A acumulação de muitos dados em uma única coluna pode dificultar a leitura da sua planilha no Microsoft Excel. Para melhorar a organização e a visualização, você pode considerar dividir essa coluna utilizando os recursos “Texto para Colunas” ou “Preenchimento Relâmpago”.
A funcionalidade “Texto para Colunas” tem o propósito de substituir uma coluna única por múltiplas colunas, mantendo os mesmos dados. Já o “Preenchimento Relâmpago” duplica os dados, distribuindo-os em novas colunas separadas, preservando a coluna original intacta.
Como utilizar o recurso Texto para Colunas no Excel
O Microsoft Excel oferece uma ferramenta específica que possibilita a divisão de colunas muito extensas. Isso é realizado através da separação dos dados usando delimitadores, como vírgulas ou pontos e vírgulas, que atuam como divisores dos dados.
O mecanismo “Texto para Colunas” está acessível na aba “Dados” da barra de ferramentas do Microsoft Excel.
Para demonstrar este recurso, vamos utilizar um conjunto de dados de exemplo: uma lista de funcionários, que inclui nomes, datas de nascimento e outras informações, tudo contido em uma única coluna. Cada bloco de dados está em uma célula individual, separado por um ponto e vírgula.
Primeiramente, é necessário selecionar as células que contêm os dados a serem processados, neste caso, as células de A1 a A12.
Na aba “Dados” do Excel, clique no botão “Texto para colunas”, localizado na seção “Ferramentas de Dados”.
Isso abrirá o “Assistente de conversão de texto para colunas”, que permitirá a separação dos seus dados. Nas opções, escolha a opção “Delimitado” e clique em “Avançar” para continuar.
Por padrão, o Excel tenta separar os dados da coluna única usando cada tabulação que encontra. Embora isso possa ser útil em outras situações, nosso exemplo utiliza dados separados por ponto e vírgula.
Selecione o delimitador apropriado no menu lateral. Para este caso, o delimitador correto é o ponto e vírgula.
Você poderá visualizar como ficarão os dados convertidos na seção “Visualização de dados”, localizada na parte inferior do menu.
Quando estiver satisfeito, clique em “Avançar” para seguir adiante.
Agora, é preciso definir os formatos de célula para cada coluna. Por exemplo, se uma coluna contém datas, você pode definir o formato de data específico para ela. Por padrão, cada coluna é definida com a configuração “Geral”.
Ao utilizar esta opção, o Excel tentará definir o tipo de dados de cada coluna de forma automática. Para configurá-los manualmente, clique primeiro na coluna desejada na seção “Visualização de dados”. Em seguida, escolha o formato de dados apropriado na seção “Formato de dados da coluna”.
Caso queira pular uma coluna, selecione-a e escolha a opção “Não importar coluna (pular)”. Clique em “Concluir” para iniciar a conversão.
A sua coluna única será segmentada, usando os delimitadores, em colunas individuais, com os formatos de célula que você definiu.
Como utilizar o Preenchimento Relâmpago no Excel
Se o seu objetivo é preservar os dados originais, mas ainda separá-los em colunas, o recurso “Preenchimento Relâmpago” é uma excelente opção.
Retomando o exemplo da lista de funcionários, temos uma linha de cabeçalho de coluna (coluna A), com cada bloco de dados separado por um ponto e vírgula.
Para usar o “Preenchimento Relâmpago”, comece digitando os títulos das novas colunas na linha 1. No nosso exemplo, “ID do Funcionário” ficaria em B1, “Primeiro Nome” em C1, e assim por diante.
Selecione o cabeçalho de cada coluna. Comece com B1 (o cabeçalho “ID do Funcionário” neste exemplo) e, na seção “Ferramentas de Dados” na guia “Dados”, clique no botão “Preenchimento Relâmpago”.
Repita o procedimento para cada célula de cabeçalho (C1, D1, etc) para que as novas colunas sejam preenchidas automaticamente com os dados correspondentes.
Se os dados estiverem formatados de maneira consistente na coluna original, o Excel segmentará o conteúdo automaticamente, utilizando a célula de cabeçalho original (A1) como referência. Se ocorrer algum erro, digite o próximo valor na sequência da célula abaixo da célula de cabeçalho e clique novamente no botão “Preenchimento Relâmpago”.
No exemplo, este seria o primeiro dado na célula B2 (“101”), logo abaixo do cabeçalho em B1 (“ID do Funcionário”).
Cada nova coluna será preenchida com os dados da coluna original, utilizando a primeira ou a segunda linha inicial como guia para a escolha dos dados apropriados.
No exemplo acima, a coluna longa (coluna A) foi separada em seis novas colunas (de B a G).
Como a estrutura das linhas de 1 a 12 é idêntica, o recurso “Preenchimento Relâmpago” consegue duplicar e segmentar os dados com precisão, utilizando o cabeçalho e o primeiro bloco de dados como referência.