Houve uma mudança na cultura empresarial e no local de trabalho nos últimos anos. Os empregadores promovem cada vez mais o software de escritório sem papel para facilitar o acesso rápido, conveniente e fácil às informações.
Com esse tipo de escritório, os funcionários podem trabalhar de acordo com seus horários e as informações são distribuídas mais facilmente por toda a organização.
Com as crescentes preocupações ambientais, as empresas estão cada vez mais dependentes de escritórios sem papel. A cada ano, o trabalhador de escritório médio gera mais de 2.000 libras de resíduos, de acordo com um estudo realizado pela National Association of Office Product Suppliers (NAOP).
Cabe às empresas aumentar seus esforços de reciclagem ou reduzir a quantidade de resíduos que geram.
Você pode considerar um modelo de escritório sem papel se sua empresa estiver procurando uma abordagem sustentável para reduzir a produção de resíduos. Ele elimina a necessidade de documentos tradicionais, como cartas, relatórios e faturas, usando software de escritório sem papel.
A fotocópia e a classificação de pilhas de papel podem ser eliminadas, economizando tempo da equipe administrativa. Além disso, as empresas podem economizar dinheiro na impressão com um escritório sem papel.
Pode parecer assustador ficar sem papel em seu escritório, mas não é tão difícil quanto você pensa. Neste guia, explicaremos os conceitos básicos de como não usar papel e daremos dicas sobre como começar.
As etapas a seguir ajudarão você a organizar seu escritório e torná-lo mais eficiente, facilitando sua vida no trabalho.
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Impacto Ambiental Devido a Escritórios Centrados em Papel
O papel é um material versátil que tem sido usado há séculos. Pode ser utilizado para diversos fins, desde escrita e impressão até embalagem e isolamento. Com a crescente popularidade do uso de papel, é essencial estar ciente do impacto dos resíduos no meio ambiente.
Tem um impacto ambiental significativo devido às suas altas taxas de produção e consumo. De fato, de acordo com o Programa das Nações Unidas para o Meio Ambiente (PNUMA), a indústria de papel é uma das três principais indústrias mais prejudiciais ao meio ambiente do mundo.
Escritórios centrados em papel contribuem para danos ambientais quando as plataformas digitais se tornam o novo normal.
O que é o Office sem papel?
Escritórios sem papel são uma tendência popular nos negócios, onde os funcionários não precisam carregar nenhuma papelada com eles. Com o escritório sem papel, toda a papelada que costumava ser feita em escritórios agora pode ser feita eletronicamente.
Isso reduz o uso de papel e permite que os funcionários trabalhem de qualquer lugar do mundo. Um escritório sem papel é importante por vários motivos e provavelmente se tornará ainda mais popular nos próximos anos.
Benefícios do escritório sem papel
Não é nenhum segredo que a tecnologia está em constante evolução. Já se foram os dias em que tínhamos que embaralhar papel em nosso escritório para nos mantermos organizados.
O software de escritório moderno sem papel pode encontrar facilmente consultas nos maiores documentos em segundos. É por isso que os escritórios estão migrando para um escritório sem papel com o software de escritório sem papel avançado de hoje, incluindo arquivos digitais e registros eletrônicos.
Aqui estão alguns benefícios de por que você deve considerar a adoção de um escritório sem papel:
Melhora a comunicação
Ao contrário de antigamente, quando os funcionários tinham que esperar horas para que os documentos chegassem em suas caixas de correio, agora eles podem acessar as informações instantaneamente quando precisam por meio de sistemas digitais. Isso significa tempos de resposta mais rápidos às solicitações dos clientes e melhor comunicação entre os funcionários e a administração.
Reduz os custos de energia
O papel requer muita energia para ser produzido e enviado, o que aumenta com o tempo. Ao eliminar o papel, você pode reduzir o consumo de energia do seu escritório usando documentos eletrônicos em vez de documentos físicos. Isso pode reduzir sua conta de energia pela metade ou mais.
Economizar tempo
Quando tudo é digital, não há necessidade de copiar e colar informações de um documento para outro.
Você pode acessar facilmente qualquer informação de que precisa diretamente do conforto de sua mesa sem gastar tempo extra procurando por ela. Isso economiza tempo, reduz o estresse e a pressão desnecessários e ajuda a garantir que você nunca perca esse prazo crítico.
Reduz o desperdício
Uma grande parte da redução de resíduos é limitar o que vai para a lata de lixo. Ao ficar sem papel, você pode evitar a impressão de inúmeros pedaços de papel que são jogados na lixeira.
Em vez disso, armazene todas as informações digitalmente em seu computador ou em arquivos digitais. Isso significa menos desperdício e menos idas ao centro de reciclagem.
Como implementar a ideia do Office sem papel no local de trabalho?
Gerenciar todo o papel que você está acumulando no mundo digital de hoje pode ser difícil. Mas quando você implementa um ambiente sem papel, isso não apenas torna sua empresa mais eficiente, mas também ajuda em questões como reciclagem e armazenamento. Aqui estão algumas maneiras de se livrar do papel para o seu negócio:
#1. Usar plataformas de armazenamento em nuvem
A transição para um escritório sem papel está se tornando cada vez mais popular, mas não é sem desafios. Um dos maiores desafios é que muitos funcionários ainda dependem de documentos em papel para concluir seu trabalho.
Isso significa que eles precisam acessar esses documentos onde quer que estejam, o que pode ser um problema se estiverem longe de sua mesa ou se o computador travar.
Uma maneira de resolver esse problema é usar plataformas de armazenamento em nuvem. Essas plataformas permitem que os funcionários armazenem seus documentos eletronicamente e os acessem de qualquer dispositivo. Isso elimina a necessidade de carregar muitos documentos em papel e facilita o controle de tudo o que eles precisam.
Outro benefício de usar essas plataformas é que elas podem ajudá-lo a economizar dinheiro. Se você estiver armazenando seus documentos eletronicamente, não precisará pagar pelo espaço no disco rígido. Isso é especialmente importante se você tiver muitos documentos para armazenar.
No geral, o uso de plataformas de armazenamento em nuvem é uma ótima maneira de melhorar a eficiência do seu escritório sem papel. Eles fornecem uma maneira fácil para os funcionários acessarem seus documentos, o que minimiza o tempo de procura deles.
#2. Implementar Ferramentas de Comunicação Eletrônica
Não é segredo que as ferramentas de comunicação eletrônica estão se tornando cada vez mais comuns no local de trabalho de hoje. Funcionários de escritório de todos os níveis estão adotando ferramentas como email, Microsoft Office 365 ou Slack para aumentar a eficiência e reduzir o desperdício de papel.
Um dos benefícios mais significativos de usar essas ferramentas é que elas podem ajudar a eliminar a papelada desnecessária. Isso economiza tempo e energia e reduz o risco de erro humano.
Além disso, as ferramentas de comunicação eletrônica também podem ajudar a melhorar a eficiência e a produtividade no escritório. Ao permitir que os funcionários compartilhem arquivos e colaborem em projetos em tempo real, essas ferramentas podem aumentar a eficiência em até 50%.
As empresas que implementaram com sucesso essas ferramentas aumentaram significativamente a produtividade e a satisfação dos funcionários.
#3. Treinar Funcionários em Software Eletrônico
À medida que as empresas avançam para um local de trabalho sem papel, os funcionários devem ser devidamente treinados para evitar possíveis acidentes. Ao treinar os funcionários sobre como trabalhar sem papéis, você pode ter certeza de que eles podem lidar com qualquer arquivo ou documento que precise ser armazenado eletronicamente.
Isso não apenas economizará tempo e dinheiro da sua empresa, mas também ajudará sua equipe a permanecer produtiva e segura enquanto trabalha em um ambiente sem papel.
#4. Crie um espaço de trabalho eletrônico
Escritórios sem papel estão se tornando cada vez mais populares, não apenas porque são mais ecológicos, mas também porque são melhores para a produtividade de seus funcionários.
A criação de um espaço de trabalho eletrônico adaptado às suas necessidades garante que todos em seu escritório sejam produtivos e possam se concentrar em seu trabalho.
O software de escritório sem papel facilita a eliminação do papel
Executar manualmente cada etapa envolvida na criação de um espaço de trabalho sem papel pode ser irritante.
Além disso, gerenciar um nexo tão complexo de diferentes aplicativos é uma tarefa. Aqui estão alguns softwares de escritório sem papel feitos sob medida para permitir que os escritórios façam a transição facilmente para o caminho digital sem muito treinamento ou alocação de recursos.
Assine agora
Muitas pessoas estão familiarizadas com o método tradicional baseado em papel ao assinar documentos. No entanto, esse processo às vezes pode ser demorado e não há garantia de que todas as assinaturas serão precisas.
Felizmente, uma nova ferramenta online chamada Assinar agora facilita o processo sem papel para assinar documentos online.
Assinar agora permite que os usuários criem assinaturas digitais usando seu computador ou dispositivo móvel. Depois de concluir sua assinatura, você pode salvá-la em um arquivo ou compartilhá-la com outras pessoas. Além disso, o Assine agora fornece dicas e instruções úteis para garantir que suas assinaturas sejam precisas e legíveis.
O serviço é gratuito e pode ser acessado de qualquer computador com acesso à internet. Os documentos podem ser assinados de qualquer lugar do mundo e não há necessidade de imprimir ou enviar o documento por fax.
Insira os detalhes do documento, escolha um tipo de assinatura e envie o formulário. O serviço criará automaticamente uma cópia digital do documento e a enviará para o seu endereço de e-mail.
Além disso, essa ferramenta pode ser utilizada para diversos fins, como assinatura de documentos online, geração de acordos e negociação de contratos. Em suma, se você está procurando uma maneira fácil de assinar sua documentação legal, vale a pena tentar assinar agora.
Preenchimento de PDF
Você vai adorar o preenchimento de PDF se for um profissional ocupado com muitos documentos para gerenciar. Esta ferramenta online permite editar, criar e gerenciar documentos de forma rápida e fácil.
Preencha os campos, clique em enviar e suas alterações serão salvas automaticamente. Além disso, se você precisar imprimir uma cópia ou compartilhá-la com outra pessoa, o preenchimento de PDF também pode ajudá-lo a fazer isso.
É uma ferramenta versátil que pode ser usada para transformar seu PDF estático em uma experiência interativa para o remetente e o destinatário.
O PDF Filler possui vários recursos que o tornam a escolha ideal para pessoas que precisam atualizar ou gerenciar seus arquivos rapidamente. Além disso, também é ótimo para pessoas que precisam automatizar a criação e o preenchimento de documentos PDF online.
Confira as melhores ferramentas para compactar PDF [Online + Software].
DeskTime
Gerenciar o trabalho e o tempo pessoal é difícil, mas se você está procurando um aplicativo para ajudá-lo com isso, o DeskTime é uma ferramenta perfeita.
Com este aplicativo, você pode acompanhar facilmente tudo o que precisa de sua atenção com a ajuda de um rastreador de tempo automático. Quer se trate de horas gastas trabalhando ou quanto tempo você dormiu na noite passada, este aplicativo tem todos os sinos e assobios que facilitam o gerenciamento de sua agenda.
DeskTime é o aplicativo definitivo para gerenciar sua agenda e negócios online com sucesso. O aplicativo oferece uma variedade de recursos para torná-lo a ferramenta perfeita para gerenciamento e organização do tempo.
O aplicativo é gratuito para download e não há compras no aplicativo. Ele também pode ser usado para rastrear seu próprio tempo e o tempo dos outros.
Você também pode usar este aplicativo para gerenciar suas atividades de negócios on-line, incluindo o rastreamento de seus números de vendas e atualizações de mídia social. Este rastreador de tempo final é a ferramenta perfeita para quem deseja melhorar sua eficiência e produtividade.
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Juro
As complexidades dos contratos legais são bastante assustadoras, mas uma solução digital como o Juro é ideal para esses casos. É uma ferramenta de automação de contratos jurídicos que pode ajudar sua equipe a simplificar a criação, assinatura e rastreamento de contratos jurídicos.
Ao automatizar as tarefas diárias do contrato, você pode economizar tempo e garantir a precisão na criação do contrato. Ele também fornece uma interface de usuário que facilita o uso de todos em sua equipe.
Isso torna o processo mais fácil e acessível para todos os envolvidos. Além disso, o Juro se integra a vários programas de software jurídico populares, para que você possa gerenciar e rastrear facilmente seus contratos em um só lugar.
Os benefícios de usar o Juro incluem automatizar o processo de criação de contratos, monitorar e acompanhar a conformidade e automatizar a negociação e o cumprimento de contratos.
Ele também oferece uma variedade de recursos para ajudar as empresas a melhorar a eficiência e eficácia em seus contratos legais. Então, se você está procurando uma maneira de automatizar seu processo de criação de contratos, não procure mais, Juro.
Centro de arquivos
Com o número crescente de arquivos digitais que você tem, é fácil ficar sobrecarregado com a quantidade de dados que você precisa gerenciar. Mas uma maneira de lidar com isso é usando uma ferramenta como o Filecenter.
Com a ajuda desta ferramenta, você pode organizar rapidamente seus documentos e gerenciar todos os seus arquivos digitais, tornando-os fáceis de encontrar.
O Filecenter é um sistema de gerenciamento de arquivos baseado em nuvem que facilita o acesso, o compartilhamento e a colaboração em arquivos de qualquer dispositivo ou local. Você pode acessar esta ferramenta de qualquer computador com conexão à internet.
Você não precisa de nenhum software ou hardware especial para usar o FileCenter. Basta abrir o site e começar a procurar os arquivos que você precisa. Você também pode usar esta ferramenta para compartilhar pastas ou armazenar arquivos grandes na nuvem.
Se você está procurando uma maneira simples de otimizar seu fluxo de trabalho e ajudá-lo a se manter organizado, o Filecenter é a solução perfeita.
Arquivos M
Se você é como a maioria dos trabalhadores do conhecimento, está sempre procurando maneiras de ser mais produtivo. Mas com o fluxo constante de novas informações e projetos, pode ser difícil acompanhar. É aí que entra o M-Files.
Essa plataforma de gerenciamento de documentos orientada por metadados foi projetada para ajudar os funcionários a liberar seu potencial de produtividade. A plataforma M-Files permite que você acesse e colabore facilmente em arquivos de qualquer dispositivo ou computador, fornecendo um local centralizado para todos os seus documentos.
Além disso, a plataforma M-Files oferece recursos de pesquisa poderosos que permitem que você encontre exatamente o que está procurando de maneira rápida e fácil.
Uma das melhores coisas sobre o M-Files é que eles podem ajudar as empresas a aumentar seus lucros. Revisar e criar um M-File garante que todos os seus dados essenciais de negócios sejam organizados e facilmente acessíveis.
Isso facilita o acompanhamento do seu progresso e o controle de suas finanças. Outro grande benefício dos M-Files é que eles são privados. Os dados da sua empresa não estão disponíveis publicamente para outras pessoas verem. Isso pode proteger sua reputação comercial e segredos comerciais valiosos.
Cloudli
As poderosas soluções de virtualização de fax sobre IP da Cloudli permitem que você virtualize suas operações enquanto mantém os dados críticos seguros.
Suas soluções permitem que você crie, gerencie e implante máquinas virtuais na nuvem de maneira rápida e fácil, sem se preocupar com a infraestrutura necessária para suportá-las.
Com as soluções de fax/IP da Cloudli, você pode enviar e receber faxes com segurança em todo o mundo sem precisar de uma linha ou máquina de fax dedicada.
A Cloudli oferece diversos benefícios para empresas que precisam virtualizar suas operações. Primeiro, ele ajuda a consolidar sua infraestrutura e melhorar a eficiência, permitindo que você execute vários aplicativos em um único servidor.
Isso economiza tempo e dinheiro, pois você não precisa mais comprar servidores separados para cada aplicativo. Ele também protege seus dados, permitindo que você virtualize seus servidores.
Se um servidor falhar, os outros continuarão funcionando. Por fim, Cloudli pode ajudar a reduzir custos automatizando a comunicação entre seus servidores e clientes.
Conclusão
Escritórios sem papel estão se tornando cada vez mais populares, não apenas por causa dos benefícios ambientais, mas também porque podem economizar muito dinheiro.
Neste guia, discutimos maneiras de ajudar seu escritório a eliminar o papel. Também mencionamos o melhor software sem papel para ajudar seu escritório a ficar sem papel facilmente.
Agora você pode conferir as melhores soluções de desktop virtual para pessoas físicas e jurídicas.