Seja para viagens de negócios ou impostos, pode ser necessário preencher um formulário de despesas em algum momento. Se por acaso não houver uma empresa ou consultor que forneça um modelo para você, você pode criar um usando um modelo fornecido pelo Word.
Configurando um Formulário de Despesas
O preenchimento de um relatório de despesas é uma parte necessária de qualquer viagem de negócios. Embora cada empresa possa ter suas próprias regras a seguir em termos de reembolso, a estrutura geral do formulário (e os itens nele) permanecerá bastante consistente, não importa onde você esteja.
Se você estiver preenchendo um formulário de despesas da sua empresa, descubra primeiro se eles têm diretrizes que você deve seguir ou um modelo que deve usar.
Se você precisar criar seu próprio formulário de despesas, o Word fornece um modelo bastante bom para você começar. Embora possa não atender exatamente aos seus requisitos, é um bom lugar para começar.
Primeiro, abra o Word. No lado esquerdo da caixa inicial, clique em “Novo”.
Pesquise “despesas” na barra de pesquisa.
Pressione “Enter” para mostrar o modelo disponível e clique no resultado.
Uma nova janela aparecerá, fornecendo o nome do modelo e a descrição, juntamente com uma visualização do modelo. Clique em “Criar”.
Seu novo modelo de formulário de despesas aparecerá. Dê uma olhada nele e edite as partes necessárias. Certifique-se de que as cores e a tipografia correspondem às diretrizes visuais da sua empresa.
Depois de fazer as edições apropriadas, você pode salvar o modelo até que esteja pronto para controlar suas despesas. Provavelmente, é uma boa ideia registrar tudo conforme você avança, em vez de esperar até que a viagem termine e fazer tudo de uma vez, pois é fácil esquecer algo que você comprou alguns dias antes.
Aqui estão os itens de despesas mais comuns que as pessoas geralmente acompanham:
Hotel
Transporte (inclui passagem aérea, transporte público e taxas de aluguel e, às vezes, milhagem)
Combustível
Refeições
Telefone (muitas empresas exigem que você compre um SIM para comunicação local, enquanto outras podem ficar satisfeitas com o pagamento de tarifas de roaming)
Entretenimento (isso se enquadra na categoria de “reembolso razoável”. Provavelmente é uma boa ideia obter uma pré-aprovação antes de levar seus clientes para um passeio. Se não fizer isso, certifique-se de não exagerar como poderia apresentar problemas com sua empresa.)
Diversos
Como regra de boa prática, é sempre melhor obter a pré-aprovação das despesas antes de viajar para evitar qualquer conflito de reembolso depois de já ter gasto o dinheiro. Além disso, esteja atento ao limite de gastos da empresa com base em diferentes locais. A maioria das empresas fornecerá limites maiores de gastos se você estiver viajando para algum lugar onde as coisas são mais caras.
Certifique-se de manter em dia todos os seus recibos, documente todas as suas despesas, preencha o relatório de despesas e você estará pronto para começar!