O Microsoft Outlook oferece a funcionalidade de criar notas adesivas digitais, que podem ser exibidas tanto dentro do próprio Outlook quanto diretamente na sua área de trabalho. Essa ferramenta possibilita ter a experiência de usar notas adesivas, como as físicas, mas em formato digital.
Antes de prosseguirmos, é crucial lembrar que escrever senhas em notas adesivas, sejam elas físicas ou digitais, é uma prática de segurança inadequada. Recomendamos fortemente que você utilize um gerenciador de senhas confiável. Esta é uma dica que, em algum momento, você certamente irá valorizar.
Criando uma Nova Nota
Inicialmente, localize e acesse a seção de Notas dentro do Outlook. Para isso, dirija-se ao canto inferior esquerdo do aplicativo, clique no ícone de três pontos presente na barra de navegação e selecione a opção “Notas”.
Ao fazer isso, a interface de Notas será exibida, onde é possível adicionar, editar e remover suas notas.
Para iniciar a criação de uma nova nota, clique em “Nova Nota”. Uma nova nota será gerada com as dimensões e a cor predefinidas.
Manipulando uma Nota
Apesar de sua simplicidade aparente, as notas do Outlook oferecem várias funcionalidades concentradas em um pequeno espaço. Uma nota é composta por seis áreas distintas:
1. O corpo da nota, onde você digita seu texto.
2. O menu da nota, que apresenta diversas opções de ações.
3. A área de “arrastar”, que permite mover a nota na tela.
4. O botão de fechar, que encerra a nota.
5. A área de “redimensionar”, que permite ajustar o tamanho da nota.
6. A data e hora da última modificação da nota.
Uma funcionalidade notável é a ausência do botão “Salvar”. As notas são automaticamente salvas ao clicar no botão de fechar ou ao clicar fora da nota. Não existe controle de versão, como em uma nota adesiva física.
A primeira linha digitada na nota se torna o nome do arquivo (mesmo se estiver vazia). Portanto, para renomear a nota, é necessário editar a primeira linha do texto.
Organizando as Notas
A característica de que a primeira linha da nota define o nome do arquivo pode ser utilizada para organizar as notas. Utilize a primeira palavra para indicar a ação desejada (ex: “Tarefas”, “Ligar”, “Lembrete”, etc.). Por padrão, as notas são exibidas na visualização de Ícones.
Nessa visualização, as notas são organizadas pela data da última modificação, com as mais recentes no topo. Para uma visualização mais clara, utilize a opção “Lista de Notas”.
Para organizar as notas por tipo de ação, selecione “Exibir” > “Configurações de exibição” e ordene por assunto.
Essa configuração é semelhante à utilizada para organizar emails e facilita a visualização das ações.
Categorizando Notas por Cor
A cor das notas pode ser alterada por meio de categorias. Existem três maneiras de fazer isso:
1. Selecione a nota na janela de Notas e clique em “Página Inicial” > “Categorizar”.
2. Clique com o botão direito na nota na janela de Notas e selecione “Categorizar” no menu de contexto.
3. Clique no menu no canto superior esquerdo da nota aberta e selecione “Categorizar”.
Selecione a cor desejada para a nota. Caso não tenha utilizado categorias anteriormente, uma opção para renomear e alterar a cor será exibida.
Após definir a categoria, a nota adotará a cor escolhida e o ícone correspondente na janela de Notas será atualizado.
Este método facilita a identificação do tipo de cada nota, sem a necessidade de leitura ou organização.
Exibindo Notas na Área de Trabalho
Agora, vejamos como exibir as notas diretamente na sua área de trabalho. É simples: basta abrir a nota desejada e minimizar o Outlook. As notas abertas podem ser arrastadas e posicionadas onde você preferir em sua tela.
Ao fechar o Outlook, as notas também serão fechadas. No entanto, ao abri-las novamente, elas retornarão ao mesmo local onde foram deixadas. Se você costuma manter o Outlook aberto, essa funcionalidade pode não ser um problema.
Caso deseje que as notas abram sem o Outlook, é possível salvá-las fora do aplicativo. Para isso, clique no menu da nota e selecione “Salvar como”.
Uma janela padrão do Windows será aberta, permitindo que você selecione onde salvar o arquivo. Escolha a Área de Trabalho.
Ao abrir a nota salva, ela será exibida exatamente onde você a deixou, sem a necessidade de abrir o Outlook. É importante lembrar que a nota salva é uma cópia da original, então alterações nela não serão refletidas no Outlook. Esta opção é ideal para quem utiliza as notas como lembretes visuais.
Compartilhando Notas com Outras Pessoas
É possível enviar notas para outros usuários. Se eles utilizarem o Outlook, poderão abrir as notas e utilizá-las da mesma forma que você. Para isso, clique no menu da nota e selecione “Encaminhar”.
Um email será criado com a nota anexada.
Se o destinatário abrir a nota anexada em um programa de e-mail como o Gmail, ela será exibida como um texto simples. No entanto, se aberta no Outlook, será tratada como uma nota. Essa funcionalidade é útil para compartilhar informações com colegas que também utilizam o Outlook, especialmente se sua equipe usa o Notes.
Embora as notas não sejam o recurso mais avançado do Outlook, elas são uma ferramenta simples e eficaz para quem gosta de notas adesivas. Além disso, você não precisa se preocupar em perder suas notas na lavanderia, nem que elas fiquem grudadas ou expostas a olhares curiosos.