Se você utiliza o método OHIO (Organize, Handle It Once) para gerenciar seus e-mails, certamente desejará converter alguns deles em tarefas. Descubra como realizar essa conversão de forma rápida e eficaz, permitindo que você continue a organizar seus e-mails com facilidade.
Agilidade e Simplicidade na Transformação de E-mails em Tarefas
Sua caixa de entrada não é uma lista de pendências, mas sim um local para recebimento de mensagens. Embora seja tentador manter e-mails na caixa de entrada pela facilidade, as tarefas importantes podem acabar se perdendo no fluxo constante de novas mensagens.
É nesse ponto que muitos enfrentam dificuldades. O processo manual para transformar um e-mail em tarefa geralmente envolve as seguintes etapas:
Acessar seu gerenciador de tarefas preferido.
Criar uma nova tarefa.
Copiar e colar as informações relevantes do e-mail na nova tarefa.
Definir detalhes como prioridade, prazo, cor e outras opções personalizadas.
Salvar a nova tarefa.
Arquivar ou excluir o e-mail.
São seis passos apenas para adicionar algo à sua lista de pendências. Não é de admirar que sua caixa de entrada acabe desorganizada. Imagine se fosse possível reduzir esses seis passos para quatro ou até mesmo três!
A boa notícia é que você pode! E vamos mostrar como.
Escolhendo o Cliente de E-mail Ideal para Criar Tarefas
Existe uma variedade de clientes de e-mail disponíveis, e como esperado, alguns são mais eficientes do que outros na criação de tarefas.
Para clientes web, o Gmail se destaca nesse aspecto. Com o aplicativo Tasks integrado, a transformação de um e-mail em tarefa se torna um processo simples. Além disso, há um atalho de teclado que permite criar tarefas diretamente a partir de um e-mail, sem a necessidade de usar o mouse. Se você prefere não usar um cliente de desktop, o Gmail é uma excelente opção.
No contexto de clientes de desktop para Windows, o Outlook é o vencedor. Embora o Thunderbird ofereça algumas funcionalidades de gerenciamento de tarefas, o Outlook se sobressai pela sua inteligência e capacidade de integração com diversos aplicativos de terceiros. Caso o Outlook não seja uma opção viável, o Thunderbird pode ser uma alternativa aceitável. No entanto, se você já utiliza um gerenciador de tarefas externo, o Thunderbird pode não ser a melhor escolha.
Em relação ao macOS, o cenário é menos favorável. O aplicativo Mail da Apple apresenta um desempenho inferior no gerenciamento de tarefas quando comparado ao Gmail e Outlook. Se você busca gerenciar tarefas através de um cliente desktop, o Thunderbird para Mac pode ser uma opção mais adequada. Outra alternativa é encaminhar e-mails para um gerenciador de tarefas de terceiros e organizá-los por lá.
No âmbito de aplicativos móveis, o Gmail e o Outlook operam de maneira semelhante. Embora não ofereçam as mesmas funcionalidades de criação de tarefas encontradas nas versões web ou desktop, ambos suportam automaticamente suplementos de aplicativos de terceiros. Dessa forma, ao integrar um suplemento como o Trello a um cliente Gmail ou Outlook, ele estará disponível também quando você acessar o aplicativo móvel correspondente. Adicionalmente, ao instalar um suplemento no Outlook, ele é automaticamente adicionado tanto à versão desktop quanto aos aplicativos móveis e web.
De forma similar ao macOS, usuários de iPhone que preferem o Apple Mail não terão muita vantagem em relação ao aplicativo móvel. Embora seja possível usar os clientes Gmail ou Outlook, eles podem não ser ideais caso você queira sincronizar as tarefas entre seu celular e o Mac.
Considerando que Gmail e Outlook se destacam como os melhores neste contexto, focaremos neles. Se você utiliza outro cliente que lida bem com a criação de tarefas, por favor, compartilhe nos comentários para que possamos avaliá-lo.
Criando Tarefas com o Gmail
O Google oferece um aplicativo chamado Tarefas, que é integrado ao Gmail. Trata-se de um gerenciador de listas de tarefas básico com poucas opções, embora exista um aplicativo móvel que oferece algumas opções de personalização adicionais. Se você busca uma ferramenta simples e perfeitamente integrada à sua caixa de entrada do Gmail, o Tarefas é uma excelente escolha. A conversão de um e-mail em tarefa é muito simples: com o e-mail aberto, clique no botão “Mais” na barra de tarefas e selecione “Adicionar às Tarefas”.
Para quem prefere atalhos de teclado, Shift + T realiza a mesma função. O aplicativo Tarefas será aberto na barra lateral, exibindo sua nova tarefa.
Se precisar editar a tarefa, adicionando um prazo, detalhes adicionais ou subtarefas, clique no ícone Editar.
As alterações são salvas automaticamente. Após terminar, clique no botão Arquivar em sua Caixa de entrada (ou utilize o atalho “e” do teclado) para mover o e-mail para o Arquivo.
O processo envolve três passos simples:
Clicar na opção “Adicionar às Tarefas” (ou usar o atalho Shift + T).
Definir prazo, detalhes adicionais ou subtarefas.
Arquivar (ou excluir) o e-mail.
Além disso, você pode configurar o Chrome para mostrar suas tarefas ao abrir uma nova guia. Há também um aplicativo para iOS e Android disponível. Criar uma tarefa no aplicativo móvel é tão simples quanto no aplicativo web. Basta clicar nos três pontos no topo do e-mail e selecionar “Adicionar às Tarefas”.
Isso criará uma nova tarefa instantaneamente.
Se o Google Tasks não atender a todas as suas necessidades ou se você já estiver habituado a outro gerenciador de tarefas, provavelmente existe um suplemento do Gmail adequado para você. Atualmente, existem suplementos para aplicativos populares como Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist e Trello, entre outros (embora não para o Microsoft To-Do ou Apple Reminders).
Já abordamos a instalação de suplementos do Gmail em geral e o suplemento Trello especificamente. Suplementos diferentes oferecem diferentes opções, mas todos os suplementos de lista de tarefas geralmente permitem que você adicione uma tarefa diretamente de um e-mail selecionado. Esses suplementos também estão disponíveis como aplicativos web e móveis que se sincronizam automaticamente. Assim como o Tarefas, você também pode acessar os suplementos quando estiver usando o aplicativo Gmail no celular.
Criando Tarefas no Outlook
O Outlook possui um aplicativo integrado chamado Tarefas, que também está disponível como um aplicativo web no Office 365. Aqui as coisas se tornam um pouco mais complexas, pois em 2015, a Microsoft adquiriu o Wunderlist, um popular gerenciador de tarefas. Nos últimos quatro anos, eles transformaram o Wunderlist em um novo aplicativo exclusivo para a web do Office 365 chamado (talvez sem muita originalidade) Microsoft To-Do. Com o tempo, ele substituirá a funcionalidade interna de Tarefas do Outlook.
No entanto, no momento, o Tarefas ainda é o gerenciador de tarefas do Outlook, e não há uma data definida ou versão do Outlook em que essa alteração ocorrerá. Mencionamos isso apenas porque se você usar o O365, verá que todas as tarefas adicionadas ao Tarefas do Outlook também aparecerão no Microsoft To-Do. O To-Do ainda não exibe todos os dados que você pode adicionar a uma tarefa, mas, eventualmente, exibirá.
Por ora, o Microsoft Tasks é o gerenciador de tarefas integrado ao Outlook, então vamos nos concentrar nele.
Utilizando o Cliente Desktop do Outlook
Este é um ponto forte da Microsoft, e ela não decepciona aqui. Existem vários métodos para criar uma tarefa a partir de um e-mail, atendendo a todos os gostos. Você pode:
Arrastar e soltar um e-mail no painel de tarefas pendentes.
Mover ou copiar o e-mail para a pasta Tarefas no menu de contexto do botão direito.
Usar uma Etapa Rápida para criar uma tarefa.
Vamos focar no uso de uma Etapa Rápida, pois ela oferece o melhor custo-benefício, e você pode atribuir um atalho de teclado a uma Etapa Rápida para complementar.
Se você nunca usou o Tarefas do Outlook antes, confira nosso guia para o painel Tarefas para visualizar suas tarefas junto ao seu e-mail.
Depois de abrir o painel de tarefas pendentes, criaremos uma Etapa Rápida que marca o e-mail como lido, cria uma tarefa e move o e-mail para o seu arquivo. Também adicionaremos um atalho de teclado, para que você não precise usar o mouse para criar uma tarefa a partir de um e-mail.
As Etapas Rápidas permitem definir várias ações para um único clique de botão (ou atalho de teclado). Elas são simples de criar e ainda mais simples de usar, mas se você não as explorou antes, temos um guia definitivo sobre elas. Após ler esse guia, crie uma nova Etapa Rápida e adicione as seguintes ações:
Criar uma tarefa com o texto da mensagem.
Marcar como Lido.
Mover para a pasta (e selecione sua pasta Arquivo como a pasta para a qual deseja mover).
Escolha um atalho de teclado e dê um nome para ela (como “Criar tarefa e arquivar”) e, em seguida, clique em “Salvar”. Agora ela estará visível na seção Home > Etapas Rápidas.
Agora, sempre que quiser transformar um e-mail em uma tarefa, basta clicar na Etapa Rápida (ou usar o atalho de teclado), e uma nova tarefa será criada. O título será retirado da linha de assunto do e-mail, e o