Uma mente sobrecarregada pode ser o principal obstáculo para alcançar seus objetivos. O método GTD (Getting Things Done), ou “Organizando Suas Tarefas”, oferece uma abordagem sistemática e eficaz para transferir todas as suas obrigações e compromissos para um sistema externo, permitindo que você lide com suas responsabilidades de forma clara e objetiva. Neste texto, vamos explorar como o método GTD pode impulsionar sua produtividade e diminuir o estresse mental, proporcionando uma maneira prática de gerenciar suas tarefas diárias. Examinaremos cada uma das fases do método e como você pode implementá-las em sua rotina.
O Que É o Método GTD?
O método Getting Things Done (GTD), criado pelo especialista em produtividade David Allen, é um sistema aperfeiçoado com o propósito de otimizar a gestão do tempo. Essencialmente, o método GTD busca obter clareza e foco, armazenando todas as suas tarefas e ideias em um sistema externo confiável, ao invés de tentar mantê-las na memória. Isso é fundamental, pois sua energia, concentração, capacidade cognitiva e tempo – os pilares da produtividade – são recursos limitados.
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Com o método GTD, você pode parar de se preocupar em memorizar cada pequeno detalhe da sua longa lista de pendências. Isso contribui para eliminar a confusão mental e o estresse, liberando sua mente para se dedicar à realização de tarefas importantes. Além disso, sua flexibilidade o torna adequado para administrar diversos tipos de obrigações, incluindo metas pessoais, profissionais ou acadêmicas.
O método GTD é composto por cinco etapas principais: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Executar. Essas etapas trabalham em conjunto para auxiliá-lo a administrar suas tarefas e compromissos de maneira eficaz. Vamos analisar cada passo em detalhes.
Passo 1: Coletar Tudo em um Sistema Confiável
A primeira etapa do método Getting Things Done é coletar tudo – tarefas, ideias e compromissos – de todas as áreas da sua vida em um sistema externo seguro. Isso significa registrar qualquer coisa que exija sua atenção ou que possa ser útil no futuro, assim que surgir em sua mente. Por exemplo, isso pode incluir pensamentos aleatórios, lembretes para pagar contas, responder ao e-mail de um colega ou telefonar para um amigo.
Coletar não se trata de decidir de imediato se algo é acionável ou organizado; trata-se de retirar as tarefas da sua mente. Eu notei que tentar lembrar todas as minhas tarefas é um caminho certo para o esgotamento. Em vez disso, anoto tudo sem julgamentos, sabendo que revisarei e organizarei mais tarde.
Existem diversas ferramentas que você pode usar para coletar suas tarefas, incluindo e-mail, software de gerenciamento de tarefas ou até mesmo uma lista em papel. No entanto, você deve optar por um sistema confiável que esteja sempre ao seu alcance. Como passo a maior parte do tempo no meu computador, eu coleto e organizo minha lista de tarefas no Apple Reminders, que também sincroniza com meu celular. Assim, posso rapidamente registrar tarefas e ideias em movimento, sabendo que estarão seguras no meu sistema confiável.
Passo 2: Processar Suas Tarefas
A próxima etapa no método GTD é processar cada item coletado. Isso significa analisar mais de perto tudo o que você registrou, definindo o que é e determinando se é acionável ou não. Eu começo processando cada tarefa, definindo o resultado desejado, pois isso me ajuda a esclarecer o que preciso fazer e por quê.
Em seguida, pergunto a mim mesmo: este item é acionável? Essa pergunta me ajuda a decidir rapidamente o que precisa da minha atenção e o que não precisa. Se a resposta for não, ou seja, a tarefa não é acionável, eu a trato de uma das três maneiras:
- Descartar, se não for mais relevante ou não exigir minha atenção. Por exemplo, cancelar uma reunião com um cliente se eu não estiver mais trabalhando no projeto.
- Incubar, se for uma tarefa ou ideia futura que não preciso realizar agora. Por exemplo, planejar uma viagem para o próximo ano.
- Referenciar, se for algo que preciso guardar, como citações de um artigo.
Se a resposta for sim (ou seja, o item é acionável), existem três resultados possíveis depois de definir o que preciso fazer:
- Realizar, se a tarefa pode ser concluída em 2 minutos.
- Delegar, se outra pessoa pode fazer a tarefa.
- Adiar, se eu for a melhor pessoa para fazê-lo e levar mais de 2 minutos.
Passo 3: Organizar Tarefas de Forma Eficaz
Quando comecei a usar o método GTD, percebi que organizar minhas tarefas de forma eficaz significava mais do que apenas listar as obrigações – envolvia criar um sistema estruturado para acompanhar cada compromisso, projeto e ideia.
Um aspecto a ser observado é que algumas tarefas coletadas podem demandar várias etapas para serem concluídas. No método GTD, esses itens são chamados de Projetos. Projetos são orientados por resultados e precisam de várias ações para serem concluídos; por exemplo, escrever um artigo requer várias etapas, como pesquisa, escrita e revisão.
Portanto, a primeira coisa a fazer é criar listas adequadas para organizar tarefas acionáveis e não acionáveis. Veja como organizar itens acionáveis em listas relevantes:
- Utilize Projetos para agrupar várias ações relacionadas que precisam ser concluídas para alcançar um resultado específico. Por exemplo, uma campanha de mídia social para o lançamento de um produto.
- Utilize um Calendário para ações específicas de tempo, como agendar uma reunião na segunda-feira às 9h, e ações específicas de dia, como retirar a roupa na lavanderia no sábado.
- Use uma lista de Próximas Ações para as tarefas adiadas restantes (que não podem ser delegadas e levam mais de dois minutos) que você pode realizar o mais rápido possível. Por exemplo, esboçar ideias para a reunião com o cliente ou revisar seu orçamento para o próximo mês.
Eu uso listas separadas para itens não acionáveis. Veja como organizar itens não acionáveis em listas relevantes:
- Use uma lista de Algum Dia/Talvez para rastrear tarefas que você deseja fazer mais tarde, mas não são urgentes agora, como aprender um novo idioma.
- Use uma lista de Aguardando para acompanhar tarefas que você delegou.
- Use uma lista de Referência para armazenar itens não acionáveis, como artigos, notas de reuniões e recibos.
Passo 4: Revisar Regularmente
Revisar tarefas regularmente é uma etapa crucial no método GTD que garante que eu me mantenha no controle da minha lista de tarefas e mantenha uma mente clara e organizada. Essa prática me ajuda a registrar novas tarefas, avaliar as existentes, ver o que realizei e re-priorizar tarefas, se necessário. O sistema GTD recomenda dois tipos de revisões:
Revisão Diária
Esta é uma revisão rápida que faço uma vez por dia, seja à noite ou de manhã. Essa revisão me ajuda a ter uma visão geral de todas as minhas tarefas e me permite adicionar ou remover tarefas das minhas listas conforme necessário.
Revisão Semanal
Esta é uma revisão mais abrangente que faço uma vez por semana. Eu dedico uma a duas horas para essa revisão para registrar tarefas para a semana seguinte e avaliar todas as minhas listas. Eu faço minha revisão semanal aos domingos, pois isso me ajuda a começar a semana com uma mente clara e metas focadas.
Em última análise, as revisões diárias e semanais ajudam a manter minha mente clara e meu plano organizado. Ao revisar regularmente, mantenho meu sistema alinhado com meus objetivos e me certifico de que estou sempre preparado para enfrentar o que está por vir.
Passo 5: Executar e Fazer as Coisas Acontecerem
A etapa final do método GTD de David Allen é fazer as coisas acontecerem. É aqui que toda a preparação se concretiza à medida que tomo a ação apropriada com confiança, seguindo meu plano. No entanto, para tomar a melhor decisão sobre o que fazer em um determinado momento, existem quatro critérios essenciais a serem considerados:
Contexto
Aqui é onde avalio meu ambiente para determinar se é adequado para uma ação específica. Algumas tarefas só podem ser realizadas em contextos específicos – como fazer chamadas telefônicas enquanto estou na minha mesa ou responder a e-mails quando tenho meu laptop. Eu uso Etiquetas no Reminders para me ajudar a classificar tarefas por contexto, facilitando a determinação do que posso fazer em um determinado momento.
Prioridade
Qual é a coisa mais importante que posso fazer agora? Algumas tarefas são importantes, mas não urgentes. Nesse caso, pode ser mais benéfico eu me concentrar nas tarefas que têm alta importância e urgência.
Tempo Disponível
Antes de iniciar uma tarefa, considero quanto tempo tenho. Se eu tiver uma reunião em 10 minutos, escolherei uma tarefa rápida, como responder a um e-mail curto, em vez de começar um projeto que exige muito foco.
Energia Disponível
Meus níveis de energia em um momento específico ajudam a determinar se tenho a capacidade mental e física para uma tarefa específica. Descobrir seu cronotipo de sono pode ajudar a determinar seus momentos mais produtivos do dia e a combinar suas tarefas de acordo. Por exemplo, eu sou uma pessoa da manhã (o cronotipo Leão), então agendo minhas tarefas mais desafiadoras cedo no dia.
Essa abordagem estruturada me permite permanecer engajado e produtivo ao longo do dia, garantindo que estou sempre avançando nas coisas que mais importam.
O método GTD é um sistema confiável se você frequentemente lida com um alto volume de tarefas e precisa definir ações e prioridades claras. Embora possa parecer complexo à primeira vista, implementar este método pode auxiliá-lo a permanecer focado e organizado, levando, em última análise, a um aumento na produtividade.
Resumo: O método GTD oferece uma estrutura para organizar tarefas e compromissos, permitindo que você lide com suas responsabilidades com clareza. Ao seguir as etapas de Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Executar, você pode reduzir a confusão mental e o estresse, melhorando sua produtividade e eficiência.