Uma das tarefas desafiadoras de qualquer proprietário ou gerente de projeto de negócios é criar uma WBS acionável para gerenciamento de projetos. É uma das principais ferramentas para gerenciar qualquer projeto comercial. Portanto, as ferramentas WBS são realmente úteis para gerentes de projeto.
Se você acha difícil criar um modelo de EAP para o próximo projeto, você veio ao lugar certo! Vamos explicar a EAP no gerenciamento de projetos em linguagem simples. Também apresentaremos algumas ferramentas populares e altamente populares que os principais gerentes de projeto usam para criar planilhas WBS no trabalho.
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O que é uma estrutura de divisão de trabalho (WBS)?
Uma estrutura analítica do projeto (WBS) é uma tabela que identifica e lista os componentes e entregas do projeto. Uma EAP em gerenciamento de projetos é uma ferramenta que dá aos gerentes de projeto uma visão clara de qual conteúdo/produto/serviço o projeto precisa entregar ao cliente.
Essencialmente, você deve criar o modelo WBS como uma hierarquia de componentes que o projeto deve produzir. Essa estrutura também ajuda os gerentes de projeto a organizar as tarefas e deveres de uma equipe de projeto em pequenos blocos de metas.
A maioria das ferramentas WBS para projetos de negócios são mais de 3 níveis mais profundos. No entanto, você também pode encontrar até 2 a 4 níveis de hierarquia profunda de entregas e componentes em uma planilha WBS de um projeto pequeno.
Quais são os tipos de WBS?
#1. WBS com base na entrega
Como o nome sugere, esta folha da EAP se concentrará principalmente nas entregas do projeto. Pode ser um produto físico, conteúdo digital ou um serviço online (site/aplicativo móvel). Ele vincula facilmente o escopo do projeto a cada entrega. Os gerentes de projeto costumam usar este modelo de EAP para criar orçamentos de projetos, estimativas de recursos, etc.
Um verdadeiro exemplo seria uma folha WBS para fabricação de automóveis. Interior, corpo e eletrônicos formam os primeiros itens da hierarquia. Em seguida, você pode vincular os componentes apropriados que precisa fabricar para cada um desses cabeçotes.
#2. WBS Baseado em Processo
Este tipo de ferramenta WBS definirá seu projeto em relação às fases de trabalho, funções e etapas. Você pode atribuir facilmente diferentes etapas a diferentes habilidades e disciplinas. Isso ajuda a identificar que tipo de ferramentas você precisa, requisitos de habilidades, etc.
Um exemplo desse tipo será um rascunho da WBS para um projeto de desenvolvimento de aplicativo móvel. Aqui, as fases do desenvolvimento do aplicativo, como configuração, testes de sistema, revisão crítica de sistemas e sistemas de usuários, formam a hierarquia de primeiro nível. Agora você pode vincular outras fases aos cabeçalhos apropriados.
O que torna a WBS uma solução obrigatória para gerentes de projeto?
#1. Ele fornece uma clareza de alto nível dos recursos responsáveis pelas tarefas do projeto. Assim, os gerentes de projeto podem entrar em contato instantaneamente com o membro certo da equipe se precisarem de status de tarefas.
#2. Você nunca perderá nenhuma etapa ou entrega do projeto ao implantar um modelo de WBS eficaz.
#3. Como a planilha WBS destaca visualmente todas as entregas e fases, os gerentes de projeto podem garantir a conclusão no prazo de cada parte das tarefas/entregas.
#4. A ferramenta WBS também ajuda a corrigir bugs e erros em seu projeto que não são facilmente identificáveis no início do projeto.
Confira esta lista definitiva das principais ferramentas que ajudam você a criar uma planilha de estrutura de detalhamento de trabalho eficaz:
Segunda-feira
Além de ser um software de gerenciamento de projetos de primeira linha, segunda-feira. com também fornece um modelo de WBS. Com sua ajuda, os gerentes de projeto podem planejar e controlar seus projetos de forma transparente. Este modelo não é apenas gratuito, mas está pronto para uso, para que você obtenha um exemplo de cronograma de detalhamento de trabalho para começar agora mesmo.
Os usuários podem baixar este template intuitivo para desenvolver um plano personalizado, adicionando itens de ação e reorganizando as tarefas com base na matriz de priorização de projetos. Com este modelo, a execução do plano torna-se um processo sem esforço.
Tudo o que você precisa fazer é atribuir cada item de ação aos membros da equipe. Ele permite que você acompanhe o progresso em cada estágio por meio de várias métricas. O modelo também vem com recursos, como adicionar um novo item com um clique, pesquisar ou filtrar quadro, compartilhamento etc.
Lucidchart
Lucidchart é um software de diagramação inteligente que ajuda a impulsionar a inovação por meio de diagramação e colaboração. Usando seu criador WBS, os usuários podem fazer uma estrutura de detalhamento de trabalho para seus projetos em poucos minutos. A ferramenta vem com uma interface intuitiva e alguns recursos robustos para customizar uma WBS de acordo com as necessidades do seu projeto.
Os usuários podem começar a fazer a estrutura arrastando formas na tela e inserindo tarefas em formas individuais. Ele também permite definir a propriedade da tarefa e diferenciar entre tarefas e subtarefas por meio de seus amplos recursos de formatação.
O Lucidchart oferece colaboração em tempo real, bate-papo no editor e comentários de menção para atualizações e compartilhamento imediatos. Essa ferramenta baseada em nuvem pode ser acessada de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. Ele também possui formatação condicional que ajuda você a codificar por cores as tarefas e organizar funções e outros itens da estrutura.
Criativamente
Com a ferramenta WBS de Criativamente, você pode gerenciar as entregas do projeto de uma maneira melhor. Com seu software de estrutura analítica de projeto, os gerentes de projeto podem visualizar o escopo dos projetos. Nesta plataforma visual fácil de usar, os usuários podem dividir um projeto em marcos mais gerenciáveis para facilitar o gerenciamento do trabalho.
Creately permite adicionar documentos, links e anexos detalhados a cada entrega WBS. Ele também suporta a importação de dados de ferramentas de gerenciamento de projetos para que os usuários possam identificar lacunas e sobreposições nos requisitos do projeto.
A plataforma WBS contém várias ferramentas integradas para criar painéis, apresentações e relatórios para as partes interessadas. Além disso, ele suporta várias integrações de aplicativos para exportar e importar dados do projeto.
Esta ferramenta foi projetada para uma verdadeira colaboração em equipe. Agora, as equipes multifuncionais podem permanecer alinhadas por meio de comunicação e colaboração em tempo real. Ele contém recursos como colaboração multiusuário, comentários de menção, rastreamento de status no nível do espaço de trabalho, vários níveis e funções de acesso e notificações inteligentes para conectar todos em todo o quadro.
EdrawMax
Você está procurando um software de estrutura de divisão de trabalho onde possa obter modelos gratuitos e fáceis de personalizar? Ir para EdrawMax para visualizar todo o escopo do seu projeto criando uma WBS interativa. Ao criar a estrutura nesta ferramenta, você pode organizar os objetivos de forma simples e previsível.
Aqui, você pode escolher entre vários modelos de estrutura analítica do projeto que podem ser usados diretamente. Ele também possui uma rica biblioteca de símbolos da qual você pode adicionar símbolos úteis arrastando e soltando-os na tela. Para quem deseja elaborar o conteúdo do diagrama, o EdrawMax permite importar e exportar dados adicionais para customização.
Os usuários podem baixar a estrutura desta ferramenta WBS em vários formatos, incluindo PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG e PNG. Em seguida, eles também podem compartilhar e fazer upload desses arquivos para diferentes plataformas. Ele também suporta a incorporação do diagrama em e-mails, mídias sociais e sites.
PlanHammer
PlanHammer é uma plataforma para criar gráficos WBS online com facilidade. É um software poderoso com recursos poderosos de gerenciamento de projetos. O software permite que os usuários dividam seus projetos enquanto atribuem tarefas a seus colegas de equipe e colaboram com eles ao mesmo tempo.
Como essa ferramenta WBS permite criar uma estrutura flexível, você pode expandir e recolher as árvores de tarefas, pois deseja exibir apenas a ramificação em que está trabalhando no momento. Ao clicar no botão de informações, os usuários também podem obter os detalhes de qualquer tarefa.
PlanHammer torna super fácil adicionar e remover tarefas e subtarefas na WBS. Além disso, para cada tarefa principal, você desfruta de total liberdade para exibir as subtarefas em estilo expandido ou de lista.
Este criador de gráficos WBS interativo facilita o compartilhamento de tela e a transmissão baseada em Chromecast para uma apresentação incrível. Além disso, você pode imprimi-lo a partir do arquivo PDF e compartilhar a cópia impressa com as partes interessadas.
Praxie
Usando Praxie, você pode se destacar no gerenciamento de projetos WBS de duas maneiras. Você pode usar seu aplicativo interativo para criar uma WBS do zero. Ou você pode usar seu modelo de WBS para personalizá-lo de acordo com suas necessidades.
Para usar o modelo, os usuários precisam revisá-lo e considerar as tarefas incluídas em seu projeto do ponto de vista passo a passo. Em seguida, eles precisam listar todas as subtarefas e terminar a tabela com a ajuda dos dados necessários. À medida que o trabalho avança, os membros da equipe precisam atualizá-lo para que o gerente de projeto possa ter uma ideia clara sobre ele.
Qualquer equipe ou empresa pode começar a usar as ferramentas de colaboração do Praxie definindo tarefas e criando itens de ação. Seu software baseado em nuvem também inclui recursos, como painéis de progresso, importação de dados de diferentes aplicativos ou documentos SaaS e uma interface intuitiva.
Projeto aberto
Projeto aberto oferece a você um software de gerenciamento de projetos de código aberto que é, ao mesmo tempo, robusto e seguro. Essa ferramenta oferece suporte ao seu processo de gerenciamento de projeto de ponta a ponta com a estrutura analítica do projeto.
Na ferramenta OpenProject, você pode dividir todo o projeto em entregas e atividades gerenciáveis com a ajuda de sua visualização de lista. Além disso, você pode criar uma tarefa rapidamente com a criação em linha ou usar a visualização em tela cheia para tarefas com informações detalhadas. Ele também exibe o andamento da tarefa e o tempo gasto para uma melhor análise do projeto.
MatchWare MindView
MatchWare MindView é uma ferramenta de mapeamento mental com a capacidade de desenvolver uma estrutura de divisão de trabalho. Este software de desenvolvimento de conceito eficaz vem com 6 visualizações intercambiáveis para criar uma WBS. Você pode facilmente fazer a estrutura no layout de cima para baixo ou da esquerda para a direita.
Se necessário, os dados podem ser exportados para um gráfico de Gantt integrado em aplicativos, como MS Excel e MS Projects. MindView é uma ferramenta ideal para criar gráficos WBS, pois permite inserir diferentes elementos em um flash e organizá-los em uma estrutura que acompanha seu projeto específico. Além disso, a estrutura pode ser editada sem problemas se você precisar fazer alterações nela.
JadeALM
JadeALM permite criar gráficos WBS para seus projetos para que você possa ter uma estrutura de projeto clara. Seu gráfico hierárquico é perfeito para dividir o progresso de cima para baixo. Você pode visualizar facilmente onde cada subtarefa e tarefa pertence no quadro geral do projeto.
Essa estrutura também informa o que está acontecendo e onde. Como os usuários podem dividir o projeto em subtarefas menores de forma simples e prática, eles nunca perdem o foco no valor e objetivo central. O JadeALM também ajuda na reorganização e previsibilidade gerenciando dependências entre pessoas, tarefas, recursos e processos.
Além disso, essa ferramenta WBS é muito útil para gerenciar entregas menores. Sua atualização em tempo real permite acompanhar o progresso, os recursos e os responsáveis a partir de uma única ferramenta com total consistência, transparência e uniformidade.
Caco
Caco é uma ferramenta essencial para equipes que desejam realizar um detalhamento organizado e visual das tarefas e subtarefas. Ele oferece um modelo de WBS sofisticado que os usuários podem personalizar de acordo com as necessidades de projetos individuais.
Além de usá-lo para um único projeto que contém várias tarefas atribuídas a diferentes pessoas, você também pode usá-lo para projetos maiores que lidam com várias equipes.
Mesmo se você for um usuário iniciante, não levaria muito tempo para aprender como executar esta ferramenta. Ele oferece uma ampla variedade de tutoriais que incluem guias e vídeos dedicados e detalhados. Você também pode acessar seu blog e base de conhecimento para saber mais sobre o funcionamento dessa ferramenta.
O Cacoo suporta integração com várias ferramentas, como Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio e Zapier. Esse recurso torna a tarefa de gerenciamento de projetos mais fácil para você.
Você pode usar o gráfico de Gantt como WBS?
Um diagrama WBS mostra o escopo do projeto e seus marcos. Um gráfico de Gantt ajuda a visualizar a linha do tempo da atividade do projeto.
Um gráfico de Gantt é frequentemente considerado um tipo de EAP para gerenciamento de projetos. Os usuários podem organizar sua WBS como um gráfico de Gantt que contém links entre dependências de tarefas e marcos do projeto.
As palavras finais
Até agora, você encontrou uma discussão aprofundada sobre os fundamentos da WBS no gerenciamento de projetos. Você também descobriu algumas ferramentas de primeira linha que podem ajudá-lo a elaborar um modelo de WBS profissional e livre de erros.
Na carreira profissional de um gerente de projeto, a habilidade de elaborar uma ferramenta WBS o diferencia do novato. Da mesma forma, ao adotar o modelo WBS, você reduz gargalos, aumenta a produtividade e, eventualmente, gera mais receita do que empresas amadores que não usam essa ferramenta.
Você também pode estar interessado em aprender sobre os estatutos de equipe que facilitam a colaboração efetiva em uma equipe.