Inbox Zero é um produto básico em consultoria de produtividade digital. “Achieving Inbox Zero” é o equivalente a “alcançar a iluminação” para o trabalhador do conhecimento. Mas a Inbox Zero não significa ter uma caixa de entrada vazia – trata-se apenas de reduzir o estresse do e-mail.
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Por que o Inbox Zero é importante
Vamos lidar com a segunda parte da pergunta primeiro: Por que você deveria se importar com o que é a Caixa de Entrada Zero?
Se você tem interesse em controlar sua caixa de entrada ou, de maneira mais geral, em ser eficiente e produtivo, a Inbox Zero é algo que você precisa saber. Inbox Zero é uma grande novidade que existe desde 2006. Já foi tema de muitas apresentações e até de livros.
Searching for Inbox Zero traz de volta 108 milhões de resultados de pesquisa no Google, e continuará a ser um dos marcos culturais para a produtividade por muito tempo, mesmo enquanto entra e sai de moda. Se você tem algum interesse em produtividade, vale a pena conhecê-lo. E hey, isso pode te ajudar!
O que é Inbox Zero?
Inbox Zero é uma filosofia de produtividade sobre como lidar com um fluxo constante de e-mail para toda a vida. Foi expressa pela primeira vez por Merlin Mann em seu site 43Folders, que está atualmente (e espero que temporariamente) indisponível, mas está espelhado pelo Internet Archive. A Inbox Zero era tão popular que um site separado – InboxZero.com – foi criado para manter os artigos da Inbox Zero de Mann. Esse site também está indisponível no momento, mas está espelhado no archive.org também.
Existem dez artigos em a série Inbox Zero, a maioria dos quais lida com técnicas para lidar com e-mail com eficiência. Eles são interessantes e úteis, e encorajamos você a lê-los, se ainda não o fez.
Mas o coração do Inbox Zero não são essas dicas práticas. Não se trata nem de não ter nenhum e-mail na caixa de entrada, apesar do nome.
Inbox Zero não significa ter uma caixa de entrada vazia
Se você assumiu que “Caixa de entrada zero” significava não ter nenhum e-mail na caixa de entrada, não se preocupe porque você não está sozinho. Pesquisamos na web por “O que é Inbox Zero?” e descobri muitos sites que dizem que o Inbox Zero tem tudo a ver com ter uma caixa de entrada vazia.
Eles estão todos incorretos.
O ponto principal do Inbox Zero é que o e-mail é um fluxo interminável. Uma caixa de entrada vazia é apenas temporária, portanto, tornar uma caixa de entrada vazia o seu alvo é uma missão tola. Você está à mercê de outras pessoas que lhe enviam e-mails. A única maneira certa de ter uma caixa de entrada vazia é bloquear todos os e-mails, o que é funcionalmente o mesmo que não ter nenhuma caixa de entrada.
Ou, para manter sua caixa de entrada zerada, você deve assistir como um falcão e lidar com cada e-mail no instante em que ele chega.
Isso não é realista.
Em vez disso, a filosofia Inbox Zero assume que sua caixa de entrada é uma fonte de estresse. O Inbox Zero busca torná-lo menos estressante e ocupar o menos possível de seu foco. É por isso que todas as dicas práticas são para facilitar o tratamento do seu e-mail e automatizar as coisas.
Aqui está o site Inbox Zero de Merlin Mann — agora infelizmente offline, mas ainda disponível em formulário arquivado—Disse sobre a Caixa de Entrada Zero:
É sobre como recuperar seu e-mail, sua atenção e sua vida. Esse “zero?” Não se trata de quantas mensagens estão em sua caixa de entrada – é quanto do seu próprio cérebro está nessa caixa de entrada. Especialmente quando você não quer que seja. É isso.
Mais uma vez, a Inbox Zero não se trata de quantas mensagens estão em sua caixa de entrada. Essa citação é a partir de Merlin Mann ele mesmo, e você não pode ser mais autoritário do que isso.
Como obter zero na caixa de entrada
Em última análise, como todas as boas filosofias, Inbox Zero é uma atitude e um estado de espírito, em vez de um conjunto de ações específicas. Não há um conjunto específico de etapas para atingir a Caixa de Entrada Zero mais do que para atingir a iluminação.
Isso não quer dizer que seguir as dicas práticas que Mann dá para lidar com seus e-mails não resultará em uma caixa de entrada literalmente vazia – longe disso! Para a maioria das pessoas, a caixa de entrada menos estressante é uma caixa de entrada vazia e mais poderosa para você, se já a gerencia. Mas amanhã terá correspondência novamente.
Mann sugere ações práticas como definir filtros, usar respostas predeterminadas e mover e-mails para pastas diferentes como parte de uma metodologia para reduzir o estresse que o e-mail pode causar. Uma caixa de entrada vazia é apenas um efeito colateral potencial dessa metodologia, não o objetivo final.
O objetivo final é que sua caixa de entrada não seja uma fonte de estresse.
Portanto, se você já ouviu pessoas dizendo que o Inbox Zero é irreal ou inatingível, pode ter certeza de que eles não entenderam. Não se trata de não ter e-mails. É sobre não se estressar com os e-mails.
É por isso que recomendamos o uso de OHIO (Handle It Once) para fazer a triagem de seus e-mails. Em vez de se concentrar em uma meta nebulosa de “Caixa de entrada zero” – algo que muitas vezes é mal interpretado – apenas lidar com e-mails uma vez irá economizar tempo e estresse. Concentrar-se no OHIO o levará mais perto da filosofia real do Inbox Zero.