Uma das grandes vantagens de utilizar o Outlook no seu computador é a possibilidade de centralizar diversas contas de e-mail num único local. Vamos explorar como pode gerenciar tudo isso de forma eficaz.
Se a sua experiência com o Outlook se limita ao ambiente de trabalho, talvez não saiba que ele suporta várias contas de diversos provedores, como Microsoft, Gmail, Yahoo! e praticamente qualquer outro que possa imaginar.
Caso deseje adicionar contas de e-mail ao Outlook, este guia irá acompanhá-lo no processo. Uma vez configuradas todas as suas contas, poderá gerenciá-las diretamente no Outlook. Vejamos como isso funciona.
Como alternar entre diferentes contas de e-mail
Após adicionar uma nova conta de e-mail, ela aparecerá na barra lateral, junto com a sua conta original. Para alternar entre contas, basta selecionar a caixa de entrada da conta desejada.
Pode adicionar a caixa de entrada da nova conta à seção “Favoritos” do painel de navegação. Embora seja útil, terá duas pastas “Caixa de Entrada” em Favoritos, o que pode gerar alguma confusão.
Como a “Caixa de Entrada” é uma pasta principal de e-mail, não é possível renomeá-la. O Outlook adiciona automaticamente o nome da conta à pasta “Caixa de Entrada” em Favoritos, facilitando a sua identificação.
Como encontrar e-mails de várias contas
O Outlook não oferece a opção de exibir todos os e-mails numa única pasta. Isso acontece porque cada caixa de correio é uma cópia sincronizada de uma instância no servidor do seu provedor.
No entanto, pode usar a barra de pesquisa, localizada no topo da janela principal, na visualização de e-mail e selecionar “Todas as Caixas de Correio” como local de pesquisa.
Com esta opção, pode procurar em todas as suas caixas de correio, abrangendo e-mails, tarefas, compromissos do calendário, anexos e outros itens no Outlook.
Como adicionar pastas a cada conta
Pode criar pastas numa conta, mesmo que o provedor de e-mail não ofereça esse suporte. Por exemplo, numa conta Gmail, se preferir pastas a marcadores, pode adicionar as suas. Clique com o botão direito na conta e escolha “Nova Pasta”.
A nova pasta aparece como uma subpasta daquela onde clicou com o botão direito. Por exemplo, se clicou na “Caixa de Entrada”, a nova pasta será uma subpasta da “Caixa de Entrada”. Se clicar com o botão direito na conta, a nova pasta será do mesmo nível da “Caixa de Entrada”. As pastas que criámos chamam-se “Subpasta da Caixa de Entrada” e “Subpasta da Conta”. Pode nomear a nova pasta como desejar, exceto nomes reservados como “Caixa de Entrada”, “Itens Enviados”, etc.
Se o seu provedor de e-mail não suportar pastas, estas não aparecerão no seu e-mail online. O Gmail, em particular, funciona de forma inteligente com pastas. Ele aplica automaticamente um rótulo correspondente a qualquer e-mail que mova para pastas na sua conta Gmail no Outlook.
Se aplicar esse rótulo no Gmail, o Outlook detecta, mas não move o e-mail para a pasta correspondente. Em vez disso, cria uma cópia do e-mail na pasta. Isto acontece porque, no Outlook, um e-mail só pode estar numa pasta, enquanto no Gmail, pode aplicar vários marcadores ao mesmo e-mail.
Se aplicar vários marcadores a um e-mail no Gmail, o Outlook não saberá em qual pasta está e cria uma cópia para cada pasta.
Se preferir criar marcadores no Gmail, o Outlook irá sincronizá-los, tal como o Gmail sincroniza as pastas do Outlook. Para tal, crie um marcador no Gmail.
O Outlook cria automaticamente uma nova pasta com o mesmo nome.
Como enviar mensagens de diferentes contas
Ao adicionar uma conta de e-mail ao Outlook, a janela de “Novo E-mail” ativa automaticamente o campo “De”, permitindo escolher de qual conta pretende enviar o e-mail. A conta padrão é a que estava ativa quando clicou em “Novo E-mail”.
Ao clicar na seta ao lado de “De”, pode selecionar qualquer conta que tenha adicionado ao Outlook. Isso também se aplica ao responder ou encaminhar um e-mail.
Como remover uma conta do Outlook
Remover uma conta do Outlook é simples. Basta clicar com o botão direito na conta e selecionar “Remover [Nome da conta]”.
Aparecerá uma janela de confirmação. Se tiver certeza que pretende remover a conta, clique em “Sim”.
Essa ação não afeta a sua conta de e-mail propriamente dita, apenas remove o acesso do Outlook à mesma. Por exemplo, no Gmail, todos os marcadores criados para corresponder às pastas criadas no Outlook permanecem, e todos os e-mails com esses marcadores continuam a tê-los.