Há algo mais frustrante do que receber um convite para uma reunião em um horário em que você não está disponível? Embora não possamos impedir que isso aconteça, podemos configurar o Outlook para que as pessoas saibam o seu horário de trabalho, evitando inconvenientes e otimizando a programação de todos.
Ao criar um convite de reunião no Outlook, o recurso “Assistente de Agendamento” (encontrado em Reunião > Assistente de Agendamento) ajuda a identificar horários em que você e os demais participantes estão livres.
Ao abrir o “Assistente de Agendamento”, você notará que as horas mostradas para cada dia não se estendem da meia-noite à meia-noite, mas sim das 8h às 17h. Este é o horário de trabalho padrão do Outlook.
No entanto, esse horário padrão pode ser ajustado para corresponder ao seu horário de trabalho real. Para fazer isso, vá em Arquivo > Opções > Calendário e localize a seção “Horário de Trabalho”. Ali, você pode personalizar seu horário de trabalho.
Vamos usar um exemplo prático: alterando nosso horário de trabalho para 10h às 16h e clicando em “OK”. Se criarmos um novo convite para reunião e acessarmos o Assistente de Agendamento, veremos que o nosso horário de trabalho foi atualizado para refletir o novo período.
O Outlook exibirá essas horas para qualquer pessoa que tenha acesso ao seu calendário ao tentar agendar uma reunião com você, facilitando a identificação dos seus períodos de disponibilidade.
Imagine que você é uma pessoa que prefere trabalhar à noite e possui horários flexíveis. Você precisa estar disponível durante a tarde para se alinhar com seus colegas que trabalham mais cedo, mas prefere começar mais tarde. Assim, você altera seu horário de trabalho para 12h às 20h. Ao criar um convite para reunião e adicionar um colega, o Outlook exibirá o seu horário de trabalho (12h às 20h), e qualquer horário fora desse período será exibido como uma barra cinza clara, indicando que você não está disponível.
Quando seus colegas tentarem agendar reuniões, todo o período antes das 12h será exibido como uma barra cinza clara, sinalizando que você não está trabalhando naquele momento.
Além do horário de trabalho, você também pode definir seus dias de trabalho. Se você trabalha em meio período ou nos finais de semana, pode ajustar isso em Arquivo > Opções > Calendário > Semana de trabalho.
Vamos modificar nosso calendário para indicar que sexta-feira não é um dia útil. Ao criarmos uma nova solicitação de reunião e olharmos para o Assistente de Agendamento, o dia inteiro da sexta-feira será mostrado como uma barra cinza clara, indicando que você não estará trabalhando naquele dia.
Pode ser necessário explicar a seus colegas o que a barra cinza significa e incentivá-los a configurar seus próprios horários e dias de trabalho. No entanto, uma vez que todos entendam o significado desses indicadores, as pessoas terão mais cuidado ao agendar reuniões em horários em que você não está disponível, facilitando a organização do seu tempo e evitando agendamentos inadequados.