Dominando o Follow Up no Outlook: Seu Guia Completo para Lembretes de E-mail
Uma das funcionalidades mais práticas, porém frequentemente negligenciadas do Outlook, é o Follow Up, o recurso de lembrete de e-mail integrado ao programa. Se você tem dificuldades em se lembrar de responder e-mails que já não estão mais visíveis na página inicial da sua caixa de entrada, esta ferramenta é a solução perfeita.
O Follow Up permite que você seja notificado sobre e-mails em uma data específica de sua escolha, além de adicioná-los à sua lista de tarefas do Outlook. Uma vez que você trata do lembrete e o marca como concluído, ele é removido da sua lista de tarefas. É um processo simples, rápido, eficiente e de fácil utilização.
Para começar a usar, selecione um e-mail no Outlook e clique em Página Inicial > Follow Up (localizado no grupo “Marcas”).
No menu suspenso que aparece, escolha a data em que deseja ser lembrado do e-mail. O Outlook oferece opções rápidas, como “Hoje”, “Amanhã” ou “Próxima semana”. Você também pode clicar em “Personalizar” para selecionar uma data específica.
O e-mail será destacado em amarelo, permitindo que você identifique facilmente as mensagens marcadas para acompanhamento. Além disso, o e-mail é adicionado à sua lista de tarefas do Outlook.
Este processo é conhecido como “adicionar uma bandeira” a um e-mail. Após realizar esta ação, você pode mover o e-mail para qualquer outra pasta, como o seu Arquivo, e ele permanecerá visível na sua lista de tarefas. Para abrir o e-mail novamente, basta clicar duas vezes nele.
Por padrão, o Outlook notifica você sobre o e-mail na data selecionada. Contudo, se você desejar especificar a data e a hora exatas do lembrete, volte a Página Inicial > Follow Up e escolha “Adicionar lembrete”.
Isso abrirá o painel “Personalizado”, onde você poderá modificar o nome da bandeira, as datas de início e vencimento, bem como a data e hora do lembrete.
Você também pode acessar o mesmo painel clicando em Início > Acompanhamento e selecionando “Personalizado”.
A primeira opção, “Sinalizar para”, refere-se ao nome do marcador que você está atribuindo ao e-mail. Essa informação aparece na parte superior da mensagem como uma dica. Por padrão, exibe “Acompanhamento”, que é o nome padrão, além de Início e Data de Vencimento.
Você pode selecionar um nome diferente para a bandeira no menu suspenso ou digitar o seu próprio.
Ao alterarmos o nome do sinalizador para “Revisão”, a dica de informação foi atualizada para refletir essa mudança.
Caso queira ajustar a data de acompanhamento do e-mail, você pode modificar os valores de “Data de início” e “Data de vencimento”.
As tarefas do Outlook operam com base na “Data de vencimento”. Ao definir essa data, você determina quando o e-mail aparecerá na lista de tarefas.
Você também pode especificar a data e a hora em que deseja que um lembrete pop-up seja exibido. O Outlook utiliza o som de alerta de lembrete padrão, mas você tem a liberdade de alterá-lo, se desejar.
Finalize o processo clicando em “OK” para fechar o painel Personalizado.
Se você utiliza o Follow Up com frequência, a opção Clique Rápido pode ser uma boa adição. Ela permite que você adicione uma bandeira padrão a um e-mail com apenas um clique. Se você ainda não modificou as opções padrão do Outlook, ao passar o mouse sobre um e-mail, você visualizará os botões de Ação Rápida à direita – um deles será um marcador de Follow Up.
Se essa opção não estiver visível, consulte nosso guia de Ações Rápidas para aprender como adicioná-la. Ao clicar no botão Ação Rápida, o e-mail é automaticamente sinalizado para acompanhamento “Hoje”, por padrão.
Para alterar essa configuração, acesse Página Inicial > Acompanhamento e escolha “Definir Clique Rápido”.
No menu suspenso, selecione a data padrão que você deseja que o botão de ação rápida utilize e clique em “OK”.
A partir deste momento, ao passar o mouse sobre um e-mail e clicar no sinalizador Acompanhar em Ações rápidas, a data que você selecionou será aplicada automaticamente. Este recurso é extremamente útil para quem revisa e-mails no final do dia e precisa se lembrar de tratá-los mais tarde.
Quando terminar de tratar de um e-mail, clique em Página Inicial > Acompanhamento e selecione “Marcar como concluído” ou “Apagar sinalizador”.
“Marcar como concluído” remove a tarefa da lista de tarefas visível, enquanto “Limpar sinalizador” exclui a tarefa completamente. Ambas as opções funcionam, mas “Marcar como concluído” é preferível por ser semelhante a riscar um item de uma lista de tarefas pendentes.
Agora você está totalmente preparado para usar a funcionalidade de Follow Up e otimizar sua gestão de e-mails no Outlook!