últimas postagens
Principais Conclusões
- Ferramentas de produtividade podem se tornar armadilhas se você se concentrar mais em configurar sistemas intricados do que em fazer o trabalho real.
- Embora papel e caneta não tenham todos os recursos das ferramentas digitais, podem ser melhores por sua simplicidade.
- Para evitar que as ferramentas de produtividade se tornem desperdícios de tempo, adote a simplicidade, reduza o número de ferramentas utilizadas e agende tempo para organização.
As ferramentas de produtividade podem ser grandes aliadas para ajudar você a se manter organizado, focado e produtivo. No entanto, isso nem sempre se concretiza. Se você não prestar atenção, suas ferramentas de produtividade podem dificultar a execução do trabalho. Neste artigo, vamos explorar o que observar e como evitar essa situação.
Projetadas para nos ajudar a simplificar tarefas, organizar informações e, em última instância, aumentar a produtividade, as ferramentas de produtividade podem rapidamente se transformar em armadilhas se não forem utilizadas de maneira inteligente.
Primeiramente, familiarizar-se com qualquer ferramenta de produtividade pode demandar tempo. No entanto, aprender a usar a ferramenta de forma eficaz é essencial se você deseja aproveitar ao máximo suas capacidades. Em seguida, você precisa configurar sistemas, organizar informações e otimizar fluxos de trabalho para atender às suas necessidades.
T. Schneider / Shutterstock
Durante esse processo, a tentação de criar sistemas complexos pode lhe dar uma falsa sensação de conquista, fazendo você acreditar que está progredindo. Na realidade, você pode não estar realizando nenhum trabalho concreto. Isso se agrava se você se vê constantemente ajustando suas ferramentas de gerenciamento de conhecimento pessoal, devido a horários em mudança ou novas atividades que a vida pode lhe apresentar.
Esse ciclo contínuo de ajustes e organização pode levar à procrastinação disfarçada de produtividade. Neste ponto, é crucial perceber que um sistema complexo está comprometendo sua produtividade em vez de favorecê-la.
Em contraste, quem utiliza apenas um caderno e uma caneta pode claramente perceber quem está realmente produzindo. Com um caderno e uma caneta, você simplesmente anota suas tarefas e começa a executá-las. Simples e direto. Isso não significa que as ferramentas digitais de anotação não funcionam; ambas possuem suas vantagens e desvantagens.
Kaspars Grinvalds / Shutterstock
Se você se encontra em um ciclo interminável de ajustes e organização, há algumas ações que você pode adotar para que suas ferramentas potencializem sua produtividade, em vez de se tornarem desperdícios de tempo. Aqui estão três dicas para ajudá-lo.
1. Agende Tempo para Organização
Uma característica fundamental que torna as ferramentas de produtividade melhores que papel e caneta é a capacidade de organizar fluxos de trabalho e informações. É justificável dedicar um tempo a isso para facilitar a localização das informações e ajustar seu sistema geral às suas necessidades em mudança.
Para evitar que essa tarefa se torne um desperdício de tempo, agende um horário específico para isso. Você pode reservar um momento em um dia específico quando estiver livre ou menos ocupado. Pessoalmente, considero que fazer isso aos domingos é a melhor opção, pois também é quando planejo meu cronograma para a semana.
2. Reduza o Número de Ferramentas que Você Usa
Muitas ferramentas de produtividade no mercado se encaixam em diferentes categorias, incluindo anotações, listas de tarefas, gerenciadores de favoritos, diários, wikis para equipes e mais – algumas tentam oferecer soluções tudo-em-um. Por exemplo, o Notion pode substituir diferentes tipos de ferramentas de produtividade.
Sahana M S / Shutterstock
Se você utiliza várias ferramentas em seu sistema de produtividade, reduzi-las pode ajudá-lo a economizar tempo. Quanto menos ferramentas de produtividade você usar, melhor. O ideal seria usar apenas uma, mas você deve buscar uma ferramenta tudo-em-um para que isso funcione. No máximo, use duas: uma para anotações, diários, salvar favoritos, entre outros, e outra para acompanhar itens a fazer.
3. Mantenha Simples
As ferramentas de produtividade podem ter muitos recursos e ser personalizáveis de várias maneiras. A melhor forma de evitar se perder em um ciclo interminável de ajustes e organização é adotar a simplicidade. Quanto mais complexa sua configuração, mais provável será que você se ocupe em mantê-la em vez de realizar o trabalho real.
Se sua ferramenta de produtividade oferece muitos recursos, você não deve tentar utilizar todos eles. Por exemplo, se sua ferramenta possui etiquetas, pastas e categorias, evite a tentação de criar muitas para reduzir a fricção. Essa abordagem minimiza o tempo que você gasta organizando suas ferramentas, permitindo que você dedique mais tempo ao trabalho em suas tarefas.
Em resumo, ferramentas de produtividade podem se tornar armadilhas se você gastar mais tempo organizando e planejando do que realmente realizando o trabalho. Se você está preso nesse ciclo interminável de ajustes, deve adotar a simplicidade, agendar tempo para organização e reduzir o número de ferramentas que utiliza.