É possível que você esteja utilizando o Microsoft Excel para organizar informações de destinatários para uma mala direta. Entretanto, quando chega o momento de imprimir as etiquetas de endereçamento, é necessário usar a função de mala direta do Word para gerar as etiquetas a partir da sua lista no Excel. Veja a seguir como realizar esse processo.
Passo Um: Prepare sua lista de contatos
Se você já preparou uma lista de contatos no Excel, pode pular esta etapa. Caso ainda não tenha criado a lista, embora o Excel não possua a função direta para etiquetas de endereçamento, ainda assim recomendamos o uso do Excel, pois ele é mais eficiente para organizar e manter dados do que uma tabela no Word.
O primeiro passo é criar um cabeçalho para cada coluna, indicando quais dados serão inseridos em cada uma delas. Insira esses cabeçalhos na primeira linha de cada coluna.
Os cabeçalhos que você incluir dependerão das informações que você planeja usar nas etiquetas. Títulos são sempre úteis, mas é importante saber qual título uma pessoa usa antes de criar os rótulos. Além disso, se a sua lista for de empresas e não de pessoas, você pode omitir os cabeçalhos “Nome” e “Sobrenome” e optar por “Nome da empresa”. Para demonstrar os passos de maneira clara, usaremos uma lista de mala direta pessoal neste exemplo. Nossa lista terá os seguintes cabeçalhos:
Nome
Sobrenome
Endereço
Cidade
Estado
CEP
Essas são as informações padrão encontradas em etiquetas de endereçamento. Se desejar, é possível incluir imagens nas etiquetas, mas isso será feito posteriormente no Word.
Após concluir os cabeçalhos, insira os dados. Ao terminar, sua lista deverá estar semelhante a esta:
Salve sua lista e vamos para o Microsoft Word.
Passo Dois: Configure as etiquetas no Word
Abra um documento do Word novo e em branco. Em seguida, clique na aba “Correspondências” e selecione “Iniciar Mala Direta”.
No menu suspenso que aparece, selecione “Etiquetas”.
A janela “Opções de etiqueta” será exibida. Aqui, você pode selecionar a marca da etiqueta e o número do produto. Após concluir, clique em “OK”.
As bordas das suas etiquetas agora aparecerão no Word.
Observação: Caso as bordas da etiqueta não estejam visíveis, vá em Design > Bordas e selecione “Exibir Linhas de Grade”.
Passo Três: Conecte sua planilha às etiquetas do Word
Antes de importar os dados do Excel para as etiquetas no Word, você precisa conectar os dois. Na aba “Correspondências” do documento do Word, selecione a opção “Selecionar Destinatários”.
Um menu suspenso será exibido. Selecione “Usar uma lista existente”.
O Explorador de Arquivos do Windows aparecerá. Use-o para encontrar e selecionar seu arquivo de lista de mala direta. Com o arquivo selecionado, clique em “Abrir”.
A janela “Selecionar Tabela” será exibida. Se houver várias planilhas na sua pasta de trabalho, elas serão exibidas aqui. Selecione a que contém sua lista. Certifique-se de marcar a opção “A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna” se ela ainda não estiver marcada e clique em “OK”.
Suas etiquetas agora estão vinculadas à sua planilha.
Passo Quatro: Adicione os campos de mala direta às etiquetas
Agora é o momento de inserir os campos de mala direta nas etiquetas do Word. Selecione a primeira etiqueta, vá para a aba “Correspondências” e clique em “Bloco de Endereço”.
Na janela “Inserir bloco de endereço” que aparecer, clique no botão “Corresponder campos”.
A janela “Corresponder campos” será exibida. No grupo “Obrigatório para bloqueio de endereço”, certifique-se de que cada configuração corresponda à coluna em sua planilha. Por exemplo, “Nome” deve corresponder a “Nome” e assim por diante. Após confirmar que tudo está configurado corretamente, clique em “OK”.
De volta à janela “Inserir bloco de endereço”, revise a visualização para garantir que tudo esteja correto e clique em “OK”.
<<Bloco de Endereço>> aparecerá na sua primeira etiqueta.
Volte para a aba “Correspondências” e clique em “Atualizar Etiquetas”.
Ao selecionar essa opção, <<Bloco de Endereço>> deve ser exibido em todas as etiquetas.
Agora você está preparado para realizar a mala direta.
Passo Cinco: Realizando a Mala Direta
Agora, veja a mágica acontecer. Na aba “Correspondências”, clique em “Concluir e Mesclar”.
No menu suspenso que aparece, selecione “Editar documentos individuais”.
A janela “Mesclar para novo documento” será exibida. Selecione “Todos” e clique em “OK”.
Sua lista do Excel será mesclada com as etiquetas do Word.
Tudo o que resta a fazer agora é imprimir suas etiquetas e enviar suas correspondências!