Um formulário padrão para redigir e-mails apresenta os campos “Para”, “Remetente” e “Assunto”. Adicionalmente, você pode encontrar os campos “CC” e “BCC”. Estes dois últimos são opcionais, permitindo o envio de e-mails sem o seu preenchimento e, frequentemente, eles podem estar ocultos na interface do utilizador.
Entendendo CC e BCC
Os campos CC e BCC servem para inserir um ou mais endereços de e-mail. Ao enviar uma mensagem, todos os endereços incluídos nos campos “Para”, “CC” e “BCC” recebem uma cópia da mesma.
CC significa “Com Cópia”, enquanto BCC significa “Com Cópia Oculta”. O termo “cópia carbono” tem origem no antigo papel-carbono, uma folha com tinta que, ao ser colocada entre duas folhas de papel, permitia duplicar a escrita da primeira folha na segunda.
É crucial entender que CC e BCC não enviam mensagens separadas. A mesma mensagem, com o mesmo assunto, é distribuída a todos os destinatários.
A Diferença Essencial entre CC e BCC
Os endereços de e-mail adicionados no campo CC são visíveis para todos os outros destinatários da mensagem. Se você incluir alguém em cópia (CC) em um e-mail, os destinatários no campo “Para” poderão visualizar todos os que foram incluídos no campo CC.
Por outro lado, os endereços de e-mail inseridos no campo BCC permanecem invisíveis para todos os demais. Eles são ‘ocultos’. Se desejar enviar um e-mail para alguém, mas também incluir outra pessoa na lista de destinatários sem que outros percebam, o campo BCC é a ferramenta adequada.
Etiqueta em E-mail: Como Usar CC
Não existem regras formais sobre o uso de CC e BCC. No entanto, existe uma etiqueta de e-mail que deve ser seguida ao usar esses campos. Desrespeitá-la pode gerar atritos no ambiente de trabalho.
O campo CC deve ser utilizado quando:
- Você deseja manter alguém informado sobre um assunto, mas não exige uma resposta dessa pessoa.
- A mensagem contém informações que podem ser relevantes para a pessoa em algum momento.
- Envolver um supervisor comum.
- Envolver um supervisor/gerente seu e da outra pessoa, especialmente se trabalharem em departamentos distintos. Isto é útil para documentar atribuições de trabalho entre departamentos.
Quando não utilizar CC:
- Para manter um supervisor informado quando isso não for necessário.
- Para documentar o trabalho que você está realizando.
- Para provar um argumento.
Uso controverso de CC:
Não se deve abusar do CC, incluindo pessoas em mensagens quando não há necessidade. No entanto, se suspeitar que um colega não acompanhará uma tarefa a menos que um supervisor esteja na mensagem, é melhor incluí-lo. Você também pode usá-lo se o seu gerente exigir prova de que você está trabalhando.
Etiqueta em E-mail: Como Usar BCC
Usar BCC pode ser visto como ‘denunciar’ alguém. Use com cuidado. Ninguém sabe quem mais recebeu a mensagem quando você adiciona pessoas ao campo BCC. É semelhante a gravar uma reunião secretamente ou permitir que alguém ouça uma conversa privada.
O BCC deve ser usado com moderação e cautela. Haverá momentos em que ele será necessário e isso será óbvio. Caso contrário, evite usar BCC em e-mails e prefira o campo CC.
Conclusão
O campo BCC é oculto para que ninguém saiba que você o utilizou. O campo CC não é oculto, e seu uso será evidente. Os destinatários saberão se foram adicionados ao campo CC ou BCC. Certifique-se de que as pessoas que você inclui em BCC não usem o botão “Responder a Todos”.