Assinaturas Outlook: Crie, Edite e Aplique em Minutos!


Personalizando Assinaturas no Microsoft Outlook

O Outlook oferece a funcionalidade de aplicar uma assinatura padrão a novas mensagens, respostas e encaminhamentos. Além disso, é possível configurar assinaturas distintas para novas mensagens e para respostas/encaminhamentos. O aplicativo também permite criar assinaturas adicionais que podem ser inseridas em qualquer e-mail de forma imediata. Vamos explorar como essas funcionalidades operam.

Uma assinatura de e-mail é uma maneira eficaz de apresentar informações sobre sua identidade, sua função profissional e seus dados de contato. Em muitas empresas, o uso de assinaturas é uma exigência, e, em alguns casos, ela já vem pré-configurada antes mesmo do seu primeiro acesso ao sistema.

Contudo, o Outlook não disponibiliza uma assinatura padrão pronta para uso. Caso sua empresa não tenha criado uma para você ou se você instalou o Outlook em seu computador pessoal, será necessário criar uma assinatura por conta própria. Para isso, vá em Arquivo > Opções > Correio e clique no botão “Assinaturas”.

Essa ação abrirá a janela “Assinaturas e Papel de Carta”, onde você pode criar, modificar e excluir suas assinaturas. Para criar uma nova, clique em “Novo”.

Atribua um nome à sua nova assinatura e pressione “OK”.

Sua nova assinatura aparecerá na lista e você poderá inserir o conteúdo desejado na área “Editar assinatura”.

Você terá à disposição uma variedade de ferramentas de formatação, incluindo a possibilidade de inserir imagens, links e cartões de visita de seus contatos.

É possível usar essas ferramentas para adicionar diversas informações. No entanto, para uma assinatura profissional, geralmente é recomendado incluir:

Seu nome completo
Seu número de telefone (fixo e celular)
Seu endereço de e-mail
O site da sua empresa

Se você estiver criando uma assinatura para uso pessoal, o conteúdo fica a seu critério. Ao configurar uma assinatura para um e-mail corporativo, é aconselhável verificar se há alguma informação específica que a empresa exige.

Depois de personalizar sua assinatura conforme desejado, é hora de configurá-la como padrão. Inicialmente, selecione a caixa de correio correta (caso você tenha configurado o Outlook para acessar mais de uma conta de e-mail). Em seguida, escolha uma assinatura para “Novas mensagens” e outra para “Respostas/Encaminhamentos”.

Não é obrigatório ter uma assinatura padrão. Se preferir começar sem assinatura, selecione “(nenhuma)” em qualquer um dos menus suspensos.

Você pode criar quantas assinaturas forem necessárias, dentro do razoável. Realizamos um teste com 15 assinaturas sem encontrar qualquer problema. Existem informações de que o limite máximo de assinaturas seja 128, porém não confirmamos essa informação. De qualquer forma, é improvável que a maioria dos usuários necessite de tantas assinaturas.

Ao iniciar uma nova mensagem ou responder/encaminhar uma já existente, o Outlook aplicará a assinatura padrão definida. Contudo, é possível escolher uma assinatura diferente clicando em Mensagem > Assinatura e selecionando a desejada.

A escolha de uma nova assinatura irá substituir a padrão. Se você selecionou “(nenhuma)” como padrão, o Outlook adicionará a assinatura ao final do corpo do e-mail.