O que é um Quadro Kanban e Como Ele Funciona?
Um quadro Kanban é uma ferramenta visual muito usada para organizar e acompanhar tarefas. Talvez o nome não seja familiar, mas é bem provável que você já tenha usado ou visto um, seja no trabalho ou em algum programa de TV. Vamos entender melhor como essa ferramenta funciona.
Basicamente, um quadro Kanban serve para mostrar o progresso das tarefas, do início ao fim. Em sua forma mais simples, ele é composto por três colunas: “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. O processo é simples: suas tarefas começam na coluna “A Fazer”, são movidas para a coluna “Em Andamento” enquanto você trabalha nelas e, finalmente, são transferidas para a coluna “Concluído” quando finalizadas.
Quadros Kanban são representações visuais da gestão de processos, permitindo que você acompanhe o avanço de cada tarefa de maneira clara e intuitiva.
A ideia surgiu do método Kanban, parte do sistema de produção enxuta, bastante usado na indústria japonesa por muitas décadas. Mas a popularização veio, principalmente na América do Norte e Europa, com a inclusão em softwares de gerenciamento de projetos, como o Jira, Asana, Trello, e o Planner. Se você já trabalhou com desenvolvimento de software, esse tipo de quadro é bem familiar.
Inicialmente, os quadros Kanban eram físicos, mas com o avanço da tecnologia, diversas soluções de software foram criadas. Ao contrário de outros processos que migraram totalmente do físico para o digital (como a gravação de músicas ou a contabilidade), é muito comum ainda vermos quadros Kanban físicos, muitas vezes utilizados em conjunto com uma versão digital.
Se você já passou por um escritório e viu quadros brancos ou paredes cheias de post-its coloridos, organizados em colunas, é bem provável que tenha visto um quadro Kanban.
Normalmente, existe uma representação digital desse mesmo quadro Kanban em algum servidor, com as mesmas informações dos post-its, o que pode parecer redundante. Afinal, por que manter os mesmos dados em dois lugares, duplicando o trabalho?
A resposta é simples: um quadro Kanban é feito para ser visual e fácil de usar. O quadro físico facilita a visualização das tarefas e seu movimento através do processo. Mas o quadro físico não é adequado para análises e geração de relatórios. É aí que entra a versão digital.
A versão digital, seja no Jira, Trello, Asana, Planner ou qualquer outro software, pode ser acessada de qualquer lugar. Isso é muito útil para equipes remotas ou para pessoas que precisam acompanhar o andamento das tarefas e não estão presentes no local físico com o quadro.
A utilização de um quadro Kanban é bem simples. Você adiciona as tarefas na coluna “A Fazer” e as move (no quadro físico) ou arrasta e solta (no quadro digital) para as próximas colunas. Periodicamente, as tarefas da coluna “Concluído” são removidas e arquivadas ou descartadas.
Os quadros Kanban podem ter quantas colunas forem necessárias. Em equipes de desenvolvimento de software, por exemplo, é comum ver colunas como “Design”, “Desenvolvimento”, “Teste” e “Documentação”. Outras colunas mais específicas podem ser incluídas, de acordo com as necessidades do processo, como “Fuzzing” (teste de software com dados inesperados), “Pull Request” (solicitação de incorporação de código) ou “Pré-Prod” (tarefas em ambiente de pré-produção). A flexibilidade permite que você personalize o quadro com as colunas mais adequadas para cada caso.
Geralmente, para realizar algo, é necessário envolver várias equipes e/ou fluxos de trabalho. O quadro Kanban resolve isso com as chamadas “raias”. As colunas (como “A Fazer”, “Em Andamento”, “Concluído”) são verticais, enquanto as raias são linhas horizontais que separam as tarefas de cada equipe ou fluxo de trabalho.
Em quase todos os aplicativos Kanban, você pode atribuir cores às tarefas. Isso permite que você configure o quadro com raias para as equipes e cores para os fluxos de trabalho, ou vice-versa. Muitas equipes usam as mesmas cores nos post-its físicos e nos quadros digitais, e é por isso que vemos escritórios com post-its de várias cores, em vez de apenas uma.
Kanban é um sistema bastante flexível, que permite diversas personalizações para se adequar a qualquer processo que você esteja gerenciando. Seja para organizar um lançamento espacial na JPL ou organizar as tarefas dos seus filhos, o Kanban te ajuda a visualizar suas tarefas e manter tudo sob controle.