Se você lida com contratos diariamente, sabe o quão frustrante é quando alguém modifica partes do documento ou a formatação que não deveriam ser alteradas. Felizmente, o Microsoft Word oferece uma ferramenta que permite proteger o texto do seu documento, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas preencham os campos necessários.
Transformando Seu Documento em um Formulário Preenchível
Imagine que você precisa enviar um Acordo de Confidencialidade para um novo funcionário. Você quer que ele possa preencher as informações nos campos em branco, mas também garantir que nenhum outro dado do documento seja alterado. Com alguns passos simples no Word, você pode fazer isso. Veja como:
Primeiro, abra o documento com o qual deseja trabalhar. A Microsoft oferece alguns modelos básicos, mas existem diversos sites que disponibilizam modelos jurídicos completos, elaborados por advogados, de forma gratuita. Neste exemplo, usaremos um Acordo de Confidencialidade de um desses sites.
Após abrir o documento, é hora de adicionar controles e proteção. Primeiro, você precisará acessar a guia “Desenvolvedor”. O Word não exibe essa guia por padrão, então vamos ativá-la.
Clique em “Arquivo”.
Na parte inferior do menu, selecione “Opções”.
No menu “Opções”, selecione “Personalizar Faixa de Opções” no painel esquerdo.
À direita, marque a caixa de seleção “Desenvolvedor” em “Personalizar a faixa de opções” e clique em “OK”.
Agora você verá a guia “Desenvolvedor” entre as guias “Exibir” e “Ajuda”. Clique nessa guia.
Dentro da guia “Desenvolvedor”, encontre o grupo “Controles”, onde você verá várias opções de controle de conteúdo para texto, imagens, caixas de combinação, listas suspensas, seletores de data, caixas de seleção e controles de bloco de construção.
Vamos aplicar isso ao nosso documento. Na seção de assinatura do nosso modelo de Acordo de Confidencialidade, vamos inserir um seletor de data e uma caixa de rich text para preenchermos com a data do contrato e o nome impresso, respectivamente.
Primeiro, posicione o cursor na área onde deseja inserir um seletor de data. Vamos colocá-lo aqui:
Em seguida, na guia “Desenvolvedor”, selecione “Controle de Conteúdo do Seletor de Data” (é o ícone do calendário).
Agora, uma caixa aparecerá. Clique na seta e escolha a data no calendário.
A seguir, vamos remover as linhas ao lado de “Por:” e substituí-las por uma caixa de rich text. Após excluir as linhas, coloque o ponto de inserção onde deve ir:
De volta à guia “Desenvolvedor”, clique no botão “Controle de Conteúdo Rich Text”.
Sua caixa de texto aparecerá agora. Repita as etapas para a próxima linha onde deve aparecer um nome, e você terá algo como isso:
Como você pode ver, agora você tem seções preenchíveis para texto e data.
Esse recurso é útil para formulários que são enviados com frequência e têm várias seções que precisam ser preenchidas pela pessoa que os recebe. Por exemplo, observe o primeiro parágrafo do nosso Acordo de Confidencialidade:
Apenas esse parágrafo tem sete partes que precisam ser preenchidas. Transformá-lo em um formulário preenchível faz sentido.
Seguindo em frente, um Acordo de Confidencialidade não é um documento que deve ter seu conteúdo alterado. Ao enviar um contrato para ser assinado, você quer ter certeza de que o conteúdo não será alterado. Restringir os direitos de edição para a parte que receberá o documento é uma forma de garantir a integridade do documento, assim como você.
Para tornar o documento não editável, primeiro selecione todo o texto (Ctrl + A). Com o texto destacado, clique em “Restringir Edição” no grupo “Proteger” da guia “Desenvolvedor”.
No painel “Restringir Edição”, que aparece à direita, selecione a opção na seção “Restrições de edição”.
Na mesma seção, clique na seta para abrir o menu suspenso e selecione “Preenchimento de formulários”.
Por fim, selecione “Sim, começar a aplicar a proteção”.
Para adicionar mais proteção, você pode criar uma senha para o documento. Isso é opcional. Se decidir usar uma senha, digite-a e clique em “OK”. Caso contrário, clique em “Cancelar”.
Pronto! Agora você tem um documento que pode ser preenchido, mas está protegido contra edições indesejadas. Este é apenas um exemplo de como esse recurso pode ser útil. Use-o sempre que precisar criar questionários ou formulários jurídicos para envio!