As empresas, grandes e pequenas, não podem funcionar sem acordos. Os contratos concordam com as partes legalmente aplicáveis, criando, definindo e governando direitos e obrigações mútuos entre elas.
Os contratos foram usados muito antes da industrialização, e uma economia capitalista surgiu. Nos tempos dos reis e seus impérios, os acordos decidiam os termos do acordo, e as partes eram obrigadas a cumprir os termos.
Com o passar das décadas e o mundo passando por mudanças insuperáveis, os fundamentos por trás dos contratos permaneceram os mesmos. A Gestão de Contratos é o processo de gestão de contratos. Inclui a gestão dos contratos, desde a sua origem até à sua execução pela parte escolhida e a eventual rescisão do contrato.
Como os contratos têm múltiplas facetas, o gerenciamento de contratos introduziu vários níveis/estágios para representar todos os aspectos do acordo. Elementos significativos da gestão de contratos envolvem a análise de desempenho para maximizar o desempenho operacional e financeiro, além de identificar e mitigar o risco financeiro e reputacional suportado pelo não cumprimento dos termos do contrato.
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Fundamentos da Gestão de Contratos
Para gerenciar o trabalho e as pessoas envolvidas em um contrato, a equipe deve entender claramente o trabalho, os recursos e o tempo necessário para concluir o trabalho. Uma compreensão clara de todos esses aspectos é a base do gerenciamento de contratos.
Benefícios da Gestão de Contratos
- A qualidade do trabalho é mantida: Todo o processo de gestão do contrato visa preservar a qualidade do trabalho executado. Ele garante que o trabalho seja feito de forma eficiente no tempo certo e que os recursos sejam usados de forma mais econômica. Isso garante que a empresa obtenha o melhor custo-benefício de cada contrato que entrar. Isso é feito por meio da identificação e mitigação de riscos financeiros e de reputação.
- Melhor controle do projeto: o gerenciamento do projeto é essencial para gerenciar o trabalho durante o estágio de iniciação. Ele garante que o trabalho seja iniciado corretamente.
- Aumento da receita: A receita mais alta é gerada quando o gerenciamento de contratos é implementado. Acontece de duas maneiras. Primeiro, a empresa pode se manter competitiva no mercado e conquistar mais contratos. Em segundo lugar, o trabalho que a empresa faz é de maior qualidade. Produz resultados de maior qualidade e a empresa pode cobrar um prêmio.
Gestão de Contratos vs. Administração de contrato
O âmbito da Gestão de Contratos engloba todo o ciclo de vida, desde a sua criação, até o seu término. No entanto, a Administração de Contratos incorpora os processos que entram na concepção de contratos entre as duas partes. O ciclo de administração do contrato termina quando o contrato é acordado e assinado. Ao mesmo tempo, a gestão do contrato começa após a assinatura e termina com a rescisão do contrato.
Os Administradores de Contratos são responsáveis por garantir que ambas as partes estejam satisfeitas com o contrato que criaram juntas. Por outro lado, os Gerentes de Contrato certificam-se de que todas as partes do contrato estejam em conformidade com todos os termos.
Etapas da Gestão de Contratos
Como mencionado anteriormente, a Gestão de Contratos é muito mais do que apenas assinar os acordos. Envolve uma série de ações que orientam e desenvolvem processos para o tratamento de cada nó do contrato. Isso é possível mantendo tudo claro e completo no contrato.
Estágio de Criação
Sabemos que o planejamento desempenha um papel crucial no sucesso de qualquer estratégia. Um bom gerente sempre planeja seu projeto. O estágio de criação do gerenciamento de contratos envolve a construção de um roteiro flexível para atender a algumas contingências.
A fase de criação é o passo inicial no longo e completo caminho da gestão de contratos. Nesta etapa, você avalia as necessidades e os recursos da empresa. Inclui o brainstorming dos elementos críticos da estratégia do contrato. Isso mantém todas as etapas subsequentes à prova de falhas e prontas para improvisações durante contingências. As características que devem ser cuidadas durante a fase de planejamento são:
- Os tipos de contratos a serem gerenciados
- Padrões usados nos acordos
- Responsabilidade por cada etapa
- Requisitos para um ótimo desempenho do trabalho
- Problemas/gargalos para cada etapa e soluções subsequentes
- Recursos necessários para implementação da estratégia de contrato
O estágio de criação estabelece a base para os seguintes estágios/níveis a seguir.
Estágio de colaboração
A etapa de colaboração vem após a Criação, por meio da qual foi criada a base de gestão de contratos. Auxilia principalmente na implementação da base definida para contratos novos e recentes. Também envolve o desenvolvimento de novos acordos típicos para situações cotidianas e monótonas. O principal desafio que os gerentes de contrato enfrentam nesse estágio é criar uma equação que entregue o que é necessário e ao mesmo tempo reduza os riscos.
O palco se torna o mais fácil para situações cotidianas. Todos os gerentes precisam encontrar o tipo certo de contrato e inserir as informações relevantes sem fazer nenhuma ou pequenas alterações no documento do contrato. No entanto, a tarefa torna-se complicada quando situações mais complexas estão em discussão, caso em que um novo registro é elaborado do zero, obtendo conformidades, normas e direitos. Uma assinatura eletrônica segue o estado de pré-contato para finalizar o contrato.
Estágio de assinatura
O Estágio de Assinatura é o próximo passo mais crucial no Gerenciamento de Contratos. É aqui que você tenta executar as estratégias que planejou na etapa anterior. É também o estágio em que você implanta o software de gerenciamento de contratos para ajudar a executar tarefas relacionadas a contratos. O software também é conhecido por migrar contratos com um repositório centralizado.
O Software de Gerenciamento de Contratos é uma ferramenta digital que permite aos usuários rastrear e gerenciar contratos em vários estágios de seus ciclos de vida. Este software também permite que as empresas renovem notificações, gerenciamento de conformidade, capture assinaturas digitais e gerencie modelos de contrato.
Outra característica importante da etapa de Implementação é a integração. É assegurado que todas as partes do contrato entendam a visão e os objetivos do contrato e do gerente do contrato e também estejam confortáveis com as ferramentas em uso.
Após a conclusão da Etapa de Implementação, seguida da assinatura eletrônica de ambos os indivíduos, vem a etapa de entrega, onde é verificado que o contrato está livre de erros e falhas. Cada papel, responsabilidade, marco e objetivo são confirmados.
Estágio de rastreamento
É quando todos os objetivos descritos em seus contratos ganham vida. É, portanto, também a etapa em que você deve estar atento a todos os termos estabelecidos no contrato e realizar um acompanhamento regular dos mesmos para garantir que tudo esteja acontecendo como deveria.
O papel dos gerentes na fase de contrato é garantir que tudo esteja no caminho certo e de acordo com os termos estabelecidos no contrato. Eles são responsáveis pela identificação de problemas e pela implantação de sistemas de alerta precoce.
Os gerentes podem se inspirar no Estágio de Planejamento para este. Pode-se elaborar uma lista devidamente ordenada de todos os elementos do contrato a serem verificados e verificados. Não só não deixará nenhuma parte do contrato sem verificação, mas será uma maneira rápida de encontrar desvios entre os elementos acordados e o trabalho executado.
Fase de renovação
O estágio de renovação não é essencialmente um estágio. No entanto, torna-se pertinente prestar atenção a ela após a fase de contrato. Mas os princípios do Estágio de Renovação devem ser aplicados em todos os locais.
O estágio de renovação no gerenciamento de contratos é principalmente uma situação no ciclo de vida do contrato em que você decide se deseja retomar ou rescindir seu contrato. Como existem cláusulas de penalidades ou ação de inadimplência, no caso de descumprimento do acordo, torna-se mais importante considerar o término do contrato de forma proativa em suas outras decisões contratuais.
A renovação envolve a avaliação do desempenho do contrato e várias decisões que incluem renovação e alterações no contrato, se necessário. As partes interessadas devem estar cientes das datas de rescisão e renovação e garantir que ambas as partes tenham tempo suficiente para coletar informações antes que as decisões sejam bloqueadas em outro contrato.
Estágio Pós-Contrato
A fase pós-contrato é a conclusão do contrato. Segue a rescisão de contratos. Nesta fase, o housekeeping garante que tudo seja feito corretamente, emitindo ou pagando faturas finais e arquivando os contratos.
Além disso, muitos gerentes de contrato tendem a realizar um post-mortem em seus contatos para aprender sobre os próximos contratos. Este post-mortem fornece informações e aprendizados valiosos que certamente melhorarão os resultados de contratos futuros.
Conclusão
Os contratos são tão bons quanto a pessoa que os administra. Não importa quão bons sejam os termos dos contratos, nenhuma das partes dos contratos leva para casa um bom negócio se não for tratado adequadamente. Assim, é fundamental seguir as orientações de forma disciplinada para tirar o melhor proveito de seus contratos.
Você também pode ver onde obter modelos de documentos legais para seus contratos.