O Microsoft Teams integra um sistema avançado de legendas automáticas e também oferece um recurso de transcrição, que se torna funcional ao ativar o Microsoft Voice para uma equipe específica. Combinando estas duas funcionalidades, torna-se desnecessário registrar manualmente cada detalhe discutido em uma reunião. Contudo, é fundamental distinguir que uma transcrição não é equivalente a anotações.
A Importância das Anotações em Reuniões no Microsoft Teams
As anotações de reuniões são essenciais para destacar os pontos-chave discutidos. Legendas e transcrições são recursos valiosos, principalmente para revisar informações específicas debatidas em uma reunião. No entanto, não substituem a necessidade de anotações concisas e bem estruturadas, especialmente em encontros mais longos. Estes recursos servem como ferramentas auxiliares para a elaboração de anotações mais precisas e eficazes, mas as notas de reunião em si mantêm um valor insubstituível.
O Microsoft Teams proporciona uma funcionalidade específica para anotações de reuniões. É possível utilizá-la tanto no planejamento prévio de uma reunião, adicionando pautas ou tópicos de discussão, quanto durante a própria reunião. Sempre que um ponto crítico é abordado ou uma decisão importante é tomada, uma anotação pode ser registrada diretamente na plataforma. Essas anotações ficam acessíveis a todos os participantes da reunião.
Como Criar Anotações em Reuniões no Microsoft Teams
Para criar anotações em uma reunião no Microsoft Teams após o seu início, siga os seguintes passos:
Participe de uma reunião ou inicie uma nova.
Na barra superior, localize e clique no botão de opções adicionais (geralmente representado por três pontos).
Selecione a opção “Notas da reunião”.
Na coluna lateral direita, clique em “Fazer anotações”.
A interface do Microsoft Teams exibirá a guia “Notas da Reunião” do canal referente à reunião.
Clique em “Adicionar uma nova seção” para começar a registrar suas anotações.
Observação: A exibição das anotações pode variar. Se você ativou as novas experiências de reunião, elas serão abertas diretamente na janela principal do Microsoft Teams. Caso contrário, aparecerão no painel lateral direito.
Anotações em Reuniões Agendadas no Microsoft Teams
Para adicionar notas a uma reunião agendada, ou seja, que ainda não foi iniciada, siga este procedimento:
Abra o Microsoft Teams.
Navegue até o calendário.
Selecione a reunião desejada e clique em “Bate-papo com os participantes”.
Comece a inserir suas anotações.
Importante: Caso a reunião tenha sido agendada diretamente em um canal, a opção “Bate-papo com os participantes” não estará visível.
Considerações Finais
As anotações de reuniões são acessíveis a todos os participantes e, após o término da reunião, são automaticamente publicadas como um link no canal onde a reunião foi realizada. As notas podem ser consultadas na guia “Notas da Reunião”. Em reuniões recorrentes em um mesmo canal, as anotações são todas incorporadas a um único documento. Cada reunião terá sua própria seção, mas os usuários podem adicionar outras seções conforme a necessidade.