Seu contrato não precisa ser assinado manualmente para ser juridicamente vinculativo — você pode assinar digitalmente um documento e economizar tempo, dinheiro e complicações usando o Zoho Sign.
No mundo de hoje, onde a papelada está gradualmente se tornando obsoleta, faz sentido mudar para assinaturas digitais. As assinaturas digitais não são apenas mais rápidas e convenientes, mas também ecológicas.
Embora existam vários softwares de assinatura digital no mercado, você deve escolher uma solução confiável como o Zoho Sign, que é eficiente e acessível ao mesmo tempo.
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O que é uma Assinatura Digital?
Uma assinatura digital é uma técnica que valida a autenticidade e a integridade de um documento digital, software ou mensagem. Ele usa criptografia para proteger o documento contra adulteração e representação. As assinaturas digitais são consideradas juridicamente vinculativas em muitos países, incluindo os EUA.
Por que você precisa de uma Assinatura Digital?
Economize tempo e dinheiro
O processamento manual de documentos para assinaturas inclui rascunho, impressão, digitalização e envio por correio para outras partes. Pode até levar semanas para recuperá-los depois de assinados. A assinatura digital economiza tempo e dinheiro ao eliminar essas tarefas.
Eficiente e Seguro
As assinaturas digitais funcionam como uma alternativa segura às assinaturas tradicionais feitas em papel. Você não precisa imprimir, digitalizar ou enviar os documentos físicos para as outras partes. Também reduz o risco de falsificação.
Acessibilidade
Para qualquer tipo de documento remoto e global, a assinatura digital é altamente conveniente. Ele ajuda as partes a assinar documentos com segurança de qualquer local e, assim, aumenta a eficiência dos negócios.
Melhor Imagem da Empresa
O uso de papel para assinatura de documentos também tem impacto ambiental. Com assinaturas digitais, você pode reduzir isso e criar uma impressão ecológica no mundo dos negócios.
Validade Legal
Em muitos países, as assinaturas digitais são legalmente válidas, assim como as assinaturas manuscritas. Seja um contrato, acordo, transação eletrônica ou qualquer outro documento legal, as assinaturas digitais garantem sua autenticidade e integridade para torná-lo reconhecido como juridicamente vinculativo no tribunal.
Integridade
Uma assinatura digital também é útil para manter a integridade de um documento digital. Ele usa algoritmos criptográficos para gerar um valor de hash exclusivo. Se alguém modificar aquele documento, haverá um valor de hash diferente que funcionará como prova da alteração do documento.
Automação do Fluxo de Trabalho
As assinaturas em papel requerem coordenação e rastreamento manual para garantir que os documentos sejam assinados com precisão e que a confidencialidade dos dados seja protegida. Além disso, há chances de atrasos, erros e violações de políticas nas assinaturas manuais.
Mudar para uma assinatura digital significa mudar para um fluxo de trabalho padrão e automatizado que seja consistente e sem erros.
Como o Zoho Sign pode ajudar com a assinatura digital
Se você ainda depende do método tradicional de papel e caneta para assinar documentos comerciais, é hora de escolher o Zoho Sign. Este software facilita a assinatura segura e o gerenciamento de documentos comerciais de qualquer local global com apenas alguns cliques.
Este aplicativo de assinatura digital completo ajuda você a eliminar o complicado processo de assinar manualmente um documento. Com sua ajuda, você pode obter documentos legalmente válidos e invioláveis que não podem ser alterados depois de assinados. Além disso, este software permite verificar a identidade do signatário e assinar documentos de qualquer lugar com a máxima conformidade legal.
Vejamos agora os principais recursos do Zoho Sign.
Facilidade de assinatura e envio
O Zoho Sign implementa uma abordagem prática para assinar e enviar documentos para assinatura digital. Você pode facilmente carregar o documento, adicionar os destinatários e colocar campos de formulário para eles antes de enviá-lo. Para assinar, você precisa abrir o link enviado por e-mail, inserir o código de verificação, se necessário, e assinar o documento.
Gerenciamento de Documentos Contínuo
Gerenciar os documentos nesta plataforma também é livre de aborrecimentos. Ele permite que você verifique o status do documento e execute outras ações com base nele. Além disso, o Zoho Sign pode ser usado para trilhas de auditoria completas. Oferece um histórico completo das ações realizadas em um documento e a certificação de conclusão para documentos sem tarefas pendentes.
Modelos de Documentos Reutilizáveis
O recurso de modelos do Zoho Sign evita que você crie novos contratos do zero toda vez que quiser usá-los. Como usuário dos planos Professional e Enterprise, você pode criar modelos para contratos de vendas, contratos de contratação e políticas de mídia social que talvez precise usar com frequência.
Depois de criar os modelos para suas necessidades de negócios, você pode visualizar e editar esses modelos para cada ocasião única, alterar a propriedade, criar SignForm (disponível apenas para administradores da organização) e excluir os modelos. Esses modelos ficarão em sua conta até que você os exclua manualmente.
Envio de documentos em massa
O Zoho Sign permite que você envie um ou mais documentos para vários destinatários ao mesmo tempo usando o recurso de envio em massa. Disponível apenas com o plano Enterprise, é útil quando os executivos de RH precisam obter a política atualizada assinada pelos funcionários da amm de uma organização.
Suporte para integração de IA aberta
Se você tiver uma assinatura paga do Zoho Sign usando datacenters dos EUA e uma chave de API OpenAI gerada pelo usuário válida, poderá usar o ChatGPT e a integração OpenAI por meio do assistente de IA do Zoho, Zia. Usando essa integração, os dados do documento são compartilhados com o Open AI e podem ser utilizados para várias finalidades, incluindo a obtenção de um resumo do documento.
AES e QES
Os usuários de todos os planos pagos e data centers dos EUA podem obter certificados AES (Advanced Electronic Signature) para suas assinaturas por meio da TrustFactory, com sede na África do Sul. Os usuários precisam se registrar no TrustFactory e configurar essa integração para obter esse recurso.
O Zoho Sign também colabora com a Uanataca SA, que é um provedor de serviços de verificação de identidade baseado na UE. Com sua ajuda, os usuários de assinatura Enterprise podem assinar documentos por meio de QES (Assinatura Eletrônica Qualificada).
Aplicativos móveis Zoho Sign
Se você está sempre em movimento, pode instalar os aplicativos Zoho Sign para Android ou iOS em seus dispositivos móveis. Esses aplicativos são igualmente eficientes para assinar, rastrear e enviar documentos junto com o gerenciamento de modelos.
APIs do Zoho Sign
O Zoho Sign também oferece APIs para integração de assinatura digital em qualquer aplicativo. Não importa o requisito do seu projeto, você pode aplicar facilmente os exemplos de código em sua linguagem de programação preferida.
As APIs flexíveis e escaláveis podem ser implementadas em poucos minutos. Todos os documentos assinados usando essas APIs são 100% admissíveis em tribunal. Você obtém o mais alto nível de segurança com o protocolo OAuth 2.0 padrão do setor.
Integração com as principais plataformas
Você pode estar usando ferramentas de negócios e comunicação para sua organização. O Zoho Sign pode ser integrado a aplicativos proeminentes, como Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents e Integromat.
Gerar relatórios
Os administradores da organização podem acessar os relatórios detalhados gerados pelo Zoho Sign para todos os documentos assinados e enviados usando sua conta. Filtros de categoria também estão disponíveis para tipo de documento, status do documento (concluído, recolhido, recusado, expirado), validade do documento e histórico de atividades.
Gera relatórios dos últimos 30 dias por padrão; no entanto, você pode gerar relatórios semanais e mensais. Você também pode baixar os relatórios para o sistema local no formato de arquivo CSV.
Preços do Zoho Sign
Usuários individuais podem optar pelo plano Zoho Sign gratuito, que permite assinar cinco documentos por mês. Se você tiver mais requisitos, poderá escolher entre os planos Standard, Professional e Enterprise, a partir de US$ 10/usuário/mês.
Há uma avaliação gratuita de 14 dias disponível no Zoho Sign, onde você pode experimentar todos os recursos do plano Enterprise. Ele ainda tem um plano de API de assinatura digital simples e transparente de pagamento conforme o uso.
Palavras Finais
A assinatura digital não apenas oferece conveniência para assinatura remota de documentos, mas também adiciona uma camada de segurança adicional contra adulteração. É um processo ecológico que não envolve papelada e é rastreável para trilhas de auditoria.
O Zoho Sign é um aplicativo de assinatura digital acessível que permite criar documentos e enviá-los a outras pessoas para uma assinatura rápida. Pequenas e grandes empresas e usuários pessoais podem usar este software para documentação legal.
As empresas também podem optar por outros aplicativos Zoho, como Zoho Assist e Zoho Payroll.