Domine o Slack: Guia Completo do Workflow Builder

O Slack, uma plataforma de comunicação amplamente utilizada no ambiente de trabalho, agora oferece o Workflow Builder, um recurso projetado para simplificar a automatização de tarefas repetitivas. Vamos explorar suas funcionalidades, seu potencial e como você pode começar a utilizá-lo.

O Workflow Builder está disponível para os usuários dos planos pagos do Slack: Standard, Plus e Enterprise. Caso você utilize o plano gratuito, será necessário realizar um upgrade para acessar o Workflow Builder. No entanto, é possível experimentar os planos pagos através de um período de teste gratuito, caso queira explorar suas funcionalidades.

O que é o Workflow Builder?

O Workflow Builder permite que você estabeleça um gatilho, seguido por uma sequência de ações. Assim, quando o gatilho é ativado, a sequência de ações é executada. Tomando como base um dos exemplos oferecidos pelo Slack, o gatilho pode ser a entrada de um novo membro em um canal. A sequência de ações, por sua vez, pode consistir no envio automático de uma mensagem direta para esse novo membro, contendo informações relevantes e um pequeno formulário para que ele se apresente aos demais membros do canal.

Você pode escolher entre os seguintes gatilhos:

  • Menu de Ação: um usuário inicia manualmente o fluxo de trabalho a partir do menu do canal.
  • Novo Membro do Canal: um usuário ingressa no canal.
  • Reação de Emoji: um usuário reage a uma mensagem com um emoji específico.

Seu fluxo de trabalho pode conter quantas etapas forem necessárias, sendo que você deve selecionar ao menos uma das seguintes ações:

  • Enviar uma mensagem: para uma pessoa ou canal.
  • Enviar um formulário: para uma pessoa ou canal.

Embora os gatilhos e ações sejam simples, é possível criar fluxos de trabalho complexos, como aprovações e coleta de dados. O Slack também planeja adicionar suporte para disparar fluxos de trabalho por meio de uma API. Essa funcionalidade permitirá que serviços como o IFTTT ou o Microsoft Flow iniciem fluxos de trabalho no Slack, ou até mesmo que você crie um gatilho em sua própria aplicação.

Por enquanto, todos os gatilhos e ações disponíveis no Slack são internos.

Como utilizar o Workflow Builder?

Você pode criar um fluxo de trabalho e publicá-lo para que outras pessoas possam utilizá-lo. Para começar, clique na seta ao lado do nome do seu espaço de trabalho, no menu principal, e escolha a opção “Workflow Builder”.

No painel do Workflow Builder, clique em “Criar Workflow”.

Atribua um nome ao seu fluxo de trabalho, procurando torná-lo descritivo, pois este nome será visível para outras pessoas. Após nomear o fluxo de trabalho, clique em “Avançar”.

Escolha a ação de gatilho que iniciará o fluxo de trabalho. Neste exemplo, usaremos o “Menu de Ações” para que as pessoas possam usar o fluxo de trabalho quando necessário.

A próxima etapa dependerá do gatilho escolhido. Caso você selecione “Novo membro do canal”, será necessário escolher o canal em que o fluxo de trabalho será executado. Já se a opção for “Reação do Emoji”, você deverá escolher qual emoji irá acionar o fluxo de trabalho.

Como escolhemos “Menu de Ações”, será preciso selecionar o canal em que as pessoas poderão iniciar o fluxo de trabalho, além de dar um nome a ele para que possam selecioná-lo. Depois disso, clique em “Salvar”.

O fluxo de trabalho será criado e exibido na página “Visão geral do fluxo de trabalho”. Clique em “Editar” para ajustar os detalhes. Para um fluxo de trabalho do tipo “Menu de Ações”, é possível alterar o nome do fluxo de trabalho e o canal em que ele aparece, mas não é possível modificar a ação de gatilho. Para isso, é necessário criar um novo fluxo de trabalho.

Agora você deve adicionar uma ou mais ações para que o fluxo de trabalho seja executado. Clique em “Adicionar etapa”.

Você poderá escolher entre as opções “Enviar uma mensagem” ou “Criar um formulário”. Para este exemplo, clicaremos em “Adicionar” ao lado da opção “Criar um formulário”.

No painel “Criar um formulário”, insira um título e uma pergunta. Em seguida, escolha o tipo de pergunta no menu suspenso:

  • Resposta curta
  • Resposta longa
  • Selecionar em uma lista
  • Selecionar uma pessoa
  • Selecionar um canal ou DM

Para o nosso exemplo, escolheremos a opção “Selecionar de uma lista”. Em seguida, adicionamos um valor à lista de opções e clicamos em “Adicionar item da lista” para adicionar mais um valor. Repita o processo até listar todas as opções desejadas.

Os botões à direita permitem que você mova os itens para cima e para baixo, ou remova-os da lista. Você também pode selecionar uma “Seleção padrão” no menu suspenso abaixo dos itens da lista.

Após concluir a pergunta, você pode marcá-la como obrigatória e adicionar outra. É possível adicionar quantas perguntas forem necessárias para o formulário. Depois, escolha o canal (ou pessoa) para onde deseja enviar os resultados.

Quando finalizar o formulário, clique em “Salvar”.

A “Visão geral do fluxo de trabalho” agora exibirá a etapa que você adicionou. Clique em “Adicionar etapa” para inserir mais etapas até que o fluxo de trabalho esteja completo.

Quando o fluxo de trabalho estiver pronto, clique em “Publicar”, no canto superior direito da página.

Será exibido um painel informando que o fluxo de trabalho foi publicado, juntamente com uma animação de confetes.

Uma mensagem será postada no canal, informando a todos que você publicou um fluxo de trabalho.

Como adicionamos nosso fluxo de trabalho a um canal, o símbolo do fluxo de trabalho (um raio) agora estará visível. Ao clicar no ícone, seu fluxo de trabalho será exibido, e os usuários poderão clicar para selecionar e utilizar o fluxo de trabalho.

Ao clicar no seu fluxo de trabalho, o formulário que você criou será exibido.

Para editar ou alterar o seu fluxo de trabalho, clique na seta ao lado do nome do seu espaço de trabalho no menu principal e selecione “Construtor de fluxo de trabalho”.

O painel do Workflow Builder será aberto.

Para editar o seu fluxo de trabalho, basta clicar sobre ele. Clique nos três pontos à direita para acessar um menu com outras ações, como cancelar a publicação ou excluir o fluxo de trabalho.

A longo prazo, esperamos que o Slack adicione mais funcionalidades aos fluxos de trabalho. Por enquanto, trata-se de uma ferramenta útil para aprimorar a comunicação e a colaboração.