Como Uso o Método GTD (Getting Things Done) para Conquistar Minhas Tarefas

Um espaço mental sobrecarregado pode ser o que está impedindo você de alcançar seus objetivos. O método GTD (Getting Things Done, ou “Fazendo as Coisas Acontecerem”) é uma abordagem estruturada e eficaz para externalizar todas as suas tarefas e compromissos, permitindo que você enfrente suas obrigações com clareza. Neste artigo, vamos explorar como o método GTD pode melhorar sua produtividade e reduzir o estresse mental, proporcionando uma maneira prática de organizar suas responsabilidades diárias. Vamos analisar cada uma das etapas do método e como implementá-las na sua rotina.

O que é o Método GTD?

O método Getting Things Done (GTD), desenvolvido pelo especialista em produtividade David Allen, é um sistema otimizado destinado a melhorar a gestão do tempo. No seu núcleo, o método GTD visa alcançar clareza e foco armazenando todas as suas tarefas e ideias em um sistema externo confiável, em vez de tentar lembrá-las. Isso é vital porque sua energia, concentração, capacidade cognitiva e tempo — os pilares da produtividade — são todos recursos finitos.

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Com o método GTD, você pode parar de se preocupar em lembrar cada pequeno detalhe da sua interminável lista de tarefas. Isso ajuda a eliminar a confusão mental e o estresse, liberando sua mente para se concentrar em realizar o trabalho real. Além disso, sua flexibilidade o torna adequado para gerenciar todos os tipos de tarefas, incluindo metas pessoais, profissionais ou acadêmicas.

O método GTD consiste em cinco etapas principais: Capturar, Clarear, Organizar, Refletir e Engajar. Essas etapas trabalham juntas para ajudá-lo a gerenciar suas tarefas e compromissos de maneira eficaz. Vamos analisar cada passo de forma mais detalhada.

Passo 1: Capture Tudo em um Sistema Confiável

A primeira etapa do método Getting Things Done é capturar tudo — tarefas, ideias e compromissos — de todas as áreas da sua vida em um sistema confiável externo. Isso significa coletar qualquer coisa que precise da sua atenção ou que possa ser útil no futuro assim que surgir em mente. Por exemplo, isso pode incluir ideias aleatórias, lembretes para pagar contas, responder ao e-mail de um colega ou ligar para um amigo.

Capturar não se trata de decidir imediatamente se algo é acionável ou organizado; trata-se de tirar as tarefas da sua mente. Eu percebi que tentar lembrar todas as minhas tarefas é uma receita para o burnout. Em vez disso, escrevo tudo sem julgamentos, sabendo que revisarei e organizarei mais tarde.

Existem muitas ferramentas que você pode usar para capturar suas tarefas, incluindo e-mail, software de gerenciamento de tarefas, ou até mesmo uma lista de tarefas em papel. No entanto, você deve optar por um sistema confiável que esteja sempre ao seu alcance. Como passo a maior parte do tempo no meu Mac, eu capturo e organizo minha lista de tarefas no Apple Reminders, que também sincroniza com meu iPhone. Desta forma, posso rapidamente capturar tarefas e ideias em movimento, sabendo que estarão seguras no meu sistema confiável.

Passo 2: Clarear Suas Tarefas

A próxima etapa no método GTD é processar cada item capturado. Isso significa examinar mais de perto tudo o que você capturou, definindo o que é e determinando se é acionável ou não. Eu começo processando cada tarefa, definindo seu resultado desejado, pois isso me ajuda a esclarecer o que preciso fazer e por quê.

Em seguida, pergunto a mim mesmo: este item é acionável? Essa pergunta me ajuda a decidir rapidamente o que precisa da minha atenção e o que não precisa. Se a resposta for não, ou seja, a tarefa não é acionável, eu a trato de uma das três maneiras:

  • Destruir se não for mais relevante ou não exigir minha atenção. Por exemplo, cancelar uma reunião com um cliente se eu não estiver mais trabalhando no projeto.
  • Incubar se for uma tarefa ou ideia futura que não preciso trabalhar agora. Por exemplo, planejar uma viagem no próximo ano.
  • Referência se for algo que preciso guardar, como citações de um artigo.

Se a resposta for sim (ou seja, o item é acionável), existem três resultados possíveis após definir o que preciso fazer:

  • Fazer se a tarefa pode ser concluída em 2 minutos.
  • Delegar se alguém mais pode fazer a tarefa.
  • Postergar o item se eu for a melhor pessoa para fazê-lo e levar mais de 2 minutos.

Passo 3: Organizar Tarefas Eficazmente

Quando comecei a usar o método GTD, percebi que organizar minhas tarefas de forma eficaz significava mais do que apenas listar as tarefas — envolvia criar um sistema estruturado para acompanhar cada compromisso, projeto e ideia.

Uma coisa a ser observada é que algumas tarefas capturadas podem exigir várias etapas para serem concluídas. No método GTD, esses itens são chamados de Projetos. Projetos são orientados por resultados e precisam de várias ações para serem concluídos; por exemplo, escrever um artigo requer várias etapas, como pesquisa, redação e edição.

Portanto, a primeira coisa a fazer é criar listas relevantes para organizar tarefas acionáveis e não acionáveis. Veja como organizar itens acionáveis em listas relevantes:

  • Use Projetos para agrupar várias ações relacionadas que precisam ser concluídas para alcançar um resultado específico. Por exemplo, uma campanha de mídia social para o lançamento de um produto.
  • Use um Calendário para ações específicas de tempo, como agendar uma reunião na segunda-feira às 9h, e ações específicas de dia, como retirar a roupa na lavanderia no sábado.
  • Use uma lista de Próximas Ações para as tarefas adiadas restantes (que não podem ser delegadas e levam mais de dois minutos) que você pode realizar o mais rápido possível. Por exemplo, rascunhar ideias para a reunião com o cliente ou revisar seu orçamento para o próximo mês.

Eu uso listas separadas para itens não acionáveis. Veja como organizar itens não acionáveis em listas relevantes:

  • Use uma lista de Algum Dia/Talvez para rastrear tarefas que você deseja fazer mais tarde, mas não são urgentes agora, como aprender um novo idioma.
  • Use uma lista de Aguardando para acompanhar tarefas que você delegou.
  • Use uma lista de Referência para armazenar itens não acionáveis, como artigos, notas de reuniões e recibos.

Passo 4: Refletir Regularmente

Revisar tarefas regularmente é uma etapa crucial no método GTD que garante que eu me mantenha no topo da minha lista de tarefas e mantenha uma mente clara e organizada. Essa prática me ajuda a capturar novas tarefas, avaliar as existentes, ver o que realizei e re-priorizar tarefas, se necessário. O sistema GTD recomenda dois tipos de revisões:

Revisão Diária

Esta é uma revisão rápida que faço uma vez por dia, seja à noite ou de manhã. Essa revisão me ajuda a ter uma visão geral de todas as minhas tarefas e me permite adicionar ou remover tarefas das minhas listas conforme necessário.

Revisão Semanal

Esta é uma revisão mais abrangente que faço uma vez por semana. Eu separo de uma a duas horas para essa revisão para capturar tarefas para a semana seguinte e avaliar todas as minhas listas. Eu faço minha revisão semanal aos domingos, pois isso me ajuda a começar a semana com uma mente clara e metas focadas.

No final, as revisões diárias e semanais ajudam a manter minha mente clara e meu plano organizado. Ao refletir regularmente, mantenho meu sistema alinhado com meus objetivos e me certifico de que estou sempre preparado para enfrentar o que vem a seguir.

Passo 5: Engajar e Fazer as Coisas Acontecerem

A etapa final do método GTD de David Allen é fazer as coisas acontecerem. É aqui que toda a preparação se concretiza à medida que tomo a ação apropriada com confiança, seguindo meu plano. No entanto, para tomar a melhor decisão sobre o que fazer em um determinado momento, existem quatro critérios essenciais a considerar:

Contexto

Aqui é onde avalio meu ambiente para determinar se é adequado para uma ação específica. Algumas tarefas só podem ser realizadas em contextos específicos — como fazer chamadas telefônicas enquanto estou na minha mesa ou responder a e-mails quando tenho meu laptop. Eu uso Tags no Reminders para me ajudar a classificar tarefas por contexto, facilitando a determinação do que posso fazer em um determinado momento.

Prioridade

Qual é a coisa mais importante que posso fazer agora? Algumas tarefas são importantes, mas não urgentes. Neste caso, pode ser mais benéfico eu focar nas tarefas que têm alta importância e urgência.

Tempo Disponível

Antes de mergulhar em uma tarefa, eu considero quanto tempo tenho. Se eu tiver uma reunião em 10 minutos, escolherei uma tarefa rápida, como responder a um e-mail curto, em vez de começar um projeto que exige muito foco.

Energia Disponível

Meus níveis de energia em um momento específico ajudam a determinar se tenho a capacidade mental e física para uma tarefa particular. Descobrir seu cronotipo de sono pode ajudar a determinar seus momentos mais produtivos do dia e a combinar suas tarefas de acordo. Por exemplo, eu sou uma pessoa da manhã (o cronotipo Leão), então agendo minhas tarefas mais desafiadoras cedo no dia.

Essa abordagem estruturada me permite permanecer engajado e produtivo ao longo do dia, garantindo que estou sempre avançando nas coisas que mais importam.

O método GTD é um sistema confiável se você frequentemente lida com um alto volume de tarefas e precisa definir ações e prioridades claras. Embora possa parecer esmagador à primeira vista, implementar este método pode ajudá-lo a permanecer focado e organizado, levando, em última análise, a um aumento na produtividade.

Resumo: O método GTD oferece uma estrutura para organizar tarefas e compromissos, permitindo que você enfrente suas responsabilidades com clareza. Ao seguir as etapas de Captura, Clarear, Organizar, Refletir e Engajar, você pode reduzir a confusão mental e o estresse, melhorando sua produtividade e eficiência.