Google Workspace: Ferramentas Essenciais para um Ambiente de Trabalho Colaborativo, Seguro e Eficaz.
Em um mundo cada vez mais dinâmico, o sucesso de uma equipe não pode ser alcançado com o trabalho isolado. O Google Workspace, anteriormente conhecido como G Suite, é a solução ideal para promover a colaboração em tempo real.
O Google Workspace é um conjunto de aplicações integradas, acessível por meio de assinatura, que inclui:
Gmail, Planilhas, Cloud Search, Meet, Slides, Jamboard, Formulários, Chat, Admin, Calendário, Sites, Endpoint, Drive, Keep, Vault, Docs, App Script e Work Insights.
Embora cada uma dessas aplicações possa parecer simples individualmente e facilmente substituíveis, juntas elas formam a base essencial para que sua equipe trabalhe de forma unificada e eficiente.
Vamos começar explorando como algumas dessas aplicações facilitam a colaboração, e depois veremos como as ferramentas de segurança e administração funcionam.
Gmail
Quase todos nós utilizamos o Gmail (a versão gratuita) desde que tivemos nosso primeiro contato com computadores. No entanto, a versão comercial do Gmail muitas vezes permanece desconhecida para esses usuários.
O envio de e-mails é apenas uma das funcionalidades do Gmail. Sua integração com Google Meet e Chat, entre outras, o torna uma ferramenta muito mais poderosa do que parece à primeira vista.
Por exemplo, você pode alternar entre o Chat e o Meet diretamente do Gmail, centralizando todas as suas conversas em um só lugar e escolhendo se deseja salvar ou excluir o histórico após 24 horas.
Além disso, o recurso Smart Compose facilita muito o trabalho de redigir e-mails. Impulsionado por inteligência artificial, ele oferece sugestões enquanto você escreve. Você também pode ativar a personalização para receber sugestões mais precisas, que melhoram com o tempo.
Outro destaque do Gmail é a sua filtragem de spam. Utilizando aprendizado de máquina, o Gmail bloqueia mais de 99,9% dos spams. Essa proteção é essencial tanto para comunicações pessoais quanto profissionais.
No entanto, para uma empresa, usar um endereço de e-mail como @suamarca.com é muito mais profissional do que @gmail.com. O Google Workspace permite usar um domínio personalizado e associar o Gmail à sua marca. Além disso, facilita a migração de provedores de e-mail legados, como o Microsoft Outlook.
O Gmail do Workspace também oferece funcionalidades para campanhas de e-mail marketing. Você pode aproveitar layouts pré-definidos, personalizar seu design e enviar mensagens para grandes audiências de uma só vez.
Chat e Espaços do Google
Este é o espaço onde você pode conversar com seus colegas, compartilhar documentos, agendar reuniões e realizar tarefas sem precisar de aplicativos de mensagens de terceiros, como o Slack.
O Google Chat está dividido em duas partes: Chat e Espaços.
Você pode considerar o Chat do Google similar a outros aplicativos de mensagens como Slack ou WhatsApp. Ele permite que você converse com qualquer pessoa, interna ou externa, usando apenas uma conta do Google.
Além disso, o Chat oferece suporte a conversas em grupo.
Os Espaços, por outro lado, são mais adequados para projetos. As seções de bate-papo e compartilhamento dos Espaços são semelhantes aos canais do Slack, onde você pode adicionar pessoas, compartilhar arquivos etc.
Você também pode atribuir tarefas aos membros da sua equipe e acompanhar seu progresso.
Existem dois tipos de Espaços no Google Workspace. O primeiro é restrito, onde apenas os membros adicionados podem participar. O segundo é destinado a toda a organização, onde qualquer pessoa pode entrar em um Espaço específico usando um link.
Uma diferença chave entre as versões gratuitas e o Workspace é o suporte para integrações com outros aplicativos. Há centenas de aplicativos disponíveis, como Twitter, Asana e Zapier, que podem ser controlados diretamente dentro do Google Chat.
O Google também utiliza processamento de linguagem natural para criar resumos de conversas em chats e espaços. Isso gera versões resumidas de toda a conversa, permitindo que você se mantenha atualizado rapidamente.
Google Meet
Google Meet é a ferramenta nativa do Workspace para videoconferências, substituindo aplicativos de terceiros como o Zoom.
O Google anunciou a adição de transcrição e resumo automático de reuniões em futuras atualizações, aumentando a produtividade e mantendo todas as informações relevantes para consultas posteriores.
Fonte: Google
A qualidade do vídeo também será aprimorada com a próxima funcionalidade Portrait restore, que compensará condições como ambientes com pouca luz, webcams de baixa qualidade ou conexões instáveis.
Recursos como luz de retrato oferecem uma aparência profissional em reuniões online.
Além do vídeo, a funcionalidade de De-reverberation filtra o eco, garantindo uma ótima experiência de áudio para todos os participantes, independentemente da acústica do ambiente.
Embora o Meet suporte muitos participantes, às vezes ele pode não ser suficiente para grandes organizações. Nesses casos, o Meet inclui recursos de transmissão ao vivo para até 10.000 participantes. Além disso, em futuras atualizações, todos que assistirem à transmissão ao vivo poderão participar de perguntas e respostas ou enquetes, tornando a experiência mais inclusiva.
O Google Meet é um software de videoconferência gratuito, mas alguns recursos premium são exclusivos para assinantes pagos.
Essas vantagens incluem reuniões com duração mais longa (até 24 horas), mais participantes (até 500), recurso de levantar a mão, salas de reunião, enquetes, participação por telefone, entre outros.
Além disso, o cancelamento de ruído inteligente, o rastreamento de presença e a gravação de chamadas tornam o Workspace Meet uma solução diferenciada.
Você também pode criar uma página de reserva para seus clientes encontrarem o melhor horário para uma conversa. Essa página é atualizada automaticamente sempre que alguém reserva um horário, mostrando os horários disponíveis.
As reuniões realizadas pelo Google Meet são protegidas com segurança de nível empresarial. Tudo é criptografado durante o trânsito e o compartilhamento de tela é seguro. Em futuras atualizações, os próprios usuários poderão gerenciar as chaves de criptografia e optar por reuniões criptografadas de ponta a ponta.
Documentos, Planilhas e Apresentações Google
Essas são as ferramentas mais utilizadas por equipes e organizações.
Elas permitem que até 100 pessoas visualizem, editem ou comentem simultaneamente em um mesmo arquivo, dependendo de seus níveis de permissão.
Essas ferramentas levam a colaboração a um novo nível com a integração com o Meet. Assim, as pessoas podem trabalhar juntas no mesmo documento e conversar enquanto fazem isso.
Isso reduz o número de idas e vindas e permite fazer ajustes em tempo real para criar o melhor trabalho no menor tempo possível.
O modo picture-in-picture permite realizar múltiplas tarefas enquanto acompanha o processo e interage quando necessário.
A maior parte das funcionalidades estão disponíveis para usuários gratuitos, mas o Google Workspace oferece algumas vantagens adicionais.
Primeiramente, o espaço de armazenamento é dobrado mesmo no plano básico, e se torna ilimitado para planos mais avançados e equipes maiores (acima de cinco pessoas). Para equipes menores que cinco pessoas, o armazenamento por usuário pode chegar a 1 TB, muito mais do que os 15 GB oferecidos na versão gratuita.
Além disso, é possível compartilhar um documento com toda a organização com um único clique e torná-lo pesquisável.
Outro recurso exclusivo do Google Workspace Docs é o resumo automático. Embora seja possível criar resumos manualmente, a automação facilita o processo, permitindo edições opcionais quando necessário.
Em relação à segurança, o Google planeja adicionar a mesma proteção contra malware e phishing já utilizada no Gmail aos Documentos, Apresentações e Planilhas.
Isso garante que você seja alertado sobre qualquer link ou tentativa que possa comprometer a sua segurança ou a da empresa.
Google Calendar
O calendário pode parecer o menos utilizado do grupo. No entanto, ele permite um agendamento perfeito, garantindo que você não sobreponha compromissos.
O grande benefício do Google Calendar é a possibilidade de unificar o calendário de todos para verificar a disponibilidade de cada um. Você também pode criar e compartilhar calendários com eventos específicos que os participantes podem adicionar aos seus próprios calendários.
Todas as reuniões agendadas no Calendário são sincronizadas em todos os dispositivos, evitando possíveis conflitos.
Google Jamboard
Google Jamboards são lousas digitais que ajudam a gerar ideias que levam à inovação. Elas funcionam como um espaço compartilhado onde é possível desenhar, apagar, adicionar imagens, entre outras ações.
O criador de um Jamboard pode permitir que outras pessoas sejam apenas visualizadoras (com ou sem data de expiração) ou editoras.
O conteúdo de um Jamboard também pode ser enviado para um quadro físico ou digital, que pode ser adquirido separadamente do Google.
Todos os recursos do Jamboard mencionados até agora estão disponíveis para todos os usuários com uma conta do Google. A diferença para usuários do Workspace é a possibilidade de compartilhar com toda a organização com um clique.
Pesquisa do Google Cloud
A Pesquisa do Google Cloud é um recurso exclusivo para usuários do Google Workspace. Essa ferramenta traz o poder da pesquisa do Google para o seu negócio.
Basicamente, ela permite pesquisar em todo o repositório de documentos comerciais (como Documentos, Apresentações, Planilhas etc.) instantaneamente.
Além disso, a descoberta de documentos com acesso controlado é uma grande vantagem. Isso significa que seus funcionários verão apenas os documentos aos quais têm acesso nos resultados de pesquisa.
A pesquisa na nuvem também está integrada aos aplicativos do Google Workspace, como Gmail, Docs e Drive.
Outros
Como esta seção é focada na colaboração no ambiente de trabalho, incluímos as demais aplicações do Workspace aqui.
Google Vault
O Google Vault ajuda a preservar dados de todos os aplicativos do Workspace para que você não perca o acesso a nada caso um usuário deixe a sua organização.
Você pode usar o Vault para armazenar mensagens do Gmail, arquivos do Drive, mensagens do Chat (com o histórico ativado), gravações e arquivos do Google Meet, dados do Google Sites, e dados do Google Voice do Workspace.
O Vault armazena apenas os dados que você especificar. Além disso, os dados de usuários excluídos não estarão disponíveis no Vault. Nesses casos, o Google recomenda suspender usuários ao invés de excluí-los.
O Vault também oferece acesso a dados baseado em funções.
Em resumo, o Vault registra cada atividade de seus funcionários em um único local que você pode exportar para fins legais ou outros.
Google Sites
Embora o WordPress seja conhecido como a maneira mais fácil de criar sites, o Google Sites é uma opção ainda mais rápida.
Embora você possa usar essa ferramenta para um site de negócios básico, ela se destaca quando você quer mostrar um projeto específico ou criar um site para um evento.
Tudo funciona através do sistema de arrastar e soltar, sem necessidade de codificação.
O Sites também suporta o uso de um domínio personalizado para dar ao site a sua própria identidade. Caso contrário, o site pode ser publicado gratuitamente usando um endereço fornecido pelo Google.
Você também pode colaborar em qualquer projeto de site criado usando essa ferramenta. Todos os sites criados com o Sites são responsivos em todos os dispositivos e resoluções.
Endpoint
O Endpoint ajuda você a gerenciar os dispositivos de seus funcionários em caso de roubo para proteger informações confidenciais da empresa.
Com essa ferramenta, você pode exigir senhas fortes e optar por limpezas de dispositivo ou conta em casos mais graves. O Endpoint protege informações comerciais em Windows, Mac, Linux, Android, iOS e ChromeOS.
Você também pode usar essa ferramenta para disponibilizar aplicativos de negócios específicos através do Google Play ou da App Store da Apple.
App Script
O App Script é a plataforma de desenvolvimento de aplicações de baixo código do Google que permite estender as funcionalidades do Workspace utilizando HTML, CSS e JavaScript.
O objetivo é simples: automatizar tarefas de rotina para que você possa se concentrar no que é importante.
Essa plataforma já vem com APIs do Workspace e tem integração nativa com mais de 100 serviços do Google.
Google Work Insights
Essa ferramenta permite avaliar a adoção do Google Workspace na sua empresa.
Você pode ver o uso de cada aplicação do Google e compará-lo com aplicativos legados. Os insights podem ser configurados para mostrar os dados por equipe, grupo ou para toda a organização.
No entanto, essa ferramenta não se limita à avaliação de adoção. Ela também permite verificar dados de colaboração nas aplicações do Workspace. Isso inclui informações sobre compartilhamento de documentos, coedição, reuniões, entre outros dados que mostram o impacto dessas ferramentas no ambiente de trabalho.
Os dados coletados não comprometem a privacidade dos funcionários, pois são agregados para equipes de dez ou mais pessoas. No entanto, os administradores podem aumentar esse limite para organizações maiores.
Por fim, os administradores podem exportar os relatórios para análises e tomadas de decisão.
Conclusão
Essas são apenas algumas das formas como o Google Workspace pode ajudar você a colaborar e trabalhar com eficiência.
Você também tem acesso ao Google Workspace Marketplace, onde é possível encontrar ferramentas para aumentar ainda mais seus resultados.
PS: Você também pode otimizar o Google Workspace com essas ferramentas. Além disso, confira este guia individual do Google Workspace para ver como ele pode transformar seu negócio como empreendedor individual.