Uma carta de equipe é uma das maneiras mais eficazes de aumentar a colaboração e o trabalho em equipe em um projeto, negócio ou empresa. Quando você cria adequadamente esse documento, pode motivar e incentivar os membros de sua equipe a trabalhar como uma entidade.
Documentar as funções e responsabilidades da equipe do projeto e a revisão regular tornou-se a necessidade do momento. Isso ocorre porque as indústrias e as empresas estão mudando a uma velocidade sem precedentes. As empresas começaram a implementar cartas de equipe e seus modelos para acompanhar as necessidades da era digital.
Quer saber mais sobre cartas de equipe? Continue lendo este artigo para encontrar uma discussão aprofundada sobre o tópico, seus objetivos, benefícios, redação e modelos gratuitos para guiá-lo em situações da vida real.
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O que é uma Carta de Equipe?
Para definir os ativos, obstáculos e metas de uma equipe de projeto, os proprietários ou gerentes do projeto usam o documento de carta da equipe. Às vezes, essa carta também pode delinear os limites e a direção da equipe. Em poucas palavras, é muito semelhante a roteiros de produtos ou projetos, exceto que a carta de uma equipe é apenas para uma equipe individual.
O estatuto da equipe do projeto deve definir inequivocamente as responsabilidades e funções de cada membro da equipe. Ele enfatiza seu foco nas entregas dos membros da equipe e como traçar um plano para entregas ao longo de algum tempo. Além disso, garante um bom envolvimento da equipe a longo prazo e durante transições significativas no projeto ou negócio.
A alta administração, seus subordinados, líderes de projeto e membros da equipe do projeto devem chegar a um consenso antes de estabelecer o estatuto da equipe. Supõe-se que mitiga a confusão sobre o papel da equipe no processo de negócios ou projeto.
Objetivos da criação de uma carta de equipe
O estatuto dos membros da equipe do projeto é uma parte indispensável do processo mais amplo de planejamento de recursos do projeto. Você deve redigir o documento com os seguintes objetivos em mente:
- Em primeiro lugar, defina o resultado do projeto em que a equipe estará trabalhando na forma de resultados. Esses resultados podem ser serviços, produtos ou entregas simples.
- Em seguida, você precisa definir funções para os membros da equipe com base nos resultados individuais do projeto. Por exemplo, atribuir um desenvolvedor front-end, desenvolvedor back-end, designer, testador e profissional de marketing para um projeto de desenvolvimento de aplicativo.
- O terceiro elemento é definir as responsabilidades com base nos papéis. Inclua cláusulas apropriadas para garantir a alteração de responsabilidade necessária quando o projeto exigir.
- Você também precisa configurar um canal de relacionamento adequado do nível inferior ao nível superior do projeto. Isso garantirá uma cadeia de comando apropriada para relatar tarefas, bugs e entregas.
- Finalmente, deve haver um conjunto de regras básicas alinhadas com a política de comportamento aceitável do negócio.
Benefícios de usar uma carta de equipe
Aqui estão as vantagens que você pode esperar de uma carta dos membros da equipe:
- Se sua equipe de negócios tem medo de novas transformações, uma carta de equipe pode ajudá-los a embarcar, pois funciona como um guia prático.
- Também ajuda a equipe ou o líder do projeto a definir a responsabilidade entre as equipes para garantir que os funcionários escolham automaticamente suas tarefas.
- Os estatutos da equipe incluem responsabilidades e funções detalhadas de todos os membros da equipe. Assim, os recursos não perdem tempo adivinhando suas tarefas dentro do projeto.
- As partes interessadas do negócio e os proprietários do projeto conhecerão o propósito da equipe. Isso permitirá que a alta administração tome decisões estratégicas de aumentar ou diminuir a força da equipe.
- As cartas de equipe também ajudam os gerentes de projeto a resolver conflitos quando várias equipes trabalham ativamente em um único projeto.
Atributos importantes de uma carta de equipe
Os atributos das cartas da equipe mudarão de projeto para projeto. Mas, os dez recursos a seguir são um pouco comuns:
- Objetivos e missão da equipe
- Antecedentes do projeto
- Menção de orçamento, treinamento e recursos
- Uma estrutura operacional da equipe
- Funções e responsabilidades dos membros da equipe
- Métricas para avaliação de desempenho da equipe
- Um esboço do escopo do projeto e da participação da equipe
- Um guia de comunicação para definir a política de reunião da equipe
- Uma lista de tarefas e marcos do projeto
- Assinaturas de todos os membros da equipe
Depois de incluir os atributos acima, você pode usar sua imaginação e criatividade para aprimorar a carta da equipe.
Criando uma Carta de Equipe: Guia Passo a Passo
A criação da carta dos membros da equipe é agradável e fácil quando você usa um bom modelo. Você também deve preferir a redação colaborativa do documento em vez de permitir que uma pessoa trabalhe nele. Veja como você pode criar um para seu próprio projeto ou negócio:
#1. Comece com um contexto da carta, como identificar as expectativas das partes interessadas, a capacidade de contribuição dos membros da equipe, as expectativas pessoais e o líder da equipe.
#2. Passe as perguntas a todos os membros e peça-lhes que escrevam suas próprias respostas.
#3. Agora, é hora de redigir uma declaração de missão para o estatuto da equipe. Você pode começar coletando informações sobre metas de sucesso, metas a serem alcançadas, trabalho de valor agregado para apoiar a equipe, etc.
#4. O próximo passo é criar marcos, metas e prazos relacionados à declaração de missão do projeto. Aqui, você pode explicar as funções, responsabilidades e mentores. Além disso, você pode mencionar:
- Quem vai reportar a quem
- A pessoa para avaliar o desempenho individual
- Quem tem o dever de se comunicar com a autoridade superior
#5. Em seguida, você precisa criar um esboço detalhado para a avaliação de desempenho. Você precisa configurar métricas, intervalos de avaliação, modo de avaliação e um formato para pontuação.
#6. Depois de finalizar o conteúdo acima, prossiga para a impressão física do documento para compartilhamento. Você também pode circular digitalmente o projeto de carta. Independentemente do modo de compartilhamento, você precisa obter um reconhecimento de cada membro da equipe.
Aqui estão algumas das melhores sugestões de modelos de carta de equipe gratuitos para criar cartas de equipe de alta qualidade para necessidades profissionais:
Mural
Mural é uma ferramenta de quadro branco popular que permite a criação colaborativa de cartas de equipe. Se você usar o modelo de carta de equipe desta ferramenta de colaboração, poderá delinear sem esforço os elementos vitais da conexão e comunicação da equipe. Você também deve ser capaz de especificar um conjunto de habilidades e conceitos que orientarão sua equipe no futuro.
Existem duas versões diferentes do modelo de carta da equipe Mural. Um é um exemplo de uma carta de equipe concluída e outro é o design em branco do mesmo documento. Depois de terminar de criar o documento por meio da colaboração, exporte-o em diferentes formatos, como PDF, PNG e HTML compactado com dados.
Miro
Miro é mais um quadro de colaboração online de sucesso para equipes remotas e híbridas. Ele também vem com vários modelos gratuitos para carta de equipe que você pode personalizar sem esforço. Além disso, você pode compartilhar o link do modelo on-line com toda a sua equipe para trabalho colaborativo em uma empresa ou carta de equipe de projeto.
Miro também descreve instruções completas para editar seus modelos gratuitos, como carta de equipe para vendas ou equipe acadêmica em seu portal de modelos. Você pode se inscrever gratuitamente usando sua conta do Google e começar a personalizar o documento de exemplo de acordo com seu projeto. Se precisar exportar o documento, salve-o como imagem, PDF ou modelo Miro.
Criativamente
Criativamente é um espaço de trabalho visual globalmente aclamado para criar fluxogramas, diagramas, infográficos e cartas de equipe. Possui uma extensa biblioteca de modelos para vários documentos de negócios, incluindo cartas para equipes de projeto. Assim, você pode escolher aquele que atende aos requisitos do seu negócio ou projeto e editá-lo.
No entanto, Creately oferece um número limitado de modelos de cartas de equipe para usuários gratuitos. Você pode escolher um formato três por três ou dois por três por dois. Os modelos disponíveis da Creatly são adequados para documentos de carta de equipe leves e focados. Falando em exportação, oferece os formatos PDF, JPEG, CSV, PNG e SVG.
DocFormats
DocFormats é um portal confiável e de alta qualidade para modelos de documentos de negócios, como propostas de eventos, avaliações de funcionários, folhetos de marketing, etc. Você também encontrará alguns documentos de exemplo de carta de equipe profissional neste site. Existem mais de 10 modelos de carta de equipe no DocFormats.
Sua biblioteca inclui projeto, saúde, desenvolvimento ágil, tipo de coluna e cartas de equipe visual. Você pode baixar os arquivos RTF e Word do portal. Em seguida, você pode editar o documento de acordo com seus requisitos.
Sample.net
Você pode ter visitado Sample.net por seu conteúdo confiável e de alta qualidade de documentos de negócios, vendas e marketing. Desta vez, recomendamos que você visite novamente para obter mais de 50 modelos de carta de equipe prontos para negócios.
Ele oferece uma variedade de documentos de exemplo para cartas de equipe em atribuições de grupo, limites de equipe, trabalho em equipe, rubrica de classificação, design gráfico, plano de ação de gerenciamento, liderança executiva e muito mais.
Os documentos de modelo estão em diferentes tipos de arquivo. Você pode clicar em um modelo para obter uma prévia do tipo de arquivo para download. A maioria dos downloads está disponível em formatos PDF, portanto, você precisará de uma ferramenta de edição de PDF para personalizar os modelos.
Pensamentos finais
Este artigo deve funcionar como sua referência para cartas de equipe e seus modelos sempre que você precisar criar uma para seu projeto ou negócio. Você também pode seguir o guia passo a passo para criar uma carta de equipe mencionada acima.
Além disso, o artigo também apresenta 5 modelos populares e melhores de carta de equipe que você pode usar gratuitamente em projetos e operações comerciais relevantes.
Apenas criar uma carta de equipe acionável não é o fim de suas responsabilidades. Você deve compartilhá-lo adequadamente com a equipe e os proprietários do projeto. Além disso, você precisará manter o documento protegido de olhares indiscretos no mundo cibernético. Portanto, você deve usar qualquer software de gerenciamento de documentos para administração de conteúdo sem esforço.