Se os símbolos de um fluxograma parecem complexos, este guia abrangente irá capacitá-lo a se tornar um mestre na criação de fluxogramas rapidamente!
As equipes, seja no contexto empresarial ou acadêmico, empregam fluxogramas principalmente para representar graficamente processos intrincados em um formato de fácil compreensão.
Desde 1921, quando Lillian e Frank Gilbreth introduziram esta ferramenta de representação de processos na Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME), os fluxogramas têm sido parte integrante dos ambientes corporativos e acadêmicos.
No entanto, todos aqueles que criam fluxogramas enfrentam um desafio comum ao lidar com a variedade de símbolos existentes. A utilização de símbolos padronizados é essencial para que seus fluxogramas alcancem um nível profissional.
Este artigo abordará os símbolos mais utilizados em projetos de diagramação e visualização de processos, além de oferecer informações sobre suas definições e funções. Continue lendo para aprender mais!
O que é um Fluxograma?
Um fluxograma é uma representação gráfica que ilustra um sistema, um fluxo de trabalho corporativo, um algoritmo computacional ou um processo. É provável que você já tenha usado fluxogramas para várias finalidades, como documentar informações, planejar sistemas (técnicos ou não), organizar estudos, aprimorar processos existentes ou comunicar ideias.
Trata-se de um recurso popular para traduzir abordagens ou sequências complexas em gráficos simples, de fácil interpretação para qualquer pessoa, independentemente de sua área de conhecimento.
Fluxogramas utilizam formas como ovais, quadrados, losangos, retângulos e outras para indicar as diversas etapas de um processo ou fluxo de trabalho. Além dessas formas, linhas ou setas são utilizadas para conectar os símbolos, estabelecendo uma sequência ou fluxo lógico.
Assim como os fluxogramas utilizam símbolos e convenções para descrever sequências, eles também podem ter diferentes formatos, variando de fluxogramas complexos gerados por computador com diversas ramificações a fluxogramas de sequência simples desenhados manualmente.
Um fato interessante sobre os fluxogramas é que eles são ferramentas comuns tanto em contextos técnicos quanto não técnicos. Por exemplo, um artista visual e um desenvolvedor de software podem utilizar fluxogramas para planejar seus projetos.
Símbolos Comuns em Fluxogramas
Início/Fim
Para iniciar e finalizar um fluxograma, utiliza-se o símbolo do terminador. Este tem o formato de uma pílula ou botão oval. Geralmente, as palavras “Início” e “Fim” estão inscritas dentro dessa forma.
Esta forma também representa o resultado final de uma sequência do fluxograma. Em fluxogramas complexos, pode haver múltiplos símbolos de Início e Fim.
Entrada/Saída
O símbolo de entrada e saída de dados é, essencialmente, um paralelogramo. Utilize este símbolo para representar os dados que entram e saem do sistema.
Por exemplo, um cliente que adquire um produto representa dados de entrada, e a remessa desse produto a partir do depósito representa dados de saída. Em alguns casos, Sim/Não e Verdadeiro/Falso podem ser utilizados em algoritmos computacionais.
Entrada Manual
Se o seu processo ou algoritmo exigir que o usuário forneça dados para o fluxo subsequente, use o símbolo de entrada manual do fluxograma.
Qualquer trapézio serve para essa finalidade. Este símbolo pode ser usado quando os clientes precisam inserir credenciais de login, dados de pagamento, entre outras informações.
Setas
Setas ou linhas de fluxo conectam todas as etapas em um fluxograma, como início, ação, entrada, saída, entrada manual, decisão, loop, documento, etc.
Linhas contínuas indicam o fluxo de dados de um símbolo para outro. Linhas tracejadas sinalizam um caminho alternativo. Já linhas paralelas indicam que os dados fluem de uma etapa para outra de forma sincronizada.
Ação/Processo
Um retângulo representa cada ação ou processo dentro de um fluxograma. Cores de preenchimento diferentes podem ser usadas para categorizar processos em subgrupos.
O símbolo de processo indica sempre que uma tarefa específica será concluída nesta etapa, e então a linha de fluxo avançará para o próximo símbolo, representando a progressão do fluxograma.
Decisão
O símbolo de decisão tem o formato de um losango no fluxograma. A linha de fluxo da etapa anterior entra em uma das pontas, e outras três linhas de fluxo saem das demais pontas para diferentes processos. Isso indica que uma linha de fluxo de processo diferente será ativada quando a decisão for alterada.
As decisões podem ser Sim/Não e Verdadeiro/Falso, em caso de um algoritmo. Geralmente, há perguntas a serem respondidas para se chegar a uma decisão.
Documento
O símbolo de documento se assemelha a um retângulo com uma borda ondulada em um dos lados. Ele também é um símbolo de E/S no fluxograma. Utilize esta forma em mapas de processos onde for necessário mencionar a entrada de um documento ou relatório que resultará em uma saída específica.
Vários Documentos
Este símbolo é similar ao símbolo Documento descrito acima. No entanto, a diferença é que ele representa vários documentos empilhados, como pastas em um arquivo.
Use este símbolo nos casos onde forem necessárias diversas entradas de documentos. Alternativamente, se algum processo gerar muitos documentos, este símbolo também pode ser utilizado.
Conector
Se o seu fluxograma for complexo e necessitar de conectividade entre várias sequências, utilize o símbolo de conector. Este tem a forma de um círculo simples. É frequentemente usado como um conector na mesma página, unindo símbolos e sequências.
Para conectar símbolos ou sequências de páginas diferentes, use o pentágono isósceles de ângulo reto, também conhecido como símbolo de link.
Preparação
O símbolo de preparação ou inicialização diferencia as etapas de trabalho daquelas que preparam para o próximo trabalho.
Utilize este símbolo hexagonal ao introduzir uma etapa de configuração antes de prosseguir com o fluxo de trabalho. Por exemplo, em um projeto DevOps, é necessário implantar um novo pacote de software antes que a fase de teste possa começar.
Mesclar
Utilize a mesclagem para indicar a etapa em que ocorre a união de duas ou mais listas e processos. O símbolo de mesclagem se parece com um triângulo invertido ou um funil, onde várias ramificações do fluxo de trabalho são combinadas em uma só.
Ordenar
Quando é necessário indicar a organização de informações em uma ordem específica, de acordo com critérios predefinidos, utiliza-se o símbolo de classificação, que se assemelha a um losango.
Por exemplo, use este símbolo para classificar a cor de um produto com base na demanda do cliente, antes de prosseguir para a etapa de fabricação.
Sub-rotina
O símbolo para um processo predefinido ou sub-rotina tem a forma de um retângulo. Utilize-o para representar um procedimento totalmente documentado em outro fluxograma.
Mesmo que o subprocesso seja conhecido por sua equipe, não use este símbolo a menos que o processo esteja definido em outro lugar.
Loops
Existem dois tipos de símbolos de loop que podem ser usados em um fluxograma: loop manual (formato retangular) e limite de loop (formato semelhante a uma casa). O primeiro indica uma sequência de comandos que será repetida até uma parada manual, enquanto o segundo indica onde um loop deve parar.
Atraso
Um ou mais símbolos de atraso podem ser inseridos quando se espera um atraso em algum ponto do fluxo de trabalho. O símbolo de Atraso é um semi-oval. Um atraso entre duas ações ou símbolos significa que certas tarefas devem ser concluídas durante o período de atraso antes que o fluxograma possa progredir.
Armazenamentos
Existem dois símbolos de armazenamento relacionados aos fluxogramas. O armazenamento de dados ou símbolo de armazenamento se assemelha a um cilindro cortado ao meio, indicando quando os dados são armazenados.
O símbolo de armazenamento interno, por sua vez, tem a forma de um quadrado e é comumente usado em fluxogramas de desenvolvimento de software, indicando que os dados são armazenados na memória durante a programação.
Banco de Dados
Este símbolo tem o formato de um disco magnético, mundialmente reconhecido como símbolo de banco de dados. Use-o para indicar dados armazenados em um dispositivo que permite que usuários pesquisem, classifiquem e filtrem informações.
Agora que você aprendeu sobre os símbolos mais usados nos fluxogramas, vamos ver como esse conceito gráfico funciona.
Como Funciona um Fluxograma?
Um fluxograma funciona ao representar visualmente qualquer processo em um formato bidimensional, seja em papel ou digital. O gráfico geralmente começa com um símbolo de Início.
Em seguida, símbolos adicionais são incluídos de acordo com o processo, conectados por linhas de fluxo até que se chegue a uma decisão ou ao símbolo de Fim do processo.
Se o fluxograma descreve um processo, então é um fluxograma simples. No entanto, a maioria dos fluxogramas em situações reais nas empresas são complexos, devido ao grande número de sequências interconectadas antes de se chegar à decisão final.
Esta é uma explicação simplificada do princípio de funcionamento de um fluxograma. Há outros conceitos e lógicas envolvidos. Por exemplo, se o tipo de fluxograma for alterado, as convenções de desenho também mudarão, assim como a maneira de interpretar o fluxograma.
Para entender melhor, considere os tipos mais populares de fluxogramas:
- Fluxograma de criação, aprovação, processamento e arquivamento de documentos
- Fluxo de dados ou fluxograma de processamento
- Fluxograma de sistema
- Fluxograma de programa
- Fluxograma de tomada de decisão ou justificativa
- Fluxograma lógico para gerenciamento de riscos
- Fluxograma de desenvolvimento de produto
- Fluxograma de resultado de processo
Agora, considerando a lista acima, vamos observar o fluxograma de documentos. Este funciona através da visualização dos vários controles de um fluxo de processamento de documentos, utilizando símbolos como Início, Entrada, Saída, Entrada Manual, Ações, Preparação, Mesclagem, Agrupamento, Loops, Atraso, Armazenamento e Fim.
O diagrama final deve ser desenhado da esquerda para a direita, e a leitura deve seguir esta mesma direção.
Além disso, um fluxograma auxilia os seguintes processos, quando criado seguindo as convenções padrão:
#1. Identificação da Tarefa
Este processo requer que todas as tarefas sejam identificadas e anotadas antes de se iniciar o fluxograma. Além de se desenhar um processo visual de uma ideia técnica ou não técnica, você obtém também um cronograma aproximado do projeto.
#2. Organização dos Elementos do Processo
O fluxograma também organiza todos os materiais e recursos que sua equipe utilizará assim que o projeto for iniciado.
#3. Compilação de Informações
O fluxograma auxilia na compilação de todos os dados necessários para desenhar o processo na ferramenta de fluxograma.
#4. Revisão do Fluxo do Processo
Este processo permite que você, sua equipe e as partes interessadas revisem, de forma colaborativa, todas as etapas, controles, fluxos, sequências, etc., antes de se desenhar a primeira versão.
#5. Tradução de Tarefas em Formas
O fluxograma é essencialmente a tradução das etapas do processo em elementos visuais. Ele usa formas específicas para representar certas etapas, como clientes comprando um produto, geração de pedidos, inserção de pedidos, análise de pedidos, verificação de estoque etc.
#6. Improvisação
Após a primeira versão, sua equipe pode participar de outra reunião para otimizar o fluxograma. Nesta fase, quaisquer gargalos desconhecidos do projeto também serão identificados.
#7. Comunicação
Por fim, o fluxograma comunica seu plano de forma concisa e visual ao público.
Desenhar um fluxograma manualmente pode ser uma tarefa desafiadora e atrasar o projeto. Portanto, é recomendável utilizar ferramentas online para a criação de fluxogramas. A maioria dessas ferramentas oferece todos os símbolos necessários.
Aplicativos Web para Criação de Fluxogramas
Miro
O Miro é uma ferramenta de criação de fluxogramas que oferece velocidade e simplicidade. Se você precisa criar um fluxograma para as rotinas de um projeto, esta plataforma oferece um modelo adequado para cada caso de uso.
Ao utilizar seu conjunto de ícones, dependências de código de cores e recursos de incorporação de links, você criará seus gráficos como um profissional.
Creately
Creately é uma opção confiável para a visualização de processos e fluxos de trabalho. Ele oferece recursos como desenho automático e uma interface de arrastar e soltar para a criação rápida de fluxogramas.
Você pode escolher entre mais de 1000 modelos personalizáveis para começar seu projeto. Além disso, você obtém videoconferências e rastreamento de mouse ao vivo para colaboração em tempo real.
Lucidchart
Lucidchart facilita a criação de fluxogramas, oferecendo recursos como formas personalizadas, importação de dados e muito mais. Além de uma interface simples, esta plataforma possui uma biblioteca dinâmica de formas de fluxogramas, que inclui todas as formas, símbolos e contêineres necessários.
Os usuários podem também utilizar recursos avançados, como formatação condicional, botões de ação, vinculação de dados e links externos.
Considerações Finais
Utilizar os símbolos corretos em um fluxograma demonstra seu conhecimento do conceito. O uso inadequado dos símbolos pode comprometer a clareza do fluxograma para partes interessadas, clientes ou o público em geral.
Agora você tem uma lista abrangente dos símbolos de fluxograma, que serão necessários em todos os seus fluxogramas futuros. Este artigo também explicou como um fluxograma funciona, permitindo que você crie fluxogramas de aparência profissional, que seu público apreciará.
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