Escolha o Google Workspace para e-mail e colaboração

Google Workspace: ferramentas perfeitas para uma cultura de trabalho segura, eficiente e colaborativa.

Remoto ou não, você não pode esperar sucesso trabalhando em silos. E o Google Workspace (antigo GSuite) é onde você trabalha em conjunto em tempo real.

Com base na assinatura, o Google Workspace é um grupo de vários aplicativos, incluindo:

GmailPlanilhasCloud SearchMeetSlidesJamboardFormulários de bate-papoAdminCalendárioSitesEndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights

Sozinhos, esses são aplicativos simples para os quais você pode encontrar substitutos facilmente. Mas juntos, eles podem ser a cola necessária que você está procurando para ajudar a funcionar como um só.

Primeiro, veremos alguns desses aplicativos individuais ajudando na colaboração, seguidos por ferramentas internas de segurança e administração.

Gmail

Todos nós usamos o Gmail (o gratuito) desde que colocamos nossas mãos nos computadores. No entanto, o aspecto comercial do Gmail permanece oculto para esses usuários.

O envio de e-mails é apenas uma faceta do Gmail, mas outras, como a integração com o Google Meet, Chat, etc., fazem com que seja mais do que parece possível na superfície.

Por exemplo, você pode alternar para o Chat e Meet do Gmail para manter todas as conversas em um só lugar com a opção de salvar ou excluir o histórico após 24 horas.

Além disso, o Smart Compose facilita seu trabalho como remetente de e-mail. Desenvolvido com inteligência artificial, você recebe sugestões enquanto escreve e-mails. Você também pode ativar a personalização para obter mais precisão, o que melhora com o tempo.

Outra coisa excelente sobre o Gmail é a filtragem de spam. Com o aprendizado de máquina, o Gmail mantém mais de 99,9% do spam afastado. Embora esse seja um excelente recurso para segurança pessoal, é igualmente ou mais importante para comunicações comerciais.

No entanto, como uma entidade comercial, @yourbrandname.com é o melhor endereço de e-mail que você pode obter, e usar @gmail.com é visto como genérico.

Para resolver esse problema, você pode usar um domínio personalizado e fazer com que o Gmail fale sobre sua empresa. O Google Workspace também oferece suporte a uma transição fácil de provedores de e-mail legados, como o Microsoft Outlook.

Gmail do espaço de trabalho também tem o que você pode precisar para um email marketing bem-sucedido. Você pode se beneficiar dos layouts pré-projetados, adicionar seu sabor personalizado e usar o envio múltiplo para espalhar a mensagem para um grande público de uma só vez.

Bate-papo e espaços do Google

É aqui que você conversa com seus colegas, compartilha documentos, agenda reuniões e pode fazer as coisas sem usar nenhum aplicativo de mensagens comerciais de terceiros, como o Slack.

Este é dividido em dois: Bate-papo e Espaços.

Você pode assumir Bate-papo do Google semelhante a qualquer aplicativo de mensagens como Slack ou WhatsApp. Isso permite conversar com qualquer pessoa interna ou externa com apenas uma conta do Google.

Além disso, o Chat também apresenta conversas em grupo.

Os espaços, por outro lado, são mais adequados para projetos. Por exemplo, as seções de bate-papo e compartilhamento do Spaces são semelhantes aos canais do Slack, onde você pode adicionar pessoas, compartilhar arquivos etc.

Além disso, você pode atribuir tarefas aos membros de sua equipe e acompanhar seu progresso.

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Existem dois tipos de Spaces no Google Workspace. O primeiro é restrito onde apenas os membros adicionados podem participar. O outro é destinado a toda a organização, onde qualquer pessoa pode ingressar em um Espaço específico com um link.

Aqui, o separador entre as versões gratuitas e o L Workspace é o suporte para integrações de aplicativos. Centenas de aplicativos (como Twitter, Asana, Zapier, etc.) estão disponíveis para serem controlados sem sair de casa.

Curiosamente, o Google implantou seu processamento de linguagem natural para criar resumos em bate-papos e espaços. Isso criará uma versão curta de toda a conversa no topo para acompanhar tudo em um único olhar.

Google Meet

Google Meet é o substituto nativo do Workspace para qualquer aplicativo de videoconferência de terceiros, como o Zoom.

O Google anunciou a adição de transcrição e resumo automático de reuniões em futuras atualizações. Isso garante encontros mais produtivos e mantém todas as conversas relevantes em estágios posteriores.

Fonte: Google

Além disso, a entrega de vídeo se beneficiará da próxima restauração do Portrait, que ajudará a mitigar condições como ambientes com pouca luz, webcams inferiores ou redes instáveis.

Da mesma forma, recursos como a luz de retrato oferecem uma aparência de qualidade de estúdio nos encontros online.

Embora isso tenha sido principalmente sobre o vídeo, coisas como De-reverberation filtrarão o eco, proporcionando uma ótima experiência de audição para todos, independentemente da acústica do espaço.

Embora o Meet possa hospedar muitos participantes, às vezes não é suficiente para uma organização gigantesca. Nesses casos, o Meet inclui recursos de transmissão ao vivo para até 10.000 participantes. Além disso, nas próximas atualizações, todos que acessarem a transmissão ao vivo poderão participar de perguntas e respostas ou enquetes, dando mais inclusão a todos.

Embora o Google Meet seja principalmente um software de videoconferência gratuito, alguns recursos premium são reservados para assinantes pagos.

As vantagens extras envolvem reuniões com duração mais longa (até 24 horas), mais participantes (até 500), levantamento de mãos, salas de reunião, enquetes, participação por telefone etc.

Além disso, o cancelamento de ruído inteligente, o rastreamento de presença e a gravação de chamadas tornam o Workspace Meet um pacote diferenciado por si só.

Além disso, você pode criar uma página de reserva separada para ajudar seus clientes a encontrar um horário mais adequado para discussão. E isso é atualizado sempre que alguém reserva tempo, mencionando os slots gratuitos.

As reuniões realizadas pelo Google Meet são seguras de nível empresarial. Tudo é criptografado em trânsito e compartilhar sua tela com os participantes é seguro sem o medo de bisbilhotar. Ainda assim, em atualizações posteriores, os próprios usuários gerenciarão as chaves de criptografia e poderão optar por reuniões criptografadas de ponta a ponta.

Documentos, Planilhas e Apresentações Google

Este é o máximo que você e sua equipe usarão como organização.

Essas ferramentas permitem que até 100 pessoas visualizem, editem ou comentem simultaneamente em um único arquivo com base em seus níveis de permissão.

E levando a colaboração a um novo nível, essas ferramentas são integradas ao Meet. Assim, as pessoas não só podem trabalhar no mesmo documento, como também podem ver e conversar entre si enquanto o fazem.

Isso reduz muitas idas e vindas e ajuda a fazer ajustes em tempo real para criar o melhor em um período mínimo de tempo.

Além disso, o modo picture-in-picture permite que você faça várias tarefas enquanto fica de olho nos procedimentos e entre direto com um clique quando for a hora de agir.

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Embora a maior parte da funcionalidade esteja presente para os usuários gratuitos, o Google Workspace tem alguma vantagem.

Primeiro, o espaço de armazenamento é dobrado mesmo no nível básico, que se torna ilimitado para as assinaturas mais altas e equipes maiores (mais de cinco). Para um tamanho de equipe inferior a cinco, o armazenamento atribuído a cada usuário pode chegar a 1 TB, significativamente mais do que o que vem com (15 GB) na versão gratuita.

Além disso, pode-se compartilhar um documento com uma organização inteira com um único clique e torná-lo pesquisável.

Outro recurso exclusivo do Google Workspace Docs é o resumo automático. Embora seja sempre possível fazer isso manualmente, a automação facilita com a edição opcional, se necessário.

Na frente de segurança, o Google planeja cobrir Documentos, Apresentações e Planilhas com a mesma proteção contra malware e phishing implantada no Gmail.

Isso garantirá que você receba alertas de qualquer link ou tentativa que possa comprometer a segurança pessoal ou da empresa.

calendário do Google

O calendário parece ser o menos usado do lote. No entanto, permite agendamento perfeito, garantindo que você não se sobreponha ao slot ocupado de ninguém.

O melhor caso de uso para calendário do Google está mesclando o calendário de todos para ver a disponibilidade esperada. Além disso, você pode criar e compartilhar calendários indicando eventos específicos que os receptores podem mesclar com os seus.

Além disso, todas as reuniões configuradas no Agenda são sincronizadas em todos os lugares, evitando possíveis conflitos.

Google Jamboard

Google Jamboards são as lousas digitais que ajudam você a gerar ideias que impulsionam inovações. Funcionam como um espaço partilhado onde se pode desenhar, apagar, adicionar imagens, etc.

O criador de um Jamboard pode permitir que outras pessoas sejam visualizadores (com ou sem data de validade) ou editores.

O conteúdo do Jamboard também pode ser enviado para um quadro físico e digital que você pode comprar separadamente do Google.

No entanto, tudo no Jamboard que discutimos até agora está disponível para todos os usuários com uma conta do Google. O diferencial novamente, a favor dos usuários do Workspace, é o compartilhamento com um clique para sua instituição.

Pesquisa do Google Cloud

Pesquisa do Google Cloud é um recurso exclusivo disponível para usuários do Google Workspace. Essa ferramenta traz o poder da pesquisa do Google para o seu negócio.

Simplificando, é aqui que você pode pesquisar em todo o repositório de documentos comerciais (como Documentos, Apresentações, Planilhas etc.) instantaneamente.

E a melhor parte é a descoberta de documentos com acesso controlado. Isso significa que seus funcionários verão apenas os documentos aos quais tiveram acesso na pesquisa na nuvem.

Além do uso autônomo, a pesquisa na nuvem é totalmente integrada aos aplicativos do Google Workspace, como Gmail, Docs, Drive, etc.

Outros

Como esta seção é voltada para a colaboração no local de trabalho, incluímos o restante dos aplicativos do Workspace nesta seção.

Google Vault

Google Vault ajuda a preservar dados específicos do usuário para todos os aplicativos do Workspace para que você não perca acesso a nada se esse usuário sair da sua organização.

Você pode usar o Vault para armazenar mensagens do Gmail, arquivos do Drive, mensagens do Chat (com o histórico ativado), gravações do Google Meet e arquivos relacionados, Sites, dados do Google Voice do Workspace etc.

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No entanto, o Vault retém apenas os dados para os quais você informa. Além disso, os dados relacionados a qualquer usuário excluído não estarão disponíveis no Vault. Nesse caso, o Google prescreve a suspensão de usuários em vez de excluí-los.

O Vault também oferece acesso a dados baseado em função.

Conclusivamente, o Vault registra cada atividade de todos os seus funcionários em um único local que você pode exportar para fins legais ou outros.

Google Sites

Embora o WordPress seja conhecido como a maneira mais fácil de criar sites, Google Sites é a melhor opção para que isso aconteça ainda mais rápido.

E embora você possa utilizar isso para um site de negócios essencial, ele brilha quando você deseja mostrar um projeto específico ou criar um site de evento.

Tudo isso é arrastar e soltar sem nenhum toque de codificação.

Os sites também suportam o uso de um domínio personalizado para dar ao site sua própria identidade. Como alternativa, pode-se publicá-lo gratuitamente com um endereço da Web genérico fornecido pelo Google.

Você também pode colaborar em qualquer projeto web criado usando esta ferramenta. Por fim, todos os sites projetados por meio do Sites são responsivos em todos os dispositivos e resoluções.

Ponto final

O Endpoint ajuda você a gerenciar os dispositivos dos funcionários em caso de roubo para preservar os dados confidenciais da empresa.

Com isso, você pode aplicar senhas fortes e optar por limpezas de dispositivo ou conta em casos graves. Um endpoint é uma ferramenta multiplataforma que protege suas informações comerciais no Windows, Mac, Linux, Android, iOS e ChromeOS.

Além disso, você pode usar isso para disponibilizar aplicativos de negócios específicos por meio do Google Play ou da App Store da Apple.

Script de aplicativo

O App Script é a plataforma de aplicativo de baixo código do Google que você pode usar para estender a funcionalidade do Workspace com HTML, CSS e JavaScript.

O objetivo é simples: automatizar as tarefas de rotina mais simples para ajudá-lo a se concentrar no que é importante.

Isso é pré-carregado com APIs do Workspace e tem integração nativa com mais de 100 serviços do Google.

Google Work Insights

Essa é uma forma de avaliar a adoção do Google Workspace para sua empresa.

Você pode ver o uso de aplicativos individuais do Google e compará-lo com aplicativos legados. Os insights também podem ser configurados para mostrar os dados em nível de equipe ou grupo ou para toda a organização.

No entanto, isso não se limita à adoção. Em vez disso, você também pode verificar os números de colaboração para aplicativos do Workspace. Isso fornece dados relacionados ao compartilhamento de documentos, coedição, reuniões, etc., indicando o impacto em tempo real que essas ferramentas têm na cultura de trabalho.

Ainda assim, os dados não prejudicarão a privacidade essencial de seus funcionários, pois são coletados como um agregado para uma equipe de dez ou mais. No entanto, os administradores podem aumentar esse limite para organizações maiores.

Por fim, os administradores podem exportar os relatórios para análise posterior e decisões gerenciais.

Conclusão

Então, essas são algumas maneiras pelas quais o Google Workspace pode ajudar você a colaborar e trabalhar com eficiência.

Mas isso não é tudo. Você também tem acesso ao Google Workspace Marketplace para aumentar ainda mais os resultados.

PS: Você também pode ajustar o Google Workspace para um nível diferente com essas ferramentas. Além disso, confira este guia individual do Google Workspace para ver como ele pode transformar seu negócio como empreendedor individual.