Talvez você possa encontrar o uso mais importante de códigos de barras no sistema de correspondência de todos os países do mundo. Em cada ponto de verificação do movimento de um artigo postal, os carteiros escaneiam o código de barras. Assim, você obtém informações de rastreamento do artigo.

Mala Direta

As empresas costumam usar códigos de barras em uma mala direta para enviar e-mails de informações de produtos em massa para fornecedores ou clientes.

Hospitalar RCM

O sistema de gerenciamento do ciclo de receita do hospital gera um código de barras quando você admite um paciente. A equipe do hospital entrega então uma pulseira com o código de barras ao paciente.

Agora, durante todo o ciclo de vida do paciente dentro do hospital, a equipe digitalizaria o código de barras para check-ups, testes patológicos, procedimentos OT, etc. O RCM gerenciará automaticamente o registro do paciente.

Hiperlink de página da Web

Códigos de barras avançados, como códigos QR 2D, são populares para vincular aplicativos móveis, sites, portais de conteúdo etc., por meio de hiperlinks de URL.

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Benefícios de usar o Excel para código de barras

Poupança de custos

Se você pode criar um sistema de criação de código de barras e automatizá-lo no Excel, você pode economizar muito em uma ferramenta de código de barras separada.

Maior precisão

Quando cuidadosamente criados e marcados, os códigos de barras do Excel são altamente precisos para rastrear e gerenciar artigos físicos.

Nenhuma ou Menos Curva de Aprendizagem

Como sua equipe sabe como operar o Excel, o sistema de produção de código de barras do Excel será familiar para a equipe. Você não precisa treinar os funcionários separadamente em um novo aplicativo.

Disponibilidade instantânea de dados do Excel

Quando você usa um sistema de código de barras Excel, os dados digitalizados ficam instantaneamente disponíveis em seu arquivo Excel. Os funcionários não precisam investir tempo na importação de dados digitalizados para o Excel.

Integração

A maioria das ferramentas e sistemas de geração de código de barras para Excel também são compatíveis com outros aplicativos da Microsoft, como Word, PowerPoint, Publisher, etc.

Como criar códigos de barras em massa no Excel

Baixe e instale fontes de código de barras

As versões mais recentes do Excel devem conter algumas fontes de código de barras. No entanto, se não houver essas fontes, você pode baixar uma do Dafont. Sinta-se à vontade para usar qualquer outro site que desejar. Você pode querer comprar uma fonte de código de barras com licenciamento comercial para fins comerciais.

Depois de baixado, siga estes passos:

  • Descompacte o arquivo e clique duas vezes no arquivo BarcodeFont.ttff.
  • Clique em Instalar para adicionar a fonte ao seu sistema operacional.

Criando um sistema gerador de código de barras no Excel

#1. Abra o Excel e crie dois cabeçalhos de coluna: ID do produto e código de barras.

#2. No cabeçalho Código de barras, copie a seguinte fórmula:

"*"&A2&"*"

#3. Agora, clique na célula que contém a fórmula e selecione BarcodeFont em Home > seção Font > lista suspensa de seleção de fonte.

#4. Copie esta célula (B2) e cole-a abaixo de até 10 a 20 linhas conforme sua necessidade.

#5. Em seguida, insira quaisquer caracteres do alfabeto inglês e números para obter um código de barras no lado direito dessa célula até a contagem de células onde você copiou e colou a fórmula.

#6. Aumente o tamanho da fonte da coluna Código de barras para obter códigos de barras imprimíveis.

Até agora, você aprendeu sobre códigos de barras e a criação manual de códigos de barras do Excel.

Se você deseja tornar seu sistema de rastreamento de estoque impecável e escalável, considere as seguintes ferramentas e aplicativos para geração de código de barras:

Escritório TBarCode: TEC-IT

TBarCode Office é um suplemento moderno para aplicativos Word e Excel da Microsoft. Você pode baixar o suplemento gratuitamente. Uma vez baixado, instale o add-in para Excel e Word para tarefas de código de barras.

No Word, ele o ajudará a gerar códigos de barras para correspondência e mala direta. Você também pode imprimir códigos de barras no Word e colá-los como adesivos nos produtos. No Excel, o mesmo suplemento permite gerar códigos de barras em massa e imprimir.

O suplemento é adequado para o Microsoft Office 2007 e versões posteriores. Você pode usar o suplemento em computadores Windows de 32 bits e Windows de 64 bits. No entanto, o suplemento não é compatível com desktops ou laptops que não sejam Windows.

Se você precisar automatizar o sistema de código de barras do Excel usando a codificação VBA, você pode baixar o TBarCode SDK do mesmo portal. O SDK também oferece suporte à automação de programação com o Microsoft Access.

ActiveBarcode: Suplemento para Excel

Ainda outro suplemento de código de barras popular para Excel é o ActiveBarcode. Depois de adicionar com sucesso a ferramenta ao seu software Excel, ela adiciona um menu de faixa de opções dedicado ao seu aplicativo Excel. Você obtém todas as opções para criar, editar, automatizar, imprimir, etc., nesse menu da faixa de opções.

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ActiveBarcode é bom para compatibilidade com versões anteriores do Microsoft Office. Você pode instalar o suplemento em versões do Microsoft Office tão antigas quanto 2000. Todas as versões mais recentes da Microsoft também são suportadas. Além disso, você precisará de um PC com Windows de 32 ou 64 bits. O suplemento não é compatível com computadores macOS.

Os principais recursos deste suplemento são:

  • Posicionamento personalizado do código de barras do Excel em suas tabelas de dados
  • Alterando o tamanho do código de barras com precisão em uma polegada ou centímetro

O suplemento de código de barras integra-se facilmente a vários tipos de tabelas do Excel. Você também pode automatizar a produção do código de barras vinculando-o às células. Quando os dados da célula mudam, o código de barras também muda.

Software de código de barras: ConnectCode

O software de código de barras é um aplicativo independente para computadores com Windows 10 e 11. A Microsoft Store hospeda o aplicativo para download gratuito. O aplicativo é executado como qualquer outro aplicativo do Windows que você usa regularmente. Mas, a principal diferença é que o aplicativo Barcode Software enviará os dados do código de barras para um arquivo Excel.

Portanto, você precisará do software Excel para usar este aplicativo. Como alternativa, você pode exportar as saídas para aplicativos como Adobe PDF, Word, Access e outras ferramentas de design gráfico. O aplicativo de código de barras vem com 3 fontes de código de barras integradas. Estes são:

  • Industrial 2 de 5
  • Código 39
  • POSTNET

Portanto, você só pode criar códigos de barras dos 3 padrões acima. Você não pode criar códigos de barras em outros formatos como UPC ou EAN. Portanto, este é um bom aplicativo se sua empresa suportar os três padrões de código de barras acima.

Gerador de código de barras no Excel: Tech Nitya

O Gerador de Código de Barras da Tech Nitya no Excel é um add-in que você precisa instalar no seu software Excel. Uma vez configurado corretamente, você pode gerar códigos de barras em massa com um único clique. A ferramenta vem em diferentes tipos de licenças comerciais.

Portanto, se você deseja uma ferramenta licenciada para uso comercial ilimitado, consulte este aplicativo. Os principais destaques da ferramenta são:

  • Interface de designer de código de barras amigável.
  • Personalize o código de barras real da maneira que desejar.
  • Vem com codificação padrão para muitas convenções de código de barras como EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN, etc.
  • Também oferece códigos de barras formatados para serviços postais como SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post, etc.

A ferramenta é compatível com qualquer versão do Microsoft Office a partir de 2007. Além disso, você pode exportar seus códigos de barras para o aplicativo Microsoft Word.

Palavra final

Os códigos de barras são realmente úteis para gerenciar estoques de produtos, ativos, controle de estoque, etc. Às vezes, pessoas com experiência em tecnologia acham uma forma de comunicação de dados em códigos que olhos simples não conseguem entender.

Se você usa códigos de barras para uso comercial ou como hobby de tecnologia, precisa de software e ferramentas para automatizar a geração desses códigos legíveis por máquina. Você pode usar códigos de barras do Excel ou do Google Sheets criando-os manualmente.

Suponha que você não queira nenhum aplicativo comercial. Mas, se você estiver procurando por uma edição e produção mais rápidas de códigos de barras para Excel ou outros aplicativos de planilha compatíveis, experimente qualquer um dos aplicativos de terceiros acima.

Como você gostou deste artigo, pode achar interessantes os complementos do Excel para PMEs e do Planilhas Google.